Projektdurchführung | #20 Einstieg ins Projektmanagement

Projektdurchführung ist die Umsetzung von Aufgaben, die zur Erreichung des angestrebten Ziels führt. Daher umfasst die Domäne der Projektdurchführung mehr als nur die Erfüllung alltäglicher Aufgaben. Es schafft auch Prozesse, verwaltet Unternehmensressourcen und arbeitet daran, ein offenes, integratives Umfeld zu schaffen, das Zusammenarbeit und Lernen fördert.

Projektdurchführung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Domäne der Projektausführung
3. Prozessmanagement in der Projektabwicklung
4. Retrospektive, Lernen und Verbesserung
5. Zusammenfassung

Einführung

Der Ausführungsbereich ist einer der acht Hauptbereiche, in denen Projektaktivitäten stattfinden. Es ist nicht nur eine Phase nach der Aufgabenplanung. Vielmehr definiert die Ausführungsdomäne die gesamte Arbeit, die während des Projekts vor sich geht.

Domäne der Projektausführung

Die Projektausführung ist in erster Linie eine lange Liste von Aufgaben, die von jedem Mitglied des Projektteams ausgeführt werden. Diese werden aus einer Liste von Aufgaben ausgewählt, die vom Projektmanager vorbereitet, nach Priorität geordnet und normalerweise auf einem Kanban-Board veröffentlicht werden.

Unter den Aufgaben, die zum Bereich der Projektabwicklung gehören, finden wir sowohl wiederkehrende zyklische Tätigkeiten, beispielsweise im Zusammenhang mit Software-Updates, als auch einmalige Ereignisse, wie beispielsweise das Entwerfen eines Logos für eine Anwendung.

Der Projektdurchführungsbereich besteht aus Aktivitäten im Zusammenhang mit:

• Erledigung der täglichen Aufgaben,
• Neue Aufgaben entwickeln,
• Vornehmen von Änderungen an bereits durchgeführten und zur Ausführung geplanten Aufgaben,
• Effiziente Prozesse schaffen,
• Stakeholder-Kommunikation,
• Verwaltung von Materialien, Geräten, Daten und anderen Unternehmensressourcen,
• Erstellung von Dokumenten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind,
• Beobachtung von Veränderungen innerhalb und außerhalb der Organisation, die sich auf die Projektumsetzung auswirken können
• Laufendes Lernen und Korrekturmaßnahmen.

Wir schauen uns etwas genauer an, welche Rolle Prozessmanagement und Lernen bei der Projektdurchführung spielen und wo sich die Domänen Projektüberwachung und -durchführung am nächsten treffen.

Prozessmanagement in der Projektabwicklung

Damit das Management von Projektprozessen ihren Zweck erfüllt und nicht zu einer unnötigen Bürokratie wird, müssen sie aus der Praxis kommen. Daher wird ihre Entwicklung normalerweise zwischen dem Projektmanager und dem Projektteam geteilt. Bei diesem Ansatz wird jeder interne Prozess, auch technischer oder Produktionsprozess genannt, gleichzeitig von zwei Achsen bestimmt:

• Die Phase der Umsetzung der Aufgabe
• Der Arbeitsablauf bezüglich einer bestimmten Aufgabe

Phasen der Aufgabenausführung

Die Stufen der Ausführung einer Aufgabe werden durch sogenannte Gates bestimmt, dh Kriterien, die eine Aufgabe erfüllen muss, um in die nächste Stufe zu gelangen. Der Status einer bestimmten Aufgabe kann sich wie folgt ändern:

• zur Ausführung vorgesehen – also vom Projektleiter auf die To-do-Liste gesetzt,
• in Umsetzung – d. h. von einem Mitglied des Projektteams zur Ausführung ausgewählt,
• getestet – die Aufgabe wurde abgeschlossen und an eine andere Person übergeben, die die Korrektheit und Qualität ihrer Ausführung testet, wenn die Tests fehlschlagen, kehrt die Aufgabe in die vorherige Phase zurück,
• ausstehende Veröffentlichung – die Aufgabe hat die Prüfung bestanden und wurde je nach Art des laufenden Projekts zur Veröffentlichung, Produktion oder Übertragung an den Kunden genehmigt,
• fertig – alle Arbeiten sind erledigt und das Ergebnis wurde als fertig abgenommen.

Die Anzahl der Status wird an die Bedürfnisse des Projektteams und die Besonderheiten der laufenden Aufgaben angepasst. Die häufig verwendete Mindestversion wiederum sind die drei klassischen Kanban-Boards, die die Aufgabe als „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „fertig“ definieren.

Arbeitsablauf

Der Workflow betrifft die Schritte, die für eine Aufgabe erforderlich sind, und wer sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt. Es definiert daher die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe. Der Workflow gibt auch an, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, damit die Aufgabe in die nächste Ausführungsphase übergeht.

Stellen wir uns vor, wie der Workflow einer Aufgabe aussehen könnte: „Bei LinkedIn einen Beitrag über den Projektabschluss veröffentlichen“. Es soll seinen Status von „in Bearbeitung“ auf „abgeschlossen“ ändern. Der Workflow könnte wie folgt aussehen:

• Auswahl des Themas des Beitrags und des Inhalts der Veröffentlichung – der Verantwortliche ist ein Spezialist für Social Media Marketing, der die Aufgabe an den Texter und Grafiker delegiert,
• Texterstellung – die Aufgabe wird von einem Freelancer ausgeführt, der auf das Verfassen von Texten spezialisiert ist,
• Entwicklung von Grafiken – ein Grafikdesigner bereitet Visuals nach dem Branding des Unternehmens vor,
• Qualitätskontrolle – Bewertung durch einen Marketingspezialisten und eventuelle Korrekturen oder Freigabe zur Veröffentlichung,
• Veröffentlichung – die Entscheidung über den Zeitpunkt der Veröffentlichung trifft die Person, die den Veröffentlichungszeitplan verwaltet.

Prozessoptimierung

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements in der Projektabwicklung ist die Prozessoptimierung. Es geht darum, den Prozess zu überwachen und neu zu organisieren, wenn er nicht reibungslos läuft. Es konzentriert sich hauptsächlich auf die Beseitigung von Engpässen – also Momente, in denen eine Person für mehr Aufgaben verantwortlich ist, als sie erledigen kann, während andere Teammitglieder untätig warten, bis sie oder er fertig ist. Engpässe können auch mit der Leistung von Maschinen oder der Ausführung oder Lieferzeit von Komponenten durch einen externen Lieferanten zusammenhängen.

Retrospektive, Lernen und Verbesserung

Die Wertschätzung des Lernens und die Schaffung eines integrativen Umfelds, das Kommunikation und gegenseitige Unterstützung unterstützt, führt zu großartigen Ergebnissen im Projektmanagement. Daher sollte bei Besprechungen mit dem Team besonders auf Folgendes geachtet werden:

• am besten erledigte Aufgaben und Erfolge feiern,
• Versäumnis, Aufgaben zu erledigen, ohne Teammitglieder zu beschuldigen,
• darüber nachdenken, wie man als Team arbeitet und kooperiert.

Sich gemeinsam zu verbessern und aus den eigenen Erfolgen und Misserfolgen zu lernen, ist der beste Weg, um Best Practices für die Erledigung von Aufgaben zu entwickeln. Andererseits führt die Reflexion über die Arbeitsweise, die Motivation, die eingesetzten Tools und sogar die Rollenverteilung im Team zu einer Verbesserung der Gesamteffektivität des Teams. Deshalb ist es so wichtig, regelmäßige Treffen zu haben, die nicht nur Zusammenfassungen der geleisteten Arbeit, sondern auch Retrospektiven gewidmet sind.

Denn ein Teil der gewonnenen Erkenntnisse kann sofort genutzt werden. Auf diese Weise beschleunigt das Team die Aufgabenerledigung und vertieft die Zusammenarbeit . Die Mitglieder des Projektteams lernen voneinander immer bessere Methoden zur Erledigung von Aufgaben und verbessern die Zusammenarbeit.

Zusammenfassung

Die Domäne der Projektabwicklung erfordert vom Projektmanager, Prozesse zu entwerfen, laufende Prozesse zu überwachen, sie gleichzeitig zu beobachten und schrittweise zu verbessern. Die Ausführungsdomäne umfasst auch alle vom Projektteam durchgeführten Aufgaben, die schrittweise zur Verwirklichung des Projektziels führen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
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20. Projektabwicklung
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