Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern | #23 Einstieg ins Projektmanagement

Laut dem Bericht 2021 des Project Management Institute nimmt der Prozentsatz der gescheiterten Projekte von Jahr zu Jahr ab. 2019 waren es 15 % der Projekte. 2020 – 13 % und 2021 nur 12 %. Worauf verdanken Unternehmen den allmählichen, aber deutlichen Rückgang der prozentualen Fehlschläge von Projekten? Und was tun, um zu den Projektteams zu gehören, die Erfolge feiern?

Projekt scheitern – Inhaltsverzeichnis:

1. Projekt scheitern. Einführung
2. 5x Warum?
3. 5 Gründe für das Scheitern von Projekten
4. Zusammenfassung

Warum Projekte scheitern Einführung

Wir können unzählige Gründe für das Scheitern von Projekten nennen. Ist der Sponsor ausgestiegen? Entsprachen die Materialien bei der Erprobung beim Kunden nicht den Erwartungen? Hat sich herausgestellt, dass das Budget viel zu klein war und das Team auseinander brach? Jeder dieser Gründe ist es wert, untersucht zu werden, da er die Herangehensweise an Fehler widerspiegelt, die es Ihnen ermöglicht, sie zu verhindern. Wie entdecken Sie also das zugrunde liegende Problem?

5x Warum?

Um sich nicht von Emotionen treiben zu lassen und die eigentliche Ursache für das Scheitern des Projekts aufzudecken, greifen Sie zu bewährten Methoden. Die Fünf-Fragen-Technik ist dafür ideal. Es wurde von Taiichi Ohno für den Toyota-Konzern entwickelt. Es wurde jedoch aufgrund seiner hohen Wirksamkeit populär. Heute wird es unter anderem im Projektmanagement nach Lean- und Six-Sigma-Methoden eingesetzt.

5 x Warum? werden funktionieren, solange wir bereit sind, ehrliche und umfassende Antworten darauf zu geben. Auf diese Weise kann es möglich sein, an die Ursache des Problems zu gelangen. Dies wiederum hilft zu verhindern, dass sich ähnliche Fehler wiederholen.

Wenn der Grund für das Scheitern des Projekts beispielsweise der Rücktritt des Sponsors ist, muss folgende Frage beantwortet werden:

Warum sind die Sponsoren zurückgetreten?

Nachfolgende Antworten auf Fragen könnten wie folgt aussehen:

1. Warum? – Weil sie das Interesse an dem Projekt verloren haben.
2. Warum? – Weil sie den aktuellen Stand des Projekts nicht kannten.
3. Warum? – Weil sie zu selten über den Fortgang seiner Arbeit informiert wurden.
4. Warum? – Weil bei der Kommunikationsplanung die Häufigkeit der Besprechungen und Fristen für Berichte nicht festgelegt wurden
5. Warum? – Weil der Projektleiter es versäumt hat, Transparenz und Kommunikation im Projekt zu gewährleisten.

Wir werden uns daher mit den Gründen für das Scheitern von Projekten befassen, die das letzte, fünfte „Warum?“ beantworten. Frage, dh Quellenprobleme . Die potenziellen Wurzelprobleme sollten bei der Planung eines neuen Unternehmens genau beachtet werden.

5 Gründe für das Scheitern von Projekten

Die am schwierigsten zu lösenden Probleme, die zum Scheitern des Projekts führen können, beziehen sich auf Domänen:

• Stakeholder – es kommt vor, dass es bereits in der Planungsphase Andeutungen gibt, die von den Stakeholdern, die sich über die Details der Projektdurchführung einigen, nicht erkannt werden,
• Team – sowohl die Aufgabe, ein Team zu bilden, als auch seine Arbeit effektiv zu managen, kann herausfordernd sein,
• die technische Seite des Projekts – sowohl die Verfügbarkeit von Ressourcen als auch die Fähigkeiten der im Projekt beschäftigten Personen,
• Geschäftsumfeld – Die Überwachung und Reaktion auf externe Ereignisse ist besonders wichtig, wenn schnelle Änderungen eintreten, die wiederum ein hohes Maß an Flexibilität und schnelle Reaktion erfordern, dh ein effizientes Änderungsmanagement.

Im Folgenden werden die Gründe für das Scheitern von Projekten in den folgenden Bereichen erörtert:

Kommunikationsfehler

Transparenz- und Kommunikationsthemen betreffen in erster Linie Kontakte zu Interessengruppen. Im Projektplan sollten Vorkehrungen getroffen werden, um Missverständnisse zu vermeiden, die zum Scheitern des gesamten Projekts führen können.

Die gleichen Prinzipien gelten auch bei der Planung des Informationsflusses innerhalb des Teams. Hier wird es sehr wichtig sein, nicht nur die Aufgabenliste transparent und verständlich zu machen, sondern auch die vom Team verfolgten Ziele zu kommunizieren und zu erinnern.

Unklarer Umfang des Projekts

Den Umfang eines Projekts zu definieren und Änderungen während der Durchführung zu verhindern, ist eine der Hauptaufgaben eines Projektmanagers. Er oder sie muss die Erwartungen des Kunden genau verstehen und den Kunden bei Änderungen über deren Auswirkungen auf den Umfang des Projekts auf dem Laufenden halten.

Da es sich bei dem Projekt um ein einmaliges Projekt handelt, das durch eine bestimmte Zeit und ein bestimmtes Budget begrenzt ist, kann ein vager Umfang leicht zum Scheitern führen. Zum Beispiel verpflichten wir uns, innerhalb eines Monats einen Prototyp eines 10.000-Dollar-Elektrofahrrads zu entwickeln. Wir stimmen jedoch den sich ändernden Erwartungen des Kunden zu. So stellen wir im Laufe der Umsetzung fest, dass wir innerhalb der gleichen Zeit und des gleichen Budgets und mit dem gleichen Team einen Wasserstoff-Motorrad-Prototyp erstellen sollen.

Umfangsänderungen in Software- oder Veranstaltungsprojekten sind manchmal weniger anschaulich als in unserem Beispiel. Aber eine aus Kundensicht winzige Änderung der Anforderungen und erwarteten Ergebnisse kann dazu führen, dass erledigte Aufgaben im Papierkorb landen, während geplante Teamaktivitäten neue Ressourcen erfordern.

Ressourcenprobleme

Probleme mit Rohstoffen oder Komponenten, die für technische Aufgaben benötigt werden, können das Projekt effektiv blockieren. Daher muss sich der Projektmanager am Geschäftsumfeld orientieren und sich mit den Teammitgliedern beraten – auch über die für das Projekt benötigten Ressourcen. Verspätete Lieferungen und mangelnde Verfügbarkeit können das Projekt zum Erliegen bringen.

Ein großes Problem stellen auch minderwertige Lösungen dar, die das Projekt nicht einfacher, sondern schwieriger machen. Dies kann sich auf Projektmanagement-Software sowie auf projektspezifische Speziallösungen beziehen – Halbfertigprodukte, Bildmaterial oder Transportverfügbarkeit.

Ein separates Problem im Zusammenhang mit der Ressourcenverwaltung ist die Zeit, die der Client zum Abschließen von Aufgaben benötigt. Ein häufiger Grund für die mangelnde Realitätsnähe bei der Einschätzung von Terminen ist der Druck des Auftraggebers oder die mangelnde Erfahrung des Unternehmens mit ähnlichen Projekten. Es gibt auch Projekte, deren Ausführungsbereich keine konkreten Fertigstellungstermine zulässt. Dazu gehören Projekte, in denen Deep-Learning-Lösungen entwickelt werden. Das Erreichen der angenommenen Genauigkeit des Modells ist möglicherweise nicht nur innerhalb des angegebenen Zeitrahmens unmöglich, sondern im Allgemeinen aufgrund des schwierigen Zugangs zu Daten oder der erforderlichen Rechenleistung unerreichbar.

Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit

Eine weitere Schwierigkeit, die zu einem Projektfiasko führen kann, sind Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit im Team. Sie können durch zwischenmenschliche Probleme verursacht werden. Die häufigste Ursache ist jedoch eine schlecht durchdachte Aufgabenverteilung, wenn eine Person mit der Arbeit überlastet ist und die anderen darauf warten, dass er ihre Aufgaben erledigt.

Bei der Bildung eines neuen Teams kann es auch zu unerwarteten Problemen bei der Suche und Einstellung von Spezialisten sowie zu Schwierigkeiten bei der Führung eines Remote- oder Hybridteams kommen.

Mangelnde Flexibilität

Mangelnde Flexibilität und die Unfähigkeit, sich an das sich ändernde Geschäftsumfeld anzupassen, ist eine häufig auftretende Ursache für das Scheitern von langfristigen Projekten. Sich ändernde Umgebungen, regulatorische Anforderungen und Wettbewerbsdynamik können dazu führen, dass ein Projektmanager nicht in der Lage ist, mit Änderungen Schritt zu halten. Oder, was noch häufiger vorkommt, er oder sie ist nicht in der Lage, wichtige Stakeholder von der Notwendigkeit zu überzeugen, dynamisch auf Veränderungen zu reagieren. So kann sich bis zum Abschluss des Projekts herausstellen, dass das Ergebnis bereits veraltet ist oder nicht den Anforderungen der Umgebung entspricht.

Zusammenfassung

Projektfehler sind manchmal mit unvorhersehbaren Ereignissen verbunden, sodass der Prozentsatz gescheiterter Projekte niemals Null sein wird. Es gibt jedoch Instrumente, um Risiken zu antizipieren, und Notfallpläne, um mit ihnen umzugehen. Bereits in der Planungsphase ist es zudem entscheidend, auf Transparenz und Kommunikation mit Stakeholdern zu achten. Es ist auch wichtig, den Umfang des Projekts genau zu definieren und sich auf die Erwartungen des Auftraggebers und die technischen Möglichkeiten des Auftragnehmers zu einigen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
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10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
12. Überblick über Projektmanagement-Software
13. Projektlebenszyklus
14. Wozu dient die Projektvision?
15. Projektziel. Was ist das und wie kann man es gut definieren?
16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
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18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
19. Wie verwende ich Meilensteine ​​in einem Projekt?
20. Projektabwicklung
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23. Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
24. 4P des Managements: Projekt, Produkt, Programm und Portfolio
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30. Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt delegieren?
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36. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Umfangsschleichen?
37. Machbarkeitsstudie – können wir dieses Projekt umsetzen?
38. Risikoanalyse in Projekten und Tools, um sie zu erleichtern
39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
40. Was ist ein Stakeholder-Register?
41. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
42. Wie erstelle ich ein Projektbudget?
43. Zeitmanagement im Projekt
44. Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister?
45. Strategien des Projektrisikomanagements
46. Projektmarketing
47. Quellen und Änderungsbereiche im Projekt
48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
49. Was kommt nach Agile? Methoden im Projektmanagement