Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten? | #16 Einstieg ins Projektmanagement

Die Phase der Projektinitiierung beginnt mit einer Idee für ein Unternehmen. Sie endet jedoch mit einer verbindlichen Entscheidung zum Projektstart. Bevor es an die Planung des Budgets, die Auswahl der Umsetzungsmethode und die Zusammensetzung des Teams geht, erstellt der Projektmanager einen Überblick über die Vision und das Ziel des Projekts. Worauf muss also in der Einarbeitungsphase besonders geachtet werden?

Projektinitiierungsphase – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Dokumente und Interessenten
3. Legen Sie fest, wie das neue Projekt verwaltet werden soll
4. Von der Initiierung bis zur Planung
5. Zusammenfassung

Einführung

Die Projektinitiierungsphase findet unabhängig von der Umsetzungsmethode nur einmal statt. Sein Zweck ist es, zu definieren, worum es bei dem Projekt geht. Es ist auch der beste Zeitpunkt, ein Projekt abzubrechen, wenn ernsthafte Zweifel an seiner Fertigstellung bestehen. In dieser frühen Phase entstehen der Organisation keine großen Kosten, während es für den Projektmanager relativ einfach ist, sich von einem noch lückenhaften Projekt zu trennen. Doch wenn ein neues Projekt erfolgsversprechend erscheint, worauf sollte in der Initiierungsphase geachtet werden?

Dokumente und Interessenten

Nach den ersten Absprachen ist es an der Zeit, eine Machbarkeitsstudie und einen Projektauftrag zu erstellen . Das erste Dokument wird die Erfolgschancen unseres Vorhabens bestimmen. Während im zweiten der Projektmanager einen skizzenhaften Rahmen für das Unternehmen schreibt. Obwohl immer noch ohne Details, sind es diese beiden Dokumente, die dazu dienen werden, die Interessengruppen davon zu überzeugen, dass das neue Projekt es wert ist, weiterverfolgt zu werden.

Aber wen muss man überzeugen? Dies wird auch durch die Phase der Projektinitiierung bestimmt, in der das Stakeholder-Verzeichnis abgelegt wird. Dies ist eine Liste von Personen, die direkt mit dem Projekt in Verbindung stehen , dh unter anderem Vertreter des Auftraggebers, des Vorstands der Organisation oder potenzielle Auftragnehmer. Zu den Stakeholdern können jedoch Personen gehören, die indirekt von der Umsetzung unseres Projekts betroffen sind. Dies können zum Beispiel die Anwohner der Straße sein, in der wir die Arbeiten ausführen, oder die Mitarbeiter des Kundendienstes, in dem wir die Automatisierung implementieren. Sie werden nicht in das Projekt eingebunden, aber unsere Aktionen werden ihr Lebens- oder Arbeitsumfeld verändern.

Legen Sie fest, wie das neue Projekt verwaltet werden soll

Aber wer ist an der Vorbereitung der Pläne für das neue Unternehmen beteiligt? Für sie ist in erster Linie der Projektleiter verantwortlich . Er oder sie stellt den Kontakt zu den Personen her, die die Durchführung des Projekts überwachen werden, und klärt mit ihnen unter anderem folgende Punkte:

• Verantwortlichkeiten
• Kommunikationswege – formell, wie z. B. Berichterstattung, und informell, wie z. B. das Stellen von Fragen zu laufenden Themen in der Projektplanung und -durchführung
• Toleranzbereiche – zum Beispiel für das Budget und die Durchlaufzeit eines geplanten Projekts oder die eingegangenen Risiken.

Wenn mehr Personen im Vorstand in das Projekt eingebunden werden sollen, wird zu diesem Zweck manchmal ein sogenanntes Initiationstreffen abgehalten . Es findet normalerweise statt, wenn der Projektmanager die Arbeit an den ersten Versionen der Dokumente, über die wir oben geschrieben haben, bereits abgeschlossen hat:

• Machbarkeitsstudie
• Projektcharta
• Stakeholder-Register und manchmal eine vorläufige Version des
• Register der Risikofaktoren.

Von der Initiierung bis zur Planung

Der einfachste Weg , den Unterschied zwischen Projektinitiierung und -planung aufzuzeigen, besteht darin, die Schlüsselfragen zu stellen, die in beiden Phasen beantwortet werden müssen. Ihr Vergleich ist in der folgenden Tabelle dargestellt:

Die Planung ist detaillierter – sie beantwortet in der Regel Fragen dazu, wie etwas zu tun ist, sowie Fakten über den Zeitpunkt der Umsetzung und das Budget. Die Initiierung hingegen konzentriert sich auf Fragen nach dem Gesamtzweck und der Bedeutung sowie der Machbarkeit des gesamten Projekts.

Obwohl die Planung häufig gleichzeitig in der Initiierungsphase und vor dem offiziellen Start des Projekts stattfindet , haben diese beiden Bereiche des Projekts unterschiedliche Reichweiten. Die Planungsphase kann während des Projekts mehrmals wiederholt werden. Denn es geht darum, wie und in welcher Reihenfolge bestimmte Aufgaben erledigt und Ziele, die zum Erreichen des Projektziels führen, umgesetzt werden. Die Initiierungsphase hingegen konzentriert sich darauf, das Projektziel zu definieren und zu prüfen, ob eine Umsetzung überhaupt möglich und sinnvoll ist. Wenn dies der Fall ist, umfasst ein Teil dieser Phase auch die Überzeugung wichtiger Interessengruppen.

Zusammenfassung

Stellen Sie in der Phase der Projektinitiierung immer wieder die grundlegendste Frage: Ist es sinnvoll, dieses Projekt umzusetzen? Schließlich wird die endgültige Antwort, wenn sie einmal gegeben ist, die Einweihungsstufe vervollständigen und sozusagen abschließen. Dadurch werden Richtung und Umfang der Arbeit des Projektteams für die gesamte Dauer der geplanten Aktivitäten festgelegt.

Um die richtige Wahl zu treffen, lohnt es sich, Energie darauf zu verwenden, Dokumente sorgfältig vorzubereiten und einen klaren Weg zur Verwaltung des neuen Projekts festzulegen . Diese Investitionen werden sich in den nächsten Phasen der Implementierung sicher auszahlen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

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