Die 10 größten Herausforderungen im Projektmanagement und wie man sie vermeidet

Wenn das Projekt ein Schiff ist, ist das Projektmanagement sein Segel. Projektmanagement ist das, was einem bestimmten Projekt eine Richtlinie gibt, damit es zum Erfolg gelenkt werden kann. Bei der Durchführung eines Projekts kann es jedoch zu beispiellosen Herausforderungen im Projektmanagement kommen.

Creately veranstaltete zusammen mit dem Proofhub-Team und seinem Chief Marketing Officer Vartika Kashyap einen Twitter-Chat, um die 10 größten Herausforderungen im Projektmanagement und deren Vermeidung zu beleuchten.

Unten finden Sie eine kuratierte Liste der Herausforderungen und der Antworten der Teilnehmer auf deren Bewältigung.

Herausforderungen

1. Bauen Sie Silos ab und schaffen Sie eine Umgebung, die eine effektive und effiziente Projektzusammenarbeit und -kommunikation fördert
2. Der Beitrag der richtigen Planung zum Projekterfolg
3. Umgang mit den Herausforderungen des Projektmanagements, die entstehen, wenn dem Projektteam die erforderlichen Fähigkeiten fehlen, um das anstehende Problem anzugehen
4. Bedeutung eines Notfallplans im Projektmanagement
5. Schaffung eines Umfelds der Rechenschaftspflicht, in dem das Team die Verantwortung für seine Handlungen übernimmt und die ihm zugewiesenen Rollen ordnungsgemäß erfüllt
6. Verbessern Sie das Engagement der Stakeholder und stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind
7. Klare Ziele und Erfolgskriterien festlegen, um den Projekterfolg sicherzustellen
8. Wichtigkeit der richtigen Projektmanagement-Software
9. Verbesserung der Zusammenarbeit im Projektteam und Aufbau von Vertrauen
10. Ressourcen einem Projekt zuweisen

Wie kann man Silos abbauen und eine Umgebung schaffen, die eine effektive und effiziente Projektzusammenarbeit und -kommunikation fördert?

Ein Projektteam kann nicht in Silos arbeiten. Die erfolgreiche Durchführung eines Projekts hängt davon ab, wie effektiv jedes Teammitglied bei der Erfüllung von Aufgaben zusammenarbeitet. Zu diesem Zweck betonte das Proofhub-Team, wie wichtig es ist, die gesamte projektbezogene Kommunikation über ein gemeinsames Portal zu führen, auf das alle im Team zugreifen können.

„Bringen Sie alle auf das gleiche Kommunikationsportal und lassen Sie alle Nuklearteams ohne kreative Einschränkungen teilnehmen. Jeder bringt jedem etwas bei!"

Proofhub

CMO Vartika Kashyap ergänzte die Aussage von Proofhub und erklärte, dass der Einsatz von Kommunikationstools und der Aufbau funktionsübergreifender Teams eine effektive und effiziente Projektzusammenarbeit gewährleisten können.

„Bauen Sie funktionsübergreifende Teams auf. Verwenden Kommunikationswerkzeuge. Ermöglichen Sie eine offenere und transparentere Kultur.“

Vartika Kashyap

Was ist mit Remote-Arbeit? Die Pandemie hat aufgrund von Sperrungen und Reisebeschränkungen zu einer raschen Zunahme von Telearbeitsmustern geführt. Creately richtete eine Frage an Kashyap über die zusätzlichen Schritte, die ein Unternehmen unternehmen sollte, um Silos in einer Remote-Arbeitsumgebung loszuwerden.

Als Antwort betonte Kashyap die Bedeutung einer transparenten Arbeitskultur.

„Transparenz zur neuen Kultur machen. Behandeln Sie Kommunikation als Zweibahnstraße. Bekämpfe Produktivitäts-/Engagementgruben mit virtuellen Kulturinitiativen.“

Vartika Kashyap

Eine Studie besagt, dass etwa 39 % der Projekte an Mängeln in der Projektplanung scheitern. Wie trägt Planung zum Projekterfolg bei?

Der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat einmal gesagt: „Pläne sind nichts; Planung ist alles.“ Ein Plan ist bei der Durchführung eines Projekts von entscheidender Bedeutung.

Proofhub betonte die Bedeutung eines angemessenen Projektplans.

„Die Projektplanung ist vergleichbar mit dem Kompass und dem Ruder auf einem Segelschiff. Vielleicht erreichst du dein Ziel auch ohne sie, es dauert nur 100 Jahre länger.“

Proofhub

Teilnehmer Nandini Sehedev wies auf die zahlreichen Vorteile eines Projektplans hin.

„Die Projektplanung ist entscheidend, um Risiken und Ausfallraten zu vermeiden oder zu minimieren. Die Projektplanung hilft Sponsoren, Teams und Interessengruppen zu führen; und der Projektleiter navigiert durch knifflige Projektphasen.“

Nandini Sehdev

Wie geht man mit Herausforderungen im Projektmanagement um, die entstehen, wenn dem Projektteam die notwendigen Fähigkeiten fehlen, um das anstehende Problem anzugehen?

Bei der Arbeit an einem Projekt können Sie mit noch nie dagewesenen Herausforderungen oder Problemen konfrontiert werden. Unter solchen Umständen können Sie sie möglicherweise ohne nennenswerte Auswirkungen auf den Projektfortschritt lösen, wenn Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um sie anzugehen. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie nicht wissen, wie Sie ein Problem lösen können? Wie geht es dann weiter?

Proofhub betonte, dass eine Teamzusammenarbeit zur Visualisierung des vorliegenden Problems zu einer anderen Perspektive und wahrscheinlichen Lösungen führen würde.

„Versammeln Sie das Team, bringen Sie sie zum Reden, hören Sie ihnen zu und helfen Sie ihnen, sich vorzustellen, was falsch läuft. Die meisten Teams sind in der Lage, Probleme zu lösen, holen sie aber nur langsam auf. Wenn du ihr Leitstern wirst, werden sie das Ende des Tunnels finden.“

Proofhub

Visuelle Arbeitsbereiche wie Creately können effektiv sein, um Ihre Schritte zurückzuverfolgen und die Prozesse neu zu bewerten. Sie können beispielsweise ein Ursache-Wirkungs-Diagramm verwenden, um die Grundursachen des Problems herauszufinden, und Mind Maps verwenden, um Lösungen zu finden.

Wie können Qualifikationslücken überbrückt werden? Kommunizieren Sie offen und schaffen Sie eine Umgebung, in der Teammitglieder an spannenden Lernerfahrungen teilnehmen können.

„Eine offene Kommunikation ist unerlässlich, wenn man hofft, die Qualifikationslücken erfolgreich zu schließen. Sie können auch ansprechende Lernerfahrungen schaffen, und es reicht nicht aus, nur Lernprogramme durchzuführen, sondern zu beurteilen, ob Ihre Strategien effektiv sind oder nicht.“

Proofhub

Wie wichtig ist ein Notfallplan im Projektmanagement?

Ein glattes Segel kann sich jeden Moment in einen Sturm verwandeln; und wenn Sie nicht die Kraft haben, dem standzuhalten, könnte die gesamte Mission zum Erliegen kommen. Ein Notfallplan kann Sie darauf vorbereiten, unerwartete Umstände erfolgreich zu bewältigen.

„Sie sagen oft, dass Ihr Plan A niemals einen Plan B brauchen sollte. Aber in Wirklichkeit brauchen Sie Plan C, D, E und F, nur für den Fall. Bei der Notfallsituation geht es darum, sich heute über Probleme Sorgen zu machen, die einen morgen in den Wahnsinn treiben könnten.“

Proofhub

Wie können Sie ein Umfeld der Verantwortlichkeit schaffen, in dem das Team Verantwortung für seine Handlungen übernimmt und die ihm zugewiesenen Rollen ordnungsgemäß erfüllt?

Der erste Schritt zur Sicherstellung der Verantwortlichkeit im Projektmanagement besteht darin, die Projektziele klar zu identifizieren und den Teammitgliedern entsprechende Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es einen Unterschied zwischen Rechenschaftspflicht und Verantwortung gibt.

Beispielsweise kann eine Person, die einer bestimmten Aufgabe zugewiesen wurde, ein verantwortliches Teammitglied sein. Verantwortung ist teilbar. Ein verantwortliches Teammitglied ist der ultimative Entscheidungsträger einer Aufgabe.

Kashyap glaubt, dass die Befähigung von Menschen mit den notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen, um ihre Arbeit zu erledigen, sie dazu befähigt, Verantwortung zu übernehmen.

„Ihr Ziel sollte es sein, Ihren Mitarbeitern die Fähigkeiten und Ressourcen bereitzustellen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dann ein Umfeld zu schaffen, in dem es ihnen leicht fällt, Verantwortung für ihre Entscheidungen und Handlungen zu übernehmen.“

Vartika Kashyap

Andererseits betonte Proofhub, dass ein klares Verständnis der Erwartungen des Projekts und der Folgen der Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen ein Umfeld der Verantwortlichkeit schaffen wird.

„Verantwortung wird am besten verstanden, wenn die Erwartungen klar und die Konsequenzen klarer sind. Zeigen Sie ihnen das gesamte Spielset – das Ziel, den Pfeil, wie man trifft und was passiert, wenn sie daneben gehen.“

Proofhub

Creately stellte eine Frage: „Was passiert, wenn Teammitglieder ihre Aufgaben nicht erfüllen?“ Als Antwort meinte Proofhub, dass der erste Schritt darin bestehe, mit dem Einzelnen zu sprechen und folglich Feedback darüber zu geben, wie die Vorgehensweise geändert werden muss.

„Ihr erster Schritt ist, mit den Betroffenen zu sprechen. Geben Sie dann Feedback, damit die Personen wissen, was geändert werden muss. Was Sie in Ihrer Diskussion lernen, liefert den Kontext für die nächsten Maßnahmen, die Sie ergreifen.“

Proofhub

Ein unbeteiligter Client kann viele Probleme verursachen. Wie kann man das Stakeholder-Engagement verbessern und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind?

Ein weiterer wichtiger Faktor für den Projekterfolg ist das Engagement der Stakeholder. Stakeholder-Engagement besteht darin, die Unterstützung und das Feedback der Projektbeteiligten einzuholen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Zu einem guten Stakeholder-Management gehört eine ordnungsgemäße Stakeholder-Analyse mit Hilfe eines Stakeholder-Registers, um deren Anforderungen zu identifizieren. Das Engagement der Stakeholder ist zu Beginn eines Projekts tendenziell höher und nimmt im Laufe des Projektfortschritts ab. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, über Collaboration-Tools, Remote-Kommunikationstools usw. ständig mit den Stakeholdern zu kommunizieren.

„Geben Sie Ihren Kunden Min-by-Min-Updates, die Insider-Informationen, zeitnahe Berichte und sprechen Sie mit ihnen nach einem festen Zeitplan. Locken Sie sie dazu, sich zu engagieren, und Sie müssen sie nie wieder umblättern. Das lieben unsere Kunden am meisten an der Verwendung von ProofHub!“

Proofhub

Schlecht definierte Ziele und Zielsetzungen könnten ein Projekt versenken. Wie setzt man klare Ziele und Erfolgskriterien, um den Projekterfolg sicherzustellen?

Sie sollten sich immer SMARTe Ziele setzen. Der nächste Schritt besteht darin, einen klaren Aktionsplan zu entwickeln, um diese Ziele innerhalb der Projektdauer zu erreichen. Ein solcher Aktionsplan liefert ein klares Verständnis dafür, wer für was verantwortlich ist, mit Fristen für jede Aufgabe.

„Auf ein klares Ziel können sich Kunde, Manager und Mitarbeiter einigen. Der Schlüssel ist, niemanden im Zielvereinbarungstreffen übervorteilen zu lassen.“

Proofhub

Sehdev wiederholte, dass das Setzen von Zielen dazu führt, dass Ziele definiert werden, um dieses Ziel zu erreichen. Dies wird Ihr Leitfaden während des gesamten Projekts sein.

„Ein Ziel zu setzen, neigt dazu, einen Vorschlag zu entwickeln und dann Ziele zu definieren, die helfen würden, das Ziel zu erreichen. Wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie die Ziele definieren – das Wie, Warum und Was Sie für die Projektplanung tun müssen.“

Nandini Sehdev

Unterdessen betonte Kashyap, dass die richtige Mischung aus Planung, Steuerung und Überwachung darüber entscheiden kann, wie das Projekt innerhalb seines Zeitplans und Budgets abgeschlossen werden kann.

„Die richtige Mischung aus Planung, Steuerung und Überwachung kann den Unterschied ausmachen, wie Projektmanager das Projekt pünktlich, budgetgerecht und mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen abschließen.“

Vartika Kashyap

Wie wichtig ist die richtige Projektmanagement-Software?

Die richtige Projektmanagement-Software kann die Produktivität und Effizienz funktionsübergreifender Teams steigern. Es macht die Kommunikation schneller, einfacher und unterstützt den Entscheidungsprozess.

Zu diesem Zweck betonte Proofhub, dass dies eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Durchführung eines Projekts ist.

„Mit Abstand eine der wichtigsten Entscheidungen. Die meisten Teams erkennen zu spät, wie viel sie mit dem richtigen Projektmanagement-Tool verbessern können. Mehr als 85.000 unserer Benutzer würden zustimmen!“

Proofhub

Was sind die wichtigsten Faktoren, auf die Sie beim Kauf eines Projektmanagement-Tools achten sollten? Eine vom Team festgelegte Analyse der Anforderungen und Ziele des Projekts hilft Ihnen, die für Sie am besten geeignete Projektmanagement-Software zu ermitteln.

„Kennen Sie Ihre Herausforderungen, damit Sie Ihre Bedürfnisse besser skizzieren können, verstehen Sie, wie Tools helfen können, und definieren Sie die Kriterien zur Bewertung von Tools.“

Proofhub

Wie kann die Zusammenarbeit im Projektteam verbessert und Vertrauen aufgebaut werden?

Kommunikation ist der Schlüssel zur Verbesserung der Projektzusammenarbeit und zum Aufbau von Vertrauen. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Teammitglieder Wissen austauschen und zusammenarbeiten können, um Herausforderungen zu meistern.

„Wissen frei teilen. Lernen Sie voneinander. Verschieben Sie Workloads flexibel, um unerwartete Engpässe zu beseitigen, sich gegenseitig bei der Erledigung von Aufgaben und der Einhaltung von Fristen zu unterstützen und Ressourcen zu teilen.“

Vartika Kashyap

Auch Proofhub betonte, dass eine bessere Kommunikation zu einer besseren Zusammenarbeit führt, da jeder seine Ideen teilen darf.

„Bei der Zusammenarbeit geht es vor allem darum, zu reden und die Leute aus Ihrem Team aufzumuntern, damit sie sich ausdrücken können. Manager müssen neue Ideen fördern und jedem erlauben, sich frei zu äußern. Daraus ergibt sich eine bessere Zusammenarbeit.“

Proofhub

Tools wie Creately können Ihnen helfen, besser in Echtzeit zusammenzuarbeiten, selbst wenn Sie remote arbeiten. Solche Tools gewährleisten eine reibungslose funktionsübergreifende Zusammenarbeit.

Gibt es Eisbrecher-Techniken, die verwendet werden können, um Vertrauen aufzubauen?

„Transparenz, bieten Sie Ihrem Team Vertrauen, bitten Sie um Kommunikation und Feedback & reagieren Sie auf Kommunikation und Feedback“

Proofhub

Welche Faktoren sollten bei der Zuweisung von Ressourcen zu einem Projekt berücksichtigt werden?

Eine effektive Ressourcenallokation zielt darauf ab, knappe Ressourcen so angemessen und wirtschaftlich wie möglich zuzuweisen. Diese Verantwortung liegt häufig beim Projektmanager, um sicherzustellen, dass jede Ressource ordnungsgemäß zugewiesen und abgerechnet wird.

Kashyap betonte weiter die Ressourcenknappheit und erwähnte, dass es beim Projektmanagement darum gehe, mit weniger mehr zu erreichen.

„Bei der Ressourcenallokation im Projektmanagement geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen. Analysieren Sie Ihren Projektumfang. Identifizieren Sie Ressourcen. Erstellen Sie einen Backup-Plan für Kundenänderungen. Teilen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben.“

Vartika Kashyap

Proofhub hingegen betonte die Bedeutung eines Projektmanagement-Tools, um das Projektmanagement effizienter zu gestalten.

„ Quellverfügbarkeit Anforderungen an Projektkenntnisse Projektziele Vorhandene Aufgaben Projektlast Obwohl all dies notwendig ist, kann Ihnen ein intelligentes Projektmanagement-Tool dabei helfen, diese Punkte weniger zu befürchten.“

Proofhub

Bei der Verwaltung Ihres Projekts werden Sie zwangsläufig mit unvorhergesehenen Herausforderungen und Hindernissen konfrontiert. Wichtig ist, dass Sie mit den richtigen Fähigkeiten und Werkzeugen ausgestattet sind, um solche Herausforderungen zu meistern und das Projekt erfolgreich abzuschließen.