So erstellen Sie eine Projektzeitleiste in 6 einfachen Schritten (mit Vorlagen)
Veröffentlicht: 2020-01-13Projektmanagement bringt viele Herausforderungen mit sich. Ein effektiver Weg, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel trotzdem erreichen, ist die Erstellung eines Projektmanagement-Zeitplans. Es ist ein einfaches Tool, aber es hilft, alle auf die gleiche Seite zu bringen und die Prozesse der Planung und Verwaltung eines Projekts zu rationalisieren.
Vielleicht überarbeiten Sie gerade Ihren Projektmanagementprozess oder Sie stehen am Anfang Ihrer Karriere in diesem Bereich. Lassen Sie sich in jedem Fall von dieser einfachen Anleitung helfen, wie Sie einen effektiven Zeitplan für das Projektmanagement erstellen.
Hier sind einige andere Ressourcen, die Sie im Projektmanagement nützlich finden könnten;
Der einfache Leitfaden zur Erstellung eines erfolgreichen Projektauftrags
Der einfache Leitfaden zum Verständnis der Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus
Der visuelle Leitfaden zur Planung eines Projekts
Der SMART Guide zur Rationalisierung Ihres Projektplanungsprozesses
Was ist eine Projektzeitleiste?
Eine Zeitleiste ist ein Werkzeug, mit dem wir eine Abfolge von Ereignissen in chronologischer Reihenfolge visualisieren. Und eine Projektzeitleiste stellt einen allgemeinen visuellen Überblick über die Projektschritte von Anfang bis Ende dar. Es zeigt auf, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche Aufgaben in Bearbeitung sind und was in Zukunft zu tun ist.
Die Elemente, die in eine Projektzeitleiste einfließen, können je nach Projektgröße und der Menge an Details, die Sie damit präsentieren möchten, variieren. Es könnte sich um eine sehr detaillierte Zeitleiste mit mehreren Aufgaben und Teilaufgaben oder um eine einfache mit Informationen auf hoher Ebene handeln.
Ein Projektzeitplan sollte jedoch normalerweise aus einer Liste der Aufgaben, dem Start- und Enddatum, der Dauer der Aufgaben und Aufgabenabhängigkeiten bestehen.
Eine Projektmanagement-Zeitleiste kann viele Formen annehmen, obwohl Gantt-Diagramme seit Jahrzehnten die beliebteste Art von Zeitleisten sind.
Gantt-Diagramm vs. Projektzeitachse
Ein Gantt-Diagramm ist ein Werkzeug, das einen detaillierten Blick auf ein Projekt bietet, indem es die Aufgabenabhängigkeiten sowie den Aufgaben- und Projektfortschritt hervorhebt.
Auf der anderen Seite zeigt eine Zeitleiste den Gesamtfortschritt des Projekts.
Während Ihnen ein Gantt-Diagramm einen genaueren Einblick in die einzelnen Projektaufgaben geben würde, gibt Ihnen die Projektzeitleiste nur einen groben Überblick über das Projekt. Obwohl es Aufgabenabhängigkeiten anzeigen kann, kann es dies überspringen, im Gegensatz zum Gantt-Diagramm, das die Beziehung zwischen Aufgaben anzeigen muss.
Eine Projektzeitachse kann wie ein Gantt-Diagramm aussehen, obwohl ein Gantt-Diagramm nicht wie eine Projektzeitachse aussehen kann.
Warum Sie einen Projektzeitplan brauchen
- Dies ist die einfache Möglichkeit, Managern und Stakeholdern allgemeine Informationen über Ihr Projekt zu übermitteln
- Hält alle auf derselben Seite und richtet ihre Ziele und Absichten aus
- Hilft bei der Identifizierung von Projektprioritäten und dem Treffen effektiver Entscheidungen
- Vereinfacht die Prozesse, um Projekte auf Kurs zu halten und den Fortschritt zu überwachen
- Hilft bei der Ressourcenzuweisung und beim Zeitmanagement
So erstellen Sie eine Projektmanagement-Zeitachse
Eine Projektmanagement-Zeitleiste vermittelt ein vollständiges Bild eines Projekts, einschließlich wichtiger Ereignisse und Daten. Obwohl es einfach aussehen mag, es zu erstellen und zu verstehen, umfasst das Erstellen eines solchen mehrere Schritte, die jemand, der neu ist, als schwierig empfinden würde.
Aber wir haben den Prozess aufgeschlüsselt und unten aufgelistet. Befolgen Sie diese 6 Schritte, um Ihre Aufgabe beim Erstellen einer Projektzeitleiste zu vereinfachen.
Schritt 1: Definition des Projektumfangs und der Ziele
Bevor Sie mit Ihrem Projektzeitplan beginnen, müssen Sie den Umfang Ihres Projekts definiert haben.
Die Scope-Anweisung, die im Projektplan eine entscheidende Rolle spielt, definiert die Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um die erwarteten Ergebnisse des Projekts zu erzielen. Außerdem werden die Projektziele, Fristen und die damit verbundenen Kosten hervorgehoben.
Der Umfang wird auch Aufschluss über die wichtigsten Meilensteine Ihres Projekts geben, die Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans kennen müssen.
Abhängig vom Projektumfang kann Ihr Projekt ein oder mehrere Ziele haben, die extern (wichtig für den Projektsponsor) oder intern (wichtig für interne Stakeholder) sein können. Sie müssen auch Ihre Ziele gut festgelegt haben, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Achten Sie gleichzeitig auf die Präferenzen Ihrer Stakeholder, da Sie möglicherweise sicherstellen müssen, dass Ihr Projektzeitplan auch ihnen entspricht.
Schritt 2: Projektergebnisse identifizieren
Listen Sie die spezifischen Outputs auf, die als Ergebnisse der Arbeit entstanden sind, die das Team während des Projekts durchführt. Dies sind die Projektleistungen.
Die Aufschlüsselung der Projektziele in Ergebnisse hilft Ihnen, die Projektaufgaben einfach aufzulisten und die Zeit dafür abzuschätzen. Ein Werkzeug, mit dem Sie diesen Schritt vereinfachen können, ist der Projektstrukturplan (PSP).
Der Projektstrukturplan hilft Ihnen, die abhängigen Aufgaben, die damit verbundenen Kosten und Risiken zu identifizieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
In unserem einfachen Leitfaden zu Projektstrukturplänen erfahren Sie, wie Sie in 6 einfachen Schritten einen erstellen.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Liste der Aktivitäten
Sehen Sie sich die Ergebnisse in Ihrem Projektstrukturplan an und identifizieren Sie die Aktivitäten (Arbeitspakete), die Sie ausführen müssen, um sie zu erstellen.
In diesem Schritt müssen Sie auch die Aufgaben angeben, die von anderen abhängig sind und Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden können.
Schritt 4: Schätzen Sie den Zeitaufwand für die Aufgaben
Jetzt, da Sie die Schritte kennen, die Sie unternehmen müssen, um die einzelnen Ergebnisse zu vervollständigen, konzentrieren Sie sich darauf, die Zeit zu bestimmen, die benötigt wird, um sie zu erledigen.
Hier müssen Sie so genau wie möglich sein, denn eine falsche Schätzung der Zeit für Aufgaben führt zu einer fehlerhaften Zeitachse. Um das zu vermeiden, können Sie
- Wenden Sie sich an Aufgabenverantwortliche oder Fachexperten in Ihrem Team
- Beziehen Sie sich auf frühere Projekte und finden Sie heraus, wie viel Zeit für die Fertigstellung ähnlicher Ergebnisse benötigt wird
- Vermeiden Sie es, den Zeitrahmen zu überschätzen oder zu unterschätzen
Gleichzeitig müssen Sie möglicherweise auf die Verfügbarkeit von Ressourcen achten, insbesondere auf Ihre Teammitglieder. Wenn sie an anderen Projekten arbeiten, müssen Sie möglicherweise den vorgesehenen Zeitrahmen für die Aktivitäten, für die sie verantwortlich sind, erweitern.
Schritt 5: Meilensteine festlegen
Projektmeilensteine helfen zu erkennen, wie viel Fortschritt Sie gemacht haben und wie weit Sie noch gehen müssen.
Die zuvor identifizierten Projektergebnisse können als Meilensteine in Ihrer Zeitleiste dienen, oder Sie können Meilensteine auswählen, je nachdem, wie Sie den Beginn und das Ende einer Aufgabe hervorheben möchten. Beispielsweise könnte es das Ende einer Projektphase und der Beginn einer anderen sein.
Schritt 6: Erstellen Sie Ihren Projektmanagement-Zeitplan
Inzwischen wissen Sie, was die Projektergebnisse und -aufgaben sind, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen werden und welche wichtigen Projektmeilensteine den Projektfortschritt anzeigen.
Groß! Dies sind, was Sie im Grunde brauchen, um mit dem Aufbau Ihres Projektmanagement-Zeitplans zu beginnen.
- Wählen Sie basierend auf der Länge Ihres Projekts einen Zeitrahmen (d. h. Tage, Wochen, Monate usw.)
- Fügen Sie die Aufgaben basierend auf ihrer Priorität hinzu. Heben Sie die Dauer der Aufgaben hervor, indem Sie ihre Länge anpassen.
- Fügen Sie die Meilensteine hinzu, um den Fortschritt während des Projekts darzustellen
Nachfolgend finden Sie einige vorgefertigte Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern
Bereit für Ihr nächstes Projekt?
Die Verwaltung eines Projekts ist schwierig, aber wenn Sie die richtigen Tools verwenden, können viele Herausforderungen leicht gemeistert werden. Zeitpläne für das Projektmanagement sind ein solches kreatives Werkzeug, das Ihnen und Ihrem Team hilft, effizient Fortschritte zu erzielen.
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