Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten? | #34 Einstieg ins Projektmanagement

Projektdaten sind ein mächtiges Werkzeug, mit dem Projektmanager lernen müssen, wie man damit umgeht. Das Sammeln ist nur der Anfang. Der Erfolg des Projekts liegt auch darin, die relevanten Erkenntnisse zu überwachen und die Zusammenhänge zwischen ihnen zu beobachten. Wie kann man dann entscheiden, welche Parameter es wert sind, beobachtet zu werden? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Projektbegleitung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Budget – Überwachung der Ressourcen
3. Terminplanung – Fristen einhalten
4. Leistungsniveau – Qualitätskontrolle
5. Steuerung – Parameterbereiche
6. Zusammenfassung

Einführung

Unabhängig von der in einem Projekt angewandten Managementmethode besteht eine der Hauptaufgaben des Projektmanagers während des gesamten Projekts darin, den Fortschritt zu überwachen. Ohne klar definierte Parameter und Bewertungskriterien lässt sich nicht feststellen, ob sich das Projekt im richtigen Tempo auf das richtige Ziel zubewegt. Welche Parameter sind zu beachten, um potenzielle Probleme so schnell wie möglich zu erkennen und sich bietende Chancen zu nutzen?

Budget – Überwachung der Ressourcen

In fast allen Projekten ist das Budget der wichtigste beobachtete Parameter. Daher sollte der Projektmanager unter anderem alle Aspekte der Aufgabenfinanzierung überwachen:

• Arbeitskosten,
• Materialien,
• Software,
• Kauf oder Verwendung von Werkzeugen und Geräten,
• fachkundige Beratung,
• Reisen und Teilnahme an Branchenveranstaltungen.

Um die Ausgaben zu überwachen, ist es am einfachsten, eine Software zu verwenden, zum Beispiel Firmbee. Dann sind alle Abweichungen vom gesetzten Budget sofort sichtbar. Es lohnt sich jedoch nicht, auf eine einmalige Mehrausgabe zu viel Gewicht zu legen. Es ist besser, eine Fehlerspanne für Ziele oder Meilensteine ​​anzunehmen. Dann können Sie die höheren Kosten einer Aufgabe durch Einsparungen in einem anderen Bereich ausgleichen.

Agile Projektmanagementmethoden funktionieren besonders gut im flexiblen Budgetmanagement. Laut dem Pulse of Profession 2021-Bericht mit dem Titel „Beyond Agility“ halten sie bis zu 64 % der Projekte innerhalb des angenommenen Finanzierungsrahmens.

Terminplanung – Fristen einhalten

Der zweite Schlüsselbereich ist zu sehen, ob das Projekt den festgelegten Zeitrahmen einhält. Auch hier erweist sich die Software als praktisch, da Sie nicht nur den Fortschritt des Teams in Echtzeit überprüfen, sondern auch Berichte erstellen können. Es lohnt sich auch, bewährte Techniken des Zeitmanagements einzusetzen.

Denken Sie vor allem daran, die Beziehung und gegenseitige Abhängigkeit zwischen Aufgaben zu beobachten. Wenn es auf die Koordination ankommt, müssen Sie sicherstellen, dass die Frist eingehalten wird und die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

Leistungsniveau – Qualitätskontrolle

Die Kontrolle der Qualität der Aufgaben ist etwas schwieriger zu überwachen als das Budget und der Zeitplan für ihre Umsetzung. Denn hier ist es nicht nur schwierig, eine Standardisierung, sondern auch eindeutige Bewertungskriterien zu finden.

Bei der Planung, das Niveau der Aufgabenleistung zu überwachen, lohnt es sich, zwischen zwei Parametern zu unterscheiden, die in der Scrum-Methodik verwendet werden:

• Definition von done und
• Akzeptanzkriterium

Die Definition der Erledigung bezieht sich auf die Qualität der Ausführung einer Aufgabe, dh ob alle an sie gestellten technischen Anforderungen erfüllt wurden. Akzeptanzkriterien hingegen sind eine Liste von Erwartungen, die von Stakeholdern an sie gestellt werden.

Der Unterschied zwischen der Erfüllung der Fertigstellungsdefinition und der Erfüllung der Abnahmekriterien lässt sich am Beispiel eines im Bau befindlichen Hauses veranschaulichen. Die Definition der Fertigstellung ist erfüllt, wenn die Wände ausreichend ebenmäßig ausgemauert sind und die Investition vom Bauleiter abgenommen wurde. Das Haus entspricht jedoch möglicherweise nicht den Erwartungen des Bauherrn, der erwartet hatte, dass die Wände perfekt eben sind und die Farbe wie im Prospekt ist.

Steuerung – Parameterbereiche

Genauso wichtig wie die Überwachung bestimmter Parameter ist die Bestimmung ihrer Bandbreiten, also die Beantwortung der Frage: „Wie viel Abweichung von der Norm sollte Anlass zur Sorge geben?“

Aufgrund der Unterschiede in den Anforderungen von Organisationen und Stakeholdern sowie den individuellen Bedürfnissen jedes Projekts ist es schwierig, über Abweichungsempfehlungen zu sprechen. Doch egal ob 10 oder 25 Prozent, bei der Projektplanung ist es sinnvoll, konkrete Werte mit den Stakeholdern festzulegen, die nur in weiteren Meetings und hektischen Spontanaktionen enden.

Zusammenfassung

Die Überwachung eines Projekts hilft sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen. Wir haben die oben genannten Schlüsselbereiche besprochen: Budget, Zeitplan, Leistung und Parameterbereiche.

Es gibt kein einfaches Rezept für einen Parametersatz, der jedes Projekt optimal beschreibt. In den meisten Projekten ermöglicht jedoch die effiziente Extraktion dieser Grundlagen, dass Aufgaben termingerecht, innerhalb des Budgets und auf dem erforderlichen Niveau abgeschlossen werden.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
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5. Arten von Projekten
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7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
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10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
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13. Projektlebenszyklus
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16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
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18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
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20. Projektabwicklung
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32. Herausforderungen, denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team gegenüberstehen
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34. Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten?
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39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
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48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
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