Der visuelle Leitfaden zur Planung eines Projekts

Einige Projekte sind einfach zu verwalten, während andere viel Aufwand erfordern. In jedem Fall hilft Ihnen ein richtiger Projektplan dabei, sicherzustellen, dass er fehlerfrei abgeschlossen wird.

Wenn Sie einen klaren Überblick darüber haben, was alles passieren muss und wie Sie es innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigen werden, können Sie die Wahrscheinlichkeit eines Projektversagens minimieren – wenn nicht sogar ganz ausschließen.

In diesem Beitrag haben wir eine Liste von Projektplanungstechniken zusammengestellt, mit denen Sie einen soliden Projektplan erstellen und erfolgreich ausführen können. Wir betrachten verschiedene Bereiche der Projektplanung wie Planungsprozess, Ressourcenplanung, Wissensmanagement, Prozessabbildung, Entscheidungsfindung und Risikomanagement.

Planungsprozess

In der ersten Phase der Projektplanung müssen Sie Ziele festlegen, einen Projektplanentwurf erstellen und Ihren Budgetbedarf analysieren. Sie können die folgenden Projektplanungstechniken verwenden, um diese Aufgaben schnell abzuschließen.

SMARTe Ziele

SMART ist ein Kriterium für die Festlegung von Zielen und Zielsetzungen für Projekte. Laut SMART sollten Ihre Projektziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

SMARTe Zielkriterien

Sehen Sie sich unseren SMART-Leitfaden zur Optimierung Ihres Projektplanungsprozesses an, um zu erfahren, wie Sie die SMART-Kriterien bei der Projektplanung richtig anwenden.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem die Ergebnisse eines Projekts in einer hierarchischen Struktur visualisiert werden. Es hilft Projektmanagern, komplexe Projektaktivitäten in einfache und überschaubare Aufgaben zu unterteilen.

Wie man es benutzt

Schritt 1 : Der erste Schritt bei der Erstellung eines WBS besteht darin, den Umfang des Projekts zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie die Projektziele, Ergebnisse, Aufgaben, Fristen usw. identifizieren müssen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse. Diese Schlüsselleistungen sind diejenigen, die für den Erfolg des Projekts wesentlich sind, und sie sollten auf Ebene 2 Ihres Projektstrukturplans erscheinen.

Schritt 3: Identifizieren Sie Arbeitspakete oder die Projektergebnisse auf der untersten Ebene Ihres WBS. Versammeln Sie Ihr Projektteam und Ihre Stakeholder, um alle Arbeiten zu ermitteln, die zur Fertigstellung der wichtigsten Ergebnisse erforderlich sind.

Schritt 4: Erstellen Sie ein PSP-Wörterbuch, das die Definition und den Umfang der Elemente (Arbeitspakete) im Diagramm enthält.

Beispiel für einen Projektstrukturplan (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Aktionsprioritätsmatrix

Die Aktionsprioritätsmatrix ist ein Projektplanungstool, mit dem bestimmt wird, welche Aktivitäten priorisiert und welche vermieden werden sollten, um Ihre Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen. Es hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wie man es benutzt

In der Maßnahmenprioritätsmatrix sollte der Aufwand der Maßnahme auf der x-Achse und deren Wirkung auf der y-Achse markiert werden. Die Aktionsprioritätsmatrix schafft 4 Möglichkeiten;

1. Schnelle Erfolge/ Dringend – Dies sind die Aktivitäten, die eine große Wirkung haben und mit geringem Aufwand abgeschlossen werden können. Es ist besser, sich so weit wie möglich auf diese Art von Projekten zu konzentrieren.
2. Große Projekte/nicht dringend – das sind die Projekte/Aktivitäten, die eine große Wirkung haben und einen hohen Aufwand erfordern. Während Sie nicht zulassen sollten, dass diese Projekte die schnellen Erfolge überschatten, sollten Sie sie gut planen, bevor Sie sie ausführen.
3. Fill-Ins/Delegieren – das sind die Projekte mit niedriger Priorität, die eine geringe Auswirkung und einen geringen Aufwand haben. Sie können daran arbeiten, wenn Sie zwischen Quick Wins und Großprojekten Zeit haben. Oder Sie können sie an ein anderes Team delegieren.
4. Harte Plackereien/ Aufschieben oder Ignorieren – das sind die Aufgaben, die eine geringe Auswirkung haben, aber einen hohen Aufwand erfordern. Es wird empfohlen, sie nicht auszuführen, oder, wenn sie sich nicht vermeiden lassen, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen, der sie effizient erledigen kann

Aktionsprioritätsmatrix (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Kostenaufschlüsselungsstruktur

Der Kostenstrukturplan (basierend auf dem PSP) ist eine der Projektplanungstechniken, die verwendet wird, um Kosten verschiedenen Teilen eines Projekts (den Aktivitäten auf der untersten Ebene Ihres Projektstrukturplans) zuzuordnen. Es wird verwendet, um die tatsächlichen Kosten mit dem Budget zu vergleichen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Stellen Sie in Ihrem Projektstrukturplan sicher, dass alle Arbeitspakete eine voneinander getrennte und abgrenzbare Aufgabe darstellen. Und ordnen Sie jedem Arbeitspaket ein Start- und Enddatum zu.

Schritt 2: Weisen Sie jedem Arbeitspaket, das Sie identifiziert haben, einen bestimmten Budgetbetrag zu. Stellen Sie sicher, dass Sie auch dafür einen verantwortlichen Budgetverantwortlichen zugewiesen haben.

Schritt 3: Untersuchen Sie die Kosten und bestimmen Sie, wie viel Sie das Projekt auf jeder Ebene des Projektstrukturplans kosten wird.

Kostenstruktur (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilenstein-Trendanalyse ist eine Projektplanungstechnik zur Verfolgung von Meilensteinen in einem Projekt. Es hilft zu erkennen, ob die Arbeit im Zusammenhang mit einem Projektmeilenstein vor oder hinter dem Zeitplan liegt.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Beziehen Sie sich auf Ihren Projektplan und definieren Sie die Meilensteine ​​Ihres Projekts. Es ist besser, nicht viele Meilensteine ​​zu haben, damit es in Ihrem Meilenstein-Trendanalysediagramm nicht verwirrend aussieht.

Schritt 2: Im MTA-Diagramm stellt die Y-Achse die Projektzeitskala und die X-Achse die Berichtszeitskala dar. Sie können eine bestimmte Linie mit einer bestimmten Farbe oder einer bestimmten Markierungsform verwenden, um den Meilenstein im Diagramm zu symbolisieren. Fügen Sie die Meilensteine ​​am Ende jedes Berichtszeitraums zum Diagramm hinzu.

Schritt 3: Sehen Sie sich das MTA-Diagramm an, um Meilensteintrends in Ihrem Projekt zu identifizieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Meilenstein-Trendanalyse im Detail funktioniert.

Meilenstein-Trendanalyse (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Ressourcenplanung

Um Projekte effektiver durchzuführen, müssen Sie Ihre Ressourcen richtig zuweisen. In der Phase der Ressourcenplanung müssen Sie die Arten von Ressourcen notieren, die Sie für die Projektaufgaben benötigen, und die Dauer jeder Aufgabe bestimmen.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind ein Projektplanungstool und eine Technik, die zum Planen und Überwachen von Aufgaben verwendet wird. Sie können auch verwendet werden, um Kosten und Ausgaben in verschiedenen Phasen eines Projekts zu vermitteln.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Unterteilen Sie das Projekt in einzelne Aufgaben und weisen Sie diesen Zeilen im Gantt-Diagramm zu.

Schritt 2: Jede Aufgabe hat eine Zeitleiste und Sie können sie nach Bedarf farblich kennzeichnen. Über der Zeitachse befindet sich eine Fortschrittslinie, mit der Sie markieren können, wie viel Arbeit an der Aufgabe geleistet wurde.

Lesen Sie unseren Beitrag So verwenden Sie Gantt-Diagramme, um Projekte wie ein Boss zu planen, um mehr über die Verwendung von Gantt-Diagrammen bei der Planung von Projekten zu erfahren.

Gantt-Diagramm für übergeordneten Projektplan (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Weitere Gantt-Diagrammvorlagen

Organigramme

Organigramme sind Projektplanungstechniken, mit denen Sie das Projektteam – seine Rollen und Verantwortlichkeiten – visualisieren können. Mit ihm können Sie nicht nur die Hierarchie und die Berichtsstruktur hervorheben, sondern Sie können ihn tatsächlich verwenden, wenn Sie Aufgaben einzelnen Personen zuweisen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Untersuchen Sie die verfügbaren Ressourcen und ordnen Sie sie den Aufgaben zu.

Schritt 2: Verstehen Sie die Hierarchie/Berichtsstruktur des Projektteams.

Schritt 3: Mit einer Organigrammvorlage wie der folgenden können Sie jeder Person einen Platz im Diagramm zuweisen. Sie können die erforderlichen Informationen wie Rollen und Verantwortlichkeiten, Verfügbarkeit usw. im Organigramm hinzufügen. Daran orientiert können Sie jedem einzelnen relevante Aufgaben zuweisen.

Projektmanagement-Organigramm (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Weitere Organigramm-Vorlagen

Wissensmanagement

Bei der Arbeit an Projekten muss das Team auf verschiedene Ressourcen wie Tutorials, Besprechungsprotokolle, Prozessdokumente usw. zurückgreifen, um einige Bereiche seiner Arbeit zu erledigen. Wenn es einen einzigen Ort gibt – so etwas wie eine Datenbank – wo sie auf alle Informationen zugreifen können, würde das viel Zeit sparen.

Wissenslandkarten/Mindmaps

Mindmaps sind ein Werkzeug, das verwendet wird, um Informationen zu organisieren. Projektteams verwenden Mindmaps während Brainstorming-Sitzungen, um den freien Fluss von Ideen zu erfassen und sie auf leicht verständliche Weise zu strukturieren. Sie können auch als Wissenslandkarten verwendet werden, die notwendige Informationen speichern.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Sammeln Sie die Ressourcen, auf die sich das Team beziehen muss, und kategorisieren Sie sie. Beispiel: In einem Website-Erstellungsprojekt können Blogbeiträge, Videos und Infografiken zur Website-Planung als Website-Planungs-Tutorials kategorisiert werden.

Schritt 2: Mit Creately können Sie die relevanten Links hinzufügen. Klicken Sie einfach auf die Form, greifen Sie auf Eigenschaften zu und fügen Sie Ihren Link unter Link zu einer URL oder einem Diagramm hinzu

Schritt 3: Wenn Sie das Diagramm auf einer Webseite einbetten, veröffentlichen Sie es als interaktives Diagramm mit dem Creately Viewer.

Mindmap der Projektressourcen

Prozessabbildung

Wenn Sie Schritt für Schritt geklärt haben, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wird, wäre es für jeden – ob mit dem Prozess vertraut oder nicht – ein Leichtes, sie ohne Kampf fortzusetzen. Hier kommt die Abbildung Ihrer Prozesse ins Spiel.

Prozesskarten

Prozesslandkarten sind ein Werkzeug, mit dem die Schritte einer Arbeitstätigkeit und die dafür verantwortlichen Personen visualisiert werden.

Um zu erfahren, was Prozess-Maps sind, Prozess-Map-Symbole, Prozess-Map-Typen und wie man eine Prozess-Map zeichnet, lesen Sie unseren Easy Guide to Process Mapping.

Projektmanagement-Prozesslandkarte Vorlage (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

PERT-Diagramm

PERT steht für Project Evaluation Review Technique. Es hilft, Ihre Prozesse von Anfang bis Ende abzubilden.

Das PERT-Diagramm hilft Teams, „Engpässe“ in Projekten schnell zu identifizieren, die dann sofort angegangen werden können. Das hilft langfristig so viel Zeit zu sparen, anstatt auf Probleme zu warten.

In diesem ausführlichen Leitfaden zu PERT-Diagrammen haben wir behandelt, wie Sie diese Projektplanungstechnik verwenden und welche Vorteile Sie daraus ziehen können.

PERT-Diagramm für die Projektplanung (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

Weitere PERT-Diagrammvorlagen

Brainstorming/ Entscheidungsfindung

Brainstorming- und Entscheidungssitzungen nehmen während des Projektplanungsprozesses und während des gesamten Projekts in der Regel viel Zeit in Anspruch. Während Brainstorming notwendig ist, um auf kreative Ideen zu kommen, ist es eine unverzichtbare Technik, um Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen.

Affinitätsdiagramme

Affinitätsdiagramme werden verwendet, um eine große Menge von Ideen/Daten/Meinungen unter einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Kategorie basierend auf ihrer gegenseitigen Relevanz zu gruppieren. Es kann verwendet werden, um Ideen, die in einer Brainstorming-Sitzung generiert wurden, auf logische Weise anzuordnen.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Stellen Sie ein kompetentes Team für das Brainstorming zusammen

Schritt 2: Notieren Sie jede einzelne Idee/Meinung, die während der Sitzung geteilt wird

Schritt 3: Sortieren Sie die Ideen nach Ähnlichkeiten

Schritt 4: Gruppieren Sie sie und geben Sie jeder Gruppe einen Namen zur Identifizierung

Vorlage für Affinitätsdiagramme (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

PICK-Diagramm

PICK-Diagramm ist eine weitere Projektplanungstechnik, die Sie verwenden können, um Ideen nach einer Brainstorming-Sitzung zu organisieren. Es hilft Ihnen zu erkennen, welche Ideen einfach umzusetzen sind und welche sich auszahlen, oder mit anderen Worten, welche Ideen am nützlichsten sind.

Wie man es benutzt

Gemäß dem PICK-Diagramm können Sie Ihre Ideen als kennzeichnen

• Möglich: Das sind die Ideen, die einfach umzusetzen sind, sich aber wenig auszahlen
• Implementieren: Ideen in diesem Abschnitt des Diagramms sind einfach umzusetzen und haben eine hohe Auszahlung
• Herausforderung: Hier sind die Ideen schwieriger umzusetzen und die Auszahlung schwer zu bestimmen
• Töten: Diese Ideen sind schwieriger umzusetzen und haben eine geringe Auszahlung

Sobald Sie Ihre Brainstorming-Ideen auf der Matrix platziert haben, wird klarer, welche Idee Sie zuerst bearbeiten und welche vermeiden sollten.

Auswahldiagramm für die Projektplanung (Klicken Sie auf die Vorlage, um sie online zu bearbeiten)

Entscheidungsbaum

Wenn Ihnen mehrere Vorgehensweisen präsentiert werden, können Sie einen Entscheidungsbaum verwenden, um die unterschiedlichen Ergebnisse der Auswahl dieser Optionen zu analysieren.

Wie man es benutzt

Schritt 1: Identifizieren und definieren Sie die Entscheidung und platzieren Sie sie am Anfang des Diagramms

Schritt 2: Notieren Sie mögliche Lösungen auf den Linien, die mit der nächsten Formebene des Entscheidungsbaums verbunden sind.

Schritt 3: Tragen Sie das Ergebnis dieser Lösungen auf die Formen auf, die mit den Linien verbunden sind. Sie können ein Oval verwenden, um sichere Ergebnisse darzustellen. Und wenn ein Ergebnis zu einer neuen Entscheidung führt, platzieren Sie es auf einem Rechteck.

Schritt 4: Versammeln Sie Ihr Team von Entscheidungsträgern und überprüfen Sie die Analyse, um eine endgültige Entscheidung zu treffen

Vorlage für ein Entscheidungsbaumdiagramm (Klicken Sie auf das Diagramm, um es online zu bearbeiten)

Weitere Beispiele für Entscheidungsbäume

Risikomanagement

Risiken sind ein unvermeidbares Element in Projekten, und der beste Weg, die Auswirkungen, die sie auf Ihre Ziele haben könnten, zu minimieren, besteht darin, sich im Voraus darauf vorzubereiten. Indem Sie Risiken im Voraus identifizieren und analysieren, können Sie negative Ergebnisse vermeiden, die sich auf die Projektergebnisse auswirken können.

In unserer ultimativen Liste visueller Risikomanagementtechniken haben wir 11 effektive Risikomanagementtechniken behandelt, mit denen Sie Risiken identifizieren, bewerten und kontrollieren können.

Erweitern Sie die Liste der Projektplanungstechniken

Hier haben wir nützliche visuelle Techniken behandelt, die Sie als Projektplanungstechniken verwenden können. Sie sind nicht nur einfach zu bedienen, sondern auch effektiv, wenn es um Projektplanung, Entscheidungsfindung, Problemlösung, Wissensmanagement usw. geht.

Haben Sie weitere Projektplanungstechniken, die Sie der Liste hinzufügen könnten? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.