Ihr vollständiger Leitfaden zu Projektplanungstechniken

Die meisten Projektmanager wissen, dass die Erstellung des Projektplans nur der Anfang der Projektmanagementreise ist. All die sorgfältige Planung und Prognose zählt nicht viel, wenn es keinen konkreten Weg gibt, den Projektplan auszuführen. Und da die meisten Projekte so viele bewegliche Teile haben, kann die Erstellung eines Zeitplans, der umsetzbar ist und alle Realitäten des Projekts berücksichtigt, zum kritischsten Teil des Projektmanagementprozesses werden.

Was ist Projektplanung?

Ein Projektzeitplan ist die Zeitleiste Ihres Projekts, er besteht aus allen aufeinanderfolgenden Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteinen, die in einem bestimmten Zeitrahmen abgeschlossen werden müssen.

Das Erstellen eines Projektplans ist eine Möglichkeit, alle Aufgaben zu kommunizieren, die ausgeführt werden müssen, und gleichzeitig zu klären, welche Ressourcen in welchem ​​​​Zeitrahmen benötigt werden.

Eine effektive Projektplanung führt zum Erfolg eines Projekts, reduzierten Kosten und erhöhter Kundenzufriedenheit

Grob gesagt besteht die Projektplanung aus 3 Schritten

• Bestimmen Sie, was durchgeführt werden muss
• Bestimmen Sie , wer die Arbeit ausführen muss
• Bestimmen Sie, wie lange es dauern wird, die Arbeit auszuführen.

Erstellen des Projektzeitplans

Selbst große, komplexe Projekte müssen in kleinere, überschaubare Aufgaben mit klaren Zielen und Zeitplänen unterteilt werden. Um einen Projektzeitplan zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Plan-Schedule-Management: Dies umfasst alle Grundlagenarbeiten, die mit der Erstellung eines Zeitplans verbunden sind. Es besteht aus der Festlegung aller Richtlinien, Verfahren und Richtlinien, die Ihr Projekt regeln. Es identifiziert alle Beteiligten im Projektmanagementprozess, identifiziert, wer den Zeitplan genehmigen muss und wer die Befugnis hat, Änderungen daran vorzunehmen.

2. Projektaktivitäten definieren: Dies umfasst alle Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Dies beinhaltet die klare Angabe der Art jeder Aufgabe, der darunter liegenden Teilaufgaben und die Festlegung von Meilensteinen, um den Projektfortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen. Aktivitäten sollten messbar und leicht abzuschätzen sein und sich sowohl auf eine Projektleistung als auch auf budgetierte Kosten beziehen.

3. Abhängigkeiten bestimmen: Das Identifizieren von Abhängigkeiten beinhaltet das Auflisten aller Aktivitäten, die von anderen abhängig sind, um abgeschlossen zu werden. Dies hilft Ihnen, Ihren Zeitplan danach zu strukturieren, welche Aufgaben parallel und welche nacheinander erledigt werden müssen.

4. Aktivitäten sequenzieren: Nachdem Sie Abhängigkeiten identifiziert haben, können Sie damit beginnen, die Aktivitäten in einem Projekt zu sequenzieren. Dazu gehört nicht, jeder Aufgabe einen Zeitplan zuzuweisen, sondern einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen, in dem die Reihenfolge der Aufgaben festgelegt ist.

5. Ressourcen schätzen : Jede Aktivität in Ihrem Projekt erfordert Ressourcen. Dies kann in Form von Personal, Software, Arbeitsplatz und vielem mehr sein. Die Ressourcenschätzung stellt sicher, dass in jeder Phase des Projekts die optimale Menge an Ressourcen verfügbar ist, sodass es bei der Ausführung Ihres Projekts nicht zu Verzögerungen kommt.

6. Dauer festlegen: Die genaue Dokumentation der Dauer jeder Aktivität ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Projekt als Ganzes auf Kurs bleibt. Die Unterschätzung der Dauer einer Aufgabe kann sich auf den gesamten Zeitplan auswirken, während die Überschätzung der Dauer eines Projekts zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen führen kann.

7. Überwachung und Kontrolle : Dieser Prozess findet während der gesamten Projektdauer statt. Dazu gehört das Ausführen von Berichten und das Bewerten des Fortschritts eines Projekts anhand des Zeitplans, das Verwalten der Leistung und das Kommunizieren mit dem Team.

Techniken der Projektplanung

Die Projektplanung umfasst typischerweise verschiedene Techniken, einige der gebräuchlichsten Techniken sind:

Mathematische Methoden:

Diese Modelle berechnen das Start- und Enddatum verschiedener Aufgaben im Projekt basierend auf ihrem bekannten Umfang.

Kritischer Weg:

Die Methode des kritischen Pfads ist ein Modell, das die maximal und minimal erforderliche Zeit zum Abschluss eines Projekts identifiziert. Es hilft auch, alle kritischen Aufgaben zu identifizieren, die in einem Projekt erledigt werden müssen, damit es auf Kurs bleibt. Es identifiziert auch andere Aufgaben, bei denen die Lieferzeit den Zeitplan nicht beeinflusst. CPM wird implementiert, indem die Aufgaben aufgelistet werden, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind, und die Abhängigkeiten zwischen ihnen notiert werden.

Ein kritischer Pfad hilft, den Projektablauf zu visualisieren und seine Dauer zu berechnen, wenn alle Abhängigkeiten und Ergebnisse bekannt sind.

PERT-Diagramm:

Genau wie ein Critical-Path-Diagramm hilft auch ein PERT-Diagramm dabei, den Aufgabenablauf in einem Projekt zu visualisieren und einen Zeitplan basierend auf der angenommenen Dauer zu schätzen. Wie in CPM müssen Sie Aufgaben definieren und sie basierend auf Projektzeitplänen ordnen. Sie können dann ein Netzwerk erstellen, das verschiedene Zeitpläne Ihres Projekts schätzt, abhängig von verschiedenen Vertrauensniveaus, die erstellt werden sollen.

• Optimistischer Zeitplan
• Wahrscheinlichste Zeitlinie
• Pessimistischer Zeitplan

PERT-Diagramme verwenden eine gewichtete durchschnittliche Dauer, um mögliche Zeitachsen zu berechnen.

Komprimierung der Dauer

Dies sind Techniken zum Verkürzen eines Zeitplans. Sie werden verwendet, um den Zeitplan anzupassen, ohne den Umfang zu ändern.

Schnelles Verfolgen

Dies ist eine weitere Möglichkeit, einen kritischen Pfad zu verwenden. Es hilft Ihnen, Aufgaben zu finden, die gleichzeitig erledigt oder teilweise überlappt werden könnten, um die Projektabwicklung zu beschleunigen. Durch die Analyse des kritischen Pfads können Sie erkennen, welche Aufgaben beschleunigt werden können.

Absturz

Dies ist eine Technik, bei der zusätzliche Ressourcen hinzugezogen werden, um ein Projekt rechtzeitig abzuschließen. Dies kann in Einzelfällen verwendet werden, in denen ein Projekt über zusätzliche Ressourcen verfügt. Es kann auch auf Situationen angewendet werden, in denen das einfache Hinzufügen weiterer Ressourcen den Abschluss eines Projekts beschleunigen kann. Diese Technik erhöht die Kosten eines Projekts erheblich.

Aufgabenliste:

Dies ist die einfachste Technik der Projektplanung und beinhaltet die Erstellung einer Tabelle oder eines Dokuments aller möglichen Aufgaben, die an einem Projekt beteiligt sind.

Gantt-Diagramm

Es wird meistens von Projektmanagern verwendet, um eine Vorstellung von der durchschnittlichen Zeit zu bekommen, die zum Abschluss eines Projekts benötigt wird. Ein Projektplan-Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das die wichtigsten Aktivitäten der Reihe nach auf der linken Seite im Vergleich zur Zeit darstellt. Jede Aufgabe wird durch einen Balken dargestellt, der den Beginn und das Datum der Aktivität und damit ihre Dauer widerspiegelt.

Tipps zur Meisterung der Projektplanung

Input von Stakeholdern: Die Erstellung eines Projektzeitplans kann nicht isoliert erfolgen. Wenn Sie Ihr Team und andere Interessengruppen konsultieren, können Sie Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten genauer identifizieren, sodass Sie die Dauer mit realistischen Zeitplänen abschätzen können.

Bezug auf vergangene Projekte: Der Bezug auf frühere Projekte mit ähnlichem Umfang kann dabei helfen, einen umfassenderen Zeitplan mit realistischen Schätzungen und einer umfassenderen Aufgabenliste zu erstellen.

Risiken identifizieren: Durch proaktives Identifizieren und Dokumentieren aller Faktoren, die Ihr Projekt möglicherweise zum Scheitern bringen könnten, können Sie einen Risikomanagementplan erstellen, mit dem Risiken wirksam gemindert werden können, wenn sie auftreten, ohne den Projektplan drastisch zu beeinträchtigen.

Notieren Sie Planungsannahmen: Definieren Sie Ihre Argumentation für die Berechnung einer Schätzung klar. Ein großer Teil der Planung besteht darin, Vorhersagen zu treffen, dh Annahmen auf der Grundlage der aktuell verfügbaren Informationen zu treffen. Wenn Sie diese Annahmen auflisten, können Sie leichter erkennen, wie sich der gesamte Zeitplan ändern kann, wenn sich einige Ihrer Annahmen im Laufe der Zeit ändern.

Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen mit der Projektplanung

Techniken zur Projektplanung entwickeln sich ständig weiter. Haben Sie Erfahrung mit der Implementierung von Projektplanungstechniken, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Erzählen Sie uns von Ihren Erkenntnissen in den Kommentaren unten.