So erstellen Sie eine Projektstatusfolie [+ Vorlagen]
Veröffentlicht: 2022-11-17Eine Projektstatusfolie ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Projektpräsentation.
Unabhängig davon, ob Sie Meilensteine erreicht haben oder mit Hindernissen in Ihrem Projekt konfrontiert sind, hilft diese Folie dabei, klar zu kommunizieren, was die Beteiligten darüber wissen müssen.
Leider beginnt hier das Problem.
Das Erstellen einer Folie, die „klar kommuniziert“, ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Um die Sache noch schlimmer zu machen, werden Sie Fehler in Ihrer Folie machen, wenn Sie die Best Practices nicht kennen.
Zum Glück wird in diesem Beitrag erläutert, wie Sie Ihre Projektstatusfolie gestalten können, die dieses Ziel erreicht.
Abgesehen von der Diskussion von Fehlern, die Sie vermeiden sollten, enthält es Visme-Vorlagen, die Sie verwenden können, um schneller bessere Projektstatusfolien zu erstellen. Auf diese Weise bringen Sie Kunden mit Ihrem Projekt auf den neuesten Stand und setzen Erwartungen für Ihre bevorstehenden Bemühungen.
Aber bevor wir beginnen, lassen Sie uns die Grundlage dafür legen, was eine Projektstatusfolie ist und welche Vorteile sie hat.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Projektstatusfolie?
- 5 Möglichkeiten, eine Projektstatusfolie zu verwenden
- 10 ausgezeichnete Projektstatus-Folienvorlagen für Sie
- Zu vermeidende Fehler auf der Projektstatusfolie
Was ist eine Projektstatusfolie?
Eine Projektstatusfolie ist ein Bericht über Ihr Projekt. Es enthält wichtige Projektinformationen und erzählt die Geschichte Ihres Projekts – wie es entstanden ist, seine Vor- und Nachteile, Funktionen und mehr.
Abgesehen davon, dass Sie Kunden über das Projekt auf dem Laufenden halten, erklärt diese Folie den Beteiligten, warum Sie mit Ihrem Projektzeitplan in Verzug geraten oder Ihre Aufgaben nicht abgeschlossen haben.
Zum Beispiel gab es Faktoren außerhalb Ihrer Kontrolle, die Sie daran hinderten, das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Die Folie sollte diese Informationen mit Ihren Kunden teilen, damit sie die Situation verstehen.
Hier sind die Dinge, die Sie möglicherweise in Ihre Statusfolie aufnehmen möchten:
- Projekttitel und Einführung
- Eine zusammengefasste Version Ihres Projekts
- Projektfortschritt, Zeitplan und Entwicklungsphasen
- Meilensteine und bemerkenswerte Erfolge
- Probleme, Risiken und zukünftige Bedenken
Verwalten Sie Ihre Projekte mit Stil
- Erstellen Sie professionelle Markendokumente , von Projektzeitplänen bis hin zu Budgets
- Visualisieren Sie wichtige Projektmetriken mit ansprechenden Diagrammen und Infografiken
- Ermöglichen Sie Ihrem Team, im Handumdrehen zu kommentieren , zusammenzuarbeiten und vom Entwurf zum endgültigen Format zu wechseln
5 Möglichkeiten, eine Projektstatusfolie zu verwenden
Stellen Sie sich Ihre Projektstatusfolie als visuelle Darstellung Ihres Projekts vor.
Indem Sie Ihre Präsentation richtig gestalten, wird Ihr Publikum alles verstehen, was es über das Projekt wissen muss, und sich darum kümmern, worum es geht.
Um sie ordnungsgemäß über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten, finden Sie im Folgenden die Möglichkeiten, wie Sie eine Projektstatusfolie verwenden können:
1. Verbesserung der Projektplanung
Zeigen Sie grundsätzlich, wie Sie das Projekt entwickeln können. Schließlich führt eine verbesserte Planung zu einer verbesserten Leistung.
Mit dieser Folie haben Sie viele Möglichkeiten, Ihr Produkt für die Zukunft zu planen. Eine davon ist, Ihren Fortschritt anhand von Key Performance Indicators (KPIs) zu messen.
Stellen Sie bei der Auswahl von KPI-Beispielen sicher, dass Sie diejenigen auswählen, die auf Ihr Projekt zugeschnitten sind. Angenommen, Sie müssen ein Projekt innerhalb eines Zeitrahmens abschließen. Beispiele für KPIs, die Sie verwenden können, sind der Projektzeitplan und aktuelle Entwicklungsphasen sowie die geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung.
Das Erstellen einer realistischen Roadmap ist eine weitere Möglichkeit, die Produktplanung zu verbessern. Beschreiben Sie einen schrittweisen Prozess, der Ihre Ziele anerkennt. Passen Sie dann Ihre Folie an, um sich auf ein größeres Bild oder ein langfristiges Ziel zu konzentrieren.
Schließlich enthält es Entwicklungen in Ihrer Folie, die sich auf den Fortschritt Ihres Projekts auswirken könnten. Wenn Sie beispielsweise das Projekt später als das erwartete Datum abschließen werden, müssen Sie Faktoren auflisten, die Ihr vorgeschlagenes Fertigstellungsdatum rechtfertigen.
Dasselbe gilt, wenn Sie denken, dass Sie es früher beenden können. Indem Sie die Extrameile unternehmen, um das Projekt vorzeitig abzuschließen, beeindrucken Sie Ihre Kunden und bauen eine bessere Beziehung zu ihnen auf.
2. Effektive Kommunikation fördern
Ein Projekt wird möglicherweise nicht abgeschlossen, wenn ein Team nicht gut kommunizieren kann. Schlechte Kommunikation führt zu Funktionsstörungen, geringer Produktivität und mehr Nebenwirkungen.
Projektstatusfolien sorgen für eine konstante und konsistente Kommunikation, indem sie einen optimierten Arbeitsablauf einrichten. Es wird dazu beitragen, Missverständnisse zu beseitigen, Konflikte zu reduzieren und eine effektive Kommunikation zu fördern.
Nehmen Sie zunächst Kommentare oder Fragen an und schaffen Sie offene Dialoge während Projektpräsentationen. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Wenn ein Teammitglied eine Idee teilen möchte, laden Sie die anderen Mitglieder ein, zuzuhören.
Ein weiterer Schlüssel zu effektiver Kommunikation ist die Verbesserung der Datenzugänglichkeit. Mit Visme können Sie Ihre Daten zentralisieren, um sie mithilfe der Kollaborationsfunktionen für jedes Mitglied zugänglich zu machen.
Außerdem hilft die Verwendung der dynamischen Felder von Visme dabei, Stakeholder, die mit Ihnen zusammengearbeitet haben, über den Projektstatus zu informieren. Auf diese Weise können Sie Personen Anerkennung zollen, die sich an der Erstellung des Berichts beteiligt haben.
3. Markieren Sie Projektfunktionen
Fesseln Sie das Publikum, indem Sie die Elemente beschreiben, die Ihr Projekt einzigartig machen. Lassen Sie sie wissen, wie Sie sich von der Konkurrenz unterscheiden.
Zunächst müssen Sie sich auf die Vorteile Ihres Projekts konzentrieren, indem Sie die Vorteile hervorheben. Die Idee ist, sie davon zu überzeugen, wie Ihr Projekt ihr Leben verbessern kann.
Verwenden Sie außerdem in Ihrer Folienpräsentation immer eine aussagekräftige und beschreibende Sprache.
Beschreiben Sie Ihr Projekt mit genauen Begriffen. Ein guter Ansatz besteht darin, sich in die Lage Ihres Publikums zu versetzen und eine Sprache zu verwenden, die es versteht.
Wenn Sie keine Zeit haben, den Projektstatus ausführlich darzustellen, weisen Sie das Publikum auf besonders relevante Ressourcen hin. Dies können Artikel über ein ähnliches Projekt und Videos mit Brancheneinblicken sein.
Von hier aus kann Ihr Publikum auch nach dem Bericht weiterlesen.
4. Legen Sie das Budget vor
Finanzdaten mögen für ihren wenig unterhaltsamen Aspekt bekannt sein. Ihre Präsentation kann jedoch so viel unterhaltsamer und informativer sein, wenn Sie Data Storytelling beherrschen.
Hier sind Tipps, wie Sie eine Projektstatusfolie zur Präsentation Ihres Budgets verwenden können:
Teilen Sie dem Publikum dazu jedes finanzielle Detail mit und laden Sie es ein, Fragen zu stellen. Bereiten Sie sich dann darauf vor, alles, was sie Ihnen entgegenwerfen, buchstabengetreu zu beantworten.
Lassen Sie bei der Berichterstattung über die Budgetbewertung nicht nur die Zahlen für sich sprechen. Erhöhen Sie stattdessen ihre visuelle Attraktivität, indem Sie sie mit den Datenvisualisierungstools von Visme in Diagramme, Grafiken, Karten und Widgets umwandeln.
Sie können sogar Symbole und Archivfotos hinzufügen, um Ihrer Projektstatusfolie ein professionelleres Aussehen zu verleihen.
Aus den gesammelten Daten können Sie einen umsetzbaren Plan erstellen, der darauf ausgelegt ist, das Budget einzuhalten. Machen Sie dasselbe für mögliche Haushaltsdefizite. Zeigen Sie ihnen vorbeugende Maßnahmen auf. Und wenn Ihnen das Budget ausgeht, teilen Sie uns einen Lösungsvorschlag mit.
5. Kontrollrisiken
Die meisten Projekte sind mit Risiken verbunden. Und obwohl Sie nicht verhindern können, dass sie einen reibungslosen Projektbetrieb gefährden, können Sie sie in den Griff bekommen.
Definieren Sie zunächst die Risiken, indem Sie alle Gefahren und riskanten Situationen offenlegen. Helfen Sie dem Publikum, die Vereinbarung zu verstehen, die es eingeht, wenn es sich entscheidet, in Ihr Projekt zu investieren.
Geben Sie als Nächstes eine umfassende Risikobewertung an. Erläutern Sie, wie bedrohlich die Risiken sind. Geben Sie Einzelheiten zu den nachteiligen Auswirkungen der Risiken auf das Projekt an.
Stellen Sie abschließend ein hypothetisches risikofreies Szenario vor, in dem Sie die Risiken gemindert und eliminiert haben. Es erhöht ihr Vertrauen in Ihre Fähigkeit, Risiken zu kontrollieren.
10 ausgezeichnete Projektstatus-Folienvorlagen für Sie
Um Ihnen bei der Erstellung der idealen Projektstatusfolie zu helfen, können Sie gerne eine der folgenden Visme-Vorlagen verwenden. Melden Sie sich einfach für ein Konto an und wählen Sie die Vorlage aus, die Ihr Projekt am besten erfasst. Bearbeiten Sie von hier aus die Details und gestalten Sie die Folie passend zu Ihrer Marke.
Denken Sie nach der Erstellung daran, das Analyse-Dashboard anzuzeigen. Sehen Sie, wer Ihre Präsentation angesehen hat, bewerten Sie die Leistung Ihrer Statusfolie, identifizieren Sie Interessenten und vieles mehr.
Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Vorlagen, die Sie ganz einfach anpassen können.
1. Präsentationsvorlage für den Projektstatusbericht
Diese Vorlage ist ideal für Minimalisten. Sie können es verwenden, um eine einfache Präsentation der abgeschlossenen Projektaufgaben zu zeigen – oder derjenigen, die noch in Arbeit sind.
Und da es vollständig anpassbar ist, können Sie es verwenden, wie Sie möchten. Sie können Designelemente wie Schriftart und Farbe ganz einfach an Ihr Branding anpassen. Sie können auch Bilder hinzufügen und Daten in Diagramme und Grafiken umwandeln, damit Kunden die Informationen schneller verarbeiten können.
2. Präsentationsvorlage zur Aktualisierung des Technologieprojektstatus
Die Präsentation eines Statusupdates für ein Technologieprojekt kann eine Herausforderung darstellen. Sie müssen Ihren Bericht in verdauliche Stücke aufteilen. Glücklicherweise kann Ihnen diese Vorlage dabei helfen, leicht verständliche und detaillierte Informationen zu Ihrem Technologieprojekt zu präsentieren.
3. Infografik-Vorlage für das UX/UI-Designprojekt des E-Commerce-Shops
Mit dieser Infografik-Vorlage können Sie den Fortschritt Ihres Teams in verschiedenen Phasen des Projekts visuell kommunizieren. Das Prozent-Widget zeigt auch, wie viel Arbeit jede Phase erfordert. Ersetzen Sie einfach das Branding und den Text in dieser Vorlage und Sie können dies in wenigen Minuten an Ihre Kunden senden!
4. Projektmanagement-Tool – Vorlage für Schulungshandbücher
Mit dieser vollständig anpassbaren Vorlage können neue Trainingsregeln nahtlos präsentiert werden. Sie können neue Regeln einzeln (oder schrittweise) einführen. Wenn Sie das Training gut durchführen, können Sie Ihre Botschaft in kürzerer Zeit effektiv vermitteln!
5. Finanzen – Projektplanvorlage
Diese Vorlage kann Ihnen dabei helfen, Ihren Finanzplan mit einem sauberen und strukturierten Ansatz zu erstellen. Da es eine einfache Farbauswahl bietet, lenkt es das Publikum nicht ab. Infolgedessen hilft es ihnen, die Botschaft Ihres Vorschlags aufzunehmen.
6. Vorlage für den Statusbericht des Unternehmensprojekts
Diese umfassende 11-seitige Vorlage deckt alles ab, was Kunden über die Vorlage wissen möchten. Es bespricht Projektziele, Umfang, KPIs und Meilensteine, um Erfolge mit Stakeholdern zu teilen. Es teilt auch potenzielle Hindernisse und anstehende Aufgaben mit, um Kunden dabei zu helfen, ihre Erwartungen für die Zukunft zu mildern.
7. Vorlage für den Statusbericht des Website-Projektmanagements
Diese Vorlage enthält Seiten, auf denen Sie den Status Ihres Website-Entwicklungsprojekts auflisten können. Sie können eine Liste Ihrer aktuellen Aufgaben, bevorstehenden Prioritäten und Teamfortschritte teilen.
8. Vorlage für Statusberichte zum Bauprojektmanagement
Wenn Sie in der Baubranche tätig sind, ist diese übersichtliche Vorlage genau das Richtige für Sie. Es enthält Details zu Bau-KPIs und -fortschritten sowie zu gesetzlichen Anforderungen, anstehenden Entscheidungen und mehr. Es sind Platzhalter-Fotobilder enthalten, die Sie für Ihre Präsentation verwenden können. Aber Sie können stattdessen Ihre eigenen Fotos hochladen, um eine personalisiertere Folie für Ihre Kunden zu erhalten.
9. Statusbericht des Landing-Page-Projekts
Die Vorlage eignet sich ideal zum Überwachen der Leistung Ihrer Zielseite. Es hilft zunächst dabei, seine Ziele zu identifizieren, z. B. das Aktualisieren von Webtexten, das Hinzufügen von Social Proof und andere. Von hier aus können Sie den Projektstatus, Meilensteine, KPIs und andere bestimmen. Die Vorlage hat ein sehr minimalistisches Design, aber Sie können ihr Aussehen mit der Designfunktion von Visme anpassen.
10. Wöchentlicher Projektstatusbericht
Diese Vorlage verfügt über eine elegante Farbkombination, gut lesbare Schriftarten und ein Designlayout mit viel Weißraum. Es ist großartig für alle, die dem höheren Management einen attraktiven Bericht präsentieren möchten.
Zu vermeidende Fehler auf der Projektstatusfolie
Fehler auf Ihrer Projektstatusfolie zu machen, kann zu schrecklichen Konsequenzen führen. Sie könnten Ihr Publikum und seinen Respekt für Ihre Marke verlieren.
Nachfolgend finden Sie häufige Fehler bei Projektstatusfolien und Möglichkeiten, wie Sie diese beheben können.
Fehler Nr. 1 – Erstellen einer schwer zu navigierenden Folie
Wenn Sie das Publikum nicht durch Ihre Präsentation führen, kann es das Interesse an Ihrem Vorschlag verlieren. Wenn diese Personen eine Projektstatusfolie nicht ohne Weiteres verstehen können, werden sie Ihr Angebot möglicherweise ablehnen.
Eine Möglichkeit, diesen Fehler zu beheben, besteht darin, die richtige Schriftgröße, Schriftart, Farbe und den richtigen Kontrast zu ermitteln. Wählen Sie einen gut lesbaren Schriftstil.
Stellen Sie dann einen hohen Kontrast zwischen Hintergrund und Text her.
Sie können Ihre Präsentation ganz einfach mit den zahlreichen Designoptionen von Visme anpassen.
Um die Navigation und das Verständnis Ihrer Projektstatusfolie zu vereinfachen, teilen Sie Texte in Abschnitte auf. Verwenden Sie auch kurze Sätze, nummerierte Listen und Aufzählungszeichen.
Verwenden Sie außerdem informative und beschreibende Titel für jeden Abschnitt. Abgesehen von Schlüsselwörtern sollten Sie Ihre Titel hervorheben, um die Aufmerksamkeit derjenigen zu erregen, die die Informationen überfliegen.
Fehler Nr. 2 – Nicht nach einem Prozess
Das erste Mal eine Projektfolie zu erstellen, kann überwältigend sein. Es kann auch verlockend sein, abtrünnig zu werden, die Verwendung von Vorlagen zu ignorieren und keinen Prozess zu erstellen und zu befolgen.
Eine einfache Lösung für dieses Problem besteht darin, die Projektstatusfolie und das, was Sie darin besprechen werden, zu beschreiben. So können Sie Ihren Zuhörern eine Vorstellung davon geben, was sie erwartet.
Ein Teil der Beschreibung sollte auch darin bestehen, das Ziel Ihres Projekts zu verdeutlichen. Teilen Sie mit, was das Projekt erreichen soll. Planen Sie auch Zeit ein, um Fragen und Bedenken zu erörtern.
Wenn Sie Ihren Bericht zusammenfassen, fassen Sie ihn kurz, indem Sie nur die wichtigsten Teile hervorheben. Das fördert das Gedächtnis des Publikums und ermöglicht es ihm, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren.
Fehler Nr. 3 – Irrelevante und falsche Informationen präsentieren
Gehen Sie jede Folie durch und sehen Sie die Dinge aus der Perspektive Ihres Publikums. Wenn die Informationen verständlich sind, ist es eine gute Nachricht. Wenn nicht, muss Ihr Statusbericht überarbeitet werden.
Sie können damit beginnen, jedes Detail auf Ihrer Folie zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie aktuelle Informationen enthält. Wenn nicht, ersetzen oder aktualisieren Sie es.
Heben Sie als Nächstes Ihre Marke in Ihrer Präsentation hervor. Richten Sie Ihre Marke mit Projektstatusfolien aus, damit Ihr Publikum Ihre erstklassige Präsentation mit Ihrer hochwertigen Marke in Verbindung bringt.
Mit dem Markenassistenten von Visme können Sie Ihre Assets wie Logo, Schriftart und Farbschemata nahtlos in jedes Projekt integrieren.
Ebenso hilft die Verwendung effektiver Farbkombinationen, die mit Ihrer Marke korrelieren, ein Thema für Ihre Präsentation festzulegen.
Erwähnen Sie abschließend auf Ihrer Statusfolie deutlich, wie lange es dauert, bis ein Projekt abgeschlossen ist. Dazu müssen Sie vereinfachte Daten in Ihrer Zeitleiste darstellen, indem Sie sich auf die Dauer jeder Aufgabe konzentrieren und warum sie so viel Zeit in Anspruch nehmen wird.
Fehler Nr. 4 – Uneinheitliche Verwendung von Farben
In Bezug auf den vorherigen Punkt bestimmt die Art und Weise, wie Sie Farbe in Ihren Folien verwenden, wie effektiv Sie eine Botschaft an ein Publikum übermitteln.
Eine uneinheitliche Verwendung von Farben kann die Orientierung verwirren und verhindern, dass die Beteiligten Ihre Präsentation verstehen.
Sie können damit beginnen, diesen Fehler zu beheben, indem Sie Farbe entsprechend den damit verbundenen Gefühlen und Emotionen verwenden. Rot ist beispielsweise gleichbedeutend mit Warnungen und Risiken. Wenn Sie der Farbe also eine andere Bedeutung beimessen, wird Ihr Publikum verwirrt.
Sie können das gleiche Farbkonzept verwenden, um Ihren Projektstatus zu bestimmen. „Grün“ bedeutet beispielsweise, dass die Aufgabe aktiv ist und rechtzeitig abgeschlossen werden kann. Wenn eine Aufgabe aktiv ist, aber eine genaue Überwachung erfordert, verwenden Sie „amber“. Schließlich zeigt „rot“ an, dass die Aufgabe aktiv ist, aber einer größeren Korrektur bedarf.
Gleichzeitig machen Farben allein Ihren Bericht nicht aus, auch wenn sie als wichtige visuelle Hinweise dienen.
Verstehen Sie, dass manche Menschen eine eingeschränkte Farbwahrnehmung haben, insbesondere solche mit Farbsehschwäche. Wenn sie eine Farbe in Ihrem Pitch nicht wahrnehmen können, verstehen sie Ihren Bericht möglicherweise nicht.
Fehler Nr. 5 – Unaufregende Daten anzeigen
Die Aufmerksamkeitsspanne nimmt ab. Niemand achtet gerne auf halbgare Pitches und solche, die gewöhnliche Daten enthalten.
Organisieren Sie die Daten in Ihrer Folie, um Ihre Berichte ansprechender zu gestalten. Halten Sie sie sauber und ordentlich. Vermeiden Sie es auch, das Publikum mit Informationen zu überladen.
Auch die Einbindung interaktiver Elemente wie 3D-Animationen macht Ihren Pitch spannender. Sie können sogar ein von Ihnen erstelltes Video einbetten, um Ihr Publikum noch mehr zu begeistern.
Erhöhen Sie die Interaktivität Ihrer Präsentation noch mehr, indem Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen und Spiele erstellen. Die Idee ist, das Publikum einzubeziehen, um Ihre Präsentation hervorzuheben und unvergesslich zu machen.
Erstellen Sie beeindruckende Projektstatusfolien mit Visme
Das Erstellen einer Projektstatusfolie erfordert ein klares Verständnis dafür, was Kunden sehen müssen und was Sie mit ihnen teilen möchten. Von hier aus sollten Sie in der Lage sein, den Projektstatus klar zu kommunizieren.
Dadurch sieht Ihr Unternehmen in den Augen der Kunden besser aus. Gleichzeitig geben Ihnen die Kunden gerne die Zügel, um dieses Projekt bis zum Ende zu führen.
Sind Sie also bereit für eine brillante Projektstatusfolie, ohne bei Null anfangen zu müssen?
Verwenden Sie dann Visme und beziehen Sie sich auf die Folienvorlagen für den Projektstatus oben. Sie können auch aus unseren kostenlosen Grafikdesign-Vorlagen wählen, professionelle Projektstatusfolien erstellen und mehr über dieses Thema erfahren.