10+ Gründe, warum Ihr kleines Unternehmen papierlos wird

In der heutigen größtenteils digitalen Welt stellen mehrere Unternehmen aus verschiedenen Gründen auf papierlose Büros um. Gleichzeitig gibt es einige Nachteile, wenn Sie papierlos arbeiten, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie den Wechsel erstellen.

Wägen Sie die Vor- und Nachteile des Verzichts auf Papier ab, damit Sie überprüfen können, ob dies der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.

Welche Art von Geschäft betreibt man?

Die erste Frage, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden, ob Sie papierlos arbeiten oder nicht, ist die Art Ihres Geschäfts. Es gibt einige Branchen (z. B. Buchhaltung oder Versicherungen), die von der Reduzierung oder Abschaffung von Papieraufzeichnungen enorm profitieren würden.

Beispielsweise hat das Gesundheitswesen begonnen, die Vorteile einer weit verbreiteten Implementierung von Technologien zur Verwaltung von Gesundheitsinformationen wie elektronischen Patientenakten zu prüfen, da sie es den Anbietern ermöglichen, die vollständige Krankengeschichte eines Patienten einfach zu überprüfen und bei Bedarf mit alternativen Gesundheitseinrichtungen zu teilen.

Wenn Sie jedoch ein angeschlossenes E-Commerce-Geschäft betreiben und Rechnungen in Ihre Sendungen integrieren möchten, ist es möglicherweise nicht so bequem oder realistisch, papierlos zu arbeiten.

Papierlos werden Hilft der Atmosphäre

Einer der Hauptgründe, warum zahlreiche Unternehmen auf papierlose Abläufe umsteigen, ist natürlich das Eigentum. Es ist eine weitaus umweltfreundlichere Möglichkeit als schlechtes Papier, da Papier 25 % des Abfalls ausmacht, der auf Mülldeponien gefunden wird, und die Emissionen von ziemlich vielen Treibhausgasen verursacht.

Da wir dazu neigen, uns in Richtung einer Art Kreislaufwirtschaft zu Eigentumsänderungen zu bewegen, werden diese Änderungen ein enormer Segen für die Atmosphäre sein.

Papier ist nicht die einzige Umweltgefahr, die durch das Drucken verursacht wird. Die Tinte selbst enthält Chemikalien und bedeutende Metalle, die ein Risiko für die Atmosphäre darstellen, wenn sie während eines Tieflandes unterbrechen und in den Boden gelangen. Die Herstellung von Tinte erfordert gleichzeitig den Einsatz fossiler Brennstoffe, die die Atmosphäre belasten.

Auch die Nutzung ist nicht zu 100 Prozent sauber. Die Verwendung erfordert Energie und Kraftstoff, um das Papier für die Verwendung zu verwenden. Nicht alles Papier wird recycelt, daher können sich einige in einem Tiefland trotzdem wiederfinden.

Günstig und bequem

Abgesehen davon, dass es umweltfreundlich ist, ist es auf lange Sicht sinnvoll und bequem, papierlos zu arbeiten. Anfangs ist es eine langsame und frustrierende Methode, Substitutionen zu erstellen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen digital verfügbar sind, aber mit der Zeit wird es bequemer.

Dies kann sehr wahr sein, wenn Sie wie der 80. der Führungskräfte sind, die dabei sind, Geschäfte international zu beschaffen oder zu erweitern.

Stellen Sie sich vor, all diesen Papierkram zu verwalten und zu organisieren! oder überlegen Sie vielleicht, wie viel Geld Sie sparen, wenn Sie Dokumente nicht hin und her schicken müssen. Jedes Unternehmen, das versucht, im Jahr 2018 die Preise zu senken und die Potenz zu steigern, sollte erwägen, die Umstellung vorzunehmen.

Papierlos zu werden bedeutet, dass zusätzliche Aufgaben automatisch erledigt, Informationen gespeichert und Aktualisierungen schnell erstellt werden.

Sicherheitsrisiken, Brandrisiken

Natürlich hat Exzisionspapier nicht seine Nachteile. Cyberangriffe und Wissenslücken nehmen zu, und es wird schwierig sein, Hackern einen Schritt voraus zu sein. Die meisten Berater sind sich einig, dass es nicht möglich ist, alle Sicherheitsverletzungen zu stoppen, was die einfachsten Unternehmen tun werden, ist, Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden und eine Kontrolleinrichtung nur für den Fall einer Wissensverletzung einzurichten.

Wenn das Wissen der Kunden kompromittiert wird, verlieren sie während eines Geschäfts schnell die Religion. Oder schlimmer noch, die Informationen werden möglicherweise vollständig gelöscht, wodurch der traditionelle Betrieb unterbrochen wird.

Die meisten Amerikaner sind Opfer von Cyber-Angriffen auf große Organisationen, Golfschläger-MasterCard-Informationen und sogar Sozialversicherungsnummern in Gefahr.

Obwohl die Wahrscheinlichkeit des Verlusts von physischem Wissen weit geringer ist als bei digitalem Wissen, können physische Dokumente durch Diebstahl, Feuer oder andere Schäden gefährdet sein.

Gründe, warum Sie papierlos werden

1) Online-Banking

Durch die Einrichtung eines Online-Girokontos können Sie Papier in Ihrem Unternehmen reduzieren, Zeit sparen und die Verwaltung von Bargeld bequemer gestalten. Das meiste Online-Banking ist mobilfreundlich, sodass Sie Transaktionen in Ihrer Freizeit erstellen können.

Online-Banking gibt Ihnen die Freiheit, Rechnungen zu bezahlen, Geld zu überweisen und über Kontostände nachzudenken, ohne die Einschränkungen eines physischen Standorts. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Konten, und es gibt keine langen Schlangen oder Formulare, die Sie von Hand ausfüllen müssen. einfach ein paar einfache Klicks, und Sie sind fertig.

Die Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen erleichtert die Organisation von Geschäftsvorgängen und die Steuererklärung. Eröffnen Sie ein separates Girokonto für geschäftliche Zwecke – und nutzen Sie das Konto nur für geschäftliche Transaktionen.

2) Bücher mit Paket aufbewahren.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie wahrscheinlich kein Team von Einzelpersonen, die Ihre Bücher führen. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Verwaltung von Aufzeichnungen eine enorme Belastung für Ihre Schultern sein sollte. Verwenden Sie ein Online-Buchhaltungspaket, um Buchhaltungsprozesse zu konturieren und Papier einzusparen.

Die Verfolgung von Bargeld per Hand wird Ihrem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen, als Sie vielleicht erkennen. es langsam ist effektiv. Wenn Sie jede Woche Stunden für die Aufzeichnung von Einträgen bezahlen, sind Sie ein Überfall, der für die Generierung von Einnahmen aufgewendet werden würde.

Die Kosten für die Erstellung und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in Papierform belasten gleichzeitig Ihren Geldbeutel. Und schriftliche Aufzeichnungen sind zusätzlich fehleranfällig. Fehler bieten einem Mitarbeiter ein ungenaues Bild Ihrer Finanzen und können zu ungesunden Geschäftsentscheidungen führen. Falsche Steuererklärungen machen Sie während der gesamten Steuersaison anfällig für behördliche Strafen und Gebühren.

Vermeiden Sie Zusatzkosten mit einem papierlosen Buchhaltungsprogramm. Dieses Paket ist schnell und berechnet Zahlen für Sie. info wird in der Cloud aufbewahrt, sodass Sie von jedem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist, darauf zugreifen können.

3) Verwenden Sie Tools für die digitale Zusammenarbeit

Kommunikation ist eine sehr wichtige Seite einer leistungsstarken Belegschaft. Sobald die Mitarbeiter den ganzen Arbeitstag über zusammenarbeiten, läuft Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschinerie. Verwenden Sie Tools für die digitale Zusammenarbeit, um Gespräche am Laufen zu halten, ohne Papier zu verschwenden.

Viele Online-Tools ermöglichen es Ihnen, Dokumente, Ordner und Comes zu teilen. Sie können Aufgabenverwaltungs- und Video-Chat-Anwendungen gemeinsam nutzen. Anstatt Papierakten auszutauschen, lassen Sie die Mitarbeiter in der Cloud zusammenarbeiten.

4) Digitale Kopien scannen

Es steht außer Frage, dass Sie Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen führen möchten. Buchungen, Verträge, Rechnungen – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Die Reduzierung der Menge an mühsamen Kopien, die Sie speichern, ist eine Technik, um Dokumente in Schach zu halten.

Scannen Sie digitale Kopien, um den Missbrauch von Papier innerhalb des geografischen Punkts zu reduzieren. Sie können Dokumente in ein Produkt importieren oder als Dateien auf Ihrem PC speichern. erwägen, Geschäftsdokumente in der Cloud zu speichern. So gehen keine Formulare verloren, wenn Ihr PC abstürzt.

5) Zugriff auf alles an Ihren Fingerspitzen haben

„Wann ist meine Rechnung fällig?“ Ihr Kunde fragt. Wenn Sie durch Schuhkartons voller zerknüllter Dokumente gehen möchten, um nach der Lösung zu suchen, wäre es an der Zeit, ein papierloses Dateisystem zu verwenden.

Mit papierlosen Geschäftssystemen müssen Sie sich nicht durch Berge von Arbeit quälen, um Dokumente zu suchen. Wenn Sie ein Cloud-basiertes Dateisystem verwenden, können Sie von jedem Gerät mit einer Online-Verbindung auf Wissen zugreifen. Wenn Sie beispielsweise ein Online-Buchhaltungspaket verwenden, können Sie Ihre Bücher jederzeit und von jedem beliebigen Ort aus aktualisieren.

Papierlose Systeme erstellen Kundeninformationen schneller und zugänglicher. Und Sie können maßgeschneiderte E-Mail-Kampagnen an Kunden senden, anstatt Werbeaktionen per Post zu versenden.

Wenn Sie online Bankgeschäfte tätigen, sind Sie nicht durch Banköffnungszeiten eingeschränkt. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Konten, sodass Sie jederzeit Kontostände einsehen und Rechnungen bezahlen können. Dies spart Ihnen gleichzeitig Zeit, da Sie nicht jedes Mal eine Entscheidung treffen müssen, wenn Sie Gelder überprüfen möchten.

6) Transferinformationen Unter den Mitarbeitern.

Der Austausch von Informationen unter Ihren Mitarbeitern kann ein Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Unternehmen sein. Sobald jedoch alles auf Notizkarten gekritzelt ist, wird die Übertragung von Informationen mühsam.

Die Verwendung digitaler Collaboration-Tools reduziert nicht nur den Papieraufwand am Arbeitsplatz, sondern erleichtert auch den Informationsaustausch und den Informationsfluss. dies könnte die Zusammenarbeit verbessern, Innovationen fördern und Hinweisschildern vorbeugen.

Online-Tools ermöglichen es Mitarbeitern, Dokumente, Ordner und damit verbundene Misshandlungen in einem kostengünstigen System gemeinsam zu nutzen. Mitarbeiter werden in der Cloud zusammenarbeiten, anstatt sich darauf zu freuen, dass Kollegen ihnen Papierakten übergeben.

7) Kundenzahlungen schneller erhalten

Wenn Sie Kunden Kredit gewähren, wollen Sie gezwungen sein, ihnen zu dem einen oder anderen Zweck eine Rechnung zu stellen. Anstelle von verursachungsgerechten Papierrechnungen können Sie auf elektronische Rechnungen umsteigen und so bares Geld für Papier, Umschläge und Porto sparen. Abgesehen von den Preisersparnissen von Angeboten besteht auch die Aussicht, dass Sie die Zahlung beschleunigen können.

Wenn Sie eine Mitarbeiter-E-Mail-Rechnung senden , kann Ihr Kunde sie wahrscheinlich jetzt erhalten, was sich beschleunigen kann, aber in Kürze zahlen sie. Wenn Sie ein Paket verwenden, mit dem Sie Rechnungen erstellen und nachverfolgen können, können Sie unbezahlte Rechnungen schneller bearbeiten, indem Sie nach Zahlungseingang weitere Zahlungsaufforderungen veranlassen.

Beachten Sie, dass die Online-Rechnungsstellung möglicherweise nicht für jeden Kunden funktioniert. Einige Kunden ziehen es vor, physische Rechnungen zu erhalten . Sie müssen die Möglichkeit haben, dass Kunden die elektronische Rechnungsstellung bevorzugen, wenn sie möchten.

8) Verantwortlichkeiten des Geschäftsinhabers von Contour

Das Einbehalten und Abführen von Steuern kann eine Aufgabe sein, der sich kein Geschäftsinhaber entziehen wird. Ungeachtet Ihrer Unternehmensstruktur schulden Sie der Regierung Steuern. Und wenn Sie Personal haben, können Sie sogar zusätzliche Steuern schulden.

Um Ihre Pflichten zur Steuerzahlung zu ändern, können Sie sich beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) registrieren. Misshandlung EFTPS ist kostenlos und optimiert Ihre Steuerzahlungen. Und Sie können einfach auf Ihren Zahlungsverlauf zugreifen.

Suchen Sie nach digitalen Alternativen zu alternativen Verantwortlichkeiten von Geschäftsinhabern. Beispielsweise können Sie eine Mitarbeiter-EIN (Employer Identification Number) online beantragen, anstatt SS-4 in Papierform einzureichen. Nachdem Sie online eingereicht haben und genehmigt wurden, stellt die Behörde nun Ihre EIN bereit. Nachdem Sie jedoch SS-4 per Fax oder Post gesendet haben, erhalten Sie Ihre EIN tage- oder wochenlang nicht.

Papierloser Arbeitsplatz Vorteile für Unternehmen

Die Verringerung des Papiereinsatzes innerhalb des geografischen Punkts wird mehrere positive Auswirkungen haben. Hier sind nur einige Vorteile des papierlosen Arbeitsplatzes:

Spart Zeit: Die automatische Natur elektronischer Dokumente spart Zeit durch handschriftliche Informationen.

Zugängliche Informationen: Da Sie Informationen in der Cloud speichern, können Sie von jedem Gerät mit einer Online-Verbindung darauf zugreifen.

Verbesserter Kundenservice: Ein papierloser Arbeitsplatz hilft Ihnen, Kundeninformationen und -kommunikation schneller zu verwalten.

Einfache Aufbewahrungslösungen: Digitale Aufzeichnungen nehmen weniger Platz ein als Aktenschränke voller Arbeit.

Sichere Daten: Online-Systeme laufen auf sicheren Servern, sodass nur zugelassene Benutzer auf Informationen zugreifen können.

Fazit

Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen völlig papierlos sein wird. Wenn Sie jedoch die Papiermenge reduzieren, nutzen Sie rationalisierte Abläufe. Mit praktischeren Prozessen können Sie beginnen, papierlos zu reisen, Ihr Unternehmen auszubauen und Ihre Preise zu senken.

Hier ist die Infografik, die die besten Informationen darüber enthält, warum man papierlos arbeiten sollte. Lesen Sie die folgende Infografik für mehr

Zusätzliche Quellen