5 Apps, die uns helfen, remote und flexibel zu werden

Während sich das aktuelle Klima für die meisten sehr beängstigend anfühlen mag, haben wir einige erstaunliche Möglichkeiten zur Verbesserung unseres Geschäfts entdeckt und bereits 3 positive Dinge umgesetzt, über die wir in diesem Beitrag sprechen.

Als Online-Unternehmen stellen wir viele Autoren und Freiberufler aus der ganzen Welt ein, daher waren wir schon immer weitgehend distanziert. Unsere Kernunterstützung, Finanzen und Abläufe waren jedoch immer streng in einem Büro im traditionelleren Sinne angesiedelt. Wir waren der Meinung, dass es immer die Antwort auf eine effizientere Kommunikation, höhere Produktivität und eine Basis für Meetings war.

Angesichts der jüngsten Ereignisse sahen wir eine Gelegenheit, diese Geschäftsüberzeugungen der „alten Schule“ zu ändern und eine neue Arbeitsweise einzuführen, von der sowohl unsere Kunden als auch unsere Mitarbeiter profitieren würden.

Wir sind jetzt remote (haben aber immer noch das Büro, falls jemand es nutzen muss) und haben auch Gleitzeit eingeführt, damit die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten wählen können.

Das war gut, weil:

• Support-Teams sind offener dafür, früher oder später zu arbeiten (je nach Lebensstil).
• …das bedeutet mehr Telefon- und Chat-Support für unsere Kunden und unser Produktionsteam.
• Mitarbeiter sind zufriedener mit mehr Flexibilität, was mehr Produktivität und zufriedenere Kunden bedeutet.
• Wir können ein Kernteam von überall auf der Welt einstellen (ohne Standortbeschränkung).
• Wir können coole Apps verwenden, die es uns ermöglichen, aus der Ferne zusammenzuarbeiten und produktiver als je zuvor zu sein …

Das führt mich zum Kern dieses Blogposts. Apps, die uns helfen, remote und flexibel zu werden …

Es gibt unten keine Affiliate-Links, dies sind nur Tools, die wir mögen, und wir glauben, dass sie anderen Unternehmen auf ihrem Weg zur Remote helfen werden!

Anrufweiterleitung und -verfolgung: Aircall

Peinlicherweise hatten wir seit dem ersten Tag im Büro im Jahr 2013 immer herkömmliche Bürotelefone verwendet. Da wir nie wirklich eine andere Lösung brauchten, blieben wir einfach dabei. Nachdem wir uns entschieden hatten, unser Unternehmen für die Arbeit aus der Ferne einzurichten, haben wir mögliche Lösungen evaluiert. Aircall ging als Sieger hervor.

Aircall ist eine All-in-One-Suite, um im Wesentlichen ein Callcenter zu erstellen. Mit der Möglichkeit, in Sekundenschnelle neue funktionale Telefonnummern für jedes Land zu erstellen, waren wir sofort begeistert (und inspiriert) von der einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion gibt Ihnen 40 Minuten Anrufzeit, um es auszuprobieren.

Wir richten eine Telefonnummer für jedes der Hauptländer unseres Kundenstamms (USA, UK und AU) ein und weisen jedem Support-Team mithilfe der sehr einfachen Flussdiagramm-Oberfläche Mitglieder zu. Wir könnten auch bestimmte Support-Mitglieder priorisieren oder sogar eine Telefonzentrale einrichten, damit Anrufe an die richtige Person umgeleitet werden können.

Das Hochladen von Begrüßungsnachrichten, das Beantworten von Telefonnachrichten und Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten war so einfach wie das Hochladen einer MP3-Datei auf die Benutzeroberfläche.

Anrufe werden über eine App auf dem Computer oder Telefon getätigt und entgegengenommen (iOS und Android sind verfügbar). Wir haben zunächst USB-Headsets für dieses Setup gekauft, uns aber letztendlich für die mobilen Apps entschieden, da sie bei einem eingehenden Anruf weniger störend auf den Arbeitsbildschirm aller Personen wirkten.

Warum wir Aircall mögen

• Einfache kostenlose Testversion – Sie müssen sich nicht erkundigen oder mit Vertriebsteams sprechen, melden Sie sich einfach an und legen Sie los.
• Einfaches Hinzufügen lokaler oder gebührenpflichtiger Nummern für jedes Land.
• Tätigen und empfangen Sie Anrufe von einer App auf einem Computer oder Telefon – keine zusätzliche Ausrüstung erforderlich.
• Einfaches Umleiten, Weiterleiten und Weiterleiten von Anrufen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit mithilfe der Flussdiagramm-Oberfläche.
• Einfaches Hochladen personalisierter Willkommensnachrichten und Wartemusik (kann uns jeder einen Jingle schreiben?).
• Anrufe werden aufgezeichnet und können markiert werden – ideal für die Lösung von Problemen zwischen Teams und Mitarbeiterschulungen.
• Hervorragende Analyse von Anrufen, um in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen.

Probieren Sie es hier aus: Aircall.io

E-Mail, Live-Chat & Support-Tickets: Help Scout

Als wir anfingen, hatten wir also die „Gruppen-E-Mails“ eingerichtet. Support@, Accounts@, Publishers@ usw. Dann würden wir diese E-Mails an die zahlreichen relevanten Personen in unserem Unternehmen weiterleiten. So würde support@ das Support-Team einzeln an seinen Gmail-Posteingang weiterleiten.

Wenn man darüber nachdenkt, ist das verrückt …

Und es wundert mich, dass manche Firmen heute noch so aufgestellt sind. Wenn Sie eines dieser Unternehmen sind, hören Sie auf zu lesen und richten Sie noch heute Help Scout ein!

• E-Mails wurden von zwei verschiedenen Support-Mitgliedern doppelt beantwortet.
• Im Büro wurde viel verbal kommuniziert, und die Support-Mitarbeiter erklärten, wer sich mit was befasst hatte.
• Einige E-Mails wurden länger hinterlassen, als sie sollten, weil andere Support-Mitglieder davon ausgingen, dass sich jemand anderes darum gekümmert hätte.
• Es begann viel „Eins-zu-Eins“-Kommunikation zwischen Support-Mitglied und Kunde, was bedeutete, dass ein anderes Support-Team nicht einspringen und Probleme lösen konnte, wenn es nötig war.

Das bedeutete, dass wir sehr früh in unserem Geschäft eine Lösung finden mussten, und diese Lösung war Help Scout.

Help Scout ist im Wesentlichen eine „Support-Ticket“-Software, die wie E-Mail funktioniert – aber mit einer Bootsladung mehr Funktionen, die es (wahrscheinlich) zum wichtigsten Teil der Drittanbieter-Software machen, die wir verwenden.

In Help Scout können relevante Support-Mitglieder Zugriff auf dasselbe E-Mail-Postfach oder mehrere E-Mail-Postfächer haben – und genau wissen, wann E-Mails bearbeitet werden oder bearbeitet wurden (live). E-Mails können zugewiesen, markiert und zur Auflösung in verschiedene Posteingänge verschoben werden. Es können sogar automatisierte Workflows eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass E-Mails gleicher Art ohne manuellen Eingriff auf die gleiche Weise behandelt werden.

Sie haben auch einen Live-Chat, den wir auf unserer Website installiert haben, und Chats werden wie E-Mails behandelt – und für zukünftige Bezugnahme auf die gleiche Weise gespeichert.

Ohne Help Scout wäre es unmöglich gewesen, remote zu gehen. Unser Support ist jetzt aufgrund dieser sehr einfach zu bedienenden Oberfläche so effektiv und verantwortungsbewusst.

Warum wir Help Scout mögen

• Wir können separate E-Mail-Posteingänge für jeden Aspekt unseres Geschäfts einrichten – Kunden, Finanzen, Autoren, Blogger, freiberufliche Teams und mehr.
• Jedes Mitglied des Support-Teams kann live sehen, wer welche E-Mails bearbeitet.
• E-Mails können markiert, zugeordnet und in relevante Posteingänge verschoben werden.
• Automatisierte Workflows können angestoßen werden, sodass E-Mails einer bestimmten Art einer bestimmten Person zugeordnet oder auf eine bestimmte Art und Weise getaggt werden.
• Sie verfügen über eine Live-Chat-Funktion, die nahtlos mit dem zugehörigen Posteingang zusammenarbeitet.
• Sie haben ein großartiges Analyse-/Berichts-Dashboard, das uns hilft, Superstar-Supportmitarbeiter zu identifizieren und andere wichtige Entscheidungen rund um den Support zu treffen.

Schau es dir hier an: HelpScout.net

Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung: Hubstaff

Wir nutzen Hubstaff seit einigen Jahren, hauptsächlich für unser Team auf den Philippinen. Hubstaff ermöglicht es Teammitgliedern, sich anzumelden und mit der Arbeit zu beginnen, und es protokolliert ihre Zeit, bearbeitete Projekte und Aktivitäten. Dies ist aus betrieblicher Sicht großartig, da wir aus der Vogelperspektive sehen können, wo die meiste Zeit verbracht wird. Wir können auch sehen, wer wann online ist (mit der Funktion Zeitpläne), was einige der Unvorhersehbarkeiten entmystifiziert, die beim Beginn der Gleitzeit auftreten können.

Hubstaff verfügt auch über eine Gehaltsabrechnungsfunktion, die den Mitarbeitern ihren Stundensatz basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden automatisch mit einer Reihe von Zahlungsoptionen zahlt.

Seit wir Remote geworden sind, haben wir beschlossen, Hubstaff auf unser gesamtes Kernteam auszuweiten, die an jedem Projekt gearbeiteten Stunden zu protokollieren und auch ein wenig Rechenschaft abzulegen. Bisher hat das super funktioniert.

Warum wir Hubstaff mögen

• Möglichkeit, die den Projekten und Teams zugewiesene Zeit zu protokollieren.
• Macht die Gehaltsabrechnung einfach und automatisch.
• Gibt dem Betrieb einen klaren Überblick über Projekte, an denen gearbeitet wird, von wem und wann.

Schau es dir hier an: Hubstaff.com

Projektmanagement: Trello

Bei Operations und Development waren wir bisher eher locker im Projektmanagement. Da das Entwicklungsteam seine eigene Projektmanagementsoftware verwendete und der Betrieb hauptsächlich mündliche Kommunikation oder Whiteboards zum Verwalten von Projekten verwendete, funktionierte es in einer traditionellen realen Geschäftsumgebung gut.

Bei der Fernarbeit wussten wir, dass wir von allen Teams Einblick in die Projekte haben mussten. Wir mussten wissen, was in der Pipeline war, woran gearbeitet wurde, wie weit es fortgeschritten ist und was abgeschlossen wurde, damit es getestet werden kann. In einer traditionellen Büroumgebung ist es so einfach wie ein wöchentliches Meeting abzuhalten oder durch den Raum zu schreien. Aus der Ferne benötigten wir eine Projektmanagement-Software, und nachdem wir viele Lösungen ausprobiert hatten, fiel unsere Wahl auf Trello.

Die Benutzeroberfläche von Trello funktioniert wie ein Kanban-Board, das alles, was in einem bestimmten Projekt, einer Abteilung oder sogar einem Unternehmen als Ganzes vor sich geht, aus der Vogelperspektive visualisiert.

Die Schnittstelle arbeitet mit 'Tafeln', 'Listen' und 'Karten'.

• Jeder Vorstand kann eine Abteilung wie z. B. die Entwicklung repräsentieren. Oder es kann so laserfokussiert sein wie ein bestimmtes Projekt oder Merkmal eines Projekts.
• Jede Liste innerhalb eines Boards kann eine Facette dieses Boards darstellen. Das könnten zum Beispiel „Pipeline“, „Doing“ und „Done“ sein. Oder 'Projekt 1', 'Projekt 2', 'Projekt 3' usw.
• Jede Karte in einer Liste enthält dann Details zu einer bestimmten Aufgabe oder Aufgabe.

Trello ist sehr, sehr vielseitig und bietet viele Möglichkeiten, wie Sie es verwenden können. Ich werde also durchgehen, wie wir es für unser Unternehmen verwenden.

Wir haben einen Vorstand für Operationen . Hier haben wir eine Vogelperspektive auf Projekte, sei es Marketing, Entwicklung, Ideen für neue Blogposts, Videoideen usw. Es ist alles drin und jede Liste repräsentiert eine andere Art von Projekt. Auf jeder Karte befindet sich jedes Projekt oder jede Aufgabe, und dann befinden sich auf den Karten die Details dieser Aufgabe, mit Checklisten für jede Mikroaufgabe.

Wir haben auch ein Board für Entwicklung . Hier haben wir jede Entwicklung und die Listen stellen den Entwicklungsstand dar; Pipeline, bearbeiten, testen und fertig.

Wie Sie sehen können, zwei verschiedene Anwendungsfälle für Boards, aber beide sind für ihre eigenen Zwecke effektiv.

Trello hat auch die Möglichkeit, innerhalb von Karten zu kommunizieren, den Fortschritt zu aktualisieren, andere Teammitglieder zu markieren, Screenshots, Anhänge hochzuladen und vieles mehr.

Warum wir Trello mögen

• Extrem vielseitig einsetzbar als leistungsstarkes Projektmanagement-Tool oder sogar als einfache Aufgabenliste.
• Die Möglichkeit, mehrere Boards für mehrere Teams hinzuzufügen.
• Das Betrachten von Projekten aus der Vogelperspektive oder extrem fokussiert auf eine bestimmte Facette eines Projekts ist mit wenigen Klicks ganz einfach.
• Die Kommunikation innerhalb der Software ist einfach.
• Es ist kostenlos.

Schau es dir hier an: Trello.com

Interne Kommunikation & Dokumente: G Suite

Wir haben die G Suite von Anfang an verwendet, aber in letzter Zeit, seit wir remote arbeiten, haben wir uns viel stärker darauf verlassen.

Wir verwenden die G Suite als unseren „Hub“ – alles von E-Mail-Adressen, internen Chats, freigegebenen Kalendern, Unternehmensdokumenten und Videokonferenzen wird täglich verwendet.

Ich kann es nicht glauben, wenn ich höre, dass Unternehmen immer noch Outlook verwenden, wenn es G Suite gibt, die zu niedrigen Kosten pro Benutzer kommt.

Zunächst einmal sind wir alle auf E-Mail eingestellt – obwohl alle unsere Support-E-Mails an Help Scout gehen, verlassen wir uns immer noch auf interne E-Mails, um zu kommunizieren.

Zweitens gibt es Google Hangouts, mit denen wir schnell im Team chatten, sowie Videoanrufe, in denen wir virtuelle Meetings abhalten können.

Drittens speichern wir alle unsere Unternehmensdokumente in „Drive“. Alles, von unserer Gründungsurkunde bis hin zu Versicherungsdokumenten und Verträgen, ist sicher in unserem Drive in der Cloud, auf das von jedem Computer aus zugegriffen werden kann. Nicht in einem Aktenschrank in einem Büro.

Und schließlich können wir geschäftliche Ereignisse, Jahresurlaub und mehr mit den gemeinsamen Kalendern verwalten, auf die jeder Zugriff hat.

Warum wir die G Suite mögen

• Einfach und intuitiv zu bedienen.
• Alles Wichtige an einem Ort (E-Mails, Chats, Dokumente, Kalender).
• Von jedem Gerät aus zugänglich.
• Sichere und geschützte Daten gespeichert.
• Universell – die meisten Leute verwenden Gmail und Hangouts.

Sehen Sie es sich hier an: GSuite.Google.com

Abschließende Gedanken

Ich hoffe, Ihnen hat unser Beitrag über unsere Lieblings-Apps gefallen, die uns helfen, remote und flexibel zu werden! Wir würden gerne hören, welche Apps und Tools Ihrem Unternehmen helfen. Schicken Sie uns eine E-Mail an [email protected] oder kommentieren Sie einen unserer sozialen Kanäle und lassen Sie uns diskutieren