Kurzanleitung zur einfacheren Remote-Planung von Programminkrementen (PI).

PI Planning ist ein wesentlicher Bestandteil des Scaled Agile Framework ^TM . Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Teams auszurichten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es kann jedoch schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Grundlagen der PI-Planung und erklärt, was Sie in Ihre Agenda aufnehmen müssen, um erfolgreiche Planungsergebnisse zu erzielen.

Was ist PI-Planung?

Die Programminkrementplanung oder PI-Planung ist ein rhythmusbasiertes Ereignis, das für die erfolgreiche Ausführung agiler Releases unerlässlich ist. Es ist das Herzstück des Agile Release Train (ART), das alle Teams im ART auf eine gemeinsame Mission und Vision ausrichtet.

PI-Planungssitzungen sind regelmäßig geplante Veranstaltungen, die das ganze Jahr über stattfinden und bei denen sich mehrere Teams im selben Agile Release Train treffen, um Funktionen, den weiteren Weg, die Roadmap und teamübergreifende Abhängigkeiten zu besprechen.

Die PI-Planning-Veranstaltung wird normalerweise vom Release Train Engineer (Scrum Master) organisiert und erstreckt sich über einen Zeitraum von 2 Tagen, der 8 bis 12 Wochen Programminkremente umfasst.

Eine Organisation kann entscheiden, wann die PI-Sitzungen stattfinden sollen. Beispielsweise planen viele Unternehmen die PI-Planung zu Beginn eines Programminkrements und nach der Überprüfungs- und Anpassungsiteration, während sich einige für vierteljährliche Sitzungen entscheiden. Diese Sitzungen finden regelmäßig nach einem festen Zeitplan statt, sodass Projektmanager oder relevante Teams im Voraus planen können.

SAFe oder Scaled Agile Framework ^TM ist eine Reihe von Richtlinien und Praktiken, die größere Organisationen bei der Einführung von Agilität unterstützen. Es besteht aus vier Schritten; Planung, Durchführung, Anpassung und Reflexion. SAFe wird als Methode akzeptiert, die die Sichtbarkeit, Ausrichtung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Ebenen erhöht, was zu einer besseren Produktivität und Leistung führt.

Remote-PI-Planung

PI Planning-Sitzungen werden traditionell persönlich abgehalten. Die Pandemie hat jedoch den Arbeitsplatz unwiderruflich verändert, wo es nicht immer möglich ist, verschiedene Teams und Teammitglieder persönlich an einem Ort zu finden. Daher besteht die Priorität darin, alle relevanten Teams, die an der Arbeit beteiligt sind, in Echtzeit zusammenzubringen, um bei der Planung anwesend zu sein. Um diese Sitzungen aus der Ferne zu ermöglichen und zu unterstützen, werden eine Vielzahl von Online-Tools und erforderlichen Technologien verwendet.

Warum ist PI-Planung wichtig?

Die PI-Planung ist für Unternehmen jeder Größe unerlässlich, aber besonders wertvoll für große Organisationen mit 100 bis 200 Teams und Tausenden von Entwicklern. Vor der Einführung der PI-Planung hatten diese Teams keinerlei Kommunikation miteinander und daher wurden Informationen von der Führungs- und Managementebene nach unten geleitet, was zu Konflikten bei Ressourcen, Budgets und Arbeit führte.

Wenn PI Planning vorhanden ist, ermöglichen geeignete Kommunikationsprotokolle Teams, zusammenzukommen und zu besprechen, woran sie arbeiten, und sicherzustellen, dass Abhängigkeiten verstanden und effektiv verwaltet werden. Beispielsweise könnten Situationen vermieden werden, in denen zwei Teams an unterschiedlichen Funktionen arbeiten, ohne zu erkennen, dass es eine Abhängigkeit gibt, die die Veröffentlichung verzögern oder eine erhebliche Überarbeitung des Codes erfordern könnte.

Während der PI-Planning-Sitzungen treffen sich Teams und Teammitglieder persönlich (entfernt oder persönlich) und ebnen den Weg für persönliche Interaktionen, die zu einer besseren Zusammenarbeit bei der zukünftigen Arbeit führen würden. Am Ende einer PI-Planungssitzung verfügen die Teams über einen Plan, der Iterationen, Rückstände, Ziele und Risiken für das nächste Programminkrement enthält.

PI Planning auf den Punkt gebracht ermöglicht,

• strukturierte Kommunikation und Sichtbarkeit
• Zusammenarbeit und bessere Synchronisation zwischen verschiedenen Teams
• effektives Arbeiten, Ausrichtung auf Aufgaben und Ziele
• Fähigkeit, Funktionen in kürzerer Zeit zu veröffentlichen und innerhalb eines Budgets zu bleiben.

Planung der Veranstaltung

Es gibt drei Schritte für ein erfolgreiches PI Planning.

1. Organisatorische Bereitschaft: Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder und Führungskräfte des Programms für die Teilnahme zur Verfügung stehen. Es wäre am besten, wenn PI-Planungssitzungen im Voraus geplant und Teams Erinnerungen gesendet werden.
2. Inhaltliche Bereitschaft : Die Vision und der Zweck der PI-Sitzung und des Programms müssen gut vorbereitet und rechtzeitig für die Sitzung vorliegen. Dies sollte allen Teilnehmern am ersten Tag klar kommuniziert werden.
3. Logistische Vorbereitung: Vereinbaren Sie einen großen Raum, falls persönlich, einen Microsoft Teams- oder Team-Zoom-Call, in dem alle Teilnehmer Platz finden. Verwenden Sie in Remote-Sitzungen Breakout-Räume, um die Teams in kleine Gruppen aufzuteilen, damit sie sich besser miteinander beschäftigen können.

Stellen Sie vor einem PI-Ereignis sicher, dass neben den oben genannten Schritten auch die unten genannten Punkte identifiziert und eingerichtet werden.

• Projektvision und Ziele
• Projektumfang, Einschränkungen, Zeitplan und Meilensteine
• Ressourcen erforderlich
• Rollen und Verantwortlichkeiten

Agenda

Die Agenda der PI-Planungsveranstaltung spielt eine entscheidende Rolle. Es ist der Rahmen, der die Teilnehmer anleitet, was abgedeckt werden muss, damit alle ihre Rolle beim Aufbau und der Ausführung des agilen Release-Train verstehen. Die Agenda sollte immer einfach und leicht gehalten werden, damit sich die Teilnehmer auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist: Wert liefern.

Obwohl PI-Planung oder Remote-PI-Planung für jede Organisation unterschiedlich sein können, gibt es gewisse Ähnlichkeiten. Nachfolgend finden Sie die Standardagenda für eine zweitägige PI-Planungssitzung, an der Sie teilnehmen können.

Geschäftlicher Zusammenhang

Ein Update über den aktuellen Geschäftsstatus, die Portfoliovision und wie effektiv die aktuellen Lösungen bei der Erfüllung der Kundenbedürfnisse sind. Dies wird normalerweise vom Geschäftsinhaber oder einem leitenden Angestellten vorgelegt.

Produkt-/Lösungsvision

Dies beinhaltet die aktuelle Vision, die die Top 10 der kommenden Funktionen, alle Änderungen gegenüber dem vorherigen PI-Planungsereignis und voraussichtliche Meilensteine ​​​​einschließt. Die Produkt-/Lösungsvision wird typischerweise vom Produktmanagement präsentiert.

Architekturvision & Entwicklungspraktiken

Die Architekturvision und agile Änderungen zur Verbesserung der Infrastruktur, des Entwicklungsprozesses und der Kommunikation im kommenden PI. Die Abteilung Architekt/Ingenieurwesen übernimmt die Führung bei der Präsentation der Architekturvision und der Entwicklungspraktiken.

Planungshintergrund

Ein Überblick darüber, wie der Planungsprozess funktioniert und was erwartet wird.

Breakout-Sitzungen

Mehrere Breakout-Sessions, mindestens zwei, verteilten sich über die zwei Tage. In der ersten Sitzung werden die Teams daran arbeiten, ihre Kapazitäten, Rückstände, Risiken und Abhängigkeiten zu identifizieren, um Planentwürfe zu erstellen, die anfängliche Team-PI-Ziele enthalten, die mit anderen geteilt werden können. Diese PI-Ziele bestehen aus Zielen, die im Plan enthalten sind, aber aufgrund unbekannter Faktoren oder Risiken nicht zugesagt werden.

In der zweiten Sitzung, die normalerweise am zweiten Tag stattfindet, arbeiten die Teams weiter an den Plänen und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Die Ziele für den PI werden von den Teams finalisiert, bevor sie an die Geschäftsinhaber oder die Geschäftsleitung übergeben werden, um Geschäftswerte zuzuweisen.

Überprüfung des Entwurfsplans

Teams präsentieren Entwurfspläne für Feedback. Hier werden Teams ermutigt, mit anderen Teams oder agilen Release-Trains zu kommunizieren und zugehörige Abhängigkeiten zu identifizieren. Die Sitzung ist eine zeitlich eng begrenzte Sitzung, in der Teams wichtige Planungsergebnisse präsentieren, PI-Ziele, potenzielle Risiken und Abhängigkeiten entwerfen. Geschäftsinhaber und andere Teams liefern Beiträge, nachdem jedes Team präsentiert hat.

Managementbewertung

Geschäftsinhaber, Interessengruppen und das Management treffen sich, um die im Planentwurf dargestellten Herausforderungen anzugehen und Lösungen oder Änderungen vorzuschlagen. Besonderes Augenmerk wird auf Herausforderungen im Umfang, Ressourcenprobleme und Abhängigkeiten gelegt. Während der Managementbewertung und des Problemlösungsmeetings wird sich das Management mit der Sortierung von Umfangsänderungen, der Lösung verschiedener Probleme und der Vornahme von Anpassungen befassen.

Endgültige Planüberprüfung

Jedes Team stellt seine Pläne der Gruppe vor. Nach jeder Präsentation hebt jedes Team Risiken, Abhängigkeiten und Barrieren hervor. Der Plan wird dem Geschäftsinhaber und der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgelegt. Wenn der Plan genehmigt wird, werden die PI-Ziele für alle sichtbar dargestellt. Wenn das Management bestimmte Bedenken hat, erhält das Team Zeit, um die Bedenken anzusprechen und den überarbeiteten Plan vorzustellen.

Programmrisiken

Die Teams identifizieren Risiken, die das Erreichen der Ziele während der Planungssitzung behindern. Die identifizierten Risiken werden der gesamten Gruppe präsentiert und transparent adressiert. Während dieses Prozesses werden die Risiken wie folgt kategorisiert.

• Gelöst: Das Risiko ist kein Problem mehr und wurde behoben
• Besitz: Ein Mitglied der Gruppe übernimmt die Verantwortung für das Risiko, das während der Diskussion nicht gelöst werden kann
• Akzeptiert: Einige Risiken werden als potenzielle Probleme oder die Realität der Situation verstanden und akzeptiert
• Gemindert: Es wird ein Plan identifiziert, um die Auswirkungen des Risikos zu verringern

Retrospektive

Eine kurze Retrospektive wird abgehalten, um Feedback zur Veranstaltung zu erhalten und was für zukünftige Veranstaltungen verbessert werden muss.

Inputs und Outputs der PI-Planung (nützliche Vorlagen)

Eingänge

• Geschäftlicher Zusammenhang

• Fahrplan und Vision

• Top 10 Features des Programm Backlogs

Ausgänge

• Zugesagte PI-Ziele: Dazu gehört eine Reihe von SMART-Zielen, die von den Teams erstellt wurden, wobei der Wert des Unternehmens von den Eigentümern des Unternehmens zugewiesen wurde.

• Programmtafel: Geben Sie Daten an, wann die neuen Funktionen veröffentlicht werden, Abhängigkeiten zwischen Teams und Meilensteine.

Tipps für erfolgreiches Remote PI Planning

Remote-PI-Planungsereignisse sind ideal für verteilte Teams. Es ist kostengünstig und ermöglicht allen Teams die Teilnahme unabhängig von ihrem Standort. Neben den drei wichtigen Schritten, die in „Planung der Veranstaltung“ erwähnt werden, wäre es wichtig, Folgendes zu beachten, um eine Remote-Veranstaltung ohne Schluckauf zu ermöglichen.

Online-Tools sind Ihre Einstiegsplattform

Verwenden Sie Online-Tools, um die Teilnahme zu bestätigen, Informationen auszutauschen, Besprechungen durchzuführen und in Echtzeit zu interagieren. Haben Sie auch ein engagiertes Team, um die Sitzungen zu moderieren und Unterstützung zu leisten.

Erstellen Sie einen Zeitplan und melden Sie sich rechtzeitig im Voraus an

Erstellen Sie den Zeitplan für die PI-Planungsveranstaltung und informieren Sie die Beteiligten rechtzeitig. Bitten Sie die Teilnehmer, sich anzumelden, um ihre Teilnahme zu bestätigen.

Wählen Sie die richtige Zeit

Bei verteilten Teams sind die Teammitglieder wahrscheinlich über die ganze Welt in verschiedenen Zeitzonen verstreut. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Zeit für die Veranstaltung die Zeitverschiebungen und achten Sie darauf, dass die Veranstaltung nicht länger als 6-8 Stunden dauert.

Etikette zu folgen

Um Missverständnisse und unnötige Unterbrechungen zu vermeiden, verteilen Sie eine Liste der zu befolgenden Etikette. Fordern Sie beispielsweise alle Teammitglieder auf, ihre Kameras einzuschalten und sich aktiv zu beteiligen. Teilen Sie ihnen auch mit, wann es akzeptabel ist zu sprechen und wann sie ihre Mikrofone stumm schalten müssen.

Vermeiden Sie Monotonie und bauen Sie Vertrauen auf

Bieten Sie den Teilnehmern eine Pause, indem Sie mehrere 5-minütige Pausen und auch Eisbrecher-Sitzungen einplanen, um die Dinge interessant zu halten und Vertrauen aufzubauen.

Zeichnen Sie die Sitzung auf

Livestream und Aufzeichnung der Sitzung. Dies ist nützlich für Teammitglieder, die die Sitzung aufgrund unvermeidbarer Umstände verpassen könnten, oder wenn Sie zurückfragen müssen.

Vermeiden Sie Überraschungen

Halten Sie sich an die gemeinsame Agenda und kommunizieren Sie mit den Teilnehmern über ihre Rollen und Erwartungen.

PI-Planungssitzungen sind ein wesentlicher Bestandteil des agilen Release-Managements. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Jahr an einigen Sitzungen teilnehmen, um auf Kurs zu bleiben und eine erfolgreiche Produktlieferung sicherzustellen.

Verwenden Sie Creately für Ihr Remote PI Planning

Creately verfügt über eine Vielzahl von Tools, um Ihre PI-Planung von Anfang an praktisch nahtlos zu gestalten.

• Whiteboard- und Freihandzeichenfunktionen zum Brainstorming und zur gemeinsamen Bearbeitung wichtiger Ideen, Risiken und Abhängigkeiten.
• Mehr als 1.000 Vorlagen und Formen, um mit der Vorbereitung der Agenda und anderer benötigter Formate für die PI-Planungssitzungen im Voraus zu beginnen, um sie mit den Mitgliedern des agilen Zuges zu teilen.
• Audio- und Videokonferenzen in der App, um mit anderen Teammitgliedern in Kontakt zu treten, um Brainstorming zu betreiben und die Vorbereitungen zu besprechen.
• Teilen Sie Arbeitsbereiche und Ordner mit Kollegen und Kollegen. Mehrere Zugriffs- und Rollenebenen zum Verwalten, Teilen, Bearbeiten und Überprüfen sowie Multiplayer-Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
• Integration mit MS Teams, um Ihr Meeting durchzuführen und das Projektboard an einem Ort zu verwalten

Starten Sie Ihre nächste PI-Planning- oder Remote-PI-Planning-Sitzung mit Creately, um das Beste des visuellen Projektmanagements zu erleben!