So verwalten Sie ein Projekt effektiv aus der Ferne

Ein Projekt selbst zu managen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Und jetzt müssen Sie es mit einem Team tun, das nicht einmal vom selben Standort aus arbeitet wie Sie.

COVID-19 hat unsere Arbeitsweise erheblich verändert, und beim Projektmanagement gibt es eine Reihe ganz neuer Hindernisse zu überwinden.

In diesem Beitrag teilen wir Best Practices, die Creately beim Verwalten von Projekten befolgt.

Projektmanagement-Prozess

Grundsätzlich umfasst der Lebenszyklus des Projektmanagements 5 Phasen; Projektinitiierung, Projektplanung, Projektdurchführung, Projektüberwachung und Projektabschluss. Wir haben diese Phasen ausführlich in unserem Leitfaden zum Verständnis der Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus behandelt.

Aber um es Ihnen einfacher zu machen, sind hier die allgemeinen Schritte im Projektmanagement in jeder Phase.

Best Practices für das Remote-Projektmanagement

Jetzt besteht die Herausforderung darin, diese Schritte auszuführen, während alle remote arbeiten.

Auch die Methode zur Verwaltung eines Projekts aus der Ferne oder vor Ort kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Mit den unten aufgeführten Best Practices können Sie jedoch Ihren eigenen Prozess anpassen, um die Dinge effektiver zu gestalten.

Investieren Sie in die richtigen Remote-Projektmanagement-Tools

Die Bedeutung der Verwendung der richtigen Online-Tools bei der Remote-Arbeit kann nicht genug betont werden. Wie effizient das Team zusammenarbeitet, hängt davon ab, welche Tools Sie verwenden und wie Sie sie verwenden.

Während es viele Projektmanagement-Tools gibt, müssen Sie sich auch auf Kommunikations- und Kollaborationstools verlassen. Nachfolgend sind einige wichtige Tools aufgeführt.

Projekt-/Aufgabenmanagement-Tools – diese helfen Remote-Projektteams bei der Zusammenarbeit, um Projekte in kleinere Aufgaben aufzuteilen, Meilensteine ​​festzulegen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt online zu verfolgen.

• Trello
• Asana
• Favro

Online-Whiteboard-/Canvas-Tools – Mit einem Online-Whiteboard können Sie sich auf visuelle Elemente, Diagramme und Skizzen verlassen, um zu beschreiben, was Sie während Meetings oder Planungssitzungen sagen.

Creately bietet einen erweiterten visuellen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit von Remote-Teams. Die Funktionen für Videokonferenzen in der App, Echtzeit-Mausverfolgung und Änderungsvorschau machen die Zusammenarbeit noch nahtloser.

Dokumentenmanagement-Tools – Bewahren Sie alle Dokumente und Ressourcen im Zusammenhang mit Projekten an einem zentralen Online-Speicherort auf, auf den von jedem Gerät und von überall aus zugegriffen werden kann. Tools wie Google Drive, One Drive usw. erleichtern auch die Verwaltung von Berechtigungen und den Zugriff auf alle Unternehmensdateien erheblich.

Kommunikationstools – Sie müssen eine Chat-Plattform und ein Videokonferenz-Tool verwenden, um das Team während des Projekts in Verbindung zu halten. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams und Skype sind einige der beliebtesten Optionen von Projektteams auf der ganzen Welt.

Während die Verwendung dieser Tools für die Online-Zusammenarbeit während eines Projekts notwendig ist, sollten Sie Grundregeln für ihre Verwendung festlegen, um Unklarheiten zu beseitigen und die Effizienz zu fördern.

Ressourcen:

5 leistungsstarke Collaboration-Tools für die Arbeit von Home-Teams

29 Tools für die Fernarbeit, um produktiv zu bleiben

Kommunizieren Sie regelmäßig mit dem Team

Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Verwaltung von Projekten aus der Ferne.

Einer der Vorteile des Arbeitens vom selben Standort aus ist, dass die Kommunikation ganz natürlich erfolgt. Wann immer Sie etwas klären möchten, können Sie sich umdrehen und Ihr Team fragen.

Während dies bei der Remote-Arbeit nicht dasselbe ist, können Sie sich auf Videokonferenzen verlassen, um diese reichhaltige persönliche Kommunikation zu emulieren.

• Bleiben Sie bei Sofortnachrichten für dringende Kommunikationsbedürfnisse, während Sie Video für längere oder ernsthafte Gespräche aktivieren, um effektiver mit dem Team in Kontakt zu treten.
• Pflegen Sie einen separaten gemeinsamen Kanal für das Projektteam.
• Teilen Sie projektbezogene Bedenken, Ressourcen und Dokumente im gemeinsamen Kanal und ermutigen Sie alle, ihr Feedback zu teilen.
• Übermäßige Kommunikation, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden. Wenn es nicht möglich ist, von Angesicht zu Angesicht miteinander zu sprechen, verlassen Sie sich darauf, längere Nachrichten zu schreiben, in denen Sie Ihre Bedenken erklären, um zu verhindern, dass die andere Person falsche Schlussfolgerungen zieht. Verwenden Sie auch Emojis, um eine menschliche Note hinzuzufügen.

Aufgaben-Updates täglich teilen

Sie können sich darauf verlassen, dass die Task-Management-Plattform den Projektfortschritt täglich überwacht, aber das ist nicht immer der Fall. Wenn das Team beschäftigt ist, versäumen sie es oft, ihre Aufgaben mit dem Tool zu aktualisieren.

Es gibt einfachere Möglichkeiten, um zu erfahren, woran Ihr Team gerade arbeitet

• Ein vorab geplantes, kurzes tägliches Meeting, bei dem das Team teilt, woran es arbeitet, was es geschafft hat, und die Blocker, die es zurückhalten
• Ein Nachrichten-Thread auf der Chat-Plattform, in dem das Team diese Informationen täglich teilt
• Eine Projektzeitachse oder ein Gantt-Diagramm, das regelmäßig von einer einzelnen Person oder dem Team aktualisiert wird, sodass es einen allgemeinen Überblick über den erzielten Fortschritt bietet

Bearbeiten Sie diese Projektzeitachse online und teilen Sie sie mit dem Rest Ihres Projektteams über Slack; Alle vorgenommenen Änderungen werden in Echtzeit in der Vorschau des Slack-Diagramms angezeigt. Oder öffnen Sie es von einer relevanten Confluence-Seite, um es einfach zu aktualisieren und Ihrem Team schnellen Zugriff zu gewähren.

Ressource: Der einfache Leitfaden zum Erstellen eines effektiven Projektzeitplans

Haben Sie alle Ressourcen an einem gemeinsamen Ort

Eine Sache, die ein Projektteam, das an einem gemeinsam genutzten Ort arbeitet, herumlaufen lässt, ist den Zugriff auf Dokumente und Ressourcen zu finden, die nicht mit ihm geteilt werden.

Es ist zwar wichtig, digitale Versionen aller Dokumente, Assets und Ressourcen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt zu haben, aber speichern Sie sie auf einer Cloud-basierten Plattform, die es dem Team ermöglicht, von überall und von jedem seiner Geräte aus auf alles zuzugreifen.

Hier können Sie ein Dokumentenmanagement-Tool oder ein internes Wiki wie Confluence nutzen.

Klären Sie Rollen, Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Arbeitsabläufe

Überlassen Sie nichts dem Zufall, wenn Sie ein Projekt aus der Ferne verwalten. Da Sie als Projektmanager nicht persönlich zur Verfügung stehen, bemühen Sie sich besonders, zu klären, was Sie von jedem einzelnen Teammitglied erwarten.

• Erstellen und teilen Sie ein Organigramm, das die Rollen, Verantwortlichkeiten und die Berichtsbeziehungen zwischen den Teammitgliedern hervorhebt.

• Setzen Sie klare Erwartungen. Weisen Sie jedem Teammitglied Ziele und Meilensteine ​​zu. Erklären Sie Schritt für Schritt mit einem Workflow-Diagramm, wie sie diese erreichen sollten.

Ressource: Der einfache Leitfaden für Workflows

• Haben Sie regelmäßige Check-ins mit Teammitgliedern persönlich. Auf diese Weise können Sie erfahren, wie sie Fortschritte machen und mit welchen Problemen sie zu kämpfen haben.

• Setzen Sie klare Prioritäten. Um ein Scheitern des Projekts und Verwirrung Ihres Teams zu vermeiden, priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben, an denen die Teammitglieder arbeiten sollen. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie Aufgaben für jeden Einzelnen nach Priorität aufschlüsseln und auflisten.

• Erstellen Sie eine Produkt-Roadmap, um dem Team zu zeigen, wie die Arbeit, die es leistet, zu den größeren Zielen der Organisation beiträgt.

Haben Sie weitere Tipps zum Remote-Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine der häufigsten Herausforderungen für Remote-Teams. Aber wenn Sie die richtigen Fähigkeiten, Werkzeuge und Praktiken kombinieren, kann es ohne Probleme effektiv überwunden werden. Halten Sie sich an diese Best Practices, um Ihre Arbeit als Remote-Projektmanager effektiver und einfacher zu gestalten.

Möchten Sie ein Remote-Teammanager sein, zu dem alle aufschauen? Hier ist ein Leitfaden für Manager zum Remote-Team-Management.

Möchten Sie weitere praktische Tipps zum Verwalten eines Remote-Teams? Hier ist unser praktischer Leitfaden für die Arbeit von Heimteams.