Der grundlegende Leitfaden zur Sprint-Planung mit Work-from-Home-Teams

Sprint-Planung ist ein Ereignis, das zu Beginn eines Sprints stattfindet. Hier trifft sich das Scrum-Team, um das Produktentwicklungsziel festzulegen und die Arbeit zu planen, die während des bevorstehenden Sprints durchgeführt werden soll.

Dies mit einem Team zu tun, das von zu Hause aus arbeitet, mag wie eine andere Dynamik erscheinen als ein persönliches Sprint-Planungsmeeting. Mit den richtigen Tools und Schritten können Sie die Dinge jedoch effektiv gestalten.

In diesem Leitfaden werden wir uns ansehen, wie ein Team, das von zu Hause aus arbeitet, ein reibungsloses und effizientes Sprint-Planungsmeeting durchführen kann, auch wenn es sich nicht im selben Raum befindet.

Zweck der Sprintplanung

Der Zweck der Sprint-Planung besteht darin, zu definieren, was während des Sprints getan werden kann, und zu entscheiden, wie die ausgewählte Arbeit erledigt werden soll.

Dieses Meeting erfordert die Eingabe des Product Backlogs, des neuesten Produktinkrements, der projizierten Kapazität des Entwicklungsteams während des Sprints sowie seiner bisherigen Leistung. Da nur das Entwicklungsteam selbst beurteilen kann, was es erreichen kann, liegt es allein an ihm zu entscheiden, welche Elemente in das Product Backlog für den Sprint aufgenommen werden sollen.

Das Sprint-Ziel, das durch die Umsetzung des Product Backlogs während des Sprints erreicht werden soll, wird ebenfalls während des Sprint-Planning-Meetings festgelegt.

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Wer nimmt teil

An diesem zeitlich begrenzten Event nimmt das gesamte Scrum-Team teil. Und ihr Hauptziel des Meetings ist es, die Arbeit des Sprints zu verstehen.

Scrum Master : Moderiert das Meeting und stellt gleichzeitig sicher, dass das Event innerhalb des zugewiesenen Zeitraums stattfindet und dass die Teilnehmer sich seines Zwecks bewusst sind.

Entwicklungsteam : Arbeitet an der Schätzung der Funktionalität, die während des Sprints entwickelt wird.

Product Owner : Erörtert die Ziele, die während des Sprints erreicht werden müssen, und die Product-Backlog-Einträge, die abgeschlossen werden müssen.

Welche Werkzeuge zu verwenden

Ein allgemeines Sprint-Planning-Meeting, das vor Ort stattfindet, verwendet meistens ein Whiteboard (manchmal sogar die Wände des Konferenzraums) und einige Haftnotizen.

Aber wenn das gesamte Team von zu Hause aus arbeitet, sieht die Sache anders aus. Und Sie müssen sich auf mehr Online-Tools verlassen, um zu planen und zusammenzuarbeiten.

• Ein Videokonferenz-Tool wie Zoom, Skype, Google Meet usw. Es hilft immens, die Reaktionen, Gesichtsausdrücke und Körpersprache aller zu sehen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Außerdem können Sie damit den Bildschirm mit anderen teilen. Und während der Sprint-Planung können Sie das Team-Engagement mit eingeschaltetem Video viel besser verbessern.

• Messaging-Plattform wie Slack. Sie können dies für Instant Messaging verwenden und schnell einen Link teilen, den Sie für relevant halten. Sie können es während des gesamten Sprints weiterhin verwenden, um miteinander zu kommunizieren.

• Ein Projektmanagement-Tool. Auch hier haben Sie eine große Auswahl an Werkzeugen zur Auswahl; Asana, Favro, Trello usw. Mit einem solchen Tool können Sie alle während des Planungstreffens besprochenen Aufgaben planen, nachverfolgen und protokollieren.

• Eine Online-Whiteboard-Software wie Creately. Egal, ob Sie ein Brainstorming zu einer Idee durchführen, eine User Story Map erstellen oder ein Wireframe Ihres Produkts analysieren und diskutieren möchten, ein Tool wie dieses kann sehr nützlich sein. Was auch immer Sie mit einem herkömmlichen Whiteboard während der Sprintplanung tun, kann mit einem Online-Tool wie diesem online repliziert werden.

So führen Sie ein Sprint Planning mit einem WFH-Team durch

Was wir unten aufgeführt haben, sind die Schritte, die üblicherweise während eines Sprint-Planungsmeetings durchgeführt werden.

Der Schwerpunkt dieses Beitrags liegt jedoch auf der Sprintplanung mit einem Team, das von zu Hause aus arbeitet; Daher konzentrieren sich die meisten Schritte darauf, wie die Herausforderungen eines Sprint-Planungsmeetings mit einem Scrum-Team, das von zu Hause aus arbeitet, bewältigt werden können.

Vor dem Treffen

Die folgenden Schritte sollten vor dem Sprint Planning Meeting durchgeführt werden. So sparen Sie Zeit und sind besser auf den eigentlichen Planungsprozess vorbereitet.

Halten Sie ein Backlog-Grooming-Meeting ab

Halten Sie einige Tage vor der Sprint-Planungssitzung ein Backlog-Grooming-Meeting ab. Dies gibt dem Product Owner und dem Entwicklungsteam die Möglichkeit, die Product Backlog Items zu besprechen und für das bevorstehende Planungsmeeting vorzubereiten.

Dies kann über einen Videoanruf abgehalten werden, bei dem der Product Owner seinen Bildschirm mit anderen Teilnehmern teilen kann, während er die User Stories durchgeht und organisiert.

Sie können diese Vorlage online bearbeiten. Teilen Sie es mit Ihrem Team, indem Sie sie als Mitbearbeiter hinzufügen. Sie können dies auch auf Ihrem Slack-Kanal teilen, um allen einen schnellen Zugriff zu ermöglichen. Oder speichern Sie es mit dem Creately Google Drive-Plug-in in Google Drive, damit Sie die Berechtigungen direkt von dort aus verwalten können.

Während des Grooming-Meetings können Sie User Stories identifizieren und priorisieren, die komplexen Backlog-Elemente in kleinere aufteilen, sie umschreiben, um mehr Details hinzuzufügen, nicht mehr benötigte Elemente löschen usw. Auf diese Weise können Sie das anfallende Backlog aufräumen Turn hilft, Ihr Sprint-Planungsmeeting zu optimieren und zu verhindern, dass es sich stundenlang hinzieht.

Dies kann auch eine großartige Gelegenheit sein, Ihre Produkt-Roadmap zu überprüfen – um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit Ihnen bei der Verwirklichung Ihrer Produktvision hilft.

Tipp: Die meisten Menschen empfinden Remote-Meetings im Allgemeinen als anstrengend. Halten Sie die Dinge mit kürzeren Meetings effektiv; Unterteilen Sie längere Meetings in kürzere Sitzungen (z. B. um den Rückstand zu pflegen, das Ziel festzulegen usw.), um ein erfolgreiches Engagement sicherzustellen.

Senden Sie eine Vorbereitungs-E-Mail

Sie können dies am Tag vor dem Sprint Planning Meeting tun. Damit können Sie beschreiben, was Sie von der Sitzung erwarten, und Links zu Ressourcen, Tools oder Materialien hinzufügen, die Sie während des eigentlichen Meetings verwenden werden. Es wird allen helfen, sich rechtzeitig vorzubereiten.

Es ist auch wichtig, sich bei Ihrem Scrum-Team zu erkundigen, bevor Sie sich für einen Zeitpunkt für das Meeting entscheiden. Da alle von verschiedenen Standorten und von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie auch ihre persönlichen Agenden berücksichtigen.

Hier ist eine Liste mit weiteren Dingen, auf die Sie achten müssen, wenn Sie ein produktives Remote-Meeting durchführen.

Definieren Sie Ihr Sprintziel für das Meeting

Legen Sie fest, welches Ziel Sie mit dem bevorstehenden Sprint erreichen möchten oder was Sie am Ende erreicht haben möchten.

Das von Ihnen gesetzte Ziel sollte realistisch und erreichbar sein, basierend auf der Kapazität Ihres Teams und dem Umfang der Arbeit.

Es sollte

• Beschreiben Sie kurz (1-2 Sätze) was Sie erreichen wollen
• Beteiligen Sie alle an der Definition
• Veröffentlichen und mit Stakeholdern teilen, damit sie verstehen, woran das Team arbeitet
• Daran sollte der Erfolg des gesamten Sprints gemessen werden

Definieren Sie die Teamkapazität

Verstehen Sie, was das Entwicklungsteam während des Sprints basierend auf seiner Verfügbarkeit und Geschwindigkeit erreichen kann (der Arbeitsaufwand, den es normalerweise während eines Sprints erledigen kann).

Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter und die Feiertage, die während des bevorstehenden Sprints dazwischen liegen können.

Sie können einfach alle fragen und vor dem Meeting in einem Kalender markieren. Berechnen Sie unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Arbeitsmenge, die das Team in jedem Sprint erledigen kann, wie viel Arbeit im nächsten Sprint erledigt werden kann.

Während des Sprint-Planungsmeetings

Jetzt, da das Team die Product-Backlog-Elemente und das Sprint-Ziel für den nächsten Sprint kennt, kann es direkt entscheiden, welche Arbeit es planen muss.

Das Meeting sollte natürlich mit einer guten Erinnerung an das Gesamtziel oder die Vision beginnen. Klären Sie gleichzeitig die Erwartungen und Grundregeln und stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess für die Sitzung kennt.

Besprechen Sie neue Informationen

Seit dem letzten Sprint könnte sich viel geändert haben; neue Stakeholder-Anfragen oder Änderungen der Kundenbedürfnisse usw. Überprüfen Sie diese neuen Informationen, um den Ton für den nächsten Sprint festzulegen, bevor Sie das Sprint-Ziel besprechen.

Tipp: Sie können das Meeting auch mit einem guten Eisbrecher beginnen, damit sich alle wohl und engagiert fühlen. Dies gilt als effektive Best Practice für Remote-Meetings.

Gehen Sie den vorgeschlagenen Rückstand durch

Untersuchen Sie das präparierte Produkt-Backlog, um die Elemente für das Sprint-Backlog zu identifizieren. Da jeder die Möglichkeit hatte, die vom Product Owner während der Grooming-Sitzung ausgewählten User Stories durchzugehen, können sie mit der Diskussion beginnen und die Arbeit für den vorgegebenen Zeitrahmen planen.

• Unterteilen Sie die User Stories in ausführbare Aufgaben
• Überprüfen Sie die Definition von „fertig“ (der Zustand, in dem Sie das Produkt erwarten, wenn der Sprint abgeschlossen ist).
• Diskutieren Sie die Akzeptanzkriterien, um eine Aufgabe als abgeschlossen zu betrachten.
• Das Entwicklungsteam sollte sich auf seine Kapazität einigen, um die geplante Arbeit zu erledigen.

Überprüfen Sie jedes Element im Backlog

Das Team sollte bei der Überprüfung jedes Elements zusammenarbeiten und entscheiden, wer an welchem ​​Element arbeitet. Hier müssen Sie Faktoren wie Abhängigkeiten, alle Änderungen, die seit dem Schreiben der Geschichte aufgetreten sind, die zum Ausführen der Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten, die Auswirkungen der Geschichte auf den Rest des Produkts usw. berücksichtigen und diskutieren.

Es sollte Aufgabe des Scrum Masters sein, diese Fragen zu beantworten und zu klären.

Am Ende müssen Sie Ihr Sprint Backlog fertiggestellt haben. Eine vorgefertigte Vorlage wie die unten stehende kann während der Sitzung vom Entwicklungsteam geteilt werden, sodass jeder sie beim Ausfüllen sehen und bearbeiten kann. Sie können auch Kommentare hinterlassen, in denen sie ihre Bedenken oder Meinungen im Board hervorheben.

Sind Sie bereit, Ihr Sprint-Planning von zu Hause aus durchzuführen?

Die aktuelle Technologie hat es eher geschafft, die Entfernung zwischen Teams zu überbrücken, die remote arbeiten. Während Sie sich möglicherweise auf ein paar zusätzliche Online-Tools verlassen müssen, kann ein Sprint-Planungsmeeting erfolgreich durchgeführt werden, selbst wenn Ihr gesamtes Team von zu Hause aus arbeitet. Verwenden Sie die richtigen Tools, befolgen Sie die Best Practices eines Remote-Meetings und halten Sie sich an Ihre Sprint-Planning-Agenda, und Sie können loslegen.

Hinterlassen Sie Ihre Kommentare und Tipps im Kommentarbereich unten.