Berichterstellungs-Dashboards für Agenturen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung Ihrer Berichte

Wenn Sie eine Marketingagentur besitzen oder in einer solchen arbeiten, wissen Sie, dass die Berichterstattung über Ihre Ergebnisse und die Bereitstellung von Business Intelligence für Kunden auf klare, prägnante und professionelle Weise genauso wichtig ist wie die Leistungskennzahlen selbst.

Die traditionelle Art und Weise, wie Marketingagenturen Berichte erstellen, bestand darin, eine Vielzahl von Tools wie Google Docs, Sheets und Slides zusammenzustellen und manuell Berichte für jeden Kunden zu erstellen, die regelmäßig versendet werden. Während dieser Ansatz funktionieren kann, wenn Sie gerade erst anfangen, kann die Berichterstellung mit zunehmendem Wachstum zu einer mühsamen und zeitaufwändigen Aufgabe werden, die nicht wirklich zu Ihrem Endergebnis beiträgt.

Wenn Sie Berichterstellungs-Dashboards für einen stärker automatisierten Ansatz erstellen möchten, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

In diesem Artikel besprechen wir:

1. Die Kompromisse zwischen dem Zusammenfügen einer Vielzahl von manuellen Reporting-Tools und der Verwendung einer Dashboard-Reporting-Software, die den gesamten Prozess automatisieren kann.
2. Ein Schritt-für-Schritt-Prozess zum Erstellen eines Berichts mit ReportGarden, einschließlich der Automatisierung des Berichtsprozesses und einer Übersicht über die gängigen Arten von Berichten, die von Agenturen verwendet werden.

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Die Kompromisse zwischen dem manuellen Erstellen von Berichten und der Verwendung einer Dashboard-Berichterstellungssoftware

Wenn Sie mit Ihrer Marketingagentur anfangen, müssen Sie sich darauf konzentrieren, neue Kunden zu gewinnen, Ergebnisse zu erzielen und auf kostengünstige Weise Berichte zu erstellen.

Wenn Sie mit der Skalierung beginnen, kann die Berichterstellung jedoch sehr zeitaufwändig werden, und Sie haben möglicherweise das Gefühl, dass die von Ihnen gesendeten Berichte nicht so beeindruckend sind, wie Sie es gerne hätten. Da viele andere Agenturen ähnliche Berichte versenden, wird sich Ihre wahrscheinlich eher einfügen, als hervorzustechen und zu beeindrucken.

Bevor wir näher darauf eingehen, wie Sie Ihren Berichtsprozess automatisieren können, lassen Sie uns einige Vor- und Nachteile der manuellen Berichterstellung gegenüber der Verwendung einer Dashboard-Berichterstellungssoftware wie ReportGarden besprechen.

Manuelle Berichterstattung

Die Profis

Der Vorteil, mit der manuellen Berichterstellung zu beginnen, besteht darin, dass es kostengünstig ist (abgesehen vom Zeitaufwand) und relativ einfach, Tools wie Google Docs, Sheets und Slides zusammenzusetzen. Mit diesen Tools können Sie die grundlegenden Berichte erstellen, die Ihre Agentur benötigt, und sie können auch einfach mit Ihren Kunden geteilt werden.

Die Nachteile

Der Hauptnachteil dieses Ansatzes für die Berichterstellung ist, dass sich die Zeit, die für die manuelle Erstellung jedes Berichts benötigt wird, schnell summiert. Die Zeit, die Sie mit der manuellen Erstellung von Berichten verbringen, könnte für höherwertige, umsatzgenerierende Aufgaben wie die Gewinnung von Kunden oder die Verbesserung der Ergebnisse, die Sie für Kunden erzielen, aufgewendet werden.

Ein weiterer Nachteil ist, dass viele andere Agenturen ihre Ergebnisse auf diese Weise melden, sodass Sie die Gelegenheit verpassen, die Berichterstattung als Wettbewerbsvorteil zu nutzen.

Dashboard-Berichte

Die Profis

Einer der Hauptvorteile der Verwendung einer Dashboard-Berichtssoftware ist die Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren. Natürlich ist eine anfängliche Einrichtung erforderlich, aber danach ist es sicherlich zeiteffektiver.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie mit Ihrem Business-Dashboard ein vollständigeres Bild anzeigen können. Sie können immer noch die gleichen Key Performance Indicators (KPIs) wie bei einem manuellen Bericht melden, aber die Tatsache, dass sich Ihr Kunde anmelden und die Ergebnisse in Echtzeit überprüfen kann, verbessert nicht nur seine Entscheidungsfindung, sondern schafft durch Transparenz auch Vertrauen Viele Ihrer Konkurrenten bieten diese Funktionalität möglicherweise nicht an.

Die Nachteile

Einer der Nachteile davon, Ihren Kunden rund um die Uhr Zugriff auf die Ergebnisse Ihrer Agentur zu gewähren, besteht darin, dass sie möglicherweise voreilige Schlussfolgerungen ziehen. Um dieses potenzielle Problem zu lösen, gibt Ihnen ReportGarden die Möglichkeit, neben den von Ihnen gemeldeten KPIs zusätzlichen Kontext bereitzustellen, was weiter auf dem Vertrauen und der Transparenz aufbaut, die ein Marketing-Dashboard bietet.

Wie bereits erwähnt, wenn Sie sich für ein Dashboard-Reporting-SaaS entscheiden, ist eine anfängliche Einrichtung erforderlich. Daher behandeln wir jetzt einen schrittweisen Prozess, mit dem Sie das Reporting Ihrer Agentur automatisieren können.

Schritt-für-Schritt: So richten Sie Reporting-Dashboards mit ReportGarden ein

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie mit einer Dashboard-Berichtssoftware wählen können, ob Sie Kunden rund um die Uhr Zugriff auf ein Dashboard gewähren oder einen traditionelleren Ansatz wählen und einen statischen PDF-Bericht exportieren, den Sie regelmäßig an Kunden senden. Welchen Ansatz Sie auch wählen (und er kann von Kunde zu Kunde variieren), hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung des Prozesses mit ReportGarden.

Schritt 1: Client erstellen

Um mit der Erstellung eines neuen Kunden zu beginnen, müssen Sie lediglich dessen URL eingeben und unsere Software zieht automatisch relevante Informationen über die Entität ein. Sie können dann einige kundenspezifische Einstellungen hinzufügen, z. B. das Hochladen eines Fotos, die Auswahl eines Account Managers und die Auswahl der Sprache und Zeitzone.

Danach können Sie Ihre Datenquellen verbinden und Ihre Dashboard-Vorlage auswählen. Im Laufe der Zeit können Sie auch damit beginnen, Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen für jeden Kunden zu erstellen, wie Sie es für richtig halten.

Schritt 2: Verbindung Ihrer Datenquelle(n)

Unabhängig davon, ob Sie eine Vorlage verwenden oder ein benutzerdefiniertes Dashboard für Ihren Kunden erstellen, jeder hat seine eigenen Anforderungen an die Datenquelle. Um eine Datenquelle zu verbinden, klicken Sie einfach auf „Neue Datenquelle verknüpfen“ , autorisieren Sie die Verbindung und ReportGarden stellt dann eine Liste mit Entitäten bereit, die Sie abrufen können.

Ein einzigartiger Aspekt von ReportGarden ist, dass Sie innerhalb jeder Datenquelle auf verschiedene Datenprofile zugreifen können. Wenn ein Kunde beispielsweise zwei separate Google Ads-Konten hat, können Sie auf Datenquellen aus mehreren angemeldeten Konten zugreifen.

Schritt 3: Erstellen eines Dashboards

Nachdem Sie nun einen Client erstellt und Ihre Datenquelle(n) verbunden haben, können Sie mit der Erstellung eines Dashboards beginnen. Unabhängig davon, ob Sie eine Vorlage oder ein benutzerdefiniertes Dashboard verwenden, zieht ReportGarden automatisch Daten aus den ausgewählten Quellen und fügt sie in das Dashboard ein.

Eine der Superkräfte   der Plattform besteht darin, dass Sie aus mehreren Datenquellen in ein einziges Dashboard ziehen können. Wenn Sie beispielsweise Google Analytics mit Ihren Facebook-Anzeigendaten abgleichen möchten, ist dies nur ein paar Klicks entfernt.

Schritt 4: Auswählen einer Berichtsvorlage (oder Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts)

Nachdem Sie Ihr Dashboard ausgefüllt und die KPIs, die Sie melden möchten, abgerufen haben, können Sie entweder eine Berichtsvorlage exportieren oder Ihren eigenen benutzerdefinierten Bericht erstellen.

Wenn Sie statische Berichte erstellen möchten, die Sie regelmäßig an Kunden senden möchten, wählen Sie einfach den Datumsbereich und die KPIs aus, die Sie melden möchten, und innerhalb von Sekunden haben Sie einen kundenfertigen Bericht zum Senden.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht von Grund auf neu erstellen möchten, können Sie ihn zunächst mit Beispieldaten entwerfen, bis alles Ihren Wünschen entspricht, und den Bericht dann einfach mit Live-Daten-APIs oder einer bestimmten Datenquelle verbinden. Im Vergleich zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte in Excel können Sie beispielsweise sehen, wie viel Zeit mit einem Berichterstellungs-Dashboard gespart werden kann, anstatt die Daten manuell zu importieren, zu sortieren und Ihre eigenen Datenvisualisierungen zu erstellen.

In Bezug auf die Darstellung von Daten haben Sie eine breite Palette von Möglichkeiten zur Auswahl. Sie können entweder die gesamte verbundene Bibliothek von Datenpunkten abrufen oder einfach Daten-Widgets für einen bestimmten Bericht hinzufügen.

Darüber hinaus können Sie aus einer unserer vielen Designvorlagen auswählen, die Daten aus Ihrem Dashboard ziehen und eine vertraute Präsentation im PowerPoint-Stil haben. Sie müssen kein Designer sein, um diese Berichte von Ihren Mitbewerbern abzuheben.

Schritt 5: Planen von Berichten mit ReportGarden

Abhängig von der Art der Dienstleistung, die Sie Ihren Kunden anbieten, können Sie, nachdem Sie Ihre Kunden-Dashboards erstellt und Berichte für sie generiert haben, diesen gesamten Prozess automatisieren, indem Sie den regelmäßigen Versand planen.

Darüber hinaus können Sie auch Zugriff auf das Dashboard des Kunden gewähren, damit er Ihren Fortschritt nach Belieben verfolgen kann.

Schritt 6: Gewähren Sie Ihrem Kunden Zugriff auf das Dashboard

Wenn Sie Ihrem Kunden rund um die Uhr Zugriff auf sein Dashboard gewähren möchten, können Sie das Erscheinungsbild von ReportGarden an das Farbschema Ihrer Marke anpassen. Sobald das Dashboard für den Kunden bereit ist, müssen Sie nur noch im Dashboard auf „Einladen“ klicken und der Kunde erhält eine E-Mail-Einladung mit seinen Anmeldedaten. Ihr Kunde hat dann nur Lesezugriff auf das Dashboard und kann die Datumsbereiche nach Belieben anpassen.

Zusammenfassung: Verwendung von Reporting-Dashboards zur Steigerung der Effizienz und Beeindruckung Ihrer Kunden

Wie wir besprochen haben, gibt es Kompromisse zwischen der manuellen Erstellung Ihrer eigenen Ad-hoc-Berichte und der Verwendung einer Dashboard-Berichtssoftware. Wenn Sie gerade erst anfangen, ist die Verwendung kostenloser Tools oft die beste Wahl, aber wenn Ihre Agentur wächst, ist es an der Zeit, eine Automatisierung des Berichtsprozesses in Betracht zu ziehen.

Abgesehen von der Zeit, die Sie beim manuellen Erstellen von Berichten sparen, besteht einer der Hauptvorteile der Verwendung einer Dashboard-Berichtssoftware darin, dass Ihre Kunden rund um die Uhr auf ihre Ergebnisse zugreifen können. Dies schafft Vertrauen, das andere „Blackbox“-Agenturen für digitales Marketing einfach nicht haben werden.

Und was noch wichtiger ist: Indem Sie neben den KPIs, die in Ihren Marketing-Dashboards gemeldet werden, zusätzlichen Kontext bereitstellen, können Sie auch eine vollständigere Geschichte der Ergebnisse erzählen, die Sie für Ihre Kunden erzielen.

In Kombination mit der Möglichkeit, die Bereitstellung Ihrer Berichte zu planen und zu automatisieren, wirken diese Funktionen alle zusammen, damit Sie Zeit haben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Steigerung des Gewinns Ihrer Kunden.

Wenn Sie selbst sehen möchten, wie ReportGarden den Berichtsprozess Ihrer Marketingagentur automatisieren kann, können Sie hier Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion starten.