Die Kurzanleitung zur Durchführung produktiver Retrospektiven aus der Ferne

Retrospektive Meetings sind für Remote-Teams sogar noch wichtiger als für Teams am selben Ort.

Da Remote-Teams nicht täglich nebeneinander arbeiten, verpassen sie oft Gelegenheiten, die Komplikationen in ihrem Arbeitsablauf zu erkennen, die ihre Leistung und ihren Geist frühzeitig beeinträchtigen können, was schließlich die rechtzeitige Fertigstellung ihrer Arbeit verzögern kann Projektleistungen.

Regelmäßige Retrospektiven können Remote-Teams dabei helfen, dies zu vermeiden, indem sie jedem Teammitglied eine Plattform bieten, um seine Meinung zu äußern, offen über die Herausforderungen oder Blockaden zu sprechen, die ihre Arbeit behindern, und so alles effizient abzuschließen.

Dieser Beitrag führt Sie durch alle Elemente eines retrospektiven Meetings, mit besonderem Schwerpunkt auf der effektiven Durchführung aus der Ferne. Alle bereitgestellten Vorlagen können online bearbeitet werden, und Sie können sie verwenden, um Ihr Retrospektive-Meeting sofort zu starten.

Was ist ein Retrospektiven Meeting

Bekannt unter vielen Namen – Scrum-Retrospektive, Sprint-Retrospektive, agile Retrospektive, After-Action-Review und manchmal sogar Post-Mortem oder Wrap-up – ist diese Art von Meeting ein zeitlich festgelegtes Event, bei dem Teams zusammenkommen, um zu diskutieren und darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was während ihres letzten Sprints oder Iteration schief gelaufen ist. Dies ermöglicht es ihnen, ihren nächsten Sprint zu verbessern, indem sie aus ihren vergangenen Fehlern und Triumphen lernen.

Obwohl es ursprünglich allgemein in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt wurde, wurden retrospektive Meetings im Laufe der Zeit von vielen anderen Teams im Marketing in das Personalmanagement übernommen.

Die grundlegenden Schritte

• Gehen Sie die geplante, abgeschlossene oder noch nicht abgeschlossene Arbeit und andere wichtige Ereignisse durch, die möglicherweise während des Sprints/Projekts aufgetreten sind. Sie können eine retrospektive Vorlage wie die untenstehende verwenden und die Teilnehmer ermutigen, sie auszufüllen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über das Gespräch und die wichtigen Ideen, die einfach ausgetauscht werden.

• Gehen Sie jeden der von den Teilnehmern an die Tafel gestellten Punkte durch und besprechen Sie sie im Detail.
• Entscheiden Sie, wie Sie zukünftige Projekte verbessern können, basierend auf dem, was Sie während der Retro gelernt haben, und erstellen Sie Aktionselemente, um diese Verbesserungen während der nächsten Iteration umzusetzen. Weisen Sie jeder dieser Aktionen einen Eigentümer zu. Bei der nächsten Retro können Sie beim Eigentümer nachfragen, ob es implementiert wurde; wenn nicht, wird es mit der nächsten Iteration fortgesetzt.

Wer sollte teilnehmen

Laden Sie nur die unmittelbaren Teammitglieder ein, die zusammenarbeiten. Retros bieten den Teilnehmern einen sicheren Raum, um offen über alles zu sprechen, einschließlich der Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, woran sie scheitern und welche Hilfe sie benötigen. Daher können Sie es vermeiden, jemanden einzuladen (z. B. einen Manager oder Stakeholder, der nicht direkt an der Arbeit des Teams beteiligt ist), der sich verletzlich oder unangenehm fühlen könnte, offen zu sprechen.

Was du brauchst

Um die Dinge organisiert und konzentriert zu halten, müssen Sie Dinge aufschreiben, insbesondere was vom Team während des Meetings kommuniziert wird. Dazu benötigen Sie ein Whiteboard.

Während einer Remote-Retrospektive-Meeting-Sitzung müssen Sie jedoch zu einem Online-Whiteboard wechseln, an dem Sie und Ihr Team zusammenarbeiten können (vielleicht sogar besser als an einem physischen Whiteboard), um Ihre Ideen, Fragen und Meinungen auszutauschen.

• Creately ist ein Online-Whiteboard/Online-Canvas-Tool, das für die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurde. Es verfügt über eine unendliche Leinwand, Standardformbibliotheken für über 50 Diagrammtypen, In-App-Videokonferenzen, Echtzeit-Änderungsvorschauen und Mausverfolgung sowie Inline-Kommentare. All dies zusammen macht es zu einem großartigen Tool, um retrospektive Meetings, Brainstorming-Sitzungen, Planungsmeetings usw. online durchzuführen.

Darüber hinaus benötigen Sie möglicherweise auch ein Videokonferenz-Tool (nur wenn die von Ihnen verwendete Online-Whiteboard-Software In-App-Videokonferenzen nicht unterstützt), um das Online-Meeting zu ermöglichen. Einige Optionen, die Sie in Betracht ziehen können, sind:

• Zoomen
• Locker
• Google Meet

Alternativ können Sie auch ein Tool zur Dokumentenzusammenarbeit wie Google Docs oder Google Sheets zusammen mit einem der oben genannten Videokonferenz-Tools verwenden, um das retrospektive Meeting durchzuführen.

Tipps für die Durchführung von Retrospektive-Meetings aus der Ferne

Die Durchführung eines persönlichen Retro-Meetings unterscheidet sich stark von der Durchführung eines Online-Meetings, hauptsächlich weil das Team über den Kontinent verteilt ist, wenn nicht sogar auf der ganzen Welt, und durch seine Geräte in Bezug auf das Verhalten während der Sitzung eingeschränkt ist.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass es unmöglich ist, eine produktive Retro aus der Ferne zu machen. Hier sind einige Tipps, um die Dinge online effektiv und ansprechend zu halten.

Stellen Sie sicher, dass alle teilnehmen

Wenn Ihr Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, stellen Sie sicher, dass Sie ein für alle geeignetes Zeitfenster wählen. Üblicherweise finden Retros am Ende eines Sprints statt (können auch während des Sprints/Projekts durchgeführt werden, wenn dieser sich über einen längeren Zeitraum erstreckt). Denken Sie bei der Planung Ihres Sprints daran, die Retros frühzeitig in die Teamkalender einzuplanen. Planen Sie Ihre Sitzung zeitlich und versuchen Sie, sie innerhalb der vorgegebenen Zeit zu beenden, um den Teilnehmern keine Unannehmlichkeiten zu bereiten, die möglicherweise das Mittagessen ausfallen lassen, um an der Besprechung teilzunehmen.

Achten Sie darauf, dass alle mitmachen. Wenn sie dazu nicht in der Lage sind, stellen Sie sicher, dass sie vor dem Meeting zumindest ihren Beitrag leisten, damit sie während des Meetings mit allen anderen angesprochen und besprochen werden können. Sie können eine vorgefertigte retrospektive Vorlage verwenden, um ihr Feedback zu sammeln.

Befolgen Sie die allgemeine Online-Meeting-Etikette

Während eines Online-Meetings geraten die Dinge manchmal außer Kontrolle, und das Festlegen von Richtlinien hilft dabei, alles besser zu verwalten. Lassen Sie sich für ein produktiveres Ergebnis vor dem Meeting erklären, was Sie von Ihren Meeting-Teilnehmern erwarten und wie sie sich verhalten sollen.

Einige der Etikette bei Hauptversammlungen, die als Teilnehmer zu befolgen sind, sind:

• Dem Umstand gemäß kleiden
• Stellen Sie sicher, dass Sie vor einem arbeitsgerechten Hintergrund aufgestellt sind (d. h. keine Betten, unordentliche Räume usw.).
• Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen
• Lassen Sie sich nicht ablenken. Starren Sie nicht auf Ihr Telefon, tippen Sie nicht auf Ihrer Tastatur herum oder arbeiten Sie an anderen Aufgaben, wenn jemand anderes präsentiert
• Schalten Sie Ihr Telefon stumm und schalten Sie andere Benachrichtigungen aus
• Unterbrechen Sie nicht, während andere sprechen, oder sprechen Sie über sie hinweg
• Wenn Sie einen Kommentar oder eine Frage haben, machen Sie auf sich aufmerksam, bevor Sie sprechen. Machen Sie entweder eine Handbewegung oder sagen Sie „Frage“ oder „Kommentar“.
• Sei bereit. Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass Ihre Verbindung, Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren

So führen Sie ein produktives Remote-Meeting durch | Best Practices und Vorlagen

Sammeln Sie Feedback vor dem Meeting

Um mehr Zeit Ihrer eigentlichen retrospektiven Besprechung damit zu verbringen, die gegebenen Ideen zu analysieren und Aktionspunkte für die Zukunft zu diskutieren, sammeln Sie das Feedback des Teams vor der eigentlichen Sitzung.

Teilen Sie dem Team im Voraus eine der nachstehenden Retrospektivvorlagen mit, damit jeder seine Misserfolge und Triumphe, Bedenken und Vorschläge auflisten kann. Dieser Ansatz kann auch dazu beitragen, dass sich Introvertierte beim Teilen ihrer Ideen wohler fühlen, und die Mitglieder, die ihr Feedback möglicherweise für wichtiger halten, ermutigen, es ohne Angst zu teilen.

Erstellen Sie einen Aktionsplan

Verteilte Teams verlieren leicht den Überblick darüber, wer für was verantwortlich ist und wann etwas fällig ist. Um Verwirrung zu vermeiden und alle zur Rechenschaft zu ziehen, erstellen Sie einen einfachen Aktionsplan, der mit allen geteilt wird.

Oder Sie können ein Projektmanagement-Tool wie Favro verwenden, um Aufgaben zu erstellen, Verantwortliche zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.

Verwenden Sie die richtige retrospektive Technik

Bei der Standard-Retrospektive beantwortet das Team die Fragen: Was lief gut? was lief nicht gut? und was können wir verbessern? Dies ist zwar ziemlich einfach, kann jedoch dazu führen, dass die Dinge veraltet sind, wenn Sie es wiederholt tun. Hier sind ein paar retrospektive Meeting-Ideen, um die Dinge unterhaltsamer und ansprechender zu gestalten.

Starten, stoppen, weitermachen

Dieser Ansatz sammelt das Feedback der Teilnehmer in 3 Kategorien;

• Woran sollte das Team mit der Arbeit beginnen?
• Woran sollte das Team aufhören zu arbeiten?
• Woran soll das Team weiter arbeiten?

Gemocht, gelernt, gefehlt, ersehnt (4 Ls)

Teilen Sie die Leinwand in 4 Bereiche und bitten Sie die Teilnehmer, ihre Ideen zu jedem der Ls einzeln einzubringen.

• Gefällt mir – Dinge, die ihnen am Projekt gefallen haben
• Gelernt – Dinge, die sie gelernt haben
• Fehlte – Dinge, die das Team getan hat, die aber besser hätten gemacht werden können
• Sehnsucht – Dinge, die sie sich während des Projekts gewünscht haben

Wütend, traurig, froh

Dieser Ansatz ermöglicht es dem Team, sein Feedback basierend auf seinen Emotionen zum vorherigen Sprint zu teilen und zu gruppieren

• Worüber sie sauer waren
• Worüber sie traurig waren
• Worüber sie sich freuten

Sobald die Ideen gruppiert sind, kann das Team für sie stimmen. Diejenigen mit den meisten Stimmen werden priorisiert und im nächsten Sprint bearbeitet.

Segelboot

Diese Methode vergleicht den Sprint technisch gesehen mit einem Segelboot und bringt das Team dazu, die Dinge, die den Sprint beeinflusst haben, mit dem zu vergleichen, was ein Segelboot vorwärts oder rückwärts treibt.

• Sonnenschein – Dinge, die das Team glücklich gemacht haben
• Anker – Dinge, die das Team daran gehindert haben, Fortschritte zu machen
• Wind und Wolken – die Dinge, die dem Team geholfen haben, voranzukommen
• Felsen und Piraten – Risiken und Hindernisse, die das Team daran hindern können, dort zu sein, wo es hingehört

KALM

KALM steht für,

• Behalten (Dinge, die Sie behalten müssen)
• Hinzufügen (Dinge, die Sie hinzufügen müssen)
• Mehr (Dinge, von denen Sie mehr brauchen)
• Weniger (Dinge, von denen Sie weniger brauchen)

Weitere retrospektive Techniken finden Sie hier.

Haben Sie weitere Tipps für die Durchführung produktiver Remote Retrospektive-Meetings?

Am Ende des Retrospektiven-Meetings kannst du dir ein wenig Zeit nehmen, um zu reflektieren, wie es gelaufen ist (kurzer Rückblick auf den Rückblick!). Ermutigen Sie das Team, ihr Feedback darüber zu teilen, wie die Retrospektive verbessert werden kann, um sie beim nächsten Mal produktiver zu machen.

Retrospektive Meetings geben Ihnen die Möglichkeit, über Ihre Fehler und Erfolge nachzudenken, um eine bessere Zukunft zu planen. Obwohl die Durchführung einer Remote-Retrospektive Sie in der Vergangenheit möglicherweise in eine schwierige Position gebracht hat, hoffen wir, dass dieser Beitrag und die von uns geteilten Vorlagen Ihnen dabei helfen, dies von nun an erfolgreich zu tun.

Wenn Sie etwas haben, das bei der Durchführung von Remote-Retrospektive-Meetings besonders für Sie funktioniert hat, teilen Sie es uns bitte im Kommentarbereich unten mit.