Risikoanalyse in Projekten und Tools zu ihrer Erleichterung | #38 Einstieg ins Projektmanagement

Die Risikoanalyse hilft, die Chancen auf den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu erhöhen. Doch welche Arten von Risiken können ein Projekt bedrohen? Welche Tools sind anzuwenden, um sie rechtzeitig zu identifizieren?

Risikoanalyse – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Risikoarten in Projekten
3. Technische Risiken
4. Ressourcenrisiko
5. Risiken im Geschäftsumfeld
6. Tools zur Risikoanalyse
7. Ishikawa-Diagramm
8. Risikomatrix
9. Zusammenfassung

Einführung

Die Risikoanalyse ist eine Schlüsselkomponente des Projektmanagements, da sie Folgendes ermöglicht:

• Identifikation,
• Einschätzung u
• Reaktion auf potenzielle Risiken, deren Übersehen das gesamte Projekt zum Scheitern bringen könnte.

Laut dem Bericht 2021 des Project Management Institute (PMI) erreicht fast die Hälfte der Projekte ihre Ziele nicht und mehr als die Hälfte liegt hinter dem Zeitplan oder über dem Budget.

Arten von Risiken in Projekten

Die drei häufigsten Risiken, die die meisten Unternehmensprojekte betreffen, sind:

• Technisches Risiko – bezieht sich auf Probleme im Zusammenhang mit Software, Hardware oder Prozessen, die die Umsetzung des Projekts verhindern können
• Ressourcenrisiko – umfasst Probleme im Zusammenhang mit der Verfügbarkeit von Ressourcen wie Mitarbeitern, Budget oder Zeit
• Geschäftsumfeldrisiko – betrifft Probleme wie Änderungen der Vorschriften oder des Wettbewerbs.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jeden von ihnen werfen, um zu sehen, wie Sie jede Art von Risiko identifizieren, analysieren und darauf reagieren können.

Technische Risiken

Um technische Risiken effektiv zu identifizieren und zu analysieren, müssen Sie eine detaillierte Analyse der technischen Spezifikationen des Projekts durchführen, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Welche Aufgaben erfordern den Einsatz innovativer Technik?
• Verfügt die Organisation über ein Team, das die technologische Seite des Projekts entwickelt, implementiert und betreibt? Wenn nicht,
• Welchen Lösungsanbieter soll man wählen und wie gestaltet man einen Vertrag mit Auftragnehmern?

Sie sollten auch eine szenariobasierte Risikoanalyse durchführen, um potenzielle Probleme und deren Folgen zu erkennen. Um technische Risiken zu minimieren, achten Sie besonders auf die Qualitätskontrolle im Projekt und sorgen Sie für regelmäßige Tests und Wartung. Auch ein Notfallplan kann in Erwägung gezogen werden. Der Projektmanager sollte sich auch über technologische Innovationen auf dem Laufenden halten und sich mit Experten auf dem Gebiet beraten, in dem das Projekt umgesetzt wird.

Ressourcenrisiken

Die Minimierung von Ressourcenrisiken erfordert eine Analyse der Verfügbarkeit von Fach- und Fachkräften, der realistischen Budgetverfügbarkeit und der Zeit für die unterbrechungsfreie Aufgabenerledigung.

Bei der Analyse dieser Art von Risiko sollte der Projektmanager die folgenden Fragen stellen:

1. Verfügt die Organisation über genügend Spezialisten in Schlüsselbereichen des Projekts , wie zum Beispiel Programmierung, Design oder Finanzierung?
2. Gibt es angemessene Verfahren und Instrumente für das Ressourcenmanagement , wie z. B. Ressourcenplanung oder Berichterstattung?
3. Enthält das Projektbudget ausreichende Mittel, um bei Bedarf Ressourcen zu rekrutieren oder auszulagern?

Risiken im Zusammenhang mit dem Geschäftsumfeld

Geschäftsrisiken hängen hauptsächlich mit der Entstehung der dynamischen Wettbewerbsentwicklung zusammen. Sie können sich auch auf neue Vorschriften beziehen, die das Budget oder den Zeitplan des Projekts betreffen. Gute Beispiele sind die Notwendigkeit der Zertifizierung von Lösungen oder behördlichen Verfahren vor der Markteinführung des Ergebnisses oder die Notwendigkeit der Fortsetzung des Projekts.

Beispielfragen, die dem Projektmanager helfen können, Geschäftsrisiken zu analysieren, lauten wie folgt:

1. Sind uns mögliche regulatorische Änderungen in der Branche, in der unser Projekt tätig ist, bekannt?
2. Haben wir potenzielle Bedrohungen durch Wettbewerber analysiert , wie z. B. neue Produkte oder Dienstleistungen?
3. Haben wir einen Notfallplan für den Fall nachteiliger Veränderungen im Geschäftsumfeld , wie z. B. einem Rückgang der Nachfrage nach unserem Produkt oder unserer Dienstleistung?

Tools zur Risikoanalyse

Für eine anfängliche Risikoanalyse wird eine weit verbreitete SWOT gut funktionieren. Wenn Sie jedoch eine gründliche Diagnose von Technologie-, Ressourcen- und Geschäftsrisiken durchführen, ist es besser, sich für spezielle Spezialtools zu entscheiden. Berühmt für ihre Wirksamkeit sind:

• Das Ishikawa-Diagramm wird aufgrund seiner charakteristischen Form auch als Fischdiagramm bezeichnet
• Risikomatrix.

Ishikawa-Diagramm

Das Ishikawa-Diagramm ist ein Werkzeug, um die Ursachen von Problemen und potenziellen Risiken zu identifizieren und zu analysieren. Es wurde von Dr. Kaoru Ishikawa, einem japanischen Ingenieur und Qualitätsberater, entwickelt. Ishikawa war ein bekannter Dozent und Experte für Qualitätsmanagement und der Schöpfer vieler anderer qualitätsbezogener Werkzeuge und Methoden, wie des Pareto-Diagramms und des Histogrammdiagramms. Ishikawa arbeitete hauptsächlich in der Industrie, aber seine Werkzeuge und Methoden fanden auch in anderen Bereichen Anwendung, einschließlich des Projektmanagements.

Das Ishikawa-Diagramm stellt ein Problem in Form eines Ursache-Wirkungs-Diagramms dar, aus dem Sie die Hauptursachen des Problems extrahieren können. Sie kann unter anderem eine Bewertung zur Aufdeckung technischer Risiken liefern. Denn es kann mögliche Mängel oder Probleme der Technik erkennen und deren Ursachen ermitteln.

Risikomatrix

Die Risikomatrix tauchte erstmals in den 1950er Jahren in der Luft- und Raumfahrtindustrie auf, wo sie zur Bewertung von Flugsicherheitsrisiken angewendet wurde. Das Tool ist nicht nur im Projektmanagement beliebt, sondern auch in Wirtschaft, Wissenschaft oder Sicherheitsanalyse.

Mit der Risikomatrix können Sie das Risikoniveau für jede Gefahr bestimmen, indem Sie ihr eine Gewichtung basierend auf ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihren Auswirkungen zuweisen. Es ist eine einfache Tabelle, in der die Zeilen die verschiedenen Risiken und die Spalten die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung darstellen.

Das Risikomatrixdiagramm besteht aus Quadraten, die einzelne Risiken darstellen. Jede Gefahr wird einem von vier Quadraten zugeordnet, die der Risikostufe entsprechen:

• niedrig,
• Mittel,
• hoch bzw
• sehr hoch.

Die Quadrate geben Auskunft über die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Folgen des Risikos. Durch die Verwendung der Risikomatrix kann der Projektmanager erkennen, welche Risiken mit dem Projekt verbunden sind, und überlegen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um sie zu minimieren.

Zusammenfassung

Die Risikoanalyse identifiziert, bewertet und reagiert auf potenzielle Risiken, die den Erfolg eines Projekts beeinträchtigen könnten. Die Volatilität des heutigen Geschäftsumfelds macht es jedoch zunehmend schwieriger, Analysen durchzuführen und genaue Schlussfolgerungen zu ziehen. Neue Arten von Risiken entstehen beispielsweise in Bezug auf Cybersicherheit, Inflation oder die Verfügbarkeit von Rohstoffen. Daher sei daran erinnert, dass die Risikoanalyse ein kontinuierlicher, wiederholter und aktualisierter Prozess ist, der während des gesamten Projekts stattfindet.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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