Risikomanagement in Geschäftsbeziehungen: Vier grundlegende Tipps für Agenturen und Unternehmen

Risikomanagement ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Jedes große Unternehmen braucht Jahre, um aufgebaut zu werden, und während dieser ganzen Zeit können Sie sich ohne Geschäftsbeziehungen einfach nicht bewegen!. Hier werden keine Flip-Flops oder Abtrünnige geduldet. Qualitätspartner werden für einen längeren Zeitraum ausgewählt Allianzen werden strategisch aufgebaut. Kunden verlassen sich seit jeher auf Profis, die ihr Handwerk verstehen, die das Geschäft verstehen, die in finanziellen Angelegenheiten zuverlässig sind und gerne gemeinsam wachsen.

Es macht jedoch keinen Sinn zu glauben, dass die Suche nach dem richtigen Partner eine „halbe Arbeit“ ist. Eine tolle Idee ist nichts ohne Umsetzung, der Vertragsabschluss ist nichts ohne eine starke Zusammenarbeit beim Gesamtziel.

Es gibt mehrere Phasen im Prozess des Risikomanagements bei der Integration eines Unternehmens und einer Agentur. Und diese sind eng mit den Phasen der Projektentwicklung verbunden.

Die erste Phase – Kennenlernen

Jede Seite demonstriert ihre Stärken, weist auf ihre beruflichen Erfolge hin und teilt ihre Erfahrungen. Dieser Phase folgt eine vorläufige Einschätzung des Potenzials der anderen Partei. Dies ist das erste wirkliche Gespräch, das uns zeigen kann, ob wir gut zusammenpassen oder nicht.

Die Agentur ist natürlich an einer Entscheidung zu ihren Gunsten interessiert. Das Unternehmen hofft, dass seine Mission und Ressourcen an die richtigen Leute weitergegeben werden, die nicht einfach verschwinden oder innerhalb einer Woche zu einem anderen Projekt wechseln. Das Unternehmen wird sich auf eine proaktive Agentur verlassen wollen, um Risiken einzuschätzen und sicherzustellen, dass sie sich von der Masse abheben und gleichzeitig die Ergebnisse erzielen, die zur Umsatzsteigerung erforderlich sind.

Ratschlag für eine Agentur: Täuschen Sie ein Unternehmen nicht, indem Sie eine falsche Wahrnehmung Ihrer Arbeit vermitteln. Untersuchen Sie das Unternehmen: seine Website, Marktposition, Schwachstellen und Stärken sowie seine Hauptkonkurrenten. Stellen Sie sicher, dass der Kunde eine bestimmte Aufgabe hat und die Ziele versteht. Denken Sie an Ihre finanziellen Risiken im Geschäft. Stellen Sie sicher, dass alle diese Punkte Ihrem Profil entsprechen und Sie über Erfahrung in der Lösung ähnlicher Probleme verfügen. Erstellen Sie eine Prognose mit Ihrer eigenen Vorstellung von der Situation. Sprechen Sie über Ihre wirklichen Möglichkeiten. Lüge nicht. Und erwecken Sie nicht den Eindruck, dass Sie mit dem internen Marketingteam des Kunden konkurrieren wollen – konzentrieren Sie sich auf die Interaktion. Diskutieren Sie die Risiken. Bereiten Sie eine Liste mit KPIs und Metriken vor, die Ihnen beiden helfen, sich in die richtige Richtung zu bewegen.

Ratschlag für ein Unternehmen: Verfallen Sie nicht Hals über Kopf und versuchen Sie, überhöhte Erwartungen zu vermeiden. Untersuchen Sie die Erfahrung der Agentur bei der Lösung ähnlicher Aufgaben, lesen Sie die Bewertungen anderer Kunden zu ihren Dienstleistungen. Formulieren Sie anhand der Analyse Ihrer Ist-Situation konkrete, nicht abstrakte Aufgabenstellungen. Versuchen Sie, überhöhte Erwartungen zu vermeiden, denn in der Anfangszeit wird es für das Agenturteam nicht so einfach sein, auch die selbst gestellten Aufgaben zu bewältigen. Geschweige denn, ihre Ergebnisse zu übertreffen. Es wäre großartig, wenn Sie selbst damit fertig werden würden, ansonsten scheuen Sie sich nicht, eine Risikomanagementabteilung zu beauftragen.

Die zweite Phase – Projektstart

In der zweiten Beziehungsphase hat ein Unternehmen oft übertriebene Erwartungen. Und eine Agentur stößt oft auf die ersten ernsthaften Probleme. Rationelles Risikomanagement kann hier beide Seiten zu Gewinnern machen. Dies können ein oder zwei zusätzliche Aufgaben mit höherer Priorität, Fehler in der geschätzten Zeit für Aufgaben oder die Notwendigkeit sein, frühere Lösungen zu unterstützen, die zuvor implementiert wurden. Das kann zunächst zu Terminverzögerungen, Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnissen und anderen auf Dauer so kleinen, aber am Anfang so spürbaren Feinheiten führen.

Beratung für eine Agentur: Dies ist entscheidend, um Ihre Arbeit an dem Projekt zu beginnen, indem Sie einen Zeitplan und eine Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Ihren Projektteammitgliedern festlegen. Jeder sollte sein Anliegen verstehen. Achten Sie auf die Details und versuchen Sie, den Arbeitsablauf ständig zu überwachen. Fehler, die ein halbes Jahr später unbemerkt bleiben, können am Anfang einen Schneeballeffekt haben. Daher ist dies die perfekte Option, wenn Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben in einem gemeinsamen Aufgabenverwaltungssystem speichern, wo sie ihre Ergebnisse und Probleme notieren, zusätzliche Daten anfordern, Aufgaben priorisieren oder Kommentare hinterlassen können. Diese Lösung kann das Gesamtbild in jeder Phase der Zusammenarbeit aufzeigen und einen „Engpass“ finden, wenn etwas schief geht. Vergessen Sie nicht, regelmäßige Treffen zu vereinbaren.

Ratschlag für ein Unternehmen: Übertreiben Sie es nicht. Heben Sie Fehler hervor, geben Sie Tipps, teilen Sie Ihre Vision und geben Sie qualitativ hochwertiges Feedback. Aber versuchen Sie bitte, so höflich wie möglich zu sein. Sagen Sie ihnen, dass Sie den Prozess kontrollieren, aber vermeiden Sie Mikromanagement. Ein Team auf der anderen Seite braucht wirklich Ihre Unterstützung. Es ist wahr, die Loyalität ist noch nicht verdient, aber Ihre Unterstützung kann eine Vorauszahlung sein, die das Team mit Energie versorgt. Glauben Sie an sie, und Ihr Vertrauen wird zu einer hervorragenden Konsequenz für Sie führen.

Die dritte Phase – der erste Meilenstein

Eine Agentur erstellt einen Bericht für einen bestimmten Zeitraum: einen Monat oder ein Quartal. Sie besprechen die erzielten Erfolge. Wie unterscheiden sich diese Ergebnisse von dem, was ursprünglich geplant war?

Es ist wichtig, alle Angelegenheiten offen zu besprechen. Was wurde in dieser Zeit gut gemacht und warum? Welcher Teil des Plans wurde nicht umgesetzt und warum? Welche Veränderungen haben sich während des Prozesses ergeben und wie haben wir darauf reagiert? Wie hat jedes Team bestimmte Aufgaben ausgeführt? Was sollte in der nächsten Periode verbessert werden? All dies sind Beispiele für Risiken , die Sie immer im Auge behalten sollten.

Tipp für eine Agentur: Überwachen Sie Ihre Ergebnisse täglich. Wenn Sie ein mögliches Problem bemerkt haben, teilen Sie dies Ihrem Kunden mit, bieten Sie Lösungen und Ihre Hilfe an. Wir würden Ihnen nicht empfehlen zu warten, bis sich dieses Problem von selbst löst. Selbst wenn Ihr Kunde Ihnen keine Informationen liefert oder ein Vorgesetzter in seinem Büro überlastet ist und Ihre Fragen nicht rechtzeitig beantworten kann, liegen mindestens 50 % der Verantwortung bei Ihnen. Es ist also an der Zeit, eigenverantwortlich zu handeln, insbesondere wenn Sie wissen, wie Sie dieses Problem rechtzeitig lösen können.
Dies wirkt sich in den meisten Fällen positiv aus, wenn Sie die Erwartungen der Unternehmer übertreffen und somit Ihre Qualität und Kompetenz bestätigen.

Gehen Sie die Extrameile, widmen Sie den Details etwas mehr Zeit. Betrachten Sie den Kern der anstehenden Aufgabe. Wenn Sie den Vertrag erfüllt oder sogar übererfüllt haben, wenn Sie es geschafft haben, die Risiken zu beseitigen – gut gemacht, jetzt ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, was noch getan werden kann. Gib niemals auf!

Beratung für ein Unternehmen: Beurteilen Sie die Situation. Stimmt die Leistung mit dem überein, was Sie im Gegenzug erwartet haben? Hat das Team Ihre Erwartungen erfüllt? Welche Erkenntnisse wurden aus der Zusammenarbeit gewonnen? Was kann die Agentur gut? Was läuft schief und warum?

Sprechen Sie, Ihr Feedback ist wichtig. Wenn Ihnen einige Kleinigkeiten offensichtlich erscheinen, könnte es für die Gegenseite etwas Neues sein.

Erzähle ihnen von deinen Plänen. Erzählen Sie ihnen, was in dieser Zeit auf Ihrer Seite passiert ist. Was hat sich in Ihrem Unternehmen verändert, welche Veränderungen sind in nächster Zeit geplant?
In dieser Phase einigen sich beide Parteien normalerweise auf langfristige Ziele: sechs Monate, ein Jahr oder mehr. Daher muss jede Partei darauf vertrauen, dass die Strategie mit genügend Ressourcen in die richtige Richtung geht und dass die Kommunikation klar ist. Es ist äußerst wichtig, sich auf Meilensteine ​​zu einigen: Monate, Quartale. Gibt es Probleme bei der Zusammenarbeit, müssen diese ans Licht gebracht, besprochen und geregelt werden. Die meisten Probleme, die ein typisches Projekt mit sich bringt, liegen in der Kommunikation. Kleine Probleme und Missverständnisse entwickeln sich oft zu langwierigen Konflikten. Und das führt zu Wirkungsverlust.

Die vierte Stufe – Erfolgreiche Zusammenarbeit

Das Projekt entwickelt sich, KPIs funktionieren wie geplant, die Teams haben ein Modell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ausgearbeitet.

Tipp für eine Agentur: Neben der guten Arbeit, die jetzt entsteht, soll man ein Bild der Zukunft bieten. Investieren Sie Zeit in die Entwicklung Ihres Kunden. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse, präsentieren Sie ihnen neue Möglichkeiten, bieten Sie neue Tools an. Bereiten Sie eine Empfehlungsliste vor und zeigen Sie ihnen die „Zahlen“ neuer möglicher Gewinne. Dies ist eine Zeit, um andere Ihre Dienste vorzuschlagen.
Denken Sie daran, dass es nicht ausreicht, nur Ihre Arbeit richtig zu machen. Alle kümmern sich um die Zukunft. Und Sie haben die Kraft, an der Gestaltung dieser Zukunft mitzuwirken, die Sie und Ihr Partner gemeinsam teilen.

Ratschlag für Unternehmen: Machen Sie weiter. Vereinbaren Sie weiterhin regelmäßige Meetings, stellen Sie Fragen, teilen Sie Einblicke und Neuigkeiten über Ihr Unternehmen. Suchen Sie nach einigen Vorteilen für Ihr internes Team durch die Zusammenarbeit mit der Agentur. Vertrauen Sie Ihrem Partner, aber vergessen Sie nicht, von der Seite zu beobachten und Feedback zu geben.

Letzte Worte zum Risikomanagement

Es lässt sich nicht leugnen, dass jede Geschäftsbeziehung ihre Besonderheiten hat. Wir können Ihnen definitiv kein perfektes allgemeines Drehbuch geben, das Ihnen hilft, erfolgreich mit Ihrem Kunden zusammenzuarbeiten oder eine Agentur auszulagern und alle Schwierigkeiten zu vermeiden. Ihre Beziehung zu einem kleinen Geschäftskunden wird sich völlig von der eines großen Geschäftskunden unterscheiden, die Beziehung zu einem europäischen Unternehmen wird sich von der amerikanischen oder asiatischen unterscheiden. Und es gibt Millionen weitere Faktoren, die Ihre Geschäftsbeziehungen auch innerhalb Ihres Unternehmens beeinflussen.

Tipps für eine Agentur:
– Analysieren Sie das Geschäft des Kunden gründlich
– Analysieren Sie Ihre Teamstärke sorgfältig
– Beginnen Sie nicht mit der Arbeit, wenn Ihr Kunde eine zu abstrakte Aufgabe hat
– Bleiben Sie in jeder Situation ehrlich zu Ihrem Kunden
– Weisen Sie Ihrem Team Verantwortlichkeiten auf der Grundlage ihrer tatsächlichen Fähigkeiten zu
– Arbeitsablauf ständig überwachen
– Treffen und diskutieren Sie Ihre Ergebnisse und Probleme systematisch mit einem Kunden
– Geben Sie Ihr Bestes, um die Ziele des Kunden zu erreichen
– Versuchen Sie, die Beziehung zu einem Kunden nach Abschluss des Projekts aufrechtzuerhalten, wenn Sie eine große Perspektive in der Partnerschaft erkennen

Tipps für Unternehmen:
Analysieren Sie Ihr Unternehmen und definieren Sie Ihre wirklichen Schwachstellen und Verbesserungsbereiche
Legen Sie Ihre Ziele fest und bereiten Sie eine Liste lesbarer technischer Anfragen vor
Seien Sie auf dem Laufenden, koordinieren Sie ihre Strategie, wenn dies nicht ganz Ihren eigenen Vorstellungen entspricht
Kontrollieren Sie den Prozess, aber vermeiden Sie Mikromanagement
Probieren Sie die Größe der Agentur aus, wenn sie wirklich gut ist – sie könnte Ihrem internen Team helfen, sich weiterzuentwickeln und Ihre anderen Geschäftsbereiche zu verbessern