Ursachenanalyse – Nutzen und Ziele

In jedem Unternehmen – unabhängig vom Dienstalter, der Marktposition oder der Branche, in der es täglich tätig ist – passieren Fehler, Probleme, Unfälle oder Ausfälle. In solchen Situationen versuchen die Verantwortlichen oft, so schnell wie möglich Gegenmaßnahmen zu ergreifen, was kurzfristig hilft, aber keine Garantie dafür ist, dass die Situation erneut auftritt (was weitere Kosten verursacht und eigene Ressourcen verbraucht).

Eine bessere Lösung ist dann die Durchführung einer Studie wie der Root Cause Analysis (RCA) . Im Folgenden erklären wir, was dieses Tool ist, welchen Zweck es hat und welche positiven Ergebnisse seine Anwendung für eine Organisation bringen kann.

Was ist eine Ursachenanalyse?

Die Ursachenanalyse ist ein weit verbreitetes Instrument, das nicht nur in einer Vielzahl von Bereichen funktioniert (von der Technik über das Gesundheitswesen, die Medizin und Wirtschaft bis hin zur Fertigung oder dem Qualitätsmanagement), sondern manchmal auch in unserem täglichen Leben nützlich sein kann. Die Ursachenanalyse ist ein Ansatz, der durch seinen systematischen Prozess dazu führt, die Grundlagen bereits aufgetretener und potenzieller Probleme, Vorfälle und Ausfälle zu identifizieren.

Die Nutzung davon ist die Konsequenz aus der Annahme, dass Maßnahmen, die sich auf diesen Aspekt – also den eigentlichen Kern der Schwierigkeit – konzentrieren, in der Regel deshalb erfolgen, weil sie effektiver sind, als einfach auf Symptome zu reagieren, die einige Zeit später wieder auftreten können.

Vorteile der Ursachenanalyse

Der Hauptvorteil der Ursachenanalyse besteht in der Verhinderung eines erneuten Auftretens, was gerade dadurch möglich wird, dass die Gründe für das Auftreten von Problemen und Ausfällen beseitigt werden. Dadurch wird die Qualität der angebotenen Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse verbessert, die anfallenden Kosten gesenkt und eine optimalere Nutzung der Ressourcen gewährleistet. Dies ist jedoch nicht das einzige positive Ergebnis der Einführung dieser Technik – unter den weiteren Vorteilen können wir erwähnen:

• Besseres Risikomanagement – ​​Die Ursachenanalyse hilft zu verstehen, welche Faktoren zu Problemen führen können, und ermöglicht so ein effektiveres Risikomanagement sowohl für einmalige Projekte als auch für den täglichen Betrieb.
• Erhöhte Sicherheit – In Branchen wie Industrie, Medizin oder Transport hilft RCA dabei, Gefahren (die Ursache von Unfällen) zu erkennen, was das Sicherheitsniveau erhöht.
• Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit – Durch die Beseitigung der Gründe für Beschwerden oder Beschwerden verbessert sich die Beziehung des Kunden zu unserer Marke.

Ziele der Ursachenanalyse

Es mag den Anschein haben, dass das übergeordnete Ziel der Ursachenanalyse darin besteht, den eigentlichen Grund für das aufgetretene Problem oder den aufgetretenen Fehler zu verstehen, was im Gegensatz dazu steht, sich nur auf die unmittelbaren Symptome zu konzentrieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wir sollten jedoch betonen, dass eine solche Aktion nur eine Manifestation der Verwendung des beschriebenen Tools ist. Denn RCA zielt darauf ab, durch konkrete Schritte Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren, die zu einer Steigerung der Effizienz, der Qualität der durchgeführten Schritte und der Geschwindigkeit der ablaufenden Prozesse führen.

Somit unterstützt die Einführung der Ursachenanalyse die kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen, die voraussichtlich ein positives Ergebnis für alle Beteiligten (Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner usw.) bringen wird.

Wie führt man den RCA durch?

Wie sollte der RCA-Prozess durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass er die erwarteten Ergebnisse liefert? Am besten befolgen Sie diese Schritte:

1. Identifizieren Sie das Problem – wählen Sie ein bestimmtes Problem, einen Vorfall oder einen Fehler aus, den Sie untersuchen möchten, und beschreiben Sie dann genau, was passiert ist und welche Auswirkungen es hatte.
2. Sammeln Sie Daten – nutzen Sie Berichte, Dokumentationen, Aufzeichnungen, Zeugenaussagen und andere verfügbare Quellen, um ein vollständiges Bild der Situation zu erhalten.
3. Identifizieren Sie mögliche Ursachen – konzentrieren Sie sich darauf, alle Faktoren zu identifizieren, die das Problem verursacht haben könnten (z. B. mit einem Ishikawa-Diagramm). Denken Sie daran, dass einige davon möglicherweise verborgen oder nicht offensichtlich sind.
4. Testen Sie potenzielle Ursachen – Sobald potenzielle Ursachen identifiziert wurden, sollten sie getestet werden, um ihre Beteiligung an der Angelegenheit zu bestätigen oder auszuschließen
5. Identifizieren Sie die Ursache – finden Sie den Grund für den Fehler, der am wichtigsten ist (dh die schlimmsten Auswirkungen hat).
6. Korrekturmaßnahmen umsetzen – basierend auf den identifizierten Gründen spezifische Korrekturmaßnahmen entwickeln, die das Risiko eines erneuten Auftretens des Problems verringern oder beseitigen. Denken Sie nach der Implementierung daran, ihre Wirksamkeit zu bewerten und flexibel zu bleiben (da Korrekturmaßnahmen möglicherweise angepasst werden müssen, sobald neue Informationen verfügbar sind).

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was wirklich die Ursache des Problems ist, können Sie Ihre Mitarbeiter um ihre Meinung bitten. Ein Projekt- und Teammanagementsystem, Firmbee, hilft Ihnen, eine offene Kommunikation aufrechtzuerhalten. Mit der Check-in-Funktion können Sie eine automatische Nachricht an alle (oder ausgewählte) Mitglieder Ihres Teams senden und sie bitten, auf ein bestimmtes Thema zu antworten. Sie können diese auch als regelmäßige Benachrichtigungen festlegen (z. B. an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten). Auf diese Weise erhalten Sie einen umfassenderen Blick auf ein bestimmtes Problem und erfahren aus der Sicht anderer Menschen, welche möglichen Gründe dahinter stecken.

Ursachenanalyse – Zusammenfassung

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Qualität, Effizienz, Sicherheit oder Kundenzufriedenheit der von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern, dürfte die Ursachenanalyse genau das Richtige für Sie sein. Sie müssen jedoch in aller Bescheidenheit akzeptieren, dass RCA kein magisches Medikament ist, das alle Probleme verschwinden lässt. Nichtsdestotrotz erhöht die Anwendung der Prinzipien der Ursachenanalyse, um die Grundlage eines bestimmten Problems herauszufinden, die Chancen, dass Sie erfolgreich sind und Ihre Geschäftsziele erreichen, erheblich. Vergessen Sie außerdem nicht, dass RCA dafür sorgt, dass die beunruhigenden Probleme seltener auftreten (oder beseitigt werden), was für alle Beteiligten immer eine gute Nachricht ist.

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Autorin: Klaudia Kowalczyk

Ein Grafik- und UX-Designer, der in Design vermittelt, was sich nicht in Worte fassen lässt. Für ihn hat jede verwendete Farbe, Linie oder Schriftart eine Bedeutung. Leidenschaft für Grafik- und Webdesign.

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