Vertriebsautomatisierung: Warum es an der Zeit ist, Ihr Vertriebsteam zu automatisieren

Schließen Sie immer. Klingt bekannt?

Vertriebsleiter predigen ihren Vertriebsmitarbeitern ständig, mehr Geschäfte abzuschließen. Viele haben jedoch nicht die notwendigen Schritte in Richtung Vertriebsautomatisierung unternommen, was dazu führt, dass sie ins Hintertreffen geraten.

Wie können Sie immer schließen, wenn Sie an Ihren Schreibtisch gefesselt sind und Daten eingeben?  

Die Vertriebsautomatisierung ist der Schlüssel zur Umsatzsteigerung. Derzeit verbringen Vertriebsmitarbeiter nur ein Drittel ihrer produktiven Stunden damit, mit potenziellen Kunden zu sprechen. Den Rest ihrer Zeit verbringen sie mit alltäglichen Aufgaben wie Dateneingabe, Prospektion, Teambesprechungen und Terminplanung. Aber stellen Sie sich vor, wie viel mehr Ihr Unternehmen verkaufen könnte, wenn Sie die Verkaufsautomatisierung nutzen würden, um die anderen zwei Drittel der Zeit Ihres Teams freizusetzen.

Indem Sie Ihr Vertriebsteam automatisieren, ermöglichen Sie es Ihren Vertriebsmitarbeitern, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen (und ihnen) am wichtigsten ist – der Aufbau sinnvoller Beziehungen zu potenziellen Kunden, die mehr Geschäfte abschließen und zu Geschäftswachstum führen.

Also lasst uns eintauchen.

Erstens – Was ist Vertriebsautomatisierung?

Um Ihr Vertriebsteam erfolgreich zu automatisieren und die Vertriebsautomatisierung einzuführen, ist es entscheidend, ein tiefes Verständnis dafür zu haben, was genau es ist.

Vertriebsautomatisierung ist die Rationalisierung manueller, administrativer Aufgaben mithilfe von Software, künstlicher Intelligenz und anderen digitalen Tools. Im Grunde geht es darum, die alltäglichen Aufgaben Ihrer Vertriebsmitarbeiter mithilfe von Technologie auf Autopilot zu stellen.

Durch den Wegfall dieser administrativen Pflichten können sich Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr auf die Kontaktaufnahme und den Verkauf an Interessenten und Kunden konzentrieren. Außerdem vereinheitlicht die Vertriebsautomatisierung Ihren Vertriebsprozess. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben hat Ihr Team einen iterativen Ansatz, den es zu befolgen, zu spülen und zu wiederholen gilt.

HubSpot-Bericht zeigt, dass Vertriebsautomatisierung die Produktivität von Vertriebsmitarbeitern verbessert

Nehmen Sie nicht nur mein Wort dafür. Lassen Sie uns in einige Daten eintauchen.

Der Sales Enablement-Bericht 2021 von HubSpot hat 500 verschiedene Vertriebsleiter in acht verschiedenen Ländern befragt und festgestellt, dass 40 % ihre Umsatzziele im vergangenen Jahr verfehlt haben. Interessanterweise stuften die meisten dieser Vertriebsleiter unabhängig von ihrer Leistung CRM- und Videokonferenzsoftware als die wichtigsten Tools für den Fernverkauf ein. Was die Überdurchschnittlichen von den Unterdurchschnittlichen trennte, war die Art und Weise, wie Vertriebsleiter diese Tools verwendeten. 61 % der leistungsstärksten Führungskräfte nutzten ihr CRM zur Automatisierung ihres Verkaufsprozesses, verglichen mit nur 45 % der leistungsschwachen Führungskräfte.

Der Unterschied liegt also in der Werkzeugnutzung. Obwohl die Einführung von Vertriebstechnologie ein wichtiger erster Schritt ist, ist die Vertriebsautomatisierung entscheidend, wenn Führungskräfte Wachstum sehen wollen.

Befolgen Sie diese vier Schritte, um Ihr Vertriebsteam zu automatisieren

Ein strategischer Plan zur Implementierung der Automatisierung in Ihre Vertriebsprozesse ist entscheidend. Daher habe ich die folgenden Schritte als Leitfaden skizziert, damit Sie Ihre Vertriebsteams automatisieren, mehr Geschäfte abschließen und mehr Umsatz für Ihr Unternehmen erzielen können.

1. Etablieren Sie einen Champion für Vertriebsautomatisierung

Eine der größten Herausforderungen, die ich sehe, wenn Unternehmen versuchen, Vertriebsautomatisierung zu implementieren, ist die Trennung zwischen Vertrieb und Marketing. Das Marketingteam ist oft die Abteilung, die die Automatisierungssoftware besitzt. Sie sind oft dafür verantwortlich, Workflows oder Sequenzen in HubSpot oder dem CRM Ihrer Wahl zusammenzustellen. Aber noch übertragen sie dieses Wissen nicht an die Verkaufsteams. Sie denken oft, dass sie ihre Arbeit getan haben, aber den Ball direkt vor die Füße des Vertriebsmitarbeiters fallen lassen.

Die Lösung besteht darin, einen Champion für Vertriebsautomatisierung zu etablieren. Diese Person sollte sowohl die Marketing- als auch die Vertriebsprozesse der Organisation übernehmen und dabei helfen, die beiden miteinander zu verbinden. Diese Person ist dafür verantwortlich, dass die Vertriebsmitarbeiter alle Tools in ihrer Toolbox haben, um ihre Prozesse zu automatisieren. Sie sind auch dafür verantwortlich, diese Teammitglieder in diesen Tools zu schulen und sicherzustellen, dass sie wissen, wie man sie effektiv einsetzt.

Der Champion der Vertriebsautomatisierung übernimmt die Führung bei den folgenden Schritten und stellt sicher, dass der Ball nicht zwischen den Abteilungen verloren geht.

2. Organisieren Sie vorhandene Verkaufsunterlagen

Sie können nicht reparieren, was Sie nicht einmal wissen, dass Sie es haben. Um die Vertriebsautomatisierung erfolgreich einzuführen, ist es daher entscheidend, Ihre aktuellen Prozesse zu definieren, wo Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise zu viel Zeit verbringen und was Sie möglicherweise für die Implementierung der Automatisierung benötigen.

Dieser Prozess umfasst das Zusammenkommen mit Ihrem Marketingteam und das Kategorisieren aller Marketing- und Vertriebsmaterialien, die Vertriebsteams für ihre Automatisierung verwenden müssen. Diese können Folgendes umfassen:

• E-Mail-Vorlagen
• Führer
• Broschüren
• E-Books
• Spielbücher

Wenn Sie alles festgelegt haben, was das Verkaufsteam verwenden kann, stellen Sie fest, ob diese leicht zugänglich sind.

Vertriebsmitarbeiter sind gut darin, Ausreden zu finden, und erstellen selbst markenfremdes Verkaufsmaterial. Dies führt zu Stress und Spaltungen zwischen den Vertriebs- und Marketingteams.

Geben Sie ihnen also keinen Grund, diese Tools nicht zu verwenden. Denken Sie daran, dass es ihre Aufgabe ist, zu verkaufen und nicht die Website zu durchsuchen, um Marketingmaterialien zu finden. Wenn die Ressourcen und Tools, die in ihren automatisierten Prozessen verwendet werden, leicht zu finden sind, ist die Vertriebsautomatisierung einfacher zu erreichen. Dazu gehört auch, eine benutzerfreundliche Namenskonvention für alle Dateien zu finden und sie in einer zentralen, leicht zugänglichen Dokumentenbibliothek zu hosten.

3. Vertriebsprozesse standardisieren

Sobald Sie Ihre Marketing-Assets organisiert und zu Ihrer Marketing-Automatisierungsplattform wie HubSpot hinzugefügt haben, beginnen Sie damit, die Bereiche in Ihren aktuellen Verkaufsprozessen abzubilden, die optimiert werden müssen. Dies könnte etwas überwältigend sein, daher hier ein paar Schritte, die Ihnen dabei helfen, sich auf die kritischsten Bereiche zu konzentrieren.

1. Bestimmen und eliminieren Sie alle unwesentlichen Aufgaben, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen.
2. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die für den Verkaufsprozess wesentlich sind.
3. Können diese Aufgaben mit den oben genannten Marketingmaterialien standardisiert werden?
4. Wenn ja, entwickeln Sie einen standardisierten Prozess.
5. Verwenden Sie die Automatisierung, um diesen Prozess für jeden Vertriebsmitarbeiter einfach zu machen.

Sie werden nicht alle Vertriebsprozesse auf einmal standardisieren können. Konzentrieren Sie sich also auf das, was Ihrem Unternehmen den größten Mehrwert bringt. Gibt es Bereiche, in denen Sie schnelle Erfolge erzielen können? Wenn ja, sollten Sie dies vielleicht zu Ihrem Schwerpunkt machen. Wenn die Teammitglieder die Ergebnisse schnell sehen, wird die Standardisierung anderer Prozesse später einfacher.

Die Standardisierung von Vertriebsprozessen ist ein wesentlicher Schritt in Richtung Vertriebsautomatisierung. Durch eine zentralisierte Art und Weise, in der alle Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Kundenakquise, Kontaktaufnahme und Geschäftsverfolgung verwalten, wird es Ihrem Team leichter fallen, die anstehenden Aufgaben zu verwalten.

Aber die Automatisierung wird noch einen Schritt weiter gehen. Und jetzt, da alle Prozesse standardisiert sind, ist es viel einfacher.

4. Entscheiden Sie, was Sie automatisieren möchten

Wenn Sie ein CRM wie HubSpot verwenden, gibt es so viele verschiedene Automatisierungstools, dass es unmöglich ist, sie alle aufzulisten. Aber hier sind einige Schlüsselbereiche, die wahrscheinlich Zeit für Ihre Vertriebsmitarbeiter verschwenden und einfach genug zu implementieren sind, sobald Sie einen standardisierten Prozess eingerichtet haben.

Prospektion von Daten

Verschwenden Ihre Vertriebsmitarbeiter Zeit damit, im Internet nach Hintergrundinformationen zu suchen, wenn Sie ihnen neue Leads zuweisen? Erleichtern Sie ihnen die Kundengewinnung, indem Sie ihnen einen zentralen Ort bieten, an dem sie alle benötigten Daten zur Kundengewinnung finden können.

Viele CRMs ermöglichen es Ihnen, Workflows zu erstellen, die interne Notizen zu den Informationen eines bekannten Kunden auslösen, wie z. B. Branchentyp, Unternehmensgröße, Schmerzpunkte und Ziele. Das Tool „Posteingangsprofile “ in HubSpot Sales zieht all diese Informationen an einen zentralen Ort. Vertriebsmitarbeiter können alle historischen Daten des Kontakts, seine Profile in sozialen Medien und alle anderen unternehmensrelevanten Informationen einsehen. HubSpot gibt sogar Einblick in die letzte Seite, auf der sie konvertiert haben, sodass ein Vertriebsmitarbeiter eine noch personalisiertere E-Mail senden kann.

E-Mail-Outreach

Im Vertrieb wird oft von vorlagenbasierter Kommunikation abgeraten. Und das zu Recht. Sie wollen nie wie ein Robocaller klingen. E-Mail-Outreach kann jedoch auf eine Weise automatisiert werden, die sowohl für Ihre Vertriebsmitarbeiter von Vorteil als auch für Ihre potenziellen Kunden effektiv ist.

CRMs wie HubSpot bieten E- Mail-Vorlagen , die einfach an den Interessenten angepasst werden können. Schreiben Sie einfach Masterversionen häufig versendeter Outreach-E-Mails und speichern Sie sie als Vorlagen. Fügen Sie diesen E-Mails ganz einfach Marketingmaterialien wie Leitfäden, E-Books oder Vorschläge hinzu und machen Sie sich auf den Weg.

E-Mail-Kampagnen können in HubSpot auch automatisiert werden, sodass Sie nicht mehrere E-Mails hintereinander an potenzielle Kunden senden müssen. Die Sequenzfunktion ermöglicht es Vertriebsteams, eine E-Mail-Kampagne einzurichten, die nur für einen bestimmten Interessenten gilt.

Wenn also beispielsweise ein Interessent nicht auf die erste Kontaktaufnahme eines Vertriebsmitarbeiters antwortet, kann ein Datum festgelegt werden, an dem eine weitere Folge-E-Mail versendet wird. Mit HubSpot können Sie sogar Personalisierungstoken hinzufügen, die Kontakten basierend auf ihren Eigenschaftswerten in Ihrem CRM personalisierte Inhalte anzeigen. Wenn der Interessent antwortet, können Sie diese Sequenzen schnell abschalten.

Diese Art der Automatisierung ersetzt die erneute Kontaktaufnahme mit alten Kontakten und hilft Ihrem Vertriebsteam, mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften mit diesen bereits engagierten Leads aufzuwenden.

Kalender

Das Planen von Besprechungen kann ein Zeitfresser sein – besonders wenn Sie mit mehreren Personen arbeiten und zwischen Zeitplänen hin und her springen. Indem Sie die Kalender Ihrer Vertriebsmitarbeiter automatisieren, können Sie das Hin und Her beim Einrichten eines Meetings eliminieren.

HubSpot Meetings ist ein großartiges Tool, das mit Ihrem Google- oder Office 365-Kalender synchronisiert wird und potenziellen Kunden ermöglicht, Ihre aktuellste Verfügbarkeit zu sehen und automatisch Termine mit Ihnen zu buchen. Bei neuen Interessenten werden dann alle Informationen automatisch in Ihr CRM importiert. Senden Sie einfach einen E-Mail-Meeting-Link an Gruppen, um den Planungsprozess zu optimieren.

Lead-Qualifizierung

Wenn Ihr Vertriebsteam mehrere Leads hat, die sich alle in verschiedenen Abschnitten der Käuferreise befinden, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wo sich alle befinden und wie Sie jeden einzelnen pflegen können. Das Lead-Scoring -Tool von HubSpot kann dabei helfen, den Lead-Qualifizierungsprozess zu automatisieren und Zeit zu sparen, sodass sich die Mitarbeiter nicht beim Analysieren von Daten verlaufen müssen.

Predictive Scoring verwendet Daten, die Sie in Ihrem CRM gesammelt haben, und bestimmte Kriterien, die Sie festgelegt haben, um Ihre besten und qualifiziertesten Leads zu identifizieren. Sie können diesen „Lead Score“ dann in HubSpot verwenden, um E-Mail-Listen zu segmentieren und Benachrichtigungen für Vertriebsmitarbeiter auszulösen. Außerdem ermöglicht es Ihrem Team, diese hochqualifizierten Leads zu verfolgen und besser zu bestimmen, welche Arten von Sicherheiten, Reichweite oder Personalisierung sie verwenden möchten.

Vorschläge

Was ist mit Angeboten – einem der zeitaufwändigsten und wichtigsten Teile des Verkaufsprozesses? Ja, auch das lässt sich automatisieren.

HubSpot arbeitet mit verschiedenen Tools zusammen, die eine einfache Integration in Ihr CRM ermöglichen, sodass beim Erstellen eines Angebots alle wichtigen Details, die Sie möglicherweise benötigen, automatisch ausgefüllt werden. Hier ist eine Liste von Tools, die in die Software integriert werden können:

• RFPIO - Kostenlose Demo
• Schlagen Sie vor - 19 $ pro Monat
• PandaDoc – $19 pro Monat
• Qwilr – 75 $ pro Monat

In HubSpot können Sie sogar zeitgesteuerte Erinnerungen einrichten, die an potenzielle Kunden gesendet werden, um sie daran zu erinnern, zu unterschreiben. Oder wenn Ihr Team zuerst einen Manager benötigt, der Verträge überprüft, können Sie einen automatisierten Workflow einrichten, der das Angebot an die richtigen Beteiligten sendet, bevor es automatisch an den Käufer gesendet wird.

Spielbücher

Sie können Ihre Verkaufsprozesse sogar selbst automatisieren. HubSpot bietet dynamische Playbooks , die das Training neuer Vertriebsmitarbeiter und die Führung Ihres aktuellen Teams zu einem nahtlosen Prozess machen können.

In HubSpot werden Playbooks als eine Sammlung von Taktiken oder Methoden definiert, auf die sich ein Vertriebsmitarbeiter verlässt, um seine Arbeit zu erledigen. Das Playbook-Tool von HubSpot bietet Vertriebsmitarbeitern einen zentralen Ort zum Speichern dieser Methoden und Taktiken. Es bietet auch dynamische, KI-gestützte Technologie, die Vertriebsmitarbeiter durch Anrufe mit Frage- und Antwortfeldern führt. Außerdem können alle während eines Anrufs in diesen Playbooks gespeicherten Informationen automatisch in das Profil eines Kunden importiert werden. Dies bedeutet, dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Notizen nicht noch einmal in das CRM eingeben müssen.

Verkaufsberichte

Durch die Automatisierung von Berichten können Sie und Ihr Vertriebsteam Zeit sparen. Die Sales-Reporting-Software von HubSpot nimmt Ihnen die mühsame Aufgabe ab, alle Deals Ihrer Vertriebsmitarbeiter in separate Berichte aufzuteilen, damit Sie sie analysieren können. Es hält auch alle bei der Arbeit. Durch das automatische Ziehen von Metriken in ein automatisiertes Dashboard ist alles sichtbar. Ihr Vertriebsmitarbeiter weiß immer, wo er sich in Übereinstimmung mit seinen Verkaufszielen befindet, und Sie haben eine einfache Möglichkeit, ihn zur Rechenschaft zu ziehen.

Es gibt mehr als 90 Verkaufsberichte mit Vorlagen, die Sie in HubSpot verwenden können, oder Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, die an Ihren Geschäftszielen ausgerichtet sind. Hier sind ein paar Favoriten, die die Produktivität unterstützen:

• Deal-Prognoseberichte – Dieser Bericht zeigt automatisch prognostizierte Einnahmen nach Deal-Phase an
• Trichterberichte – mehrere anpassbare Trichterberichte helfen Ihnen, besser zu verstehen, wie sich Deals durch den Trichter bewegen und worauf Sie möglicherweise Ihre Bemühungen konzentrieren müssen
• Vertriebsaktivitätsberichte – Eine einfache und automatische Möglichkeit, die Aktivitäten jedes Vertriebsmitarbeiters zu überwachen

Durch die Automatisierung Ihrer Verkaufsberichte müssen Sie nie wieder wertvolle Zeit mit dem Zusammenstellen zahlreicher Tabellenkalkulationen verschwenden. Alle Informationen sind direkt an Ihren Fingerspitzen; Sie müssen nur die gewünschten Filter hinzufügen, um die gewünschten Informationen anzuzeigen.

5. Schulung der Vertriebsmitarbeiter in Automatisierung

Häufig vergessen Marketingteams, ihre Vertriebsabteilungen zu schulen oder zu zeigen, wie sie die verfügbaren Vertriebsautomatisierungsprozesse nutzen können. Das ist ein Fehler. Damit die Bemühungen zur Vertriebsautomatisierung effektiv sind, muss das gesamte Team, einschließlich der Vertriebsleiter, verstehen, wie diese neuen Prozesse zu nutzen sind.

Tauchen Sie Ihr Team in die Systeme ein, indem Sie einen Workshop zum Thema Automatisierung veranstalten. Ihr Champion für Vertriebsautomatisierung kann diese Bemühungen mit Hilfe des gesamten Marketingteams leiten. HubSpot bietet auch eine Vielzahl von Online-Kursen und -Schulungen an, die für Vertriebsmitarbeiter nützlich sein können.

Wir empfehlen auch ein Sales Enablement Training . Definiert als Ausstattung Ihrer Vertriebsteams mit allen Inhalten, Schulungen, Vertriebsmaterialien und Tools, die sie benötigen, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, ist Sales Enablement eine kontinuierliche Anstrengung und ein entscheidender Bestandteil der Implementierung von Vertriebsautomatisierung.

Es kann ein schwerer Aufzug sein. Deshalb gibt es Teams, die sich auf diese Art von Training spezialisiert haben. Erwägen Sie, die von uns angebotenen Sales Enablement Services zu nutzen, um Ihre Vertriebsteams besser auf neue Vertriebsautomatisierungsprozesse auszurichten. Es wird ihnen helfen, mehr Selbstvertrauen zu gewinnen, wenn sie daran arbeiten, diese Tools in ihre Arbeitsabläufe zu implementieren. Und je mehr Vertrauen sie haben, desto eher werden sie sie annehmen.

Das möchten Sie als Vertriebsleiter sicherlich hören, der gerade viel Zeit damit verbracht hat, in diese Prozesse zu investieren und sie neu zu definieren.

Erzielen Sie langfristiges Wachstum mit Vertriebsautomatisierung

Vertriebsautomatisierung ist der Schlüssel zum Erreichen der Umsatzziele im Jahr 2021. Vertriebsleiter, die jetzt Zeit und Energie in die Vertriebsautomatisierung investieren, werden die Früchte ihrer Arbeit im Geschäftswachstum sehen.

Aber es geht nicht nur um sofortiges Wachstum. Vertriebsautomatisierung kann auch dabei helfen, strategische Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Der Sales Enablement-Bericht von HubSpot ergab, dass sich die leistungsstarken Führungskräfte, die 2020 den Umsatz übertroffen haben, auch auf die Verbesserung der Pipeline-Geschwindigkeit konzentrierten. Durch die Verwendung automatisierter Berichte und Daten, die aus Automatisierungsbemühungen in HubSpot zusammengestellt wurden, konnten sie Bereiche lokalisieren, in denen sie sich auf Prozessverbesserungen konzentrieren konnten.

Mit der Automatisierung gewinnen also alle. Der Vertriebsmitarbeiter kann sich mehr auf den Verkauf konzentrieren, der Vertriebsleiter kann sich mehr auf das Wachstum konzentrieren und das Unternehmen kann sich auf die strategische Planung konzentrieren. Ganz zu schweigen davon, dass der Kunde von einem insgesamt effizienteren Prozess und einem Unternehmen profitiert, das sich darauf konzentriert, seine Interessenten und Kunden zu bedienen.

Orientieren Sie sich an den Daten. Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Vertriebsteam zu automatisieren.