So nutzen Sie die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen, um den Verkaufsprozess zu verbessern

Veröffentlicht: 2023-01-25

Shane Barker ist ein Berater für digitales Marketing, der sich auf Influencer-Marketing, Content-Marketing und SEO spezialisiert hat. Er ist außerdem Mitbegründer und CEO von Content Solutions, einer Agentur für digitales Marketing. Er hat sich mit Fortune-500-Unternehmen, Influencern mit digitalen Produkten und mehreren Prominenten der A-Liste beraten.

Laut einer Studie von Salesforce finden 92 % aller Kundeninteraktionen über das Telefon statt. Wussten Sie das?

Nichts geht über persönliche Verkaufsgespräche mit Ihrem Interessenten, da diese Interaktionen wertvolle Einblicke in die Welt des Kunden bieten.

Diese wechselseitigen Gespräche ermöglichen es Ihnen, die Schmerzpunkte des Interessenten zu verstehen und sich in sie einzufühlen und stärkere Verbindungen herzustellen. Infolgedessen beginnen viele Unternehmen, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen, um diese aufschlussreichen Interaktionen zu erfassen und daraus Kapital zu schlagen.

In diesem Artikel besprechen wir, wie die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen Unternehmen dabei hilft, ihre Verkaufsprozesse zu optimieren und andere Bereiche ihrer Geschäftstätigkeit zu verbessern. Sobald wir die Vorteile dieser Technik behandelt haben, stellen wir Ihnen die Schritte zum Aufzeichnen Ihrer Verkaufsgespräche vor.

Warum Verkaufsgespräche aufzeichnen?

Verkaufsgespräche ermöglichen es, mehr Informationen von Ihren Leads zu erhalten, da diese Kommunikationsmethode personalisiertere Interaktionen bietet als VSLs, E-Mails und kalte Verkaufsgespräche.

Das Aufzeichnen von Verkaufsgesprächen wird zum Kinderspiel, wenn Sie erkennen, welche Goldgrube an Informationen diese persönlichen Interaktionen mit sich bringen. Ob es nun darum geht, Ihre schriftlichen Eingabeaufforderungen zu optimieren oder die Informationen zu beobachten, die der potenzielle Kunde auf natürliche Weise teilt, es gibt viel zu lernen.

Schließlich ist es fast unmöglich, den Ton einer Person durch eine E-Mail aufzuschnappen. Aus diesem Grund sind Telefongespräche für Vertriebsteams weltweit so wertvoll.

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre Verkaufsgespräche aufzeichnen sollten:

Schulung und Qualitätskontrolle: Durch die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen können Manager Gespräche mithören und den Vertriebsmitarbeitern Feedback zur Verbesserung ihrer Leistung geben.Es ermöglicht auch neuen Vertretern, Anrufe zu hören und die Best Practices zu lernen.
Compliance: Einige Branchen sind reguliert und verlangen von Unternehmen, Anrufe zu Compliance-Zwecken aufzuzeichnen.
Referenzieren: Das Aufzeichnen von Verkaufsgesprächen kann sowohl für den Verkäufer als auch für den Kunden hilfreich sein.Es ermöglicht dem Verkäufer, sich bei Unklarheiten auf das Gespräch zu beziehen und gemachte Versprechungen zu überprüfen. Es ermöglicht dem Kunden auch, sich auf das Gespräch zu beziehen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Versprechen hält.
Streitbeilegung: Jede Partei kann einen aufgezeichneten Anruf als Beweis für Streitigkeiten verwenden, die nach einem Verkauf entstehen.
Recherche und Analyse: Das Aufzeichnen von Verkaufsgesprächen kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Einblicke in Kundenverhalten, Vorlieben und Kaufmuster zu gewinnen.Verwenden Sie diese Daten, um Verkaufsstrategien zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Indem Sie Ihre Verkaufsgespräche auf diese Weise dokumentieren, kann der Wissensschatz über ein paar Gesprächspartner hinausgehen.

Aufgezeichnete Interaktionen können mit Ihrem Team geteilt werden, sodass Sie sie alle analysieren und für beliebige Anwendungsfälle referenzieren können.

6 Möglichkeiten, Verkaufsgesprächsaufzeichnungen zu verwenden

Der Hauptzweck der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen kann darin bestehen, wertvolle Interaktionen mit potenziellen Kunden zu dokumentieren. Dennoch sind diese Aufzeichnungen bei Ihren verschiedenen Geschäftsvorgängen hilfreich.

Sehen wir uns sechs Möglichkeiten an, wie Sie Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen in Ihrem Unternehmen verwenden können.

1. Optimieren Sie Messaging und Präsentation

Ein wichtiger Anwendungsfall für die Aufzeichnung eines Verkaufsgesprächs ist die Beobachtung des Verlaufs und Inhalts eines Gesprächs, damit Sie und Ihr Team die Nachrichtenübermittlung und Präsentation optimieren können.

Wenn Sie sich die Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen anhören, können Sie beobachten, welche Punkte beim Interessenten gelandet sind und welche nicht.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmen die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen verwenden könnte, um die Verkaufsbotschaften zu optimieren:

Kunde: „Ja, ich interessiere mich für Ihr neues XYZ-Produkt, aber ich mache mir Sorgen um den Preis. Er erscheint mir im Vergleich zu anderen ähnlichen Produkten auf dem Markt etwas hoch.“

Verkäufer: „Ich verstehe Ihre Bedenken. Unser Produkt ist etwas teurer als andere, aber es besteht aus hochwertigeren Materialien und einer längeren Garantie. Außerdem ist es langlebiger und energieeffizienter, wodurch Sie auf lange Sicht Geld sparen.“

Kunde: „Ich verstehe. Das macht Sinn. Können Sie mir mehr über die Garantie sagen?“

Verkäufer: „Natürlich. Die Garantie beträgt fünf Jahre, was doppelt so hoch ist wie der Industriestandard. Sie deckt alle Material- und Verarbeitungsfehler sowie alle Probleme ab, die durch regelmäßigen Gebrauch entstehen können.“

Kunde: „Das hört sich gut an. Ich glaube, ich werde gleich bestellen.“

Durch das Anhören dieses Anrufs könnte das Unternehmen feststellen, dass die Verwendung bestimmter Wörter durch den Verkäufer, wie in diesem Fall „langlebig“ und „energieeffizient“ , beim Kunden Anklang fand und zum Verkauf führte.

Das Unternehmen könnte diese Wörter und Sätze dann in seine Verkaufsskripte und Botschaften integrieren, um die Effektivität seiner Verkaufsgespräche zu steigern.

Natürlich ist dies ein Beispiel für eine erfolgreiche Konvertierung. Das Anhören von Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen kann Ihnen auch dabei helfen, häufige Fehler zu identifizieren, die Sie und Ihre Teamkollegen machen. Sie können die Fehler anhand der Reaktionen und des Verhaltens des Interessenten am anderen Ende des Anrufs abschätzen.

Sie können zum Beispiel feststellen, dass die Aufmerksamkeit der Leute nach einer bestimmten Zeile des Skripts für Verkaufsgespräche nachlässt. Oder Sie sehen, dass ein bestimmter Satz oder Begriff nicht bei Ihren potenziellen Kunden ankommt.

Die Überprüfung dieser Aufzeichnungen hilft Ihnen, diese Fehler zu identifizieren, damit Sie sie korrigieren können, um Ihren Verkaufsprozess zu verbessern und die Konversionsraten zu steigern.

2. Bauen Sie eine stärkere Beziehung zu Ihrem Lead auf

Seien wir ehrlich, Verkaufsgespräche sind kein Kinderspiel. Wenn Sie mit Leads sprechen, fühlen Sie sich leicht von den vielen Aspekten des Gesprächs überwältigt.

Die Notwendigkeit, relevante Fragen zu stellen, Bedenken zu erkennen und die Vorteile Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zu präsentieren, kann dazu führen, dass wichtige Informationen von Ihrem Lead durchs Raster fallen.

Durch das Aufzeichnen Ihrer Verkaufsgespräche können Ihre Vertriebsmitarbeiter Kundendaten abrufen, die sie möglicherweise übersehen haben, ohne die Kunden zu bitten, sich zu wiederholen. Dadurch wirkt der Verkäufer wie ein aufmerksamer, engagierter Zuhörer.

Wenn sich der Vertriebsmitarbeiter verpflichtet, dem Lead zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzugehen oder weitere Informationen bereitzustellen, kann er sich auf das aufgezeichnete Gespräch beziehen, um sicherzustellen, dass er dies auch getan hat.

Diese einfachen Bemühungen bauen Vertrauen beim Lead auf, indem sie zeigen, dass der Verkäufer zuverlässig und verlässlich ist und sich darum kümmert, seine Probleme zu lösen.

3. Sammeln Sie Materialien für das Training

Eine weitere großartige Möglichkeit, Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen zu verwenden, ist das Teamcoaching. Sie können positive und negative Beispiele verwenden, um Ihre Auszubildenden anzuleiten, während sie lernen, wie man Verkaufsgespräche wie ein Profi führt.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Finanzdienstleistungen anbietet, können Sie frühere Kundengespräche nutzen, um zukünftige Kundeninteraktionen zu verbessern und die Kontoeröffnungsraten zu steigern.

Der Vertrieb hat keinen einheitlichen Ansatz, daher sind diese Aufzeichnungen eine gute Schulungsmöglichkeit für Ihr Team. Sie können beispielsweise lernen, wie man Finanzinstrumente verkauft, die Teenagern beibringen, wie man investiert.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Aufzeichnungen von Verkaufsgesprächen als Schulungsmaterial verwenden können:

Identifizieren Sie Best Practices: Hören Sie sich erfolgreiche Verkaufsgespräche mit den besten Abschlussquoten an und identifizieren Sie die Techniken und Strategien, die zum Erfolg des Anrufs beigetragen haben.Auf diese Weise können die Mitglieder des Vertriebsteams lernen, was beim Upselling von Anlagedienstleistungen funktioniert und was nicht.
Rollenspiel: Verwenden Sie Gesprächsaufzeichnungen als Grundlage für Rollenspielübungen.Die Mitglieder des Vertriebsteams können ihre Verkaufsgespräche und -techniken üben, indem sie beim Anruf vorgeben, der Verkäufer zu sein, während ein anderes Teammitglied die Rolle des Kunden spielt, der mehr über Investitionen in Aktien und Optionen erfahren möchte.
Bauen Sie eine Wissensdatenbank auf: Erstellen Sie Schulungsmaterialien basierend auf den Inhalten erfolgreicher Verkaufsgespräche, wie z. B. eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs, ein Video, das die wichtigsten Punkte hervorhebt, oder eine Präsentation mit Zitaten aus dem Gespräch.

4. Erfassen Sie echte Antworten von Kunden

Es gibt mehrere Verwendungsmöglichkeiten für Zitate von Kunden im Geschäft. Sie können sie intern für Planungszwecke oder öffentlich für Marketing- und Brandingzwecke verwenden.

Verkaufsgespräche sind ein großartiger Ort, um echte Antworten von Kunden zu erfassen. Machen Sie sich keine Sorgen um Testimonials, es gibt viele Möglichkeiten, sie zu erwerben.

Achten Sie stattdessen auf die spontanen Reaktionen auf Ihr Angebot und lernen Sie, häufige Verkaufseinwände zu überwinden.

Einige häufige Verkaufseinwände sind:

"Dafür habe ich kein Budget."
"Das interessiert mich nicht."
"Ich bin mit meinem jetzigen Anbieter zufrieden."
"Ich muss darüber nachdenken."
„Ich muss mich zuerst bei meinem Chef/Team erkundigen.“

Um auf diese Einwände vorbereitet zu sein, können sich Ihre Vertriebsmitarbeiter die Antworten der Kunden anhören und lernen, wie sie auf die Bedenken und Einwände des Kunden reagieren, indem sie den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung hervorheben.

Versuchen Sie beispielsweise, Erfolgsgeschichten von Kunden zu teilen, Rabatte oder andere Anreize anzubieten oder zu demonstrieren, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bestimmte Kundenprobleme lösen kann.

Diese Soundbites sind auch wertvoll, um ein tieferes Verständnis Ihrer idealen Kundenstimme zu entwickeln. Ausgestattet mit diesen Informationen können Sie die Stimme Ihrer Marke so aufbauen, dass sie bei Ihren potenziellen Kunden besser ankommt.

5. Brainstormen Sie neue Geschäftsideen und finden Sie neue Wege, um die Qualität Ihres Produkts zu verbessern

Viele Ihrer besten Geschäftsideen sind wahrscheinlich aus informellen Gesprächen zwischen Kollegen oder Gesprächen mit Kunden entstanden.

Die Möglichkeit, Verkaufsgespräche aufzuzeichnen, ermöglicht es Ihnen, diese Gespräche erneut zu besuchen, um besser zu verstehen, was Ihre Kunden brauchen. Darüber hinaus können diese Aufnahmen weitere Inspiration und Ideen für Sie und Ihr Team liefern.

Manchmal hat die Effektivität eines Verkaufsgesprächs weniger mit der Verkaufspräsentation als vielmehr mit Ihrem Angebot zu tun. Ihre Verkaufspräsentation könnte perfekt sein, aber Sie werden das Geschäft nie abschließen, wenn Ihr Angebot nicht stimmt. Wenn dies ans Licht kommt, könnte dies auch neue Geschäftsideen beflügeln.

Es gibt Zeit und Raum für neue Geschäftsideen, aber man muss das Rad nicht immer neu erfinden.

Die Überprüfung der Gespräche mit Ihren Kunden ist ein sicherer Weg, um zu verstehen, wo Ihr Produkt zu kurz kommt und wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Es gibt mehrere Schlüsselindikatoren, auf die Sie achten sollten:

Häufige Kundenbeschwerden
Missverständnisse oder Missverständnisse
Schwierigkeiten bei der Verwendung des Produkts
Produktmerkmale, die nicht gut verstanden werden
Konkurrenzprodukte und fehlende Funktionen

Dieses Feedback ist Gold wert. Die Verbesserung Ihrer Produkte trägt dazu bei, Erstkäufer zu treuen Kunden zu machen, den Ruf Ihrer Marke zu verbessern und Ihren Gewinn zu steigern. Es ist eine Win-Win-Win-Situation.

6. Verbessern Sie den gesamten Verkaufsprozess

Es ist erwähnenswert, dass der Verkaufsprozess nicht nur während des Anrufs stattfindet, sondern auch vorherige Schritte umfasst.

Diese Schritte könnten das Ausfüllen eines Formulars beinhalten, das nach Informationen über den Interessenten fragt, der daran interessiert ist, Ihre Dienstleistungen oder Produkte im Voraus einzustellen.

Zum Beispiel hat HelloRache, ein Anbieter von virtuellen Schreibdiensten, auf seiner Website einen „Anruf buchen“-CTA, der den Interessenten anweist, ein Formular auszufüllen. Ihr Vertriebsteam kann dieses Formular anzeigen, um mehr Kontext zu erhalten, bevor es in den Anruf eintritt. Auf diese Weise haben sie Hintergrundinformationen und können dem Interessenten einen besseren Service bieten.

Wenn Sie die Aufzeichnung eines Verkaufsgesprächs überprüfen, können Sie beurteilen, wie relevant die anderen Schritte Ihres Verkaufsprozesses sind. Der Zugriff auf diese Aufzeichnung ist wertvoll, da Sie Ihren gesamten Verkaufsprozess dokumentieren, da Sie so das Gesamtbild beobachten können.

So zeichnen Sie Verkaufsgespräche auf: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und Best Practices

Nachdem Sie nun besser damit vertraut sind, wie Sie eine Verkaufsgesprächsaufzeichnung verwenden können, lassen Sie uns in den Schritt-für-Schritt-Prozess für die Verkaufsgesprächsaufzeichnung eintauchen.

1. Wählen Sie ein Tool zur Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen

Der erste Schritt besteht darin, ein Tool zum Aufzeichnen Ihrer Verkaufsgespräche zu finden.

Wir empfehlen Ihnen, nach Integrationen und Add-Ons in Ihrem aktuellen Tech-Stack zu suchen. Zum Beispiel ist NetHunt ein CRM für Vertriebs- und Marketingteams. Die Ringostat-Integration von NetHunt macht das Aufzeichnen und Speichern von Verkaufsgesprächen jedoch noch einfacher.

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Sie können sehen, welche Auswirkungen Anrufe auf Ihre Verkaufspipeline haben, und sich sofort den genauen Anruf anhören, der eine Änderung verursacht hat.
Sie erhalten Zugriff auf den gesamten Kommunikationsverlauf, sodass Sie wichtige Details nicht verlieren, wie z. B.: Welches Teammitglied hat einen Anruf angenommen, wer war der Kunde, wie lange der Anruf gedauert hat und wann und wo der Anruf stattgefunden hat.
Sie können Ihre Kunden direkt aus dem CRM anrufen, um den Verkaufsprozess zu optimieren.

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Einige andere beliebte Anrufaufzeichnungstools sind:

Talkdesk
ULTATEL
Wahltastatur
CallShaper
Flügelmann

Jedes Tool hat leicht unterschiedliche Funktionalitäten, also überprüfen Sie sie gründlich, um sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte Tool zur Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

2. Verstehen Sie die örtlichen Zustimmungsgesetze

Obwohl viele Unternehmen den Wert der Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen sehen, haben einige Bedenken hinsichtlich der Rechtmäßigkeit. Glücklicherweise ist das Aufzeichnen von Anrufen mit der entsprechenden Zustimmung vollkommen legal.

In den Vereinigten Staaten variieren die Einwilligungsgesetze je nach Bundesstaat. Einige Staaten verlangen, dass beide Parteien zustimmen, und andere brauchen nur eine. Wir empfehlen Ihnen, die Gesetze in Ihrer Gerichtsbarkeit zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie die Dinge legal tun.

Ein Vertriebsmitarbeiter kann einige Beispiele verwenden, um die Zustimmung eines Leads zur Aufzeichnung des Anrufs einzuholen:

"Haben Sie etwas dagegen, wenn ich diesen Anruf zu Qualitätssicherungs- und Schulungszwecken aufzeichne?"

„Ich möchte Sie um Erlaubnis bitten, dieses Gespräch aufzuzeichnen, damit wir bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Ist das für Sie in Ordnung?“

„Wir zeichnen gerne unsere Verkaufsgespräche für Schulungs- und Compliance-Zwecke auf. Ist das für Sie in Ordnung?“

"Um heute den bestmöglichen Service zu bieten, hätten Sie etwas dagegen, wenn wir dieses Gespräch aufzeichnen?"

3. Zeichnen Sie den Anruf auf

Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Sie die erforderliche Einwilligung haben, ist es an der Zeit, Ihr Verkaufsgespräch aufzuzeichnen. Je nach gewähltem Gesprächsaufzeichnungstool sieht dieser Prozessschritt etwas anders aus.

In der Regel ist dies so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche in Ihrer Anrufaufzeichnungssoftware. Sehen Sie sich die Dokumentation für die von Ihnen gewählte Software an, um mehr zu erfahren.

4. Nutzen Sie ELT

Extract, Load, and Transform (ELT) ist ein Prozess, der darauf abzielt, Rohdaten in Datensätze unterschiedlicher Formate umzuwandeln, die Datenanalysten verwenden können, um Erkenntnisse abzuleiten, die Geschäftsentscheidungen beeinflussen.

Mit ELT können Sie nützliche Informationen aus Ihren Verkaufsgesprächsaufzeichnungen ziehen. Dieser Prozess hilft Ihnen dabei, Ihre Daten leichter verständlich zu kategorisieren und zu klassifizieren.

5. Analysieren und verwenden Sie die Daten

Sobald Sie die Daten mit ELT abgerufen haben, ist es an der Zeit, sie zu analysieren.

Glücklicherweise müssen Sie die Daten nicht manuell bereinigen, da der ELT-Prozess dies für Sie erledigt. Sie haben schöne Datensätze, die Ihnen helfen, schnelle Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Hier sind einige wichtige Kennzahlen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie nach Einblicken in Ihren Verkaufsprozess suchen. Einige Beispiele für diese Metriken sind:

Anrufdauer: Die Dauer des Anrufs. Längere Anrufe können darauf hindeuten, dass der Verkäufer zu lange braucht, um das Verkaufsgespräch zu führen, während kürzere Anrufe darauf hindeuten können, dass der Verkäufer nicht genügend Informationen bereitstellt oder den Lead nicht richtig qualifiziert.
Abschlussquote: Der Prozentsatz der Anrufe, die zu einem Verkauf führen. Je höher das Schließverhältnis, desto besser.
Durchschnittliche Transaktionsgröße: Der durchschnittliche Wert eines Verkaufs. Behalten Sie diese Metrik im Auge, um festzustellen, welche Produkte oder Dienstleistungen am profitabelsten sind.
Lead-Umwandlungsrate: Der Prozentsatz der umgewandelten Leads in zahlende Kunden. Es kann dabei helfen, die Leads zu identifizieren, die am ehesten konvertieren, und diese Leads für Folgegespräche zu priorisieren.

Durch die Analyse dieser Metriken können Sie Verbesserungsbereiche identifizieren.

Wenn beispielsweise ein Verkaufsgespräch 45 Minuten dauert, aber zu einer fehlgeschlagenen Konversion führt, während ein weiterer Anruf nach 10 Minuten konvertiert, ist dies ein Zeichen dafür, dass längere Anrufe beginnen, die Kundenbindung zu verlieren.

Wenn Datenanalyse nicht Ihre Stärke ist und Sie eine One-Stop-Shop-Lösung bevorzugen, suchen Sie nach Integrationen mit Ihrem bestehenden CRM, um die schwere Arbeit für Sie zu erledigen.

Die NetHunt Stream Telecom-Integration gibt beispielsweise wertvolle Einblicke in die Auswirkungen jedes Anrufs auf den Fortschritt des Geschäfts in der Verkaufspipeline. Alles ist in einer schönen, ordentlichen Schleife gebunden.

Anschließend können Sie diese detaillierten Berichte mit anderen in Ihrer Organisation teilen, um mit der Implementierung von Änderungen fortzufahren, um Ihren Verkaufsprozess zu verbessern und mehr Geschäfte abzuschließen.

Einpacken

Die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen ist eine hervorragende Technik zur Verbesserung Ihres Verkaufsprozesses und zur Verbesserung anderer Bereiche Ihres Unternehmens.

Glücklicherweise ist der Vorgang ziemlich einfach, sodass Sie mit ein wenig Vorbereitung viele wertvolle Informationen erfassen können.

Wie werden Sie die Aufzeichnung von Verkaufsgesprächen nutzen, um Ihr Geschäft zu verbessern?