Tipps zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten für den Vertriebsleiter

Verkaufsmaterial ist ein mächtiges Zeug. Es hilft Vertriebsteams, sinnvolle Gespräche mit Interessenten und Kunden zu führen und bietet gleichzeitig einen enormen Mehrwert für die Reise des Käufers.

Betrachten Sie es als ein Waffenarsenal, das Ihre Vertriebsteams benötigen, während sie versuchen, neue Leads zu konvertieren. Was nützen Waffen auf dem Schlachtfeld, wenn sie nicht verschlossen und geladen sind?

Es ist ein universelles Problem, das Marketing- und Vertriebsteams plagt. Verkaufsunterlagen funktionieren, aber fast 70 Prozent aller B2B-Inhalte bleiben im Verkauf ungenutzt. Warum? Weil es sehr wenig Strategie dafür gibt, was erstellt und wo es gespeichert wird. Und wenn Verkaufsmaterial nicht auffindbar ist, bleiben die Verkaufsteams unberührt.

Ein strategisch durchdachter Prozess zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten kann dabei helfen, all diese wertvollen Vermögenswerte organisiert und zugänglich zu halten, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter gewappnet und bereit sind, potenzielle Kunden zu gewinnen und mehr Geschäfte abzuschließen.

Was ist Sales Collateral Management?

Um diese Frage zu beantworten, stellen wir zunächst sicher, dass wir verstehen, was Verkaufssicherheiten sind.

Verkaufsunterlagen beziehen sich auf alle Arten von Inhalten, ob gedruckt oder digital, die dem Verkaufsteam dabei helfen, Interessenten, Leads oder Kunden durch den Verkaufstrichter zu leiten. Es handelt sich im Wesentlichen um Lehrmaterial, das den Käufer darüber informiert, wo er sich auf seinem Weg zum Kauf befindet. Einige Beispiele könnten Produktbroschüren, Fallstudien, Verkaufspräsentationen, E-Books und sogar Blog-Beiträge sein.

Unter Berücksichtigung dieser Definition ist die Verwaltung von Verkaufssicherheiten die Art und Weise, wie all diese Materialien organisiert, gespeichert und abgerufen werden. Ein effektives System zur Verwaltung von Verkaufsunterlagen stellt sicher, dass alle Materialien an einem zentralen, sicheren Online-Standort gespeichert sind, auf den jeder in der Organisation zugreifen kann. Ein effektives System zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten sollte:

• Einfach zu verwenden
• Einfach zu finden
• Einfach in bestehende Arbeitsabläufe integrierbar
• Einfach zu aktualisieren

Warum ist die Verwaltung von Verkaufssicherheiten wichtig?

Wenn Verkaufssicherheiten nicht effektiv verwaltet werden, verlieren sie ihre Kraft. Die Leute fangen an, Dinge willkürlich zu benennen und zu speichern. Dokumente werden im gesamten digitalen Ökosystem verstreut. Was einst ein nützliches Tool war, wird zu einem umständlichen Hindernis, das ein Vertriebsmitarbeiter viel eher ignoriert. Dann beginnen die Vertriebsmitarbeiter, ihre eigenen Verkaufsunterlagen zu erstellen, was dazu führt, dass die Marke des Unternehmens versenkt wird. Messaging ist nicht mehr kohärent, und vor allem bleiben Verkaufssicherheiten unermesslich.

Wenn ein System zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten fehlt, wird wertvolle Zeit verschwendet. Laut einem Bericht des McKinsey Global Institute verbringen Mitarbeiter jeden Tag 1,8 Stunden damit, Informationen zu suchen und zu sammeln. Das führt zu einer Zeitverschwendung von 9,3 Stunden pro Woche oder einem Tag pro Arbeitswoche, weil ein Verkäufer die benötigten Informationen nicht finden kann.

Das sind einige negative Sachen. Aber mit einem Sales Collateral Management-Prozess haben Sie die Möglichkeit, dies zu ändern. Indem Sie alle Ihre Verkaufsressourcen an einem organisierten und leicht zugänglichen Ort aufbewahren, ermöglichen Sie es Ihren Vertriebsmitarbeitern, effektiver zu verkaufen, und sparen ihnen wertvolle Zeit, die sie nutzen können, um mehr Gespräche mit potenziellen Kunden zu führen. Wenn Tools leicht zu finden sind, werden die Vertriebsmitarbeiter diese Ressourcen viel wahrscheinlicher nutzen – wodurch das Käufererlebnis konsistent bleibt und gleichzeitig die Markenausrichtung beibehalten wird.

5 Tipps zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten

Wenn Sie als Unternehmen einen Sales Enablement-Ansatz verfolgen möchten , ist ein strategisches Sales Collateral Management erforderlich, um die Vertriebsmitarbeiter zu stärken. Aber wo fängst du an? Diese fünf Tipps zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten geben Ihnen die Grundlage, die Sie brauchen.

1. Prüfen Sie alle Verkaufsunterlagen

Der beste Weg, Ihren Prozess zu verbessern, besteht darin, sich ein solides Verständnis der Verkaufsmaterialien zu verschaffen, die Sie derzeit haben, und wo sie gespeichert werden. Das erste, was Sie tun können, um mit der ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer Verkaufsunterlagen zu beginnen, ist eine Prüfung aller vorhandenen Ressourcen. Erstellen Sie eine Liste aller Inhalte, die Sie derzeit haben, und wo sie derzeit gespeichert sind. Einige Dinge zu beachten:

• Sind alle Ihre Inhalte aktuell?
• Spricht und spricht es über die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten?
• Liegt es an der Marke?
• Ist es relevant?

Sobald Sie eine Liste Ihrer aktuellen Inhalte haben, bestimmen Sie, was aktualisiert werden muss, was umfunktioniert werden kann und was möglicherweise einfach verworfen werden muss. Denken Sie daran, dass jeder Inhalt in irgendeiner Weise mit der Reise des Käufers verbunden sein sollte. Wenn der Inhalt potenzielle Kunden nicht effektiv aufklärt, Leads konvertiert oder Kunden begeistert, verdient er dann einen Platz in Ihrem System zur Verwaltung von Verkaufsunterlagen?

Sie sollten auch nach doppelten Inhalten Ausschau halten. Wenn Unternehmen ein Rebranding durchlaufen, können alte Dokumente zurückbleiben. Dies führt zu einem inkonsistenten Branding, was zu Verwirrung und einer Verringerung des gesamten Markenwerts führen kann.

2. Wählen Sie eine Plattform zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten aus

Sobald Sie die Inhalte in Ihrer Toolbox festgelegt haben, ist es an der Zeit, festzulegen, wo diese wertvollen Ressourcen untergebracht werden sollen. Eine Plattform zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten ist der Schlüssel, um Dateien organisiert, zentralisiert und zugänglich zu halten. Es gibt viele verschiedene Tools da draußen. Das Wichtigste, was Sie sicherstellen möchten, ist, dass sich die von Ihnen gewählte Plattform in Ihr CRM integrieren lässt.

HubSpot-Benutzer sind mit der HubSpot-Software zur Verwaltung und Nachverfolgung von Verkaufsdokumenten im Vorteil. Benutzer können ganz einfach direkt in ihrem HubSpot-CRM ein System zur Verwaltung von Verkaufsunterlagen erstellen. Dies hält Teammitglieder davon ab, zwischen verschiedenen Softwareprogrammen herumzuspringen, und ermöglicht eine einfache Möglichkeit, Dokumente intern und extern mit Interessenten zu teilen.

Es ist auch ziemlich einfach. Um Ihre Bibliothek zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten zu erstellen, müssen Sie lediglich mit dem Hochladen von Dokumenten beginnen. Navigieren Sie zu Verkauf -> Dokumente und wählen Sie „Neues Dokument hochladen“. Mit HubSpot können Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate hochladen, darunter Word-, PowerPoint- und PDF-Dokumente. Außerdem können Sie die Effektivität jeder einzelnen Verkaufsunterlage mit aggregierten Daten verfolgen, die auf der HubSpot-Plattform gesammelt wurden. Dadurch erhalten Sie Einblick in die leistungsstärksten Dokumente, die Ihre zukünftige Vertriebsstrategie unterstützen.

HubSpot ermöglicht es Benutzern auch, ihr CRM mit anderen Plattformen zur Verwaltung von Verkaufsunterlagen zu integrieren. Innerhalb des HubSpot-Ökosystems steht eine Vielzahl von Partner-Softwarelösungen zur Auswahl. Hier sind nur einige:

• Akzeptieren
• SnapSign
• Schlagen Sie vor
• PandaDoc

Der Schlüssel liegt in der Auswahl einer Plattform, die sich in Ihr CRM integrieren lässt. Unabhängig davon, ob Sie HubSpot verwenden oder nicht, es ist schwierig, einen zentralen Ort für Ihre Verkaufsmaterialien zu haben, wenn das von Ihnen verwendete Tool nicht über die erforderliche Integration verfügt. Andere Dinge, die Sie bei der Bewertung von Verwaltungsplattformen berücksichtigen sollten:

• Verfügt die Plattform über eine robuste Suchfunktion, die das Auffinden der richtigen Inhalte erleichtert?
• Gibt es eine einfache Möglichkeit, Verkaufsunterlagen nach der Namenskonvention Ihrer Organisation zu organisieren?
• Können Vertriebsmitarbeiter einfach ihre eigenen Notizen zu verschiedenen Materialien teilen, kommentieren oder hinzufügen, um sie besser zu organisieren?
• Können Sie die Daten hinter jeder Sicherheit nachverfolgen und beurteilen, wie hilfreich sie in der Praxis sind?

3. Erstellen Sie ein Organisationssystem innerhalb der Verwaltungsplattform

Das Hochladen Ihrer Dokumente auf Ihre Plattform zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten ist nur der erste Teil der Gleichung. Egal wie robust die Software ist, die Sie verwenden, es nützt nichts, wenn Sie ein Durcheinander von Dokumenten darin haben. Ein strategisches Benennungs- und Organisationssystem ist notwendig, um diese Assets leicht auffindbar zu machen.

Da jede Plattform anders ist, hängt die von Ihnen verwendete Organisationsstruktur von Ihren Fähigkeiten ab. Wenn Sie die HubSpot-Plattform verwenden, können Sie am einfachsten alles organisieren, indem Sie Ordner erstellen. Erwägen Sie, einen Ordner für jede unterschiedliche Dokumentkategorie zu erstellen, die Sie haben. Beispielsweise könnten Sie Ordner für Folgendes haben:

• Fallstudien
• E-Books
• Datenblätter
• Produktbroschüren
• Verkaufspräsentationen
• Installationsanleitung
• Spezifikationen
• Führer

Denken Sie an Dokumente, die normalerweise per E-Mail geteilt werden. Ein organisierter Ordner für diese Dateien erleichtert es Ihren Vertriebsmitarbeitern, sie in jede E-Mail-Kommunikation mit Interessenten oder Kunden zu importieren.

Sie sollten auch sicherstellen, dass der tatsächliche Dateiname sinnvoll ist. Ein Vertriebsmitarbeiter sollte problemlos nach dem gesuchten Dokument suchen können. Extern genutzte Inhalte können nach Käuferpersönlichkeit, Kaufphase, Branche usw. kategorisiert werden. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie konsistent sind und dass es für Ihre Vertriebsmitarbeiter sinnvoll ist.

Hier ist ein Beispiel für eine mögliche Namenskonventionsstruktur:

• Art des Inhalts – Titel – Trichterphase
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

Machen Sie es einem Vertriebsmitarbeiter leicht, diese Tools in Sekundenschnelle zu suchen und zu finden. Egal, ob sie einem potenziellen Kunden eine E-Mail senden oder telefonieren, sie sollten niemals nach diesen Vermögenswerten suchen müssen.

4. Vereinfachen Sie die gemeinsame Nutzung von Verkaufsunterlagen

Verkaufssicherheiten sollen geteilt werden. Jedes System zur Verwaltung von Verkaufssicherheiten sollte dieses grundlegende Ziel erleichtern. Glücklicherweise ist dies ziemlich einfach, wenn Sie ein HubSpot-Benutzer sind. Das Verkaufsdokument- und Management-Tracking-Tool bietet Vertriebsmitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, Verkaufsunterlagen einfach mit Interessenten und Kunden zu teilen.

E-Mail-Vorlagen erstellen

Das Erstellen standardisierter E-Mail-Vorlagen ist eine Möglichkeit, Vertriebsmitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen. Sie können einer E-Mail-Vorlage ganz einfach einige der am häufigsten verwendeten Verkaufsmaterialien hinzufügen, und das Dokument wird automatisch abgerufen. Denken Sie daran, Ihre Vertriebsmitarbeiter daran zu erinnern, diese E-Mails immer zu personalisieren. Vorlagen sind hilfreiche Säulen der E-Mail-Kommunikation, sollten jedoch niemals verwendet werden, ohne auf den potenziellen Kunden ausgerichtet zu sein.

So fügen Sie Verkaufsmaterial zu Ihren E-Mail-Vorlagen hinzu:

• Gehen Sie zu Konversationen -> Vorlagen.
• Wählen Sie „Neue Vorlage“ oder klicken Sie auf den Namen einer vorhandenen Vorlage, um sie zu bearbeiten.
• Klicken Sie im Vorlageneditor im unteren Menü auf „Einfügen“ und wählen Sie Ihr Verkaufsmaterial aus.
• Bearbeiten Sie den Text dessen, was Sie für den Dokumentlink anzeigen möchten. Das sieht Ihr Empfänger.
• Wählen Sie „E-Mail zum Anzeigen des Dokuments erforderlich“, um nachzuverfolgen, wer das Dokument anzeigt. Sie können auch eine Linkvorschau für den Empfänger hinzufügen.
  

Das Einrichten von Vorlagen, die diese häufig verwendeten Verkaufsmaterialien enthalten, stellt sicher, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter die Tools verwenden, die Sie in Ihrer Toolbox haben. Es ist automatisch und Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen nicht nach irgendetwas suchen.

Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Links

Dokumente in der Sales Collateral Management-Plattform von HubSpot können auch einfach über Links geteilt werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter, Informationen auszutauschen, ohne die Posteingänge der Empfänger mit großen Dateianhängen zu verstopfen. Mit diesen gemeinsam nutzbaren Links können Vertriebsmaterialien intern oder extern geteilt werden.

Es ist ziemlich einfach, eine zu erstellen:

• Gehen Sie zuerst zu Verkauf -> Dokumente.
• Wählen Sie das Dokument aus, das Sie senden möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen aktivieren.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Titel und wählen Sie Aktionen -> Link zum Teilen erstellen aus.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Passen Sie Ihre Freigabeoptionen für zusätzliche Sicherheit an.
• Klicken Sie auf „teilbaren Link erstellen“.
• Kopieren Sie diesen Link und fügen Sie ihn ein, um ihn direkt mit Ihrem Kontakt zu teilen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „E-Mail von CRM“, um eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument zu senden.

Wenn Sie kein HubSpot-Benutzer sind, möchten Sie sicherstellen, dass die Plattform, für die Sie sich entscheiden, Ihre Verkaufsmaterialien zu verwalten, eine einfache und wiederholbare Möglichkeit bietet, diese Inhalte zu teilen.

5. Verkaufsunterlagen regelmäßig aktualisieren

Sobald Sie alle Ihre Unterlagen an einem zentralen Ort haben, den die Vertriebsmitarbeiter leicht finden und mit ihren Interessenten teilen können, ist es jetzt wichtig, dieses organisierte System aufrechtzuerhalten. Machen Sie es sich zur regelmäßigen Praxis, Ihre Verkaufsunterlagen mindestens einmal im Jahr oder so oft wie es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, zu aktualisieren.

Sie sollten Folgendes regelmäßig auswerten:

• Branding – Unternehmen ändern ihre Marke oft oder aktualisieren ihre Logos alle paar Jahre. Vergessen Sie nicht Ihre Verkaufsunterlagen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Ihre Dokumente markengerecht sind.
• Produktinformationen - Produkte und Dienstleistungen ändern sich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verkaufsunterlagen alle Änderungen widerspiegeln.
• Alte Daten – Manchmal sind Verkaufsunterlagen veraltet, unabhängig davon, ob es sich um ein zeitkritisches Geschäft oder um ereignisbasierte Informationen handelt. Durchforsten Sie regelmäßig Dokumente und scheiden Sie alte Sicherheiten aus, die inzwischen abgelaufen sind.

Die Aktualisierung Ihrer Verkaufsunterlagen umfasst die Erstellung neuer Ressourcen zur Unterstützung Ihres Verkaufsteams. Sie sollten eng mit Ihrem Marketingteam zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass es weiß, welche Arten von Inhalten für Ihre Vertriebsmitarbeiter hilfreich sind. Lassen Sie Ihr Team eine Liste mit häufig gestellten Fragen erstellen, die es von Interessenten und Kunden erhält. Sie sollten auch regelmäßig Verkaufsaufzeichnungen oder Anrufe überprüfen. Geben Sie dieses Wissen vierteljährlich an das Marketingteam weiter. Dies wird sowohl Ihrem Verkaufsteam als auch Ihrem Marketingteam helfen, bessere Inhalte zu erstellen, die konvertieren.

Vereinheitlichen Sie Ihre Marke mit der richtigen Verwaltung von Verkaufssicherheiten

Viel Zeit und Mühe – ganz zu schweigen von Geld – fließt in die Erstellung von Inhalten. Daher ist es ziemlich traurig, wenn es vom Verkaufsteam ungenutzt bleibt. Aber es ist schwer, den Vertriebsmitarbeitern die Schuld zu geben, wenn Ihre Verkaufsunterlagen chaotisch, unorganisiert und unmöglich zu finden sind. Ihre Aufgabe ist es zu verkaufen. Nicht in Google Drive nach einem Inhalt zu graben, der sowieso veraltet sein könnte.

Die richtige Verwaltung von Verkaufsunterlagen ist der Schlüssel zur Stärkung Ihres Verkaufsteams und zur Nutzung von Inhalten, um die Reise des Käufers voranzutreiben. Durch die Schaffung eines zentralen Standorts für alle Verkaufsmaterialien wird eine abteilungsübergreifende Markenausrichtung und Konsistenz in Ihren Verkaufsteams sichergestellt, wenn sie Ihre Marke vor potenziellen Kunden positionieren. Mit der richtigen Verwaltung von Verkaufsunterlagen stellen Sie sicher, dass Ihre Verkaufsteams die erstellten wertvollen Inhalte effektiv lokalisieren und sie auf effiziente Weise potenziellen Kunden zur Verfügung stellen. Das könnte der Unterschied zwischen einem gewonnenen oder verlorenen Geschäft sein.