Der SMART Guide zur Rationalisierung Ihres Projektplanungsprozesses

Ihre systematische Herangehensweise an das Projektmanagement ist die Substanz, die Ihren gesamten Geschäftsbetrieb zusammenhält. Schlechte Planung kann den Tod eines Projekts bedeuten, bevor es überhaupt begonnen hat.

Laut Project Management Institute (PMI) beinhaltet Projektmanagement die „Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf eine breite Palette von Aktivitäten, um die Anforderungen einer bestimmten Aufgabe zu erfüllen“.

Aufgrund der immensen Vielfalt komplexer und technisch anspruchsvoller Projekte in der heutigen Geschäftswelt ist die Entwicklung einer starken Managementvorlage zu einer immer wichtigeren Fähigkeit geworden.

Die harte Wahrheit ist, dass viele Unternehmen noch keinen effektiven Rhythmus gefunden haben, der mit ihren Geschäftszielen übereinstimmt. Um dies ins rechte Licht zu rücken: Für jede Milliarde US-Dollar, die allein in den Vereinigten Staaten investiert wird, werden 122 Millionen US-Dollar aufgrund mangelnder Projektleistung verschwendet.

Vor diesem Hintergrund ist es für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend, SMART in der Projektplanung einzusetzen.

Letztendlich sollte die Einbeziehung dieser Strategie in Ihren Ansatz funktionieren, um die 4 Ws zu beantworten.

1. Was muss erreicht werden?
2. Warum machen wir das?
3. Wer wird in den Prozess eingebunden?
4. Woher sollen die notwendigen Ressourcen kommen?

Wie genau können Sie also die SMART-Ziele im Projektmanagement nutzen? Tauchen wir ein.

SPEZIFISCH

Ziele skizzieren

Zuallererst müssen Sie die großen Ziele kennen, die zum großen Ganzen führen, und die kleineren, die notwendig sind, um dorthin zu gelangen. Werfen Sie einen tiefen Blick auf den Umfang der anstehenden Aufgaben und identifizieren Sie genau, was Sie erreichen möchten und wie es sich auf Ihre Gesamtmission auswirkt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie initiieren eine neue Live-Chat-Funktion auf Ihrer Website. Während es viele kleinere Ziele geben wird, um sicherzustellen, dass das neue System ordnungsgemäß implementiert wird, würden die übergeordneten Ziele wahrscheinlich darin bestehen, den Benutzersupport zu verbessern und deutlich zu machen, dass Sie eine Marke sind, die den Kundenerfolg priorisiert.

Einige andere übergreifende Ziele, die Sie während eines bestimmten Projekts berücksichtigen könnten, könnten sein:

• Termingerechte Fertigstellung der Arbeiten
• Das vorgegebene Budget einhalten
• Verbesserung der Produktlieferung

Beginnen Sie für diesen Teil des Prozesses damit, groß zu denken. Die Festlegung kolossaler Ziele legt die Grundlage für das gesamte Projekt und erleichtert es, auf Kurs zu bleiben. Von hier aus erfahren Sie detailliert, was genau getan werden muss, um die Hauptziele zu erreichen.

Für einige organisatorische Hilfe ist Wunderlist ein einfaches, aber effektives Werkzeug, um die größeren Ziele zu skizzieren und Aufgaben systematisch zu erledigen. Sie können Personen schnell ihre Aufgaben zuweisen, wobei alle Updates über mehrere Mobilgeräte hinweg verwaltet und synchronisiert werden.

MESSBAR

Erstellen Sie eine Leistungsliste

Das Festlegen einer Anforderung für Leistungen ist das Leben und Blut eines Projekts. Werfen Sie einen genaueren Blick darauf, und Sie werden sehen, dass die Ergebnisse weit über die Ergebnisse hinausgehen. Sie dienen als Referenzpunkte dafür, wie Aufgaben von A bis Z geplant, verwaltet und ausgeführt werden. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Leistungen, die während des gesamten Projektmanagements berücksichtigt werden müssen: Projekt und Prozess.

Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Leistungen, die während des gesamten Projektmanagements berücksichtigt werden müssen: Projekt und Prozess.

Projektleistungen beziehen sich auf die Ergebnisse basierend auf spezifischen Bedürfnissen. Dies sind in der Regel materielle Gegenstände. Wenn das Projekt beispielsweise eine neue Website entwirft, umfassen die Ergebnisse Dinge wie Zielseiten oder bestimmte fertige Elemente.

Bei den Prozessergebnissen geht es darum, die Details des Ergebnisses zu realisieren. Dies hängt mit der Art und Weise zusammen, wie Projekte durchgeführt werden. Ein Beispiel wäre, wie gut ein Projekt den vorgegebenen Zeitrahmen einhält oder die Gesamtqualität der abgeschlossenen Arbeit.

Schritt eins wäre die Identifizierung der Projektergebnisse. Wie werden sie produziert? Welche Artikel haben Priorität?

Als nächstes kommen die Prozessleistungen. Was bestimmt, ob das Projekt effizient abgeschlossen wird oder nicht? Was sind die KPIs?

Diese Leistungen dienen als Blaupause für den gesamten Prozess. Stellen Sie sicher, dass jeder gut definiert ist und nur eine minimale Grauzone aufweist.

ERREICHBAR

Beitragsauszahlung ermitteln

Schlicht und einfach: Ohne ein kompetentes Team haben Ihre Projekte keine Chance. Eine erstklassige Crew ist jedoch ohne ein geeignetes System für die Aufgabenverteilung stark eingeschränkt. Schließlich ist Projektmanagement in der Regel eine Gruppenarbeit.

Abhängig von Ihren Zielen und der Größe des Betriebs wird höchstwahrscheinlich während des gesamten Projekts eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich sein. Nachdem die Aufgaben priorisiert wurden, ist der Manager während der gesamten Projektdauer für die Delegierung verantwortlich.

Nehmen wir zum Beispiel an, das übergeordnete Ziel ist die Verbesserung der Konversionsraten auf der Website. Der Prozess würde wahrscheinlich Informationen über Kundensupportanfragen erfordern, die an die Konstruktionsabteilung weitergeleitet werden, um die Engpässe zu beseitigen.

Glücklicherweise leben wir in einer Zeit, in der phänomenale Ressourcen zur Verfügung stehen, um diese Art von Aufgaben zu rationalisieren und eine offene Kommunikation zu fördern.

Für eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Abhängigkeitsverfolgung ist Workzone ein funktionsbasiertes Projektmanagement-Tool, das zwischen dem einfachen Basecamp und dem komplexen JIRA angesiedelt ist, das Ihnen einen vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte mit ETAs, zugewiesenen Rollen und Status gibt von Teilaufgaben an einem Ort.

REALISTISCH

Identifizieren Sie Risikofaktoren

Es spielt keine Rolle, wie viel Vorplanung Sie in ein Projekt stecken, es wird fast immer etwas Unerwartetes auftauchen, das alles aus der Bahn wirft. Was also macht ein guter Projektmanager in solchen Situationen? Sie bleiben ruhig und bewegen sich weiter. Wieso den? Weil sie für das Unerwartete geplant haben!

Wenn Sie beispielsweise mit einem neuen Team arbeiten, besteht ein allgemeines Risiko darin, dass die Mitarbeiter nicht vollständig mit den Verfahren vertraut sind und bestimmte Faktoren durch das Raster fallen könnten. Ein weiterer großer könnte in Bezug auf den Kunden sein. Vielleicht haben Sie noch nie mit ihnen gearbeitet und sind mit ihrer Dynamik oder ihren Erwartungen nicht vertraut.

Beginnen Sie damit, alle Ihre Unbekannten zu identifizieren. Brainstormen Sie von dort aus so viele potenzielle Risiken wie möglich. Spielen Sie ein Worst-Case-Szenario. Entwickeln Sie dann ein Protokoll darüber, was zu tun ist, falls diese Probleme erneut auftreten sollten.

Jetzt wäre es unmöglich, jede potenzielle Gefahr zu planen, die Ihren Betrieb verheeren könnte. Die Entwicklung eines soliden Plans zur Bekämpfung von Schluckauf ist gleichbedeutend mit der Verwendung eines Sicherheitsnetzes, um sicherzustellen, dass sich Probleme nicht in ausgewachsene Katastrophen verwandeln.

ZEITGESTEUERT

Zeitachsen festlegen

Die Festlegung von Fristen führt zwangsläufig zu einem Gefühl der Dringlichkeit bei den Arbeitnehmern. Das Wichtigste hier ist, realistisch zu bleiben. Der Stress, lächerliche Fristen einzuhalten, kann dazu führen, dass die Mitarbeiter verärgert sind oder die Qualität zugunsten der Geschwindigkeit geopfert wird.

Führen Sie eine gründliche Studie des Projekts und alles, was es mit sich bringt, durch. Je detaillierter dieser Prozess ist, desto genauer sind die Zeitpläne.

Erwägen Sie die Implementierung von Gantt-Diagrammen in den frühen Phasen Ihres Unternehmens. Diese Diagramme sind eine der beliebtesten und effektivsten Vorlagen, um den Fortschritt des Projekts und erreichte Meilensteine ​​zu vermitteln. Jeder Job wird durch einen Balken dargestellt, der einem Datumsbereich entspricht, sodass die Dauer der Aufgabe klar kommuniziert wird.

Ein Verständnis der Projektmanagementsysteme und -prozesse sowie der damit verbundenen Variablen und Risiken ist entscheidend für die Erstellung genauer Gantt-Diagramme. Creately bietet Gantt-Diagramme an, die mit dieser Funktion ausgestattet sind, sodass Sie ganz einfach Zeitrahmen für die Fertigstellung festlegen und diese mit Meilensteinen und Abhängigkeiten verknüpfen können.

Es schadet auch nicht, Ihre Mitarbeiter über die Zeitpläne entscheiden zu lassen, solange die Metriken im Rahmen des Zumutbaren liegen. Wenn Sie beispielsweise Ihrer Unternehmenswebsite eine vollwertige E-Commerce-Funktionalität hinzufügen, werden höchstwahrscheinlich eine Reihe von Aktivitäten, Integrationen und Eingaben von mehreren Abteilungen erforderlich sein – sehen Sie sich nur all die Kleinigkeiten an, die E-Commerce ausmachen. Beginnen Sie damit, dass die Design- und Entwicklungsteams vorläufige Daten für das Sammeln der erforderlichen Informationen auswählen.

Sobald Sie Zeitpläne festgelegt haben, tun Sie Ihr Bestes, um sich daran zu halten. Stellen Sie sicher, dass sie bekannt und in jedem Kalender markiert sind. Bereiten Sie sich auch darauf vor, ein Vollstrecker zu sein. Allzu nachsichtig zu sein, wird nur Aufschub und Minderleistung fördern.

Was halten Sie von SMART in der Projektplanung?

Die Verwendung von SMART im Projektmanagement ist eine der besten Möglichkeiten, um den Erfolg sicherzustellen. Unabhängig davon, wie gut jede Aufgabe geplant ist, wird es wahrscheinlich ein paar Versuche dauern, bis Ihr Team voll in Fahrt kommt. Machen Sie es sich zur Aufgabe, kritisches Feedback zu geben. Nach Abschluss kann es nie schaden, sich hinzusetzen und zu beurteilen, was gut gelaufen ist und was in Zukunft verbessert werden kann.

Haben Sie Erfahrung in der Verwendung von SMART-Zielen in der Projektplanung? Verwenden Sie noch ein anderes Tool, um Ihr Projekt zu optimieren? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.

Autor Bio

Raymond Crain ist Digital Marketer bei E2M, einer Content-Marketing-Agentur mit Sitz in San Diego, Kalifornien. Er ist spezialisiert auf Content Marketing und Social Media Marketing Services.