Der einfache Leitfaden zum Stakeholder-Management

Die meisten Projekte scheitern, weil die Interessen und Anforderungen der Stakeholder keine Beachtung finden.

Während Ihre wichtigsten Stakeholder die Macht haben, Ihr Projekt zum Scheitern zu bringen, müssen Sie einen geeigneten Plan haben, um ihre Bedürfnisse zu identifizieren und mit ihnen zu kommunizieren und sich zu engagieren.

Ihr Stakeholder-Managementplan sollte ein Schlüsselelement Ihrer Projektplanungsbemühungen sein.

In diesem Beitrag werden wir untersuchen, was Stakeholder-Management ist und welche verschiedenen Schritte des Stakeholder-Management-Prozesses es gibt.

Wir haben auch mehrere visuelle Tools eingeführt, die Sie in jeder Phase zusammen mit bearbeitbaren Vorlagen verwenden können.

Was ist Stakeholder-Management?

Ein Stakeholder ist jemand, der ein Interesse an Ihrem Projekt und dessen Ergebnis hat oder davon betroffen ist.

Dies kann sowohl interne als auch externe Stellen wie die Mitglieder des Projektteams, Projektsponsoren, Führungskräfte, Kunden, Lieferanten, Partner und die Regierung umfassen.

Stakeholder-Management ist der Prozess des Managements der Erwartungen und Anforderungen dieser Stakeholder.

Es beinhaltet die Identifizierung und Analyse von Stakeholdern und die systematische Planung der Kommunikation und des Engagements mit ihnen.

Stakeholder-Management-Prozess

Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte im Stakeholder-Management aufgeführt. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder effektiv erfüllen und sie zufrieden stellen.

Identifizierung der Interessengruppen

Der erste Schritt besteht darin, die Stakeholder Ihres Projekts zu identifizieren. Sie können damit beginnen, alle Personen aufzulisten, die von dem Projekt betroffen sind.

Sie müssen sich noch keine Gedanken darüber machen, ihnen eine Kategorie zuzuweisen; notieren Sie einfach ihren Namen oder ihre Firma, um sie anzugeben. Stakeholder, die Sie berücksichtigen sollten, sind diese

• Wer wird (positiv und negativ) von Ihrem Projekt betroffen sein?
• Wer Interesse an Ihrem Projekt hat
• Wer hat die Macht über Ihr Projekt?
• Wer will, dass Ihr Projekt scheitert?
• Wer möchte, dass Ihr Projekt erfolgreich ist

Eine Mindmap-Vorlage wie diese kann Ihnen dabei helfen, sie aufzulisten.

Sobald Sie eine vollständige Liste der Stakeholder haben, ist es einfacher, sie zu kategorisieren. Sie können sie beispielsweise als Extern und Intern gruppieren. Dazu können Sie eine ähnliche Stakeholder-Map wie die obige verwenden.

Stakeholder-Analyse

In diesem Schritt bewerten Sie die Stakeholder hinsichtlich ihrer Macht und ihres Interesses an Ihrem Projekt. Indem Sie sie so kategorisieren, können Sie entscheiden, welchen Stakeholdern Sie am meisten und am wenigsten Aufmerksamkeit widmen sollten.

Das Power Interest Grid

Das Power Interest Grid ist die am weitesten verbreitete Technik in der Stakeholder-Analyse. Dieses Tool hilft Ihnen zu bestimmen, was Sie kommunizieren werdenzu Ihre Stakeholder und wie oft Sie dies tun werden.

Hohe Leistung/ Hohes Interesse (voll engagiert)

Die Stakeholder, die Sie diesem Quadranten zuordnen, sind die Hauptakteure. Während Sie die meiste Mühe aufwenden müssen, um mit ihnen in Kontakt zu treten, sollten Sie sie jederzeit auf dem Laufenden halten.

Hohe Leistung / geringes Interesse (zufrieden bleiben)

Geben Sie sich genügend Mühe, um diese Stakeholder zufrieden zu stellen. Aber übertreiben Sie es nicht mit Ihren Kommunikationsbemühungen, damit sie sich nicht langweilen.

Geringe Leistung / Hohes Interesse (Informiert bleiben)

Stellen Sie diesen Personen angemessene Informationen über das Projekt zur Verfügung und stellen Sie sicher, dass sie keine Probleme mit dem Projekt haben.

Niedriger Stromverbrauch/ niedrige Zinsen (minimaler Aufwand)

Beobachten Sie diese Stakeholder und ihr Interesse am Projekt und versorgen Sie sie mit angemessenen Informationen, ohne sie zu überfordern.

Zwiebeldiagramm – Stakeholder-Priorisierung

Jetzt, da Sie wissen, wo jeder von Ihnen istInteressengruppen steht, können Sie ein Organigramm oder ein Zwiebeldiagramm wie das untenstehende verwenden, um sie basierend auf ihrer Bedeutung für das Projekt und ihrer Hierarchie zu priorisieren.

Stakeholder-SWOT-Analyse

Ein weiteres großartiges Tool, um die Bedeutung Ihrer Stakeholder zu analysieren und zu priorisieren, ist die SWOT-Analyse.

Damit können Sie Ihre Stakeholder anhand ihrer Stärken und Schwächen, der Bedrohungen, die sie für Ihr Projekt darstellen, und der Möglichkeiten, die sie für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts bieten können, bewerten.

Stakeholder-Planung

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wie und wie oft Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren und interagieren sollten, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, um die richtige Botschaft rechtzeitig an den richtigen Stakeholder zu übermitteln.

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Kommunikationsplans beginnen, sollten Sie ein Stakeholder-Profil zur Hand haben.

Diese Profile (Sie sollten eines für jede Kategorie von Stakeholdern haben) sollten ihre Bedürfnisse, Interessen, Ziele, Verantwortlichkeiten, Macht- und Interessensebenen, Kommunikationskanäle usw. auflisten.

Anschließend können Sie für jedes Stakeholder-Profil einen Kommunikationsplan entwickeln. Der Plan sollte Informationen enthalten, wie z

• Die Art der zu kommunizierenden Informationen (die Kernbotschaft)
• Der Engagement-Ansatz
• Die Kommunikationskanäle (zB: E-Mails, Newsletter, Videoanrufe etc.)
• Häufigkeit des Engagements und Phase des Projekts

Stakeholder-Engagement

Hier führen Sie Ihren erstellten Kommunikationsplan aus.

Während Sie aktiv mit den Stakeholdern zusammenarbeiten, müssen Sie sie ständig überwachen, um festzustellen, ob sie möglicherweise Probleme mit der Entwicklung des Projekts haben.

Ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen, um sie anzugehen, um ihre kontinuierliche Unterstützung zu erhalten.

Achten Sie auch darauf, einen geeigneten Engagement-Ansatz basierend auf der Art des Stakeholders auszuwählen. Beispielsweise können Sie kostspielige Ansätze wie persönliche Treffen, ausführliche Konsultationen usw. mit den Stakeholdern verwenden, die eine hohe Macht und ein hohes Interesse an Ihrem Projekt haben (die Hauptakteure).

Reservieren Sie die kostengünstigeren Methoden wie Newsletter und E-Mails denen, für die Sie sich am wenigsten einsetzen sollten.

Messen Sie dann die Effektivität Ihrer Engagement-Strategie und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, um sie nach Bedarf zu verbessern.

Noch mehr Tipps zum Stakeholder-Management?

Ganz oben auf Ihrer Liste oder nicht, jeder Stakeholder in Ihrem Projekt muss verwaltet und eingebunden werden. Ihre Zufriedenheit ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt.

In diesem Beitrag haben wir behandelt, wie Sie genau vorgehen sollten, um Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren und einen effektiven Plan für die Zusammenarbeit mit ihnen zu erstellen.

Lesen Sie auch unseren Beitrag zur Abbildung eines Kundenkommunikationsplans, um im Detail zu erfahren, wie Sie einen erfolgreichen Kommunikationsplan für Ihre Stakeholder erstellen.