7 Schritte der Personalplanung

Humanressourcen gehören zu den wichtigsten Vermögenswerten jeder Unternehmensorganisation. Nun, kein Unternehmen kann sich das Risiko eines Fachkräftemangels leisten. Um die verfügbaren Ressourcen in der Organisation optimal zu nutzen, ist es daher von entscheidender Bedeutung, einen HRP-Prozess zu haben.

Es ist ein kontinuierlicher, am Menschen orientierter Prozess, der einer Organisation hilft, ohne Überschuss oder Mangel an Arbeitskräften zu arbeiten. HRP stellt auch sicher, dass Sie die richtigen Leute in Ihrem Team mit den gewünschten Fähigkeiten und dem gewünschten Kompetenzniveau haben, um Ihr Unternehmen auszubauen.

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung hilft Unternehmen, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu bewerten. Es beinhaltet die Entwicklung von Plänen, um die Fähigkeiten und Fähigkeiten der Mitarbeiter besser zu nutzen und neue einzustellen.

Eine effektive HRP-Strategie stellt eine ideale Übereinstimmung zwischen Mitarbeitern und der Jobrolle sowie der Unternehmenskultur sicher, während sie mit Arbeitskräftemangel oder -überschuss fertig wird. Daher ist HRP für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es ihnen ermöglicht, ihren Personalbedarf zu bewerten und entsprechend zu planen, um eine höhere Produktivität zu erreichen.

Es gibt 7 allgemeine Schritte im HRP-Prozess, die wir im Voraus besprechen werden!

7 Schritte in der Personalplanung

Jeder Schritt im Personalplanungsprozess muss in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden, um das Endziel zu erreichen. Der Prozess umfasst die Entwicklung einer Strategie, die es dem Unternehmen ermöglicht, die richtigen und qualifizierten Mitarbeiter zu finden und zu halten, um seine organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Es hilft auch, den Personalbedarf für die nahe Zukunft zu analysieren und entsprechend zu planen. Lesen Sie weiter, um die verschiedenen anderen Schritte des Personalplanungsprozesses kennenzulernen!

• Ziele analysieren

Der erste und wichtigste Schritt im HRP-Prozess ist die Durchführung einer detaillierten Analyse der Mission und Vision des Unternehmens sowie der Ziele verschiedener Abteilungen in der Organisation. Obwohl jede Abteilung unterschiedliche Ziele und spezifische Erwartungen an die Personalabteilung hat, ist es wichtig, vorher ein klares Verständnis zu haben.

Die Ziele können unter anderem die Verbesserung des Qualifikationsniveaus bestehender Mitarbeiter oder die Rekrutierung neuer Mitarbeiter für den Prozess, das Auswahlverfahren, die Einbeziehung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen umfassen.

• Bereiten Sie eine Bestandsaufnahme der Humanressourcen vor

Nach der Analyse der Organisationsziele besteht der nächste Schritt darin, den aktuellen Stand der in der Organisation verfügbaren Ressourcen zu untersuchen. Dazu können Sie das Personalinformationssystem (HRIS) nutzen, falls Sie eines haben. Dies hilft Ihnen, die aktuelle Anzahl der in der Organisation beschäftigten Personen zu analysieren – ihre Fähigkeiten, Leistungen, Fähigkeiten und potenziellen Fähigkeiten.

Zunächst müssen die Manager die Fähigkeiten ihrer bestehenden Belegschaft untersuchen und feststellen, ob die aktuelle Belegschaft den zukünftigen Bedarf decken kann. Beim Studium des Personalbestands können Sie Faktoren wie das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter, die in jeder Periode gezeigte Produktivität oder Kreativität, die Eignung für die aktuelle und zukünftige berufliche Rolle usw. berücksichtigen.

• Prognosebedarf

Die Bedarfsprognose ist einer der entmutigendsten, aber entscheidendsten Teile des Personalplanungsprozesses. Es geht darum, die richtige Anzahl von Mitarbeitern zu schätzen, die in Übereinstimmung mit dem strategischen Plan des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum eingestellt werden sollen. Basierend auf den Zielen der verschiedenen Abteilungen und dem verfügbaren Ressourcenbestand kann das Personalplanungsteam den Bedarf der Mitarbeiter prognostizieren.

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In dieser Phase der Bedarfsprognose können wir eine Schätzung vornehmen in Bezug auf :

• Hinzufügung einer neuen Rolle bei der Arbeit
• Personalknappheit vorbeugen
• Art des Personals, das für die Stelle erforderlich ist
• Die richtige Anzahl an Mitarbeitern, um langfristige Geschäftsziele zu erreichen

Nach der Bedarfsprognose ist es wichtig, die Fähigkeit einer Organisation zu bewerten, die erforderlichen Arbeitskräfte bereitzustellen. Die Personalversorgungsquelle umfasst die vorhandene Belegschaft in der Organisation sowie die interne und externe Versorgung. Wie bereits erwähnt, müssen wir also zunächst die ausreichende Anzahl der derzeit in der Organisation vorhandenen Arbeitskräfte analysieren und dann nach internen und externen Quellen suchen.

Versorgungsprognosen helfen bei:

• Überprüfung des aktuellen Personals
• Einschätzung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs zur Besetzung der geplanten Stellen

• Lücken schätzen

Sobald Ihre Prognose abgeschlossen ist, werden Sie den Personalbedarf und den Personalbedarf der Zukunft verstehen. Außerdem können Sie feststellen, ob Sie die Lücke mit internen Mitarbeitern füllen oder nach externen Quellen suchen müssen, die in Teilzeit, Vollzeit oder als Auftragnehmer eingestellt werden.

In dieser Phase der Personalplanung sind der Netto-Personalbedarf und die Strategielücke abzuschätzen. Die Differenz zwischen einer Prognose und dem tatsächlichen Ergebnis wird als Strategielücke bezeichnet. Und das Ergebnis dieser Berechnung ist entweder ein HR-Überschuss oder ein Defizit. Während sich der Überschuss auf die Anzahl des zu kündigenden Personals bezieht, bestimmt die Defizitzahl die Gesamtzahl des einzustellenden Personals.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern haben, die nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, können Sie das Schulungs- und Entwicklungsprogramm nutzen, um sie weiterzubilden.

• Formulieren Sie den Aktionsplan

Basierend auf der Lückenanalyse erstellt das Personalplanungsteam einen Aktionsplan, um mit der Einstellung, Versetzung, Schulung, Beförderung oder Frühverrentung gemäß Ihren geschäftlichen Anforderungen zu beginnen. Wenn Sie den Plan formulieren, ist es wichtig, das Start- und Enddatum für jede Aktion festzulegen und sich Notizen zu jedem Teil des Plans zu machen.

• Bei Mehrergebnis: Arbeitszeit reduzieren und Einstellung einstellen
• Bei Defizitergebnis: Rekrutieren Sie neue Mitarbeiter und schulen Sie die bestehenden

• Implementieren Sie den Plan

Dies ist sicherlich der herausforderndste Aspekt eines jeden HRP-Prozesses. Es versteht sich von selbst, dass der Plan mit den Zielen und Zielsetzungen jeder Abteilung der Organisation abgestimmt sein sollte. In dieser Phase des Planungsprozesses müssen HR-Experten praktische Schritte unternehmen, um den formulierten Plan zu integrieren.

Während die Abteilung ein Budget benötigt, ist die Fähigkeit zur Umsetzung des Plans eine gemeinsame Anstrengung aller Abteilungen der Organisation.

• Überwachen, steuern und Feedback erhalten

Es ist der letzte Schritt im Personalplanungsprozess. Sobald der HRP-Plan implementiert ist, sollte er kontinuierlich überwacht werden, um eventuelle Schlupflöcher in Ihrem Plan zu identifizieren. Nicht nur das, eine rechtzeitige Überprüfung hilft bei der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen. Daher sind kontinuierliche Messung, Berichterstattung und kontinuierliches Feedback entscheidend, um den Personalplan zum Erfolg zu führen.

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Wie hilft SumHR Software bei der Personalplanung?

HRMS-Software wie SumHR hilft bei der Durchführung aller HR-Funktionen durch den Einsatz von Informationstechnologie. Die Software sammelt, speichert und ermöglicht den Zugriff auf alle wichtigen Personalplanungsdaten auf einer umfassenden HRIS-Plattform. Das zentrale Personalmanagementsystem speichert nicht nur wichtige Mitarbeiterinformationen, sondern überwacht auch kontinuierlich den Personalplanungsprozess, um rechtzeitig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die SumHR-Software enthält außerdem Funktionen, die helfen, die aktuelle Mitarbeiterverfügbarkeit zu analysieren und den Arbeitsbedarf genau zu prognostizieren und gleichzeitig die Unternehmensziele zu unterstützen.

Einpacken

Der Personalplanungsprozess ist entscheidend für die Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs. Durch strategische Personalplanung können Organisationen Humanressourcen erfolgreich auf verschiedene Prozesse verteilen.

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