Strategien für effektive Geschäftstreffen

Eine Ende letzten Jahres von Steven Rogelberg, Professor für Management und Psychologie an der University of Charlotte in North Carolina, durchgeführte Studie ergab, dass bei bis zu einem Drittel der Besprechungen, an denen Mitarbeiter teilnehmen, ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist. Unternehmen, die hauptsächlich auf diese Arbeitsweise setzen (insbesondere in Zeiten weit verbreiteter Fernarbeit), verlieren bis zu 100 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Was kann zur Lösung dieses Problems beitragen? Analysieren Sie zunächst sorgfältig, ob ein Thema möglicherweise anders besprochen wird, per E-Mail oder als schriftliche Notiz. Suchen Sie zweitens nach Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Zeit so effizient wie möglich genutzt wird, da man sich persönlich oder online treffen muss. Hier finden Sie die besten Strategien für effektive Geschäftstreffen.

Effektive Geschäftstreffen – sind sie notwendig?

Diese Frage ist zweifellos mit „Ja“ zu beantworten – auch wenn Unternehmen auf dem aktuellen Entwicklungsstand mit Hilfe verschiedener Arten von Instant Messaging gut funktionieren. Warum? Denn kein Austausch von E-Mails (die normalerweise nachdenklich, verkürzt, emotionslos usw. sind) wird zu solchen Ergebnissen führen wie eine Diskussion – eine Brainstorming-Sitzung, in der die Ansichten, Gedanken und Ideen verschiedener Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund aufeinanderprallen.

Geschäftstreffen sind besonders dann unverzichtbar, wenn es darum geht, eine wichtige Entscheidung für das Team oder das Unternehmen zu treffen, ein ernstes Problem zu lösen, eine Strategie zu besprechen, die sich auf den langfristigen Betrieb des Unternehmens auswirkt, oder neue Ideen zu entwickeln (z. B. für Markenmarketingkampagnen). Kein Unternehmen, egal in welcher Branche es tätig ist, kann daher auf Live- oder Online-Diskussionen in kleineren oder größeren Gruppen verzichten.

Ein effektives Geschäftstreffen – warum ist es so schwierig, eines zu organisieren?

Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass Geschäftsanrufe zu lange dauern, nicht die erwarteten Ergebnisse liefern und den Teilnehmern das Gefühl geben, ihre Zeit sei verschwendet worden. Angefangen bei der traditionellen Verspätung, über das Fehlen eines festen Plans („Springens“ von Thema zu Thema) und Ziel (das Ergebnis, das wir erreichen wollen, was zu unnötigen Überlegungen führt) bis hin zur unzureichenden Moderation der Diskussion durch den Veranstalter.

Solche populären Gründe führen dazu, dass die Notwendigkeit besteht, eine weitere Gelegenheit zu organisieren, um über dasselbe Thema zu sprechen, da sich das erste Mal als unzureichend effektiv erwiesen hat, was sich auf die Arbeit (Erfüllung anderer Aufgaben) jedes Teilnehmers auswirkt.

Effektive Geschäftstreffen – Strategien, die es wert sind, umgesetzt zu werden

Was können Sie also tun, um sicherzustellen, dass kein Teilnehmer sagt: „Diese Angelegenheit hätte per E-Mail besprochen werden können“? Hier sind die fünf wichtigsten Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie nur effektive Geschäftstreffen abhalten möchten.

1. Definieren Sie das Ziel

Vor der Organisation einer Diskussion ist es notwendig, ihren Zweck klar zu definieren, denn ohne dieses Element kann die Diskussion chaotisch und damit unproduktiv ausfallen. Durch die Festlegung des Zwecks können sich alle Teilnehmer auf die relevanten Themen konzentrieren und die Diskussion in die richtige Richtung lenken. Geben Sie also zu Beginn an, ob es darum geht, eine konkrete Entscheidung zu treffen, ein Problem zu lösen oder vielleicht neue Ideen zu entwickeln.

2. Bereiten Sie die Tagesordnung vor

Die Tagesordnung ist – direkt nach dem Ziel – das wichtigste Element effektiver Geschäftstreffen. Ein definierter Punkt-für-Punkt-Plan, an den sich die Teilnehmer gemeinsam mit den für die Diskussion des jeweiligen Themas Verantwortlichen halten, führt zu den erwarteten Ergebnissen (da jeder Teilnehmer weiß, was ihn erwartet). Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung einige Tage im Voraus an die Teilnehmer senden, damit jeder Zeit hat, sich damit vertraut zu machen und sich angemessen auf die Diskussion der Punkte vorzubereiten.


3. Achten Sie auf die Zeit

Das Überschreiten der vorgegebenen Zeit für einzelne Punkte (oder auch das Fehlen einer klaren Zeitstruktur, also einer bestimmten Zeitspanne, die für einen bestimmten Punkt aufgewendet werden kann) kann zu einer langwierigen Diskussion führen, die zu einem Verlust des Fokus führt und Interesse der Teilnehmer. Ineffektives Zeitmanagement führt zu erhöhter Ermüdung, wodurch die Effizienz und das Engagement deutlich sinken. Deshalb ist es so wichtig, jederzeit den Zeitplan einzuhalten.

4. Begrenzen Sie die Anzahl der zu besprechenden Themen

Denken Sie auch daran, dass der Versuch, zu viele Themen in einem Meeting zu besprechen, zu einer überhasteten, oberflächlichen Diskussion führen kann und dazu führt, dass nicht jedes Thema eingehend untersucht werden kann. Es ist besser, sich auf einige der relevantesten Punkte zu konzentrieren und ihnen angemessene Aufmerksamkeit zu schenken, aber Themen, die mit dem Thema zusammenhängen, aber von geringerer Bedeutung sind, als E-Mail zu diskutieren.

5. Sorgen Sie für eine aktive Beteiligung

Um ein erfolgreiches Geschäftstreffen zu gewährleisten, ermutigen Sie die Teilnehmer, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen. Stellen Sie Fragen, hören Sie sich ihre Meinung an und fordern Sie sie auf, Ideen auszutauschen, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass sie sich auf die aktuellen Probleme konzentrieren. Besonders hilfreich dabei ist der Verzicht auf unnötige Ablenkungen (z. B. das Annehmen von Telefonanrufen während der Diskussion).

Effektive Geschäftstreffen – Zusammenfassung

Kein Mitarbeiter oder Partner hat gerne das Gefühl, dass er oder sie seine Arbeitszeit durch die Teilnahme an einer Besprechung verschwendet hat, bei der es zu keiner Einigung über wichtige Themen kam. Dann stellt sich Verbitterung ein, da man sich in dieser Zeit auf andere Aufgaben hätte konzentrieren können.

Aus diesem Grund sollte sich jeder Organisator von Gesprächen – sei es intern mit Mitarbeitern oder mit externen Partnern – entsprechend vorbereiten, beispielsweise mit den oben beschriebenen Strategien, insbesondere im Bereich der Zieldefinition und Festlegung einer detaillierten Agenda. Die Kombination all dieser Tipps sorgt dafür, dass jeder das Gefühl hat, an einem effektiven Geschäftstreffen teilzunehmen.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und endlosen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Geschäftsinhaber und Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern sind Offenheit und Neugier gegenüber der Welt für ihn die Eigenschaften, die er am meisten schätzt.

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