Stressfreier über die Feiertage; Bereiten Sie Ihr Unternehmen JETZT auf das Jahresende vor

7 Compliance-To-Dos zum Jahresende, die eher früher als später erledigt werden

Zu warten, bis das Chaos der Feiertage eintrifft, um die obligatorischen Compliance-Aufgaben zu bewältigen, macht eine ohnehin schon stressige Saison noch anstrengender. Und das Verschieben von Einreichungen auf einen späteren Zeitpunkt kann große Probleme verursachen.

Das Versäumnis, Berichte und Formulare rechtzeitig einzureichen, kann zu Bußgeldern, Strafen und sogar zur Suspendierung oder Auflösung eines Unternehmens führen. Nicht gerade ein ideales Szenario, um 2021 „Auf Wiedersehen“ und 2022 „Hallo“ zu sagen!

Glücklicherweise können Geschäftsinhaber mit etwas Voraussicht und Planung ihre Anforderungen zum Jahresende in den Griff bekommen, bevor sie sich mit dem Kauf (und Einpacken!) von Geschenken, Reisen zu Verwandten und dem Veranstalten von Weihnachtsfeiern beschäftigen.

Ich werde einige Anforderungen zum Jahresende vorstellen, die viele Geschäftsinhaber erfüllen müssen, um ihr Unternehmen in gutem Ansehen zu halten. Denken Sie daran, dass nicht jeder die gleichen Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Geschäftsvorschriften hat. Sie variieren je nach Unternehmenstyp, Branche und Standort eines Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Unternehmer sicherstellen, dass sie die für sie geltenden spezifischen Regeln und Anforderungen verstehen. Die Rücksprache mit einem Anwalt und Steuerberater Ihres Vertrauens kann dazu beitragen, dass nichts übersehen wird.

1. Halten Sie eine jährliche Versammlung ab.

Nahezu jeder Staat verlangt von Unternehmen, dass sie jährliche Aktionärsversammlungen abhalten und Protokolle dieser Versammlungen aufzeichnen. In einigen Staaten müssen LLCs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) jährliche Mitgliederversammlungen durchführen. Auch wenn dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, muss eine LLC möglicherweise dennoch eine Versammlung gemäß den Bedingungen ihrer Betriebsvereinbarung abhalten. Jedes Unternehmen, das für die Abhaltung eines Jahrestreffens verantwortlich ist, aber im Jahr 2021 noch keins abgehalten hat, wird es bald planen wollen!

2. Reichen Sie einen Jahresbericht ein.

Viele Bundesstaaten verlangen von LLCs und Kapitalgesellschaften, dass sie jedes Jahr einen Jahresbericht vorlegen. Einige haben stattdessen zweijährliche Berichte (alle zwei Jahre). Und dann folgen andere – wie Pennsylvania und seine Zehnjahresberichte (alle zehn Jahre) – einem anderen Zeitplan. Geschäftsinhaber müssen die Regeln und Fristen ihres Staates recherchieren, damit sie diese wichtige Compliance-Verantwortung nicht verpassen.

Nicht nur die Häufigkeit der Meldungen variiert, sondern auch die Fälligkeitstermine. Einige Staaten legen Fristen fest, die dem Jahrestag der Unternehmensgründung oder dem Gründungsdatum des Unternehmens entsprechen. Andere verlangen die Berichte gleichzeitig mit der Fälligkeit der jährlichen Steuererklärungen. Andere benötigen sie bis zum Ende des Kalenderjahres.

3. Bisher im Jahr 2021 geleistete Steuerzahlungen überprüfen.

Unternehmen (z. B. Einzelunternehmen, offene Handelsgesellschaften und nicht berücksichtigte Rechtsträger-LLCs), die das ganze Jahr über vierteljährlich geschätzte Einkommens- und Selbständigkeitssteuerzahlungen leisten, können von der Überprüfung ihrer Einnahmen, Ausgaben und Steuerzahlungen seit Jahresbeginn profitieren. Die Überprüfung der Mathematik kann ihnen helfen, festzustellen, ob sie ihre Steuern für das Jahr zu wenig oder zu viel bezahlt haben. Dann können sie ihre Situation mit ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer besprechen, um zu sehen, ob es sinnvoll sein könnte, Anpassungen an ihrer letzten geschätzten Steuerzahlung des Jahres vorzunehmen, um etwaige Über- oder Unterschreitungen auszugleichen.

4. Bewerten Sie, ob der Unternehmenstyp immer noch das beste rechtliche und finanzielle Szenario schafft.

Die Unternehmensstruktur, die ein Startup anfangs wählt, bleibt möglicherweise nicht die beste Option, wenn das Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt. Beispielsweise kann ein Einzelunternehmen, das seine Gehaltsliste um Mitarbeiter erweitert und seine Produktlinien erweitert hat, feststellen, dass der persönliche Haftungsschutz und die Steuerflexibilität einer LLC rechtlich und finanziell eine optimale Situation bieten. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater können Unternehmern dabei helfen, zu beurteilen, ob die Unternehmensform ihren Bedürfnissen entspricht, und den idealen Zeitpunkt für die Umsetzung der Änderung bestimmen.

5. Informieren Sie den Stand grundlegender Änderungen.

Unternehmen, die als Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Körperschaften registriert sind, müssen den Staat offiziell über bestimmte Änderungen informieren, die bei der Körperschaft aufgetreten sind. In vielen Bundesstaaten wird das für die Einreichung verwendete Formular entweder als „Amendment“ oder „Certificate of Amendment“ bezeichnet.

Zu den Änderungen, die eine Änderungsbenachrichtigung rechtfertigen, gehören im Allgemeinen:

• Das Unternehmen hat seinen Namen geändert.
• Das Geschäft ist umgezogen und hat jetzt eine neue Adresse.
• Ein oder mehrere Mitglieder der LLC haben die Organisation verlassen oder es gibt neue Mitglieder.
• Das Unternehmen hat den Verkauf weiterer Aktien genehmigt.
• Das Unternehmen fügte eine neue Aktienklasse hinzu.
• Es gab Änderungen bei der Besetzung des Aufsichtsrats des Unternehmens.
• Das Unternehmen hat seinen registrierten Vertreter geändert.
• Das Unternehmen hat Bestimmungen seiner ursprünglichen Organisationsdokumente hinzugefügt, geändert oder gelöscht – z. B. Satzung der Organisation (LLC) oder Satzung (Gesellschaft).

Geschäftsinhaber sollten Änderungsartikel einreichen, um Änderungen wie diese so bald wie möglich im Jahr, in dem sie aufgetreten sind, zu melden, damit der Staat über genaue Informationen über ihr Unternehmen verfügt. Die Einreichung aktueller Details beim Staat trägt dazu bei, dass ein Unternehmen einen guten Ruf behält und den Unternehmensschleier aufrechterhält, der das persönliche Vermögen seiner Eigentümer vor rechtlichen und finanziellen Ansprüchen gegen das Unternehmen schützt.

6. Registrieren Sie sich für Lohnsteuern.

Unternehmer, die im Jahr 2022 ihre ersten Mitarbeiter einstellen möchten, können mit der Anmeldung zur Lohnsteuer noch vor dem Jahreswechsel durchstarten. Arbeitgeber behalten die Bundeseinkommensteuer von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ein, daher benötigen sie eine EIN (Employer Identification Number), falls sie noch keine vom IRS erhalten haben. Zu den staatlichen Registrierungen gehört die staatliche Arbeitslosenversicherungssteuer (SUI), die berechtigten Arbeitnehmern, die arbeitslos sind, weil sie ihren Arbeitsplatz verlieren oder aufgrund gesundheitlicher oder persönlicher Probleme ausscheiden, Kurzzeitarbeitslosengeld gewährt. Außerdem verlangen die meisten Staaten von Unternehmen, dass sie sich registrieren lassen, um die staatliche Einkommenssteuer (SIT) von den Bruttolöhnen ihrer Mitarbeiter einzubehalten und sie an die Steuerbehörde des Staates abzuführen.

7. Ein inaktives Unternehmen auflösen.

Die Schließung eines Unternehmens umfasst mehr als nur den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu bremsen. Unternehmer müssen einem Prozess folgen, um die Existenz der LLC oder des Unternehmens offiziell zu beenden, indem sie ein Dokument mit der Bezeichnung „Auflösungsartikel“ oder „Beendigungsbescheinigung“ beim Büro des Außenministers einreichen. In einigen Staaten müssen offene Handelsgesellschaften Unterlagen einreichen, um ihren Zustand über ihre Auflösung zu informieren.

Andere Aufgaben können das Schließen der Steuerkonten des Unternehmens und das Stornieren von Geschäftslizenzen und -genehmigungen umfassen.

Das Versäumnis, die zuständigen staatlichen, föderalen und lokalen Behörden bei der Schließung eines Unternehmens offiziell zu benachrichtigen, kann bedeuten, dass die Eigentümer weiterhin für die Einreichung der erforderlichen Berichte und die Zahlung von Steuern und anderen Gebühren verantwortlich bleiben, auch wenn sie ihren Betrieb eingestellt haben.

Läuten Sie die Ferienzeit richtig ein; Haken Sie Compliance-Aufgaben jetzt von Ihrer Liste ab

Auch wenn es den Anschein hat, dass das Ende des Jahres noch weit entfernt ist, nähert es sich schnell. Organisieren Sie sich und gehen Sie jetzt Ihre verbleibenden Compliance-Aufgaben an, damit Sie die Fröhlichkeit der Feiertage ungestört genießen können!