Optimieren Sie die Aufgabenzuweisung mit Zoho Projects

Ein gut definiertes und effizientes Projektmanagement ist bei der Arbeit an Projekten jeder Art sehr wichtig. Für ein Projekt, unabhängig von der Größe, müssen im Allgemeinen viele Schritte bewältigt werden.

Falls Sie auf dem Markt nach einem Projektmanagement-Tool suchen, haben Sie höchstwahrscheinlich schon von den Vorteilen gehört, die Zoho Projects bietet. Falls Sie dies nicht getan haben, dann ist Zoho Projects wahrscheinlich das beste Tool in Form einer Online -Projektmanagementsoftware , die Unternehmen hilft, Aufgaben im Auge zu behalten, zusammenzuarbeiten und über Updates auf dem Laufenden zu bleiben.

Es ist eine nützliche Plattform, die für die Ressourcenzuweisung und Projektmanagementprozesse sehr hilfreich sein kann. Was Zoho Projects von seinen Gegenstücken unterscheidet, ist, dass es sich um eine riesige Plattform handelt, die die Integration zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht.

In diesem Blog werden wir uns ausführlich mit allen Funktionen und Vorteilen von Zoho Projects befassen.

Was ist Zoho Projects?

Zoho bietet eine leistungsstarke Projektmanagement-Software , die aus vier Basismodulen besteht, die in jedem Paket sowie in der kostenlosen Version verfügbar sind. Die in den Zoho-Projekten enthaltenen Module sind Aufgaben und Meilensteine, Projekt, Dokumente, Besprechungen und Foren sowie Kalender. Alle diese Tools sind ein wichtiger Bestandteil der Standardfunktionen dieser hervorragenden Anwendung.

Da die Anforderungen in einem Unternehmen immer größer werden und intensiviert werden müssen, können die Zusatzmodule wie Zeiterfassung, Wiki, Chat und Abrechnung problemlos zur Anwendung hinzugefügt werden, sodass auch für kleinere Unternehmen eine kostengünstige Lösung bereitgestellt werden kann.

Nachdem wir verstanden haben, was Zoho Projects ist, werden wir nun die verschiedenen Methoden sehen, mit denen diese Software eine nahtlose Aufgabenzuweisung ermöglicht.

1. Projektplanung und Zusammenarbeit

Die Planung der Projekte und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern kann sehr schwierig sein, ist aber für die Unternehmen wichtig. Glücklicherweise macht es Zoho Projects für alle einfach, auf dieselbe Seite zu kommen, indem es ermöglicht, Dokumente aus verschiedenen Anwendungen wie Open Office, Photoshop, PDF, ZIP-Dateien und Microsoft Office zu importieren.

Falls Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie Intranetseiten oder Wiki-Seiten erstellen, auf denen die Teammitglieder projektbezogene Inhalte wie Dokumente, Präsentationen, Videoclips, Tabellenkalkulationen usw. erstellen, teilen und beantworten können. Die Zoho-Implementierung bietet Drag und Drop-Tools, die es einfach machen, benutzerdefinierte Seiten innerhalb von Minuten zu erstellen und zu aktualisieren.

Falls die Priorität auf dem liegt, was Sie brauchen, bietet Zoho Projects auch Message Boards, auf denen Sie einen Thread erstellen können, um Themen zu posten, Gespräche anzuregen und die Zusammenarbeit zu fördern. Wenn Sie das Gespräch am Laufen halten möchten, besteht auch die Möglichkeit, einen Chatroom zu erstellen, in den Teammitglieder eines Unternehmens eingeladen werden können. Mit der integrierten Chat-Funktion können alle zusammenkommen, um wichtige Dinge zu besprechen, unterschiedliche Ideen auszutauschen und Probleme in Echtzeit zu lösen. Es ist keine App-Installation erforderlich, da Zoho Projects die Chat-Funktion enthält, und das Erstaunlichste ist, dass das vollständige Transkript gespeichert wird, sodass die Teammitglieder später zurückkehren können, um das Gespräch zu überprüfen, falls dies erforderlich ist.

2. Konfigurieren Sie ein Mitarbeiterportal

Mithilfe der Zoho Projects-Anmeldung wird es möglich, Ihre Mitarbeiterbenutzer aus Ihrer eigenen Organisation hinzuzufügen und gleichzeitig Kunden zum Projektportal hinzuzufügen. Dies macht es für das gesamte Personal und die Kunden viel einfacher, Aufgaben, die an einem Ort anfallen, mühelos zu koordinieren.

Darüber hinaus ist es auch möglich, mehrere Projekte anzulegen. Tatsächlich können Sie die Mitarbeiter und Kunden einigen der dedizierten Projekte so zuweisen, wie Sie es wünschen und für erforderlich halten. Die Kunden benötigen kein Zoho-Konto, um dem Portal hinzugefügt zu werden.

Während Sie ein Projekt erstellen, gibt es auch eine dedizierte E-Mail für dieses spezifische Projekt. Jeder, der diese Adresse per E-Mail sendet, kann sich automatisch für ein Problem für das Projekt anmelden.

3. Aufgaben und Meilensteine ​​festlegen

Mit Hilfe von Aufgabenverwaltung, Aufgabenabhängigkeitsansichten und Projektmeilensteinen wird es möglich, die Ressourcenzuweisung durchzuführen und über jede Funktion zu berichten. Sie können die Aufgaben festlegen und den Mitarbeitern so zuweisen, wie Sie es für erforderlich halten.

Abgesehen davon ist es auch möglich, die Fälligkeitsdaten für Aufgaben festzulegen, damit sie rechtzeitig geliefert werden können. Bei jeder Aufgabe gibt es einen Timer, mit dem jeder, dem eine Aufgabe zugewiesen wird, seine Stunden eintragen kann, während er diese Aufgabe übernimmt und erledigt.

Eine Aufgabe kann Anhänge und Anweisungen haben, und es ist auch möglich, eine Abhängigkeit zu bilden, bei der der Beginn einer Aufgabe vom Abschluss einer anderen abhängt. Unmittelbar nach Abschluss der Aufgabe; Die Abhängigkeit kann auf Schließen gesetzt werden. Darüber hinaus können auch benutzerdefinierte Status von Aufgaben konfiguriert werden. Die Meilensteine ​​müssen separat protokolliert werden. Sie können entweder mit Aufgaben verknüpft werden oder Sie können einen Meilenstein für eine Reihe von Aufgaben festlegen.

4. Protokollieren Sie Probleme zum Zeitpunkt des Projekts

Fast kein Projekt ist perfekt und es gibt immer ein zugrunde liegendes Problem zu finden. Eine separate Registerkarte mit den Namen von Problemen oder Fehlern kann höchstwahrscheinlich vorhanden sein, damit die Kunden Probleme oder Probleme, die wahrscheinlich auftreten, protokollieren können. Wie bereits erwähnt, kann eine feste E-Mail-Adresse gesendet werden, um sich bei einem Problem anzumelden.

Probleme haben auch Zeiterfassung und andere Zeiten, so dass man sich anmelden kann, wie lange es dauert, etwas zu beheben. Es besteht auch die Möglichkeit, die Anhänge hinzuzufügen, wo immer dies erforderlich ist. Die verfügbaren Standardstatus sind offen und geschlossen, aber die benutzerdefinierten Status können auch hinzugefügt werden.

Der Problembereich ist eigentlich eine zentralisierte Plattform, auf der die Kunden ihre Probleme mitteilen können und eine Organisation darauf reagieren und die Probleme entsprechend beheben kann.

5. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme können nur eine weitere Möglichkeit sein, den Fortschritt der laufenden Aufgaben zu visualisieren. Sie ermöglichen es Ihnen, jedes Detail eines Projekts zu sehen, einschließlich der Aufgabenlisten, Prozentsätze der Vollständigkeit, überfällige Aufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteine. Jeder Kategorie ist eine andere Farbe zugeordnet, wodurch die Aufgaben leicht identifiziert und unterschieden werden können.

Darüber hinaus wird auch die Umplanung und Reorganisation der Aufgaben durch die Verwendung von Gantt-Diagrammen vereinfacht. Sie können Ihre Pläne ändern, indem Sie die Aufgaben hinzufügen, eine Aufgabe von einem Bereich des Diagramms in einen anderen ziehen und dort ablegen und dann die Meilensteine ​​nach Bedarf bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie auch die Ansichten eines Diagramms je nach Art der benötigten Informationen wechseln. Wenn Sie wissen möchten, welche Projekte in der nächsten Zeit fällig sind, können Sie die Ansicht des Gantt-Diagramms ändern, um zuerst die anstehenden Fälligkeitstermine anzuzeigen. Schließlich kann das Gantt-Diagramm nach Ihren Wünschen angepasst werden, einschließlich Skalieren eines Diagramms, Filtern der Informationen und Exportieren der Aufgabendaten nach Bedarf.

6. Stundenzettel

Zoho Projects vereinfacht die Buchhaltung, indem alle Personen, die an Projekten arbeiten, ihre Arbeits- und Nichtarbeitszeiten in der Zoho-Plattform eintragen. Arbeitszeittabellen können das Anfangs- und Enddatum von Aufgaben aufzeichnen, um die Kosten und den Zeitaufwand für Teile eines Projekts zu verfolgen. Sie können die Timer für eine Aufgabe einstellen und sobald Sie den Timer stoppen, werden die Einträge der aufgewendeten Zeit automatisch in den Stundenzetteln protokolliert.

Die Timer helfen sehr bei der Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit, die ein Projekt verbraucht. Falls Sie es brauchen, enthält Zoho Projects eine detaillierte Aufschlüsselung aller Aufgaben, die während der gesamten Dauer eines jeden Projekts erledigt wurden. Darüber hinaus wird es auch die Möglichkeit geben, die Zeit je nach Art des Projekts täglich oder wöchentlich zu protokollieren.

Sie können einen Genehmigungsprozess und Abrechnungsstatus für die Stundenzettel festlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Standardabrechnungsstatus für die Einträge auswählen, bevor Sie die Zeit protokollieren. Sie können auch einen gut definierten Genehmigungsprozess für die Einträge einrichten, sodass es einfach wird, genehmigte und nicht genehmigte Einträge zu filtern und anzuzeigen.

Mit nur einem Klick können Sie Ihren Kunden, Stakeholdern, Projektmanagern und Zeiterfassungsberichten zu bestimmten Projekten senden, damit sie nachvollziehen können, welche Arbeiten abgeschlossen wurden. Da so viele Stundenzettel im System protokolliert werden, können Sie die Berichte auch basierend auf den Benutzern, der Abrechnung oder sogar einem bestimmten Datumsfenster anzeigen. Nachdem die Berichte angezeigt wurden, können Sie die Stundenzetteldaten als PDF-, XLS- oder CSV-Dateien exportieren.

7. Aufgaben automatisieren

Automatisierung ist ein weiterer zentraler Vorteil der verschiedenen von Zoho angebotenen Tools, und Zoho Projects ist auf keinen Fall eine Ausnahme von dieser Regel. Mithilfe von Zoho Projects können Sie automatisierte E-Mail-Benachrichtigungsregeln erstellen, um alle wichtigen Parteien darüber zu informieren, wenn ein Problem angemeldet und ein Problem entsprechend zugewiesen wird.

Abgesehen davon ist es auch möglich, Geschäftsregeln festzulegen, nach denen die automatisierten Aufgaben ausgeführt werden können, wenn ein Projektproblem ein hohes Sicherheitsniveau bietet. Sie können auch einen Webhook verwenden, der es einer Drittanbieteranwendung ermöglicht, eine Aktion auszuführen, die auf einer Zoho Projects-Aufgabe basiert.

Ein perfektes Beispiel für einen Webhook ist das Senden einer Nachricht an einen Benutzer, wenn eine dringende Eskalation vorliegt. Zoho verfügt über benutzerdefinierte Funktionen, die eine Konfiguration für eine benutzerdefinierte Automatisierung ermöglichen, die in Zoho Projects nicht sofort verfügbar ist.

Schließlich können Blueprints verwendet werden, um die Prozesse des Projekts zu verfeinern. Es hilft bei der Konfiguration von benutzerdefinierten Status und Aktionen, die viel vor, während und direkt nach dem benutzerdefinierten Status folgen. Wenn Sie an einem Problem arbeiten, können Sie den Status auf „In Bearbeitung“ setzen. Unmittelbar danach werden die Kunden benachrichtigt, dass eine Aufgabe in Bearbeitung ist. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, kann der Status auf „Zu testen“ gesetzt werden, damit der Kunde sie überprüfen kann. Blueprints sind sehr nützlich für die segmentierte Aufgabenautomatisierung.

8. Zoho-Berichte

Zoho Reports ist eine fortschrittliche Analyse- und Business-Intelligence-Anwendung und hilft dabei, Daten abzurufen und sie visuell klar abzubilden. Die Integration einer Projektmanagementsoftware wie Zoho Projects mit Zoho Reports kann einen detaillierten Einblick in den Fortschritt des Teams bieten und gleichzeitig die Daten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln.

Zoho Reports bietet einen größeren Überblick mit einem anpassbaren und aufschlussreichen Dashboard. Sie können ganz einfach eine Vielzahl von Berichten erstellen, z. B. Projektstatus, Burndown-Diagramme, Stunden, Planung und Ausführung von tatsächlichen Berichten, die einem Team helfen, Punkte zu verbinden und Projekterkenntnisse in die Tat umzusetzen.

9. Integration von Zoho Invoice

Die integrierte Integration mit Hilfe von Zoho Invoice hilft bei der automatischen Erstellung von Rechnungen mit protokollierten Arbeitszeittabellen. Falls Sie diesen Prozess für die Buchhaltung rationalisieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sich auch die Zoho Invoice-Anwendung ansehen.

Zoho Projects bietet Zeiterfassungsfunktionen, die die Leistung eines Projekts optimieren, die Aufgabenzeit berechnen und beim Exportieren von Zeiterfassungsdaten im gewünschten Format helfen, während Rechnungen für Zahlungen mit Zoho Invoice gesendet werden. Es ist möglich, die Arbeitszeittabellendaten in die Zoho-Rechnung zu laden, indem Sie auf die Option „Rechnung erstellen“ klicken.

10. Dokumentenverwaltung

Zoho Projects fungiert als effektiver und sicherer Ort zum Speichern und Freigeben der Dateien und hilft dabei, die Dateien organisiert zu halten, während es einem Team ermöglicht, Dateien nach Bedarf freizugeben und darauf zuzugreifen. Egal ob Dokument, Video, Bericht, Clip oder Tabellenkalkulation, Sie können alle Dateien einfach in Zoho Projects versenden und speichern.

Eine gute Funktion von Zoho Projects ist, dass es die vorherige Version von Dateien speichert und es gleichzeitig einfach macht, Dateien wiederherzustellen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren. Schließlich enthält Zoho Projects ein leistungsstarkes Suchtool, das auch beim Auffinden der Dateien hilft, ohne alles durchsuchen zu müssen. Zoho Projects hilft dabei, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten von jedem Ort aus zu vereinfachen.

Fazit

Wie oben erwähnt, hilft Zoho Projects dabei, Projektmanagementprozesse einfach und effizient zu gestalten. Die Plattform macht es aber auch einfach, viele Prozesse zu automatisieren und mit automatischen Berichten und Workflows Zeit zu sparen.

Es ist einfach, alle Ihre Projekte anzuzeigen, wer an den Projekten arbeitet und die für ein Projekt relevanten Dokumente zu teilen. Sie können auch verschiedene Anwendungen in Zoho Projects integrieren, was die Verwaltung noch einfacher macht. Alles in allem ist Zoho Projects eine leistungsstarke Plattform mit vielen Vorteilen.

Falls Sie weitere Unterstützung beim Einrichten von Zoho Projects für eine Organisation benötigen oder sogar Unterstützung bei Integrationsaufgaben benötigen, wenden Sie sich an Encaptechno , um fachkundige Hilfe zu erhalten. Unser Team aus kompetenten und erfahrenen Fachleuten unterstützt Sie gerne.