Die Zukunft der staatlichen Hilfe ist menschenzentriert

In den letzten drei Jahren haben viele Bundesstaaten und Kommunen gewaltige Anstrengungen unternommen, um den Bedürfnissen ihrer Gemeindemitglieder gerecht zu werden. Sie waren nicht nur mit den weitreichenden Auswirkungen der COVID-19-Pandemie konfrontiert, viele Behörden haben auch auf sich schnell entwickelnde Naturkatastrophen reagiert und Bundesinvestitionen in historischer Höhe unterstützt.

Obwohl das Zusammenwachsen all dieser Kräfte den Druck auf viele Regierungsteams kurzfristig erhöht hat, ist dies kein Einzelfall. Die Zukunft der Programme des öffentlichen Sektors hängt von der Fähigkeit der Administratoren ab, die Dynamik, die sie bereits geschaffen haben, aufrechtzuerhalten.

Mehr als alles andere haben die jüngsten Ereignisse die Realität deutlich gemacht, dass sich soziale Probleme überschneiden und überschneiden. Wenn Regierungsbehörden Programme entwickeln, um auf die Bedürfnisse der Gemeinschaft einzugehen, müssen sie dies unter Berücksichtigung dieser Vernetzung tun. Und sie müssen in die richtige Technologie investieren – Technologie, die Menschen in den Mittelpunkt stellt und transformativen Wandel ermöglicht.

Staatliche Hilfsprogramme müssen sicherstellen, dass die Menschen während des gesamten Entwurfs-, Bau- und Implementierungsprozesses im Mittelpunkt stehen. Praktiken müssen in realen Erfahrungen verwurzelt sein – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Mitglieder der Gemeinschaft. Kurzum: Prozesse und Technik sollen dem Menschen dienen, nicht umgekehrt.

Technologie spielt bei diesem Übergang zu einem menschenzentrierten Ansatz eine große Rolle, und Fördermittelverwaltungssoftware ist eine wichtige Komponente. Eine gute Zuschusssoftware ermöglicht es Regierungsteams, dringende und langfristige Bedürfnisse der Gemeinschaft zu erfüllen, indem sie Kommunikationswege öffnet und den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter und Antragsteller verringert.

Aber bei einer guten Grant-Management-Software geht es um mehr als nur die Technologie selbst. Mit dem richtigen Softwarepartner können Teams effektiv expandieren, indem sie auf das Fachwissen von Implementierungs- und Supportexperten zurückgreifen, die Erfahrung in der Transformation von Zuschuss- und Hilfsprogrammen aller Größenordnungen haben. Diese erhöhte Kapazität ermöglicht es ihnen, bei der Integration von Technologie strategisch vorzugehen, sodass sie sich weiterhin auf die Menschen im Mittelpunkt ihres Programms konzentrieren können.

Ein notwendiges Gleichgewicht

Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst erfordert die Transformation zu einem menschenzentrierten Ansatz Flexibilität und Zielstrebigkeit. Die Teams müssen gegensätzliche Prioritäten ausbalancieren.

Entwicklung & Konformität

Ganz gleich, wie ehrgeizig Programmadministratoren in Bezug auf die Weiterentwicklung von Praktiken sind, die Realität ist, dass diese Entwicklung innerhalb bestehender Compliance-Rahmenbedingungen erfolgen muss. Es geht nicht darum, bei Null anzufangen. Regierungsteams müssen ihre Prozesse wiederholen, um die Bedürfnisse der Gemeinschaft besser zu erfüllen und gleichzeitig die Regeln und Vorschriften einzuhalten, die ihrer Arbeit zugrunde liegen.

Geschwindigkeit & Gerechtigkeit

Programmadministratoren müssen schnell handeln, aber niemals auf Kosten von Gerechtigkeit oder Transparenz. Die Straffung von Prozessen erleichtert es Regierungen, schnell auf dringende Bedürfnisse der Gemeinschaft einzugehen. Aber wenn Teams versuchen, das Bewerbererlebnis zu vereinfachen, müssen sie Hebel für Gerechtigkeit und Verantwortlichkeit bewahren.

Innovation & Zuverlässigkeit

Regierungsteams müssen darauf drängen, neue Ideen zu entwickeln, ohne die Zuverlässigkeit zu opfern. Bei der Suche nach Innovationen müssen sie der Bereitstellung einer konsistenten und zuverlässigen Erfahrung für Bewerber und Mitarbeiter Priorität einräumen. Sie müssen Raum zum Experimentieren schaffen und gleichzeitig bewährte Lösungen annehmen, die sie mit minimalen Unterbrechungen implementieren können. Sie sollten nach einer intuitiven, einfach zu bedienenden Plattform suchen, die für alle zugänglich ist.

Umfassen eines menschenzentrierten Ansatzes

Unabhängig davon, wie sehr sich ein Regierungsteam einem menschenzentrierten Ansatz verschrieben hat, wenn die Technologie nicht auf demselben Ethos aufbaut, wird es wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, seine Ideen in die Praxis umzusetzen. Die richtigen Technologielösungen gehen auf die Bedürfnisse von Regierungsteams und die Realitäten des wirklichen Lebens der Gemeindemitglieder ein und verringern gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass Gelder missbraucht oder zweckentfremdet werden.

Starten und skalieren Sie schnell

Durch die Einrichtung der richtigen Systeme können Regierungen künftige Anwendungen oder ganze Programme in Stunden oder Tagen statt in Wochen oder Monaten auf den Weg bringen. Diese Schnelligkeit ist unerlässlich, wenn es darum geht, auf plötzliche Krisen zu reagieren.

Für viele Regierungen war die Ausarbeitung einer Reaktion auf die COVID-19-Pandemie eine Lektion darüber, warum es wichtig ist, über Technologie zu verfügen, bevor ein Bedarf entsteht. Agenturen, die noch keine Fördermitteltechnologie eingeführt hatten, fanden sich in Schwierigkeiten. Viele wechselten in halsbrecherischer Geschwindigkeit von papierbasierten oder Tabellenkalkulations-Managementsystemen zu Softwarelösungen. Es war, als würde man versuchen, das Flugzeug zu bauen und gleichzeitig zu fliegen.

Im Idealfall sollte die Technologie nicht nur den Prozess der Hilfeleistung beschleunigen, sondern auch die Skalierbarkeit unterstützen. Viele lokale und bundesstaatliche Regierungen wurden mit der Verteilung von Mitteln aus dem CARES Act, einem Hilfspaket in Höhe von 2,2 Billionen US-Dollar, beauftragt. Prozesse, die bisher nur im kleinen Umfang Unterstützung geleistet hatten, erwiesen sich plötzlich als nicht mehr tragbar.

Die richtigen Technologielösungen befähigen Regierungsteams, Zuschuss- und Hilfsprogramme jeder Größe aufzubauen und durchzuführen.

Um Geschwindigkeit und Skalierbarkeit zu ermöglichen, sollten Programmadministratoren nach Technologien suchen, die fortschrittliche Automatisierung und Data Science beinhalten. Diese Tools ermöglichen es kleinen Regierungsteams, ihre Bemühungen zu maximieren, den Zeit- und Energieaufwand für die Einführung und Verwaltung von Programmen zu reduzieren und gleichzeitig die Sicherheit und Zugänglichkeit zu verbessern.

Ganz gleich, wie schnell Teams den Bewerbungs- und Überprüfungsprozess durchlaufen, wenn sie immer noch Papierschecks drucken und versenden, bauen sie eine unnötige Verzögerung in ihren Prozess ein. Die Technologie sollte die Verteilung digitaler Gelder erleichtern, um die Arbeit für das Team zu vereinfachen und Zahlungen an Bedürftige zu beschleunigen.

Bringen Sie Eigenkapital in den Prozess ein

Bei staatlichen Zuschuss- und Entlastungsprogrammen muss Gerechtigkeit ein grundlegendes Gestaltungsprinzip sein. Die richtige Technologie bietet die Werkzeuge und Einblicke, um Absichten rund um Gerechtigkeit in die Tat umzusetzen.

Gerechtigkeit ist kein theoretisches Streben. Es hat Auswirkungen auf die reale Welt. Und der Einsatz ist hoch. Auf Bundesebene haben sich die Führungskräfte der FEMA mit der Realität konfrontiert, dass Rassen oft die Hilfe verzerren, die sie Katastrophenopfern bieten, wobei Weiße durchweg mehr Hilfe erhalten als Farbige.

Ein Teil eines fairen Ansatzes besteht darin, die Belastung anzuerkennen, die ein Antrag für diejenigen bedeutet, die Mittel beantragen. Unabhängig davon, ob sich ein Programm an Einzelpersonen, Unternehmen oder andere Regierungsbehörden richtet, müssen Administratoren bedenken, dass auf der anderen Seite der Anwendung echte Menschen stehen. Bewerbungen sollen nur das Nötigste erfordern und die Plattform den Zugang und das Ausfüllen der Formulare so einfach wie möglich machen. Der Prozess der Beantragung von Fördermitteln sollte niemals so umständlich sein, dass er qualifizierte Antragsteller abschreckt.

Auf allen Ebenen ergreifen Regierungen Maßnahmen zur Förderung der Gerechtigkeit. Mit der Justice40-Initiative hat sich die Bundesregierung zum Ziel gesetzt, 40 % der Klimainvestitionen in benachteiligte Gemeinden zu lenken. Um Teams bei der Umsetzung solcher Ziele zu unterstützen, muss die Technologie die Daten erfassen, die zur Bewertung und Verbesserung von Programmen erforderlich sind, und gleichzeitig alle erforderlichen Berichte und Audits erleichtern.

Integrieren Sie neue Lösungen in vorhandene und vertraute Technologien

Im öffentlichen Sektor ist es wichtig, dass Technologie die Erfahrung für alle vereinfacht – sowohl für die Leute, die die Programme leiten, als auch für die Community-Mitglieder, die davon profitieren. Für viele Regierungsteams bedeutet dies, dass sich jede neue Lösung gut in bestehende Systeme integrieren muss.

Teams sollten versuchen, ein nahtloses Erlebnis für Bewerber, Mitarbeiter und andere Interessengruppen zu schaffen, indem sie Software verwenden, die intuitiv und einfach zu bedienen ist. Die Schnittstelle der Technologie muss modern und vertraut sein. Hier kommt es auf Kleinigkeiten an. Tools sollten Drag-and-Drop sein, und Bewerber müssen in der Lage sein, eine Anwendung zu starten, zu speichern und zu ihr zurückzukehren, ohne ihre Arbeit zu verlieren. Wenn Bilder oder Dokumente Teil des Antrags sind, sollten Antragsteller in der Lage sein, mit ihrem Telefon ein Bild aufzunehmen, und Prüfteams sollten Dateien anzeigen können, ohne sie herunterzuladen.

Die Technologie muss auch die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen – sowohl für die Antragsteller, die möglicherweise mit Kollegen oder Kollegen zusammenarbeiten, als auch für das Regierungsteam, das die Bemühungen während des gesamten Überprüfungsprozesses koordinieren muss.

Reduzieren Sie Betrug und menschliche Fehler, ohne Bewerber zu belasten

Betrug entzieht den Menschen, die sie brauchen, wichtige Ressourcen und untergräbt die Bemühungen, Gemeinschaften zu stärken. Die richtige Software gibt Regierungsteams die Möglichkeit, Betrug zu bekämpfen, ohne sie von der wichtigen Arbeit der Erstellung und Verwaltung ihrer Programme abzuhalten.

Betrug kann nicht nur die Ergebnisse verfälschen, sondern auch das Vertrauen der Öffentlichkeit in Prozesse und Institutionen untergraben und zukünftige Programme gefährden. Nehmen Sie die jüngsten Skandale um die PPP-Darlehen, die einen Diebstahl von COVID-Hilfsgeldern in Höhe von 80 Milliarden US-Dollar ausmachten. Wenn Wähler und gewählte Amtsträger diese Art von Veruntreuung sehen, zögern sie viel mehr, in Zukunft umfangreiche Hilfsausgaben zu unterstützen.

Um Betrug wirksam zu bekämpfen, sollten Regierungen Technologie- und Beratungspartner suchen, die einen informierten und auf den Menschen ausgerichteten Ansatz verfolgen, um die Kernabsicht der Programme zu verstehen. Wenn Partner sich nicht bemühen, den breiteren Kontext zu verstehen, warum ein Programm existiert, werden sie Schwierigkeiten haben, Betrug zu beseitigen, ohne die Antragsteller zu belasten.

Wiederum kehren wir zur Idee des Gleichgewichts zurück. Das Ausrotten von Betrug und menschlichem Versagen ist unerlässlich, aber wenn die bestehenden Sicherheitsvorkehrungen es qualifizierten Bewerbern erschweren, sich zu bewerben, ist es, als würde man einen Apfelbaum fällen, um die Früchte zu retten.

Das Regierungsteam muss nach einer Technologie suchen, die helfen kann, Betrug zu bekämpfen, ohne den Antragsprozess umständliche Schritte hinzuzufügen. Einfache, aber effektive Sicherheitskontrollen können hier unglaublich nützlich sein. Beispielsweise überprüfen wissensbasierte Authentifizierungstests die Identität der Bewerber, indem sie einige Multiple-Choice-Fragen beantworten müssen, z. B. welche Adressen oder Fahrzeuge sie zugeordnet wurden. Eine weitere Option ist die sofortige Überprüfung der Identität mit Foto, bei der ein Tool bestätigt, dass der von der Regierung ausgestellte Ausweis eines Antragstellers mit einem in Echtzeit aufgenommenen Selfie übereinstimmt.

Obwohl es weniger Aufmerksamkeit erregt als Betrug, kann menschliches Versagen ein großes Problem darstellen, insbesondere für Teams, die ein hohes Volumen an Bewerbungen bearbeiten. Es ist leicht, Fehler zu machen, wenn Sie Tausende oder Zehntausende von Formularen überprüfen müssen. Automatisierung entlastet. Die richtige Technologie kann viel Arbeit eliminieren, indem Aufgaben wie die Überprüfung von Daten aus Steuerformularen oder die Analyse von Bildern automatisiert werden. Die automatisierte Bewertung kann Regierungsteams bei der Prüfung von Anträgen komplexe Berechnungen ersparen.

Mit der richtigen Technologie müssen Sie keine Kompromisse eingehen. Die Erfahrung kann für alle einfach und unkompliziert sein, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die richtigen Prüfungen und Kontrollen vorhanden sind, um Betrug und menschliche Fehler zu verhindern.

Die Zukunft baut auf Partnerschaften

Regierungsbehörden im ganzen Land befinden sich in einem entscheidenden Moment. Sie haben Schwung – jetzt geht es nur noch darum, diesen Schwung in langfristige, transformative Veränderungen zu kanalisieren. Es ist an der Zeit, einen menschenzentrierten Ansatz zu verfolgen und in Technologie und Ressourcen zu investieren, die dieses Streben unterstützen.

Partnerschaften sind der Schlüssel. Im privaten Sektor, in der Philanthropie und in Regierungsstellen ermöglichen strategische Koalitionen es Teams, Einzelpersonen und Gemeinschaften zu dienen.

Deshalb freuen wir uns über die neue Zusammenarbeit zwischen Submittable und BDO. Gemeinsam haben wir einen umfassenden Grants-Management-Service geschaffen, der auf Organisationen des öffentlichen Sektors zugeschnitten ist.

Dieser neue gemeinsame Dienst bietet die robuste Software und erfahrene Implementierungsunterstützung, die erforderlich sind, um Zuschussprogramme vor Rückforderungen zu schützen, die Bereitschaft für staatliche Audits zu optimieren und die laufende Dokumentation aufrechtzuerhalten. Mit benutzerfreundlichen Tools, leistungsstarken Automatisierungen und umfassenden Services tragen BDO und Submittable dazu bei, die Verwaltung von Zuschüssen für Regierungsbehörden einfacher, skalierbarer und effektiver zu machen.

Mit einer gemeinsamen Vision einer menschenzentrierten Zukunft sind Submittable und BDO in der Lage, Regierungen jeder Größe bei ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen.