Die OHIO-Methode des Dokumenten- und E-Mail-Managements

Zuletzt aktualisiert am 27. Januar 2022

Unterbrechungen sind scheiße. Sie ruinieren unsere Arbeitsabläufe und Routinen und stehen uns allzu oft im Weg, produktive Arbeitstage zu haben. Bei der Arbeit lauern Unterbrechungen hinter jeder Ecke – von unerwarteten Telefonanrufen mit Kunden bis hin zu spontanen Besprechungen, um wichtige Angelegenheiten zu besprechen. Unser größtes Kapital, das uns hilft, produktiv zu sein, ist auch das größte Hindernis dafür, unsere Arbeit effizient und ohne Unterbrechung zu erledigen – unsere Computer und insbesondere unser E-Mail-Management.

Wie ich die OHIO-Methode für das E-Mail-Management entdeckte

Neulich hörte ich auf meiner morgendlichen Fahrt zur Arbeit einen Podcast. Während ich diesen speziellen Podcast normalerweise aufschlussreich und informativ finde, hat eine aktuelle Episode meine Aufmerksamkeit wirklich erregt. Wenn Sie so etwas wie ich sind, ist Ihr Posteingang bei der Arbeit vollständig mit E-Mails überflutet, die von Serienbriefen anderer Firmen, die ihre Dienste anbieten, über Kunden, die Sie über wichtige Anliegen informieren, bis hin zu nicht zu ignorierenden Mitteilungen der Abteilung reichen. Das in dem Podcast erläuterte Thema, das wie eine Rosskastanie auf den Kopf traf, war die OHIO-Methode zur Verwaltung von E-Mails.

Die OHIO-Methode des E-Mail-Managements steht für ONLY HANDLE IT ONCE . Sobald Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang sehen, bearbeiten Sie sie im Wesentlichen sofort, wenn dies erforderlich ist, und bearbeiten Sie sie später. Als Sprecher des Podcasts erklärte Ken Knorr: „Wenn Sie Zeit haben, die E-Mail zu öffnen, haben Sie Zeit für eine schnelle Antwort oder eine entsprechende Ablage.“ Die Art und Weise, wie ich früher mit meiner E-Mail umgegangen bin (wie ich mir vorstelle, dass viele von Ihnen es tun), bestand darin, sie anzusehen und dann, wenn sie entfernt werden musste, die belanglose Nachricht sofort zu löschen. Andernfalls würde ich mir sagen, dass ich später zu der E-Mail „zurückkehren“ und etwas Angemesseneres mit der Nachricht tun würde – entweder antworten oder sie katalogisieren/archivieren.

Warum E-Mail-Management wichtig ist

Laut MNC Consulting Group können 80 % der eingehenden Post sofort der Vernichtung oder dem Recycling zugeführt werden. Das bedeutet, dass nur 20 % der E-Mails und Nachrichten, die wir täglich erhalten, anderweitig zugewiesen oder für zukünftige Verwendung/Aktion gespeichert werden müssen.[1]

Ein kürzlich erschienener Artikel im Money Magazine erklärte E-Mail folgendermaßen:

„Ich betrachte den Posteingang als einen Blumengarten (bleib hier bei mir). Ihre wichtigen E-Mails sind die Blumen von Ihren Kunden, Interessenten, Vorgesetzten usw. Das Unkraut sind die Newsletter, Junk-Mail und bereits gelesene E-Mails, die Ihre Blumen ersticken… Sie können die Blumen nicht durch das Unkraut sehen .“[2]

Was die OHIO-Methode betont, ist, dass wir genau dann und dort die entsprechende Aktion für die E-Mail durchführen. Wie der Podcast erklärte, wird die Methode, da sie täglich integriert und verwendet wird, zu einer effizienten und produktiven Möglichkeit, Zeit auf etwas zu verteilen, das ansonsten eine zeitaufwändige und verschwenderische Aufgabe sein kann.

Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie mit der OHIO-Methode der E-Mail-Verwaltung organisieren

• Ablage – Dies sind die E-Mails und Nachrichten, die gespeichert und für die spätere Verwendung abgelegt werden müssen. In einigen Fällen müssen diese E-Mails in das Informationsressourcensystem der Organisation integriert werden. In anderen Fällen können sie einfach im Posteingang der Person gespeichert werden und werden nie gelöscht. Einige Organisationen ziehen es vor, dass ihre Mitarbeiter niemals etwas löschen – wodurch alle Informationen in ihren E-Mails durchsuchbar und griffbereit sind.
• Lesen – Dies sind E-Mails, deren Inhalt Sie nachlesen können (und sollten!), wenn Sie eine freie Minute haben, um sie zu lesen. Diese E-Mails können überall eingesehen werden – in der Mittagspause, im Zug oder noch besser – während eines bestimmten Teils Ihres Tages, vorzugsweise gegen Ende Ihres Arbeitstages, wenn Sie weniger Ablenkungen haben und die Möglichkeit haben, sofort auf Dinge zu reagieren, die Sie möglicherweise benötigen .
• Routing – Mit anderen Worten, Weiterleitung. Dies sind E-Mails, die Sie nicht brauchen, um Ihren Posteingang oder Ihre Ordner zu überladen, die aber für einen Kollegen nützlich sein können. Wenn die Nachricht für jemand anderen nützlich sein kann, geben Sie sie weiter – andernfalls entfernen Sie sie und lassen Sie sie nicht in Ihrem Posteingang verstauben.
• Aktion – Dies sind die E-Mails, die etwas enthalten, das getan werden muss – Ihre To-do-Liste. Richten Sie einen separaten Ordner in Ihrem E-Mail-Programm ein, um diese E-Mails sofort dort abzulegen, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen. Öffnen Sie diesen Ordner täglich und vergewissern Sie sich, dass Sie die aufgeführten Aufgaben und Aktionen ausführen. Leeren Sie den Ordner und beginnen Sie den nächsten Tag mit einem leeren Aktionsordner zum Füllen und Ausführen.

Abhängig von Ihrem Arbeitsplatz und Ihrer Situation können diese vier Ordner physische Ordner sein, die auf Ihrem Schreibtisch platziert und verwendet werden, wenn eine Post auf Ihrem Schreibtisch landet. In den meisten Fällen kann dieses System jedoch verwendet werden, indem Sie vier „Ordner“ auf Ihrem Desktop-E-Mail-Server erstellen.

Die Einbindung von OHIO bedeutet, dass wir nicht ständig über unseren Posteingängen schweben müssen und atemlos darauf warten, dass unsere nächste Nachricht unseren Bildschirm beleuchtet. Wussten Sie, dass die durchschnittliche Person ihre E-Mails 15 Mal am Tag überprüft?[3] Die OHIO-Methode schlägt vor, dass wir unsere E-Mails nur ein paar Mal am Tag abrufen. Auf diese Weise gibt es mehr Nachrichten, auf die man sofort reagieren kann. Ein weiterer Vorteil ist natürlich, dass Sie mehr Zeit für wichtige Dinge sparen, anstatt alle paar Minuten unseren Posteingang zu überprüfen, um Nachrichten zu lesen, mit denen wir sowieso nichts anfangen werden.

Besonders gefallen hat mir Mark Murphys Ratschlag für Produktivität bei der Arbeit:

„… machen Sie zunächst eine zweistündige E-Mail-Pause. Und dann kurbeln Sie in diesen 2 Stunden Ihre 1-2 wichtigsten Projekte an. Schließen Sie Ihre Tür ab, verlassen Sie Ihr Büro, gehen Sie zu Ihrem Lieblingscafé, was immer Sie tun müssen, um die produktivsten 2 Stunden Ihres Tages zu haben.“[4]

Die OHIO-Methode ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und wertvolle Zeit zu sparen, während Sie eine geschäftige und komplizierte Routine von Aufgaben, Projekten und Kommunikation bei der Arbeit bewältigen. Wie Einer meiner Manager hat mich kürzlich darauf hingewiesen, dass Sie weniger aktiv und effizient sind, wenn Sie kleine Gedanken oder Bedenken haben, die Sie im Hinterkopf quälen. Wenn das Gefühl, dass ich meine E-Mails ständig im Auge behalten muss und dann entweder sofort antworten, meinen Fluss stören oder letztendlich nichts Produktives mit ihnen tun muss, bis ich zu ihnen „zurückkehre“, mich während des Arbeitstages nicht ausbremst, kann ich das nicht Denken Sie an ein besseres Beispiel.

Als Ergebnis des Hörens des Podcasts während meiner morgendlichen Autofahrt kann ich bestätigen, dass die OHIO-Methode bei mir funktioniert. Ich ermutige Sie, es zu versuchen und anderen davon zu erzählen. Sehen Sie, wie viel Zeit Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Dokumenten- und E-Mail-Verwaltung einsparen und entweder produktiver sein oder sich der Vielzahl von Aufgaben bewusst sein können, die wir alle während unserer Arbeitstage haben.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38