Zeitmanagement im Projekt | #43 Einstieg ins Projektmanagement

Effizientes Zeitmanagement in einem Projekt ist entscheidend für dessen Erfolg. Laut einer PMI-Umfrage aus dem Jahr 2021 werden jedoch immer noch nur 55 % der Projekte pünktlich abgeschlossen. Am häufigsten haben Projektmanager Probleme aufgrund unrealistischer Zeitpläne, mangelnder Flexibilität oder ungeeigneter Tools. Schließlich geht es beim Zeitmanagement um die Planung, Überwachung und Kontrolle der Projektzeit, während der Projektmanager für die Festlegung von Zielen und die Festlegung von Prioritäten verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass die Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden.

Zeitmanagement im Projekt – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was ist Zeitmanagement in einem Projekt?
3. Zeitmanagementprobleme im Projekt
4. Methoden des Projektzeitmanagements
5. Pareto-Methode
6. ABC-Methode
7. Eisenhower-Methode
8. Zusammenfassung

Einführung

Projekte müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens nach einem festgelegten Zeitplan abgeschlossen werden, um keine Verluste zu erleiden und eine Bedrohung für die Organisation darzustellen. Das Verschieben von Terminen verursacht zusätzliche Kosten, wirkt sich auf andere Aufgaben im Unternehmen aus und führt zu einem Stau von Aufgaben und einer rapiden Zunahme der Projektkomplexität. Wie also das Zeitmanagement in einem Projekt schon in der Planungsphase gut auf den Punkt bringen?

Was ist Zeitmanagement in einem Projekt?

Beim Zeitmanagement in einem Projekt dreht sich alles um:

• Planung,
• Überwachung und
• Laufende Überwachung des Timings einzelner Aufgaben und Teilziele.

Der Projektmanager sollte Ziele setzen und Prioritäten festlegen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Zu diesem Zweck sollte der Projektmanager jede Phase des Projekts sorgfältig planen und dabei die für jede Aktivität benötigte Zeit und die wahrscheinlichsten Hindernisse für deren Abschluss berücksichtigen.

Zeitmanagementprobleme im Projekt

Die häufigsten Zeitmanagementprobleme in einem Projekt sind:

1. Unrealistische Zeitpläne – insbesondere wenn Sie mit einem neuen Team oder in einem Hochrisikobereich arbeiten, erfordert das Erstellen eines genauen Zeitplans und das Setzen realistischer Meilensteine ​​Erfahrung und ist sehr schwierig; Daher ist es üblich, während der Projektplanung Zeitpläne zu erstellen, die in der vorgesehenen Zeit nicht ausgeführt werden können.
2. Mangelnde Flexibilität – Mangelnde Flexibilität ist ein zu eng gesetzter Zeitrahmen, fehlende Zeit für die Implementierung neuer Teammitglieder oder fehlender Notfallplan für Ausfallzeiten aufgrund fehlender Rohstoffe oder erwartetem Marktinteresse.
3. Unzureichende Werkzeuge – Projektmanager wenden oft unangemessene Zeitmanagement-Werkzeuge an, was zu Fehlern bei der Schätzung von Aufgabendauern und -abhängigkeiten führt.

Methoden des Zeitmanagements im Projekt

Um diese Probleme zu vermeiden oder das damit verbundene Risiko eines Projektversagens zu verringern, sollte der Projektmanager die Zeitmanagementmethoden und -werkzeuge des Projekts genau unter die Lupe nehmen: die Pareto-Methode, ABC und die Eisenhower-Methode.

Pareto-Methode

Der italienische Wissenschaftler Vilfredo Pareto baute in seinem Garten Erbsen an. Dabei fiel ihm auf, dass in 20 % der Schoten bis zu 80 % der Erbsensamen enthalten sind. Da er sich hauptsächlich mit Wirtschaft beschäftigte, stellte er bald fest, dass dieses Prinzip auch für andere Lebensbereiche gilt. Beispielsweise gehörten zu seiner Zeit 80 % des Landes in Italien 20 % der Bevölkerung.

Schnell wurde klar, dass die Anwendung der Pareto-Methode gerade im kaufmännischen Bereich sehr breit gefächert ist. Es hilft unter anderem bei der Identifizierung von:

• Die wichtigsten Aufgaben, die im Projekt durchzuführen sind, sowie
• Die Art von Aufgaben, die am häufigsten zu Verzögerungen führen,
• Die häufigsten Ursachen für Verzögerungen, unabhängig von der Art der Aufgabe.

Die Pareto-Methode basiert auf der Annahme, dass 20 % der Aktivitäten 80 % der Wirkungen erzeugen. In der Praxis bedeutet dies, dass sich der Projektmanager zur Vermeidung von Verzögerungen auf Folgendes konzentrieren sollte:

• Identifizierung der wichtigsten 20 % der Aufgaben im Projekt und Sicherstellung, dass sie zuerst erledigt werden,
• Erkennen der Aufgaben, die Verzögerungen verursachen, und Verstehen ihrer Ursache,
• Definition der 20 % der häufigsten Ursachen für Verzögerungen und Maßnahmen zu ihrer Beseitigung.

Die Pareto-Methode wird oft mithilfe eines Pareto-Diagramms visualisiert. Es kombiniert ein Balkendiagramm mit einem Liniendiagramm, wobei:

• Auf der X-Achse sind beispielsweise die Ursachen für Verspätungen markiert, geordnet nach den häufigsten,
• Auf der Y-Achse ist die Anzahl ihrer Vorkommen und der Prozentsatz der Gesamtzahl der Verzögerungen,
• Anhand des Liniendiagramms lässt sich leicht erkennen, welche Verzögerungsursachen zu den wichtigsten oberen zwanzig Prozent gehören.

ABC-Methode

Die ABC-Methode beinhaltet die Kennzeichnung von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit – A-, B- und C-Klassen. Klassenaufgaben:

• A – sind die wichtigsten und erfordern die meiste Aufmerksamkeit,
• B – sind wichtig, aber weniger dringend,
• C – sind irrelevant und können verschoben werden.

Dadurch kann sich der Projektmanager auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und verschwendet keine Zeit mit der Konzentration auf die weniger wichtigen.

Die ABC-Methode ist einfach anzuwenden und leicht verständlich. Dies ist besonders praktisch in Projekten mit vielen Aufgaben, die eine ähnliche Bedeutung haben.

Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, ist vielleicht das am weitesten verbreitete Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, Zielen und sogar ganzen Projekten. Die Methode besteht darin, Aufgaben in dringende und nicht dringende, wichtige und unwichtige Aufgaben zu unterteilen und sich dann auf die dringenden und wichtigen zu konzentrieren.

Es wird normalerweise mit zwei sich schneidenden Linien dargestellt, die das Blatt in Viertel teilen.

Der Projektmanager sollte herausfinden, ob die Aufgaben dringend und wichtig, nur dringend nur wichtig oder weder dringend noch überhaupt wichtig sind. Auf diese Weise kann man sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und keine Zeit mit denen verschwenden, die dem Projekt wenig bringen.

Um die Eisenhower-Matrix effektiv nutzen zu können, müssen Sie den Status der darin platzierten Aufgaben regelmäßig aktualisieren. Denn oft springt eine Aufgabe über Nacht in die Kategorie der dringendsten Aufgaben.

Zusammenfassung

Das Zeitmanagement in einem Projekt wirkt sich auf die Qualität und den Erfolg des Projekts aus, daher sollte der Projektmanager Tools wie die Pareto-Methode, die ABC-Methode und die Eisenhower-Methode kennen und anwenden und den Status aller Aufgaben im Projekt auf dem neuesten Stand halten. Dazu sollte er ständig mit allen Beteiligten kommunizieren und den Zeitplan an eventuell auftretende Änderungen anpassen.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, werden Sie Teil unserer fleißigen Bienen-Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

Alle Beiträge anzeigen

Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
12. Überblick über Projektmanagement-Software
13. Projektlebenszyklus
14. Wozu dient die Projektvision?
15. Projektziel. Was ist das und wie kann man es gut definieren?
16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
17. Die Domäne der Planung im Projektmanagement
18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
19. Wie verwende ich Meilensteine ​​in einem Projekt?
20. Projektabwicklung
21. Wie bereitet man einen erfolgreichen Projektnotfallplan vor?
22. Bedeutung des Projektabschlusses
23. Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
24. 4P des Managements: Projekt, Produkt, Programm und Portfolio
25. Wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters
26. Die nützlichsten Fähigkeiten des Projektmanagers
27. Wie wird man Projektmanager?
28. 5 Bücher, die jeder Projektmanager lesen sollte
29. Wie baut man ein Projektteam auf?
30. Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt delegieren?
31. Wie führt man ein Team bei hybrider Arbeit?
32. Herausforderungen, denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team gegenüberstehen
33. Arten von Projektmeetings
34. Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten?
35. Wie schreibt man überzeugend
36. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Umfangsschleichen?
37. Machbarkeitsstudie – können wir dieses Projekt umsetzen?
38. Risikoanalyse in Projekten und Tools, um sie zu erleichtern
39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
40. Was ist ein Stakeholder-Register?
41. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
42. Wie erstelle ich ein Projektbudget?
43. Zeitmanagement im Projekt
44. Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister?
45. Strategien des Projektrisikomanagements
46. Projektmarketing
47. Quellen und Änderungsbereiche im Projekt
48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
49. Was kommt nach Agile? Methoden im Projektmanagement