So verwalten Sie Ihre Zeit effektiv, während Sie aus der Ferne arbeiten

Während des Lockdowns kann es sich anfühlen, als hätten wir nur Zeit, sodass wir möglicherweise nicht die Notwendigkeit erkennen, diese effektiv zu verwalten und bewusste Entscheidungen zu treffen, um unsere Aufgaben besser zu priorisieren.

Aber meistens vergehen unsere Tage und die lange Liste von allem, von dem wir dachten, dass wir es erreichen würden, wird auf den nächsten Tag verschoben, und auf den nächsten, bis wir von der Last des Ganzen überwältigt werden.

Die Implementierung von Zeitmanagement-Tools ist unter keinen Umständen richtig zu machen, aber wenn man die Komplexität verteilter Teams hinzufügt, die Bemühungen mit anderen aus der Ferne koordiniert und mit der Isolation und Einsamkeit des Lockdowns umgeht, wird es zu einer Herausforderung, die einige kreative Lösungen erfordert.

Endlose Flexibilität ist nicht unbedingt eine gute Sache

Die Arbeit aus der Ferne geht mit einem natürlichen Verlust der Übersicht einher. In vielerlei Hinsicht sind wir jetzt für unseren eigenen Zeitplan verantwortlich. Auch Organisationen konzentrieren sich nicht mehr auf die Zeiterfassung und kümmern sich mehr um die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter. Uneingeschränkte Flexibilität bei der Planung unseres Tages erfordert von uns ein zusätzliches Maß an Disziplin bei der Organisation unserer Arbeit. Die eingebaute Struktur eines regulären Arbeitstages im Büro fehlt. Wir müssen effiziente Zeitmanagement-Tools finden, um diese Lücke zu füllen.

Multitasking ≠ Produktivität

Diese Begriffe werden normalerweise zusammengeführt. Bei der Arbeit von zu Hause aus ist der Wunsch, viele Dinge gleichzeitig zu erledigen, allgegenwärtig. Wir glauben, dass wir Hausarbeiten erledigen können, während wir auf E-Mails antworten, oder uns während einer Telefonkonferenz mit den Kindern befassen.

Da die Grenzen zwischen Zuhause und Arbeit verschwimmen, besteht die ständige Versuchung, zwischen Aufgaben zu wechseln. Auch wenn es sich so anfühlt, als wären wir ständig beschäftigt, schaffen wir vielleicht nicht wirklich viel.

Die Herausforderungen

Es kann nicht funktionieren, einfach einen Zeitplan, der für Sie im Büro funktioniert hat, in Ihre Heimarbeitsroutine zu übersetzen. Es gibt eine ganze Reihe weiterer Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen, um effizient und produktiv zu bleiben, während Sie von zu Hause aus arbeiten.

Gefahr der Überarbeitung

Wir haben oft das Bedürfnis, zu viel zu tun, wenn wir von zu Hause aus arbeiten. Da die meisten von uns darauf beschränkt sind, drinnen zu bleiben, haben wir das Gefühl, dass wir nicht viel anderes zu tun haben als zu arbeiten. Dies könnte dazu führen, dass wir uns mehr vornehmen, als wir sollten. Wir schalten nicht von unserem Arbeitstag ab, der uns nicht die Pause gönnt, die wir brauchen, um erfrischt und produktiv zu bleiben.

Gefühl der Einsamkeit

Der größte Verlust bei der Arbeit von zu Hause aus ist das Gemeinschaftsgefühl, das wir am Arbeitsplatz erleben. Dieses Gefühl der Isolation kann zu einer trägen mentalen Einstellung führen, die dazu führt, dass wir unmotiviert sind, was sich stark auf unser Zeitmanagement auswirken kann.

Keine Work-Life-Balance mehr

  Ein aktives soziales Leben außerhalb der Arbeit ist wichtig für unsere Leistungsfähigkeit. Es erfordert zusätzliche Anstrengungen, Wege zu finden, um erfüllt zu bleiben, wenn wir keinen Zugang mehr zu unseren regulären Routinen haben. Wir müssen Wege finden, unsere Arbeitsaufgaben zu erledigen, damit wir uns anderen Dingen zuwenden können.

Endlose Ablenkungen

Trotz unserer besten Bemühungen wird es immer Ablenkungen bei der Arbeit von zu Hause aus geben. Es kann schwierig sein, Zeit nur für produktive Arbeit zu finden, wenn es zu Hause so viele andere Dinge zu erledigen gibt.

Fügen Sie Struktur hinzu, um Ihre Zeit besser zu verwalten

Etablieren Sie eine Routine

Einfache Techniken wie das Aufstehen und Beginnen der Arbeit jeden Tag zur gleichen Zeit können Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität anzukurbeln. So können Sie die Tageszeiten, zu denen Sie effizienter sind, besser erkennen und Aufgaben entsprechend zuweisen.

Teilen Sie Ihrem Team Ihren Zeitplan mit, damit es genau weiß, wann Sie verfügbar sind, damit Sie nicht ständig unterbrochen werden, während Sie sich mit anderen Angelegenheiten befassen.

Ziele setzen

Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in überschaubare Einheiten. Sie müssen in der Lage sein, Ihre langfristigen Ziele zu identifizieren und diese in unmittelbar umsetzbare Aufgaben umzusetzen. Legen Sie ein tägliches Arbeitspensum fest, das dem Erreichen Ihrer Ziele am Ende der Woche entspricht. Auf diese Weise können Sie Ihren Fortschritt mehrmals bewerten und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Seien Sie proaktiv und sichtbar

Verwenden Sie Slack und andere Kommunikationsplattformen mit Ihren Teams und informieren Sie sie ständig darüber, woran Sie arbeiten. Informieren Sie sie, wenn Sie abwesend sind und nicht zur Arbeit gehen können. Wenn Sie etwas nicht rechtzeitig fertigstellen können, teilen Sie dies den zuständigen Personen im Voraus mit, damit die Dinge nicht außer Kontrolle geraten.

Planen Sie Ihre Pausen – und halten Sie sich daran

Abzuschalten und sich Zeit für Aktivitäten zu nehmen, die Ihnen Spaß machen, ist der Schlüssel, um erfrischt und motiviert zu bleiben. Fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie in Ihrem Arbeitstag Zeit dafür verwenden, die Arbeit zu vergessen. Machen Sie tiefe, bedeutungsvolle Pausen und lassen Sie die Leute wissen, wann Sie es tun. Das Erstellen von „Nicht-Arbeitszonen“ gibt Ihnen etwas, worauf Sie sich freuen können, und ermöglicht es Ihnen, konzentrierter zurückzukommen.

Nein sagen lernen

Während wir aus der Ferne arbeiten, fühlen wir uns unter Druck gesetzt, jede anfallende Aufgabe zu übernehmen, um zu beweisen, wie hart wir arbeiten. Aber das kann kontraproduktiv sein, zu viele Dinge zu übernehmen, kann uns bis zu einem Punkt ausdünnen, an dem wir nichts so effektiv erledigen, wie wir es müssten. Offen darüber zu sein, was Sie tun können und was nicht, ermöglicht eine größere Transparenz und hilft Ihnen und der Organisation, Zeit zu sparen.

Visuelle Zeitmanagement-Tools zur Steigerung der Produktivität

Timeboxing

Timeboxing ist ein Zeitmanagement-Tool, das Ihren Tag in Zeitblöcke unterteilt. Jede Box ist einer Aktivität oder einer Gruppe verwandter Aktivitäten gewidmet. Anstatt Ihren Tag in viele Aktivitäten zu zerstreuen, die Sie in zufälliger Reihenfolge von Ihrer To-Do-Liste streichen müssen, ermöglicht Ihnen Timeboxing, Ihre Aktivitäten effektiver zu strukturieren, damit Sie Ihren Tag besser planen können.

Das ist großartig, wenn Sie verschiedene Projekte und Verantwortlichkeiten bearbeiten, zwischen denen Sie hin und her wechseln müssen. Es ermöglicht Ihnen, Unterbrechungen besser zu berücksichtigen, sodass Sie nicht ständig auf E-Mails reagieren oder sich um Dinge kümmern müssen, wenn sie auftreten.

Diese Zeit und nur diese Zeit nutzen Sie dann, um die für ein bestimmtes Projekt vorgesehenen Aufgaben anzugehen. Das Festlegen von strengen Limits für Aufgaben erhöht den Fokus und ermöglicht es Ihnen, eine proportionale Menge an Aufwand zu investieren, je nachdem, wie wichtig die Aufgabe ist.

Ohne effektive Zeitmanagement-Tools werden Sie möglicherweise feststellen, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die verfügbare Zeit zu füllen, um sie abzuschließen. Dies ist keine sehr effiziente Art, Aufgaben anzugehen, da Sie möglicherweise zu viel Zeit mit belanglosen Aufgaben verbringen.

Eisenhower-Matrix

Nicht alle Arbeitsplätze sind gleich. Sie können Ihre Zeit nicht effektiv verwalten, ohne die zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren. Sie müssen einen effektiven Weg finden, Ihrem Zeitplan mehr Gewicht zu verleihen, damit Sie die Zeit besser einteilen können. Die Eisenhower-Matrix ist ein effektives Zeitmanagement-Tool, mit dem Sie visualisieren können, welche Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge erledigen sollten.

Mit diesem visuellen Tool können Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gruppieren und erhalten ein besseres Verständnis dafür, wie Sie Ihren Tag einteilen sollten.

Checklisten

Einfach und effektiv sollten sie ein Grundnahrungsmittel bei der Planung Ihres Tages und Ihrer Woche sein. Einfach alle Dinge aufzulisten, die Sie erledigen müssen, gibt Ihnen einen besseren Überblick darüber, wie Sie Ihren Tag planen sollten. Im Home Office sollten Sie alle nicht arbeitsbezogenen Aufgaben auflisten, die im Laufe des Tages erledigt werden müssen, damit sie Sie nicht unvorbereitet treffen.

Mit Online-Tools wie Online Checklist Maker können Sie Ihre Aufgaben einfach auflisten, damit Sie sie effektiver angehen können.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind ein großartiges Werkzeug, um Remote-Arbeitsteams mehr Sichtbarkeit zu verleihen. Sie können alle Aufgaben auflisten, die in einem bestimmten Projekt erledigt werden müssen, und die Reihenfolge angeben, in der sie erledigt werden müssen, sowie den Zeitrahmen. Dies ist ein großartiges Tool, da es Abhängigkeiten identifiziert und es jedem ermöglicht, auf einen Blick zu sehen, wer für was verantwortlich ist.

Mit Gantt-Diagrammen können Sie den Unterschied zwischen sequentiellen Aufgaben (solche, die erst gestartet werden können, wenn eine andere abgeschlossen ist) und parallelen Aufgaben (solche, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann) erkennen.

Remote-Teams können die Arbeit dann besser aufteilen und sich problemlos untereinander abstimmen.

Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Identifizieren Sie Zeitsenken

Zeitsenken sind Produktivitätsfresser, es sind Dinge, für die Sie zu viel Zeit aufwenden, ohne einen wirklichen Nutzen daraus zu ziehen. Beantworten Sie zu viele E-Mails, die Sie daran hindern, wirkliche Arbeit zu erledigen, nehmen Sie an zahlreichen Meetings teil oder schauen Sie einfach zu oft in die sozialen Medien. Wenn Sie die größten Zeitsenken in Ihrem Tag identifizieren, können Sie um sie herum planen.

Führen Sie eine Zeitprüfung durch

Ein Zeitaudit ist ein Prozess, bei dem genau ermittelt und aufgezeichnet wird, wofür Sie in einem bestimmten Zeitraum Zeit aufgewendet haben. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ineffizienzen in Remote-Teams zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Ein Zeitaudit beantwortet drei grundlegende Fragen:

Wie möchten Sie Ihre Zeit verbringen?

Wie verbringst du eigentlich deine Zeit?

Welche Anpassungen können Sie vornehmen?

Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Das Gruppieren ähnlicher Aufgaben oder das „Zeit-Batching“ ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Tag zu unterbrechen. Wenn Sie sich zum Beispiel tagsüber Zeit nehmen, um Anrufe zu tätigen oder auf E-Mails zu antworten, können Sie ständige Ablenkungen vermeiden und ein großartiger Produktivitäts-Hack sein.

Eingebaute Puffer

Zeitmanagement ist keine exakte Wissenschaft. Das Erstellen eines Zeitplans sollte ein gewisses Maß an Divergenz berücksichtigen, bei dem Aufgaben in die anderen übergehen, ohne dass sich dies auf Ihren Gesamtplan auswirkt.

Welche Zeitmanagementtechniken funktionieren für Sie?

Einen effektiven Weg zu finden, Ihre Zeit im Homeoffice zu verwalten, kann Ihre Produktivität und Ihren allgemeinen Geist sofort steigern. Wenn Sie bessere Zeitmanagement-Tools gefunden haben, um Ihren Tag zu organisieren, teilen Sie uns dies in den Kommentaren unten mit. Weitere Tipps, wie Sie auch bei der Remote-Arbeit produktiv bleiben können, finden Sie in diesem Artikel.