Wie Zeiterfassungssoftware die Produktivität steigert

Zeiterfassungssoftware wird von einigen modernen Unternehmen verwendet. Die von der Tech Jury vorgelegte Statistik zeigt, dass 17 % der Menschen einige Arten von Tools aktiv nutzen, um ihre Zeit zu verwalten. In letzter Zeit ist die Produktivität der Mitarbeiter gesunken, während diese Ergebnisse für viele Unternehmen echte Verluste bedeuten. Das beste Beispiel für mangelnde Effizienz sind die Vereinigten Staaten, wo der wirtschaftliche Schaden schwerwiegend ist und sich auf 50 Millionen US-Dollar pro Tag beläuft! Lesen Sie den Text, um zu erfahren, wie Zeiterfassungssoftware helfen kann, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Wie Zeiterfassungssoftware die Produktivität steigert - Inhaltsverzeichnis:

1. Zeiterfassungssoftware – Vorteile
2. Pomodoro-Technik
3. Mythenbrecher
4. Synergieeffekt
5. Zusammenfassung

Zeiterfassungssoftware – Vorteile

Um das Potenzial der verfügbaren Anwendungen für die Zeiterfassung genau aufzuzeigen , lohnt es sich, mit den Hauptproblemen zu beginnen, die die Leistung im Arbeitsalltag bremsen. Haben Sie schon einmal vom Parkinson-Gesetz gehört? Wissen Sie, was dieser Begriff bedeutet?

Das Parkinson-Gesetz ist ein Axiom, das besagt, dass „Arbeit sich ausdehnt, um die Zeit auszufüllen, die für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht“. Dies ist die Regel von Cyril Northcote Parkinson , der seine Beobachtung erstmals 1955 beschrieb. Parkinson war ein britischer Schriftsteller, Historiker und Experte für öffentliche Verwaltung.

Seine Vorstellungen von Bürokratie und Organisation bilden die Grundlage für seine Theorie. Das Parkinsonsche Gesetz weist auf Schlüsselfaktoren hin, die die Phase der Realisierung von Aufgaben länger als nötig machen – die Realisierung erstreckt sich über die maximal mögliche Länge. Störungen, Pausen, Konzentrationsschwäche, Perfektionismus und Prokrastination sind die Faktoren, die das Parkinson-Gesetz beschreibt.

Pomodoro-Technik

Die Antwort auf den Mangel an Produktivität ist die Technik des Zeitmanagements namens Pomodoro . Der Name der Methode leitet sich von der als Tomate geformten Kochtheke ab, die vom Erfinder der Technik verwendet wurde.

Die Wirksamkeit der Pomodoro-Technik basiert auf der enormen Einfachheit und Intuitivität der Anwendung. Im ersten Schritt muss die Aufgabenliste erstellt werden – denken Sie daran, die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu ordnen.

Der nächste Schritt ist die Nutzung der Zeiterfassungssoftware . Es gibt viele Anwendungen und verschiedene Arten von Software, die die Pomodoro-Technik verwenden. Neue Technologie ermöglicht eine komfortable Anpassung der Parameter an die individuellen Bedürfnisse des Mitarbeiters. Zusätzlich können spezielle Plug-Ins im Browser alle störenden Benachrichtigungen automatisch blockieren.

Der Ton startet den 25-Minuten-Zyklus, der mit einer 5-Minuten-Pause endet. Die Sequenz wiederholt sich 4 Mal und es gibt eine Zeit für eine längere Pause. Diese Arbeitsstrategie steigert die Effizienz , ermöglicht volle Konzentration, teilt das Projekt in kleinere Stücke auf und hilft, einen frischen Blickwinkel zu bewahren. Das ist noch nicht alles – die Software zeigt alle erledigten Aufgaben an, was die Motivation der Person steigert.

Mythenbrecher

Viele Unternehmen pflegen Mehrzweckmodelle für ihre Arbeit. Das Engagement in mehreren Projekten gleichzeitig wird oft als Beispiel und hoher Standard für Mitarbeiterengagement dargestellt – aber nichts ist weiter von der Wahrheit entfernt. Die Untersuchung zeigt, dass nur 2,5 % der Menschen diese überdurchschnittliche Neigung zum Multitasking während der Arbeit haben.

Für den Rest der Mitarbeiter bedeutet Multitasking eine Minderung der Effektivität parfümierter Pflichten. Der Grund für solche Ergebnisse ist das erhöhte Fehlerrisiko und der Konzentrationsverlust sowie das Vergessen einiger Elemente, die während des Auftrags erledigt werden müssen. Die Multitasking-Kultur reduziert die Kreativität und erhöht den Stresspegel.

Die Mechanismen, die das menschliche Gehirn steuern, ermöglichen es, sich auf jeweils eine Aktivität zu konzentrieren, daher ist die Technik des Multitasking nicht mit dem Hauptorgan des menschlichen Körpers integriert. Erfahrungen haben gezeigt, dass Multitasking zur Senkung des IQ-Verhältnisses beitragen und das Gehirn schädigen kann.

Arbeitgeber müssen daran denken, dass sie Leistungen sowohl für Eltern als auch für Alleinstehende und Alleinlebende anbieten sollten. Das Unternehmen muss auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen und darf niemanden vernachlässigen.

Eine professionelle Zeiterfassungssoftware soll nicht nur die Produktivitätsergebnisse Ihrer Mitarbeiter steigern, sondern auch Schutz vor den negativen Auswirkungen ineffizienten Managements gewährleisten. Die Zeiterfassung zwingt den Benutzer der Software, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Synergieeffekt

Immer mehr Menschen machen sich Sorgen um ihre körperliche und geistige Gesundheit. Das wachsende soziale Bewusstsein veranlasste Unternehmen, nach noch besseren Lösungen zu suchen, die über Medizin- und Sportpakete hinausgehen. Einige der Unternehmen (insbesondere Büros) haben beschlossen, Massagetherapeuten kostenlose Dienstleistungen anzubieten oder Massagestühle in ihren Gebäuden bereitzustellen.

Die Zeiterfassungssoftware wird ständig weiterentwickelt, wodurch es immer mehr universelle und funktionale Tools auf dem Markt gibt. Die Registrierung aller Aktivitäten ermöglicht die Überwachung und Kontrolle der Momente, die den spezifischen Aufgaben gewidmet waren. Vollständiges Wissen über Zeitmanagement ist erforderlich, um den gesamten Tagesablauf zu optimieren.

Die Kontrolle über die Ergebnisse kann diejenigen Elemente des Alltagsszenarios identifizieren, die den größten Einfluss auf die Effizienz haben. Nach der Pareto-Regel können 20 % aller Aufgaben 80 % der Gesamtproduktivität generieren. Um herauszufinden, welche Aufgaben die wichtigsten sind, muss man seine Zeit bewusst einteilen.

Zeitmanagement in Gruppen und Teams ist ebenso wichtig wie individuelles Zeitmanagement. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Einführung spezieller Anwendungen, um die Terminverwaltung zu erleichtern und ein effizientes Verbindungsnetz zwischen den Mitarbeitern zu schaffen.

Solche Entscheidungen überraschen mich nicht – die Statistiken zeigen eine Produktivitätssteigerung von 25 % in Organisationen mit einem hohen Kommunikationsniveau. Die modernen Anwendungen integrieren alle Beteiligten des Unternehmens und setzen vor allem die Fristen für alle Aktivitäten.

Zusammenfassung

Die Technologie der Zeitsteuerung erlaubt die Automatisierung aller unnötigen Tätigkeiten. Alle Teammitglieder können über die Aufgabe informiert werden, ohne direkt in ihren Arbeitsplan eingreifen zu müssen. Darüber hinaus erhöht die kollektive Kontrolle über Aufgaben die Motivation, das Projekt abzuschließen, und beseitigt potenzielle Mängel, während die Effektivität der Arbeit auf einem hohen Niveau bleibt.

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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