Die 20 besten Organisationstipps für ein produktives Büro

Wo Sie arbeiten, beeinflusst, wie Sie funktionieren. Das Arbeiten in einem durcheinandergebrachten, chaotischen oder kurzweiligen Zustand wird Ihre Arbeit beeinflussen und vermutlich negativ beeinflussen.

Wenn Sie wie der normale Informationsspezialist sind, verbringen Sie einen großen Teil Ihrer Energie vor einem PC-Bildschirm. Trotz der Tatsache, dass sich Ihre Arbeit um einen PC dreht, sollte Ihr Büro Sie insgesamt dabei unterstützen, so gewinnbringend zu sein, wie es umsichtig wäre.

Ein effizientes Büro hat enorme Vorteile. In jedem Fall vermittelt es ein Gefühl von Kontrolle und Können, was zu einer höheren Effizienz führt. Zweitens schützt die einfache Wahrheit, dass es geklärt ist, vor Ablenkungen. Ihr aussortiertes Büro kann die bevorstehende Arbeit aufnehmen und Sie für den Fortschritt positionieren.

1. Beginnen Sie mit einer Reinigung

Ohne The Purge können Sie keinen profitablen Arbeitsplatz schaffen.

Abhängig vom Zustand Ihres Büros kann die Reinigung einige Stunden bis zu einem ganzen Tag dauern. Das letzte Ziel der Reinigung ist ein Büro, das völlig frei von Unordnung ist.

2. Machen Sie einen Catch-It-Platz.

Jedes Büro braucht einen Ort, um herannahenden Müll zu entdecken. Es gibt drei grundlegende Arten von Müll, die in ein Büro strömen:

1) zwingende Archive,

2) Dinge, die Sie behalten müssen (Mantel, Regenschirm, Reisebecher),

3) Verschwendung.

In der übersichtlichsten Zone Ihres Büros sollte ein Catch-it-Space eingerichtet werden. Wenn Sie einen Eingang haben, machen Sie Ihren Auffangbereich auf einer Seite des Eingangs. Wenn Sie sich in einem Arbeitsbereich befinden, machen Sie irgendwo in der Nähe des Durchgangs einen Platz zum Auffangen.

Ein Catch-it-Raum sollte Folgendes haben:

1) eine Anrichte oder Platte für Archive;

2) ein Gestell, Schlingen oder ein Gehäuse, in das lebenswichtige Dinge gelegt werden können; und

3) ein Mülleimer.

Ihr Auffangbereich ermutigt Sie, Ihr Büro mit wenig Aufwand sauber zu halten.

3. Halten Sie Ihren Arbeitsbereich frei von Unordnung

Der wichtigste physische Raum in einem Büro ist der Arbeitsbereich.

Sehr viele Menschen finden, dass sie am profitabelsten sind, wenn sie in einem Arbeitsbereich arbeiten, der frei von Unordnung ist. Andere Personen, meist fantasievolle Arten, gedeihen in einer Umgebung, die aus den Fugen geraten ist.

Wenn Sie eine Affinität für das Innovative und eine geheimnisvolle Liebe für das Verwirrende haben, tun Sie an diesem Punkt, was zu Ihnen passt. Unsere Arbeitsstile spiegeln sich in unserem Arbeitsumfeld wider; Ein perfekter Arbeitsplatz macht einen gewinnbringenden Arbeitsprozess aus.

4. Platzieren Sie zwei Berichtsplatten um Ihren Arbeitsbereich herum

Ein Zwei-Platten-Rahmen ist am wenigsten komplex und am besten geeignet, um mit sich näherndem Papier umzugehen.

Das Framework funktioniert so:

1) neue Platte, neue Berichte;

2) alte Platte, Berichte, die Sie geöffnet oder einen Blick darauf geworfen haben und die Sie verwalten müssen.

Alle neuen, neuen oder ungeöffneten Schallplatten kommen in die neue Platte. Diese Platte soll Personen helfen, die sich in Ihr Büro schlängeln, um Dinge in Ihrem Arbeitsbereich herumzuschleudern. Zeige auf den Teller. Die neue Platte ist für Dinge, die man trotz allem bewältigen muss. Ungeöffnete Umschläge, Organizer, Schallplatten – alles sitzt fest für Sie, perfekt gestapelt, wenn Sie darauf vorbereitet sind.

Die alte Platte ist für Dinge, die Sie geöffnet haben und gleichzeitig verwalten müssen – filtern, dokumentieren, weiterleiten und so weiter. Es ähnelt einem Plan für den Tag, ist aber auf jeden Fall nicht überall in Ihrem Büro verstreut

Dies ist eine sehr einfache Methode, die jedoch dazu beiträgt, das Papierchaos aus einem Arbeitsbereich zu entfernen, wodurch Sie immer profitabler werden.

5. Machen Sie zwei Zonen

Nicht alle Arbeiten sind gleichwertig. Mit dieser Zwei-Zonen-Sichtweise sollten Sie an den Büroverband herangehen.

Zone 1: Computerarbeit. Dies ist Ihr herkömmlicher Arbeitsbereich. Sie investieren den Großteil Ihrer Energie hier, hauen Sachen raus und erledigen Dinge.

Zone 2: Nicht-PC-Arbeit. Dies ist der Ort, an dem Sie Nicht-PC-Sachen erledigen. Es könnte ein ähnlicher Arbeitsbereich sein, aber im Wesentlichen ein anderer Bereich, der von Bildschirmen, Seilen und Ladegeräten befreit ist. Dies ist der Ort, an den Sie gehen, wenn Sie Aufzeichnungen durchsehen, Ihr iPad verwenden, Papiere unterschreiben, Berichte überprüfen oder Umschläge stempeln – was auch immer es ist, das keine praktische Arbeit an der Konsole erfordert.

Die Zwei-Zonen-Methode, mit einem Büro umzugehen, ermutigt Sie, sowohl Ihre Arbeit zu organisieren als auch Ihre Art, die Art von Dingen zu erledigen, die Sie einmal am Tag erledigen.

5. Physische Artikel in Schubladen oder Aussortierteller legen.

Die meisten Arbeitsplätze erfordern ein paar Bestimmungen. Tatsächlich braucht sogar Andrew Hyde, der außergewöhnliche Moderate, der seine Habseligkeiten auf 15 Dinge reduziert hat, einen Platz für sein iPhone, Ladegeräte, Kopfhörer, Kamera, Sonnenbrille und Brieftasche.

Egal, ob Sie 15 oder 500 Dinge haben, Sie brauchen einen Ort, an dem Sie alles sagen können – einen Ort, der für niemanden sichtbar ist.

Ein Arbeitsplatzschrank ist ein sinnvoller Ort. Halten Sie einen strategischen Abstand von dem Impuls, Ihren charmanten Hefter, den eleganten Klebebandbehälter und den niedlichen Papierschnitthalter über Ihrem Arbeitsbereich zu halten. Im Allgemeinen sollten diese Vorräte an einem sortierten und offenen Ort wie einem Schrank aufbewahrt werden.

6. Holen Sie sich einen größeren Mülleimer

Ein größerer Mülleimer klingt etwas sinnlos, ist aber wirklich ein Schlüsselhack. Hier ist der Grund. Der Großteil des Papiers, das in ein Büro kommt, kann entsorgt oder digitalisiert werden, anstatt aufgezeichnet zu werden. Das Dokumentieren von Papieren ist eine der Aufgaben, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, und wird in dieser Hinsicht am meisten aufgeschoben.

Da ein riesiger Mülleimer immer unverwechselbarer wird, werden Sie ihn im Allgemeinen umso häufiger in Betracht ziehen. An dem Punkt, an dem überflüssiges Papier in Ihren Arbeitsbereich gelangt, werden Sie es zwangsläufig in den Mülleimer werfen, anstatt es in einem zerknitterten Papierturm von „Keine Ahnung, was damit zu tun ist“ zu stapeln.

Eine größere Mülltonne vermeidet zusätzlich eine Mülltonnenüberschwemmung. Eine der schrecklichsten Arten von Bürounordnung ist ein Mülleimer, der seine Fähigkeit drei Tage zuvor erreicht hat. Holen Sie sich eine größere Dose, und Sie werden die Aufnahmekapazität zunehmend verschwenden. Machen Sie einen Punkt zur Wiederverwendung!

7. Optimieren Sie Ihren Raum.

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, nehmen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um Ihren Arbeitsplatz einzurichten und aufzuräumen.

Ein Zustand ohne Unordnung ermutigt Sie, umso klarer zu denken und bessere Ergebnisse zu erzielen. Indem Sie Ihren Platz aufräumen und sortieren, werden Sie Ihre Rentabilität unglaublich steigern und die Zeit begrenzen, die Sie mit dem Scannen nach Dingen verbringen.

8. Schließen Sie Schattenfliegen oder lebende Pflanzen ein.

Die Beschattung kann Ihren Gemütszustand und Ihre Leistungsfähigkeit für die Dauer des Tages stark beeinträchtigen. Blau erzeugt ein Gefühl von Geschmeidigkeit und bringt Sie dazu, sich zu konzentrieren, während Rot hervorragend für Arbeiten geeignet ist, die Genauigkeit und Akribie erfordern.

Pflanzen können auch dazu beitragen, dass sich Menschen zentrieren: Eine Untersuchung der Washington State University ergab, dass Spezialisten, die Pflanzen in einem strengen Arbeitsumfeld ausgesetzt waren, sich weniger auf sie konzentrierten, zunehmend gewinnbringender waren und sich zunehmend achtsam fühlten.

9. Schmücken Sie Ihren Arbeitsplatz.

Abgesehen von Beschattung und Vegetation können Sie sich mit ein paar individuellen Nippes an Ihrem Arbeitsplatz immer besser und lockerer fühlen, was letztendlich Ihre Effizienz unterstützen kann.

zum Beispiel Anerkennungen und Stipendien und andere belebende Dinge, die Ihnen das Gefühl geben, fruchtbar, anerkannt und motiviert zu sein.

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10. Holen Sie sich Ihren am meisten gefürchteten Auftrag abseits der ausgetretenen Pfade.

Jeder hat nicht weniger als eine Aufgabe auf der Tagesordnung, die immer wieder verschoben wird, nur weil die Aussicht, sie wirklich zu erledigen, so schrecklich erscheint.

Diese Besorgung ist wirklich diejenige, die Sie zuerst erledigen sollten. Anstatt bis zu dem Punkt zu warten, an dem der letzte Moment für die Erledigung einer Aufgabe gekommen ist, heben Sie sie so schnell wie möglich von Ihrem Teller.

Ihre verschiedenen Unternehmungen werden durch die Korrelation weniger überwältigend erscheinen, und Sie werden aufhören, sich den ganzen Tag über diese eine Aufgabe zu sorgen, was Sie im Allgemeinen immer vorteilhafter macht.

11. Organisieren und vermitteln Sie Ihre verschiedenen Unternehmungen.

Ihr Zentrum sollte sich zuerst mit den wichtigsten Dingen befassen, also denken Sie über alles nach, was Sie tun, und wie wichtig oder unbedeutend alles wirklich ist.

Wenn Sie können, legen Sie die Dinge mit geringem Bedarf beiseite und denken Sie über eine Regelung nach, um sie zu benennen oder neu anzueignen, damit Sie mehr Energie in die Dinge investieren können, die den Wert Ihrer Position und der Organisation steigern.

12. Töten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen.

Anstatt jede E-Mail zu lesen, sobald sie in Ihrem Posteingang eintrifft, sollten Sie versuchen, Ihre Warnungen zu löschen und Nachrichten nur zu festgelegten Zeiten zu überprüfen.

Wieso den? Konsequente E-Mail-Warnungen, die auf Ihrem Telefon oder Arbeitsplatz auftauchen, können Ihr Kerninteresse wirklich zerstören.

Es dauert 64 Sekunden, bis sich ein Mann von der Behinderung durch eine E-Mail-Benachrichtigung erholt hat. Sie können eine ähnliche Menge an Nachrichten in 20 Prozent weniger Zeit senden und empfangen, indem Sie Ihre E-Mails seltener durchsuchen.

13. Machen Sie kurze Pausen.

Ganz gleich , ob Sie über den Platz schlendern, ins nahe gelegene Café eilen, eine Zeitschrift lesen oder mit einem Kollegen plaudern, kurze Pausen, die für Ihre Arbeit irrelevant sind, können Ihre Ausführung immens beeinflussen.

Ihre Leistungsfähigkeit sinkt, je mehr Sie auf eine Pause verzichten.

14. Bewegen Sie sich.

Bewegung ist nicht nur gut für Ihren Körper, sondern kann sich auch positiv auf Ihre Arbeitsausführung auswirken. Es scheint, dass körperliche Bewegung das emotionale Wohlbefinden und die Mitte beeinflusst, sagte McIntire.

Eine unglaubliche Methode, um sich geschliffener und zunehmend profitabler zu fühlen? Versuchen Sie, in der ersten Hälfte des Tages zu laufen oder beginnen Sie Ihren Tag mit einer Übung. Es kann auch nicht schaden, sich zu bemühen, in den Pausen etwas Aktivität einzubauen.

15. Musik einschalten.

Das Tragen von Kopfhörern bedeutet nicht ständig, dass Sie sich zurückziehen.

Wenn Sie bei der Arbeit Ihre Lieblingslieder hören, können Sie in die Zone kommen und Ihre To-do-Liste abarbeiten. Außerdem sendet es eine unauffällige Flagge an Ihre Mitarbeiter, die Sie nicht irritieren möchten.

16. Aktualisieren Sie Ihre Ausrüstung

Welche Büromaschinen halten Sie zurück oder bringen Ihren Büroplan durcheinander? Benötigt Ihr PC ein Speicher- oder Festplatten-Redesign?

Möglicherweise ist es eine großartige Gelegenheit, Ihren alten Drucker, Ihr Faxgerät und Ihren Scanner zu entsorgen und Ressourcen in einen Multifunktionsdrucker zu stecken.

Oder andererseits Zeit, das grobe Tonwahltelefon zu einer Freisprecheinrichtung aufzurüsten. Steigern Sie den Nutzen Ihrer Büromaschinen und machen Sie mehr Arbeitsfläche zugänglich.

17. Bereiche wechseln.

Wenn Ihr Chef es zulässt, nehmen Sie sich unter der Woche etwas Zeit, um in einer anderen Situation zu arbeiten.

Machen Sie sich auf den Weg zur Bibliothek oder zu einer nahe gelegenen Haltestelle (wenn das Klima es zulässt) oder entdecken Sie einen ruhigen Ort mit charakteristischem Licht. Dies kann dazu beitragen, neue Gedanken anzuregen oder ein altes Problem in neuem Licht erscheinen zu lassen, sagte Khaitan.

18. Notieren Sie Ihre täglichen Ziele.

Es ist nicht immer einfach, alles zu überwachen, was Sie tun müssen, also beginnen Sie jeden Morgen damit, Ihre Ziele für den Tag zu notieren.

An dem Punkt, an dem Ihr Zentrum gebrochen ist oder Sie verweilen, können Sie diesen Überblick nutzen, um auf Kurs zu bleiben.

Schreiben Sie Ihren Bericht auf ein Post-it oder etwas, das von Ihrem Arbeitsplatz aus deutlich sichtbar ist, und kehren Sie dann darauf zurück, wenn Sie wissen möchten, woran Sie arbeiten sollten.

19. Überdenken Sie Ihren Dokumentationsrahmen

Da wir uns vollständig in das fortgeschrittene Zeitalter hinein bewegen, hat die Notwendigkeit, Papierdokumente aufzubewahren, abgenommen.

Was kann Ihr Geschäft sorgfältig? Ist es richtig zu sagen, dass Sie Dokumente kopieren? Möglicherweise können Sie auf einen Teil der zuvor verwendeten Datensätze und Organizer verzichten. Wenn Sie Dokumente auf Ihrem PC aufbewahren, stellen Sie sicher, dass Sie die üblichen Sicherungskopien erstellen.

Hier sind einige Gedanken zum Sammeln von Vorräten, um einen reibungslosen Aufnahmerahmen zu schaffen:

• Machen Sie einen Sammelumschlag – Legen Sie alle „Dinge, über die gesprochen werden muss“ hinein, neben Dinge, die weitergegeben werden sollten, Berichte, die gegeben werden sollten, und so weiter. Es ermöglicht Ihnen, sich auf Versammlungen einzustellen und erspart Ihnen Sorgen, falls eine Versammlung verschoben wird.

• Machen Sie einen WOR-Umschlag – Viele unserer durcheinandergebrachten Papiere sind also Dinge, die zurückgestellt werden, bis eine andere Person reagiert oder handelt. Sperren Sie sie in einem WOR-Umschlag (Waiting on Response) ein. Überprüfen Sie es alle paar Tage auf außergewöhnliche Aktivitäten, die Sie möglicherweise nachholen müssen.

• Kapazitätsboxen – Verwenden Sie billige Kapazitätsboxen, um dokumentierte Aufzeichnungen aufzubewahren und sie aus Ihrem derzeitigen Aufzeichnungsbereich herauszuholen.

• Zeitschriftenboxen – Verwenden Sie Zeitschriftenboxen oder -hüllen, um Zeitschriften und Listen aufzubewahren, die Sie wirklich aufbewahren müssen. Es wäre ideal, wenn Sie sicherstellen, dass Sie sie wirklich als Referenz oder Recherche benötigen, sie im Allgemeinen wiederverwenden oder verschenken.

• Durchsichtsumschlag – Legen Sie einen Datensatz für Printartikel und Archive fest, die Sie durchsehen müssen und die nicht kritisch sind.

• Chronikdokumente – Wenn ein Unternehmen abgeschlossen ist, stellen Sie den Großteil der Materialien zusammen und dokumentieren Sie sie. Bewahren Sie Ihre „Arbeitsumschläge“ für Aufgaben im Vorfeld auf.

• Dokumentieren Sie Woche für Woche – Geben Sie Ihrer Dokumentation keine Chance, sich zu häufen. Legen Sie Ihre Papiere in einen „To File“-Organizer und dokumentieren Sie alles einmal pro Woche.

Ende

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren eigenen Rentabilitätsrahmen mit Ihrer Büroverbundstrategie konsolidieren. Einige Effizienzstrategien schreiben einen bestimmten Weg vor, um mit der Sortierung Ihres Büros umzugehen.

Was auch immer Ihre bevorzugte hierarchische Strategie oder Ihr Rentabilitätsrahmen ist, zögern Sie nicht, Ihr aussortiertes Büro zu schaffen. Je mehr Sie pausieren, desto mehr Zeit verschwenden Sie. Hier ist die Creative-Infografik, die Ihnen mehr über die Organisation von Tipps zur Steigerung der Produktivität gibt.

Zusätzliche Quellen