So richten Sie ein virtuelles Büro in 5 einfachen Schritten ein

Unternehmen wenden sich zunehmend an die Cloud, wenn es um Apps und Tools geht, die ihnen bei der Ausführung ihrer täglichen Abläufe helfen. Der Trend hat die Telearbeit immer praktischer und wünschenswerter gemacht, da Unternehmen sich beeilen, die Kosten zu senken, und Mitarbeiter das traditionelle Pendeln aufgeben. Gallup hat kürzlich herausgefunden, dass etwa 37 Prozent der Belegschaft jetzt Telearbeit leisten, was auf eine massive Veränderung der Arbeitsweise der Menschen hindeutet.

Cloud-basierte Lösungen und Mobilgeräte haben Mitarbeiter von ihren Schreibtischen und Firmenbüros befreit, indem sie die Produktivität der Fernarbeit steigern. Die Technologie hat auch Start-ups, Freiberufler und Selbständige gestärkt, indem sie wertvolle Tools bereitgestellt hat, um Geschäftsprozesse schnell und effizient zu gestalten. Dennoch benötigen Telearbeiter eine Büroumgebung, die viele Elemente des traditionellen Arbeitsplatzes nachahmt. Die folgenden fünf Tipps zeigen Ihnen, wie Sie ein virtuelles Büro einrichten, das Ihre Karriere unterstützt.

1. Sichern Sie die wesentliche Ausrüstung

Remote-Mitarbeiter benötigen eine Grundausstattung, um ihren Erfolg zu unterstützen. Jeder Remote-Mitarbeiter benötigt einen Laptop, damit er von jedem Ort aus arbeiten kann, an dem er eine Internetverbindung findet. Mitarbeiter können ihre Computer problemlos zu Kunden- und Arbeitgeberstandorten tragen und sicherstellen, dass sie durchgehend Zugriff auf ihre Software und Dateien haben. Kaufen Sie einen Laptop mit viel Arbeits- und Speicherplatz, einem schnellen Prozessor und einer eingebauten Kamera, um sicherzustellen, dass Sie jeden Teil Ihres Unternehmens problemlos ausführen können.

Telearbeiter sind für ihre Arbeit auf Software angewiesen. Im Laufe der Zeit beheben Entwickler Fehler, verbessern die Sicherheit und fügen Funktionen zu ihren Produkten hinzu, wodurch die neuesten Versionen zu einer Notwendigkeit für Menschen werden, die ihre Produktivität maximieren möchten.

Mobile Geräte gelten auch als unverzichtbare Ausrüstung für Remote-Mitarbeiter. Smartphones und Tablets halten Menschen in Umgebungen in Verbindung, in denen ein Laptop unpraktisch erscheint. Mitarbeiter können ihre Geräte mit ihrem Computer synchronisieren, um sicherzustellen, dass sie immer Zugriff auf ihre Daten haben. Dank Cloud-basierter Software können Mitarbeiter nahtlos von einem Gerät zum anderen wechseln, ohne Angst vor Datenbeschädigungen oder Versionskonflikten zu haben.

Als Remote-Mitarbeiter benötigen Sie je nach den Anforderungen Ihres Jobs möglicherweise andere Geräte. Wenn Sie den Luxus haben, von zu Hause aus zu arbeiten, können Sie den angemessenen Arbeitsbereich ganz einfach anpassen, um das von Ihnen eingerichtete virtuelle Büro zu ergänzen. Einige Heimarbeiter verwenden externe Monitore, Tastaturen in voller Größe, eine Maus und einen Multifunktionsdrucker, um die Effektivität ihres virtuellen Büros zu verbessern.

2. Bleiben Sie in Verbindung

Da viele Geschäftsanwendungen in der Cloud ausgeführt werden, benötigen Remote-Mitarbeiter mehr denn je eine zuverlässige Internetverbindung. Eine schnelle Verbindung im Home Office trägt dazu bei, genügend Bandbreite für Sprach- und Videoanrufe, Online-Meetings und Konferenzen sicherzustellen, während Dateien verarbeitet und Datensätze aktualisiert werden.

Mobile Mitarbeiter sollten immer ein mobiles Hotspot-Gerät zur Verwendung auf Reisen und als Backup zur Verfügung haben, wenn die Heimverbindung unterbrochen wird. Sie können wählen, ob Sie die Hotspot-Funktion auf Ihrem Smartphone verwenden oder ein dediziertes Hotspot-Gerät wie den Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, FreedomPops Overdrive Pro oder das Verizon Wireless Jetpack MiFi erwerben, um nur einige zu nennen.

3. Wählen Sie die richtigen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit

Remote-Mitarbeiter müssen Zugriff auf Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation haben, die ihren Arbeitsablauf optimieren können. Zu den neuesten Projektmanagement-Trends gehören Virtualisierung, Digitalisierung und Remote-Verbindungen. Stellen Sie also sicher, dass Sie über Tools verfügen, die Ihnen helfen, mit den Anforderungen Ihrer Arbeit Schritt zu halten. Zu den wesentlichen Kommunikationstools gehören ein E-Mail-Anbieter wie Outlook oder Gmail, Instant Messaging, Softphones oder IP-Telefonterminals, die mit Ihrem VoIP-Anbieter zusammenarbeiten, und Webkonferenzen wie WebEx oder GoTo Meeting.

Zu den Collaboration-Tools, die Ihnen bei der effektiven Zusammenarbeit mit Teams helfen können, gehören Slack, die Messaging-App für Teams, Yammer, das führende Tool für soziale Netzwerke für Unternehmen, Asana, ein führendes Tool zur Projektverfolgung. WorkflowMax bietet ein All-in-One-Tool zur Auftragsverwaltung, das bei Zeiterfassung, Angeboten, Rechnungsstellung und Berichterstellung hilft. Wenn Sie die richtigen Tools zur Verfügung haben, werden Sie feststellen, dass Sie schneller und intelligenter arbeiten können.

Sie können noch effektiver sein, indem Sie ein visuelles Kommunikationstool wie Creately verwenden. Sehen Sie sich unsere Google Drive- und Slack-Integrationen an, wenn Sie Creately zu Ihrem aktuellen Workflow hinzufügen möchten.

4. Verschieben Sie Ihren Datenspeicher in die Cloud

In der Vergangenheit hatten Telearbeiter Schwierigkeiten, den Überblick über ihre Dateien zu behalten, die auf verschiedenen Computern, Geräten und tragbaren USB-Laufwerken gespeichert waren. Jetzt ermöglicht die Cloud-basierte Dateispeicherung den Mitarbeitern den Zugriff auf ihre Daten von jedem Computer oder Gerät.

Richtig genutzt, hilft Online-Speicher beim Sichern von Daten und schützt vor Datenverlust, der durch Computer- und Festplattenausfälle verursacht wird. Dienste wie OneDrive, Dropbox, Google Drive und Box bieten webbasierte und mobile Apps, die das einfache Speichern, Teilen und Organisieren von Dateien ermöglichen.

Trotz der zahlreichen Vorteile, die Cloud-Dienste bieten, sollten Mitarbeiter jedoch mit bestimmten Cloud-Speicherrisiken vertraut sein, um die Sicherheit wertvoller und sensibler Geschäftsdaten nicht zu gefährden.

5. Bleiben Sie organisiert und verfügbar

Versäumte Fristen, vergessene Aufgaben und übersprungene Termine können Ihre Karriere als Telearbeiter zum Scheitern bringen. Sie müssen Ihre Zeit gut einteilen, während Sie Dinge erledigen. Am wichtigsten ist, dass Sie für Ihre Kunden und Kollegen erreichbar bleiben. Versuchen Sie, Apps und Tools zum Organisieren Ihrer Aufgaben, Notizen und Termine zu verwenden, damit Sie all Ihren Aufgaben nachkommen können.

Softwareprodukte wie MyLife Organized, Organizer Pro und MyOrganizer Ultimate bieten Ihnen einen zentralen Ort zum Erstellen von Aufgabenlisten, Planen, Setzen von Zielen und Speichern von Kontakten. Zu den Apps, die auf ähnliche Weise funktionieren, gehören Google Kalender, Evernote, Trello und Toodledo. Unabhängig von Ihrer Wahl können Sie Ihre Informationen zur Verwendung auf all Ihren Geräten synchronisieren, sodass Sie sicherstellen können, dass Sie nie wieder eine wichtige Aufgabe oder Gelegenheit verpassen.

Teilen Sie Ihre Ideen zur Einrichtung eines virtuellen Büros

Remote Worker mit virtuellen Büros haben die Beschäftigungslandschaft verändert. Obwohl es der neuen Arbeitsweise an persönlicher Kommunikation und sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz mangelt, können Telearbeiter die Technologie nutzen, um dies zu kompensieren. Wenn Sie über die richtige Ausrüstung, Software, Online-Tools und Apps verfügen, können Sie produktiver und erfolgreicher werden, als Sie es sich jemals vorgestellt haben.

Biografie der Autorin: Lisa Michaels ist eine freiberufliche Autorin, Redakteurin und eine aufstrebende Content-Marketing-Beraterin aus Portland. Als Selbständige tut sie ihr Bestes, um über die aktuellen Trends in der Geschäftswelt auf dem Laufenden zu bleiben. Ihre Freizeit verbringt sie damit, neue Rezepte auszuprobieren oder skandinavische Krimis zu lesen. Fühlen Sie sich frei, sich mit ihr auf Twitter und LinkedIn zu verbinden.