Top 8 Zeitersparnisse für Büroangestellte

Sind Sie schon einmal in Verzug geraten und mussten Überstunden machen? Hast du jemandem versprochen, dass du deinen Teil eines Projekts an einem bestimmten Tag fertigstellen würdest, aber am Ende ist nichts dabei herausgekommen? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass Sie nach Möglichkeiten suchen müssen, Ihre Arbeitszeit zu sparen, damit Sie sich besser auf Ihre vorrangigen Aufgaben konzentrieren und sie vor allem rechtzeitig erledigen können? Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Zeitsparer für Büroangestellte. Weiter lesen.

Zeitersparnis für Büroangestellte – Inhaltsverzeichnis:

1. Machen Sie regelmäßig Pausen
2. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen in sozialen Netzwerken
3. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen
4. Delegieren
5. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik
6. Planen Sie Ihren Tag
7. Lernen
8. Verwenden Sie Werkzeuge
9. Zusammenfassung

Machen Sie regelmäßig Pausen

Sie fragen sich jetzt sicher, wie Ihnen regelmäßige Pausen – die in der Praxis Zeit „nehmen“ – dabei helfen, diese zu sparen. Man muss bedenken, dass niemand 8 Stunden Arbeit produktiv sein kann – und schon gar nicht, wenn er keine Pausen einlegt. Unser Gehirn braucht Ruhe, unsere Augen brauchen eine Pause vom Bildschirm und unsere Muskeln brauchen zumindest etwas Bewegung.

Stehen Sie auf, machen Sie ein paar Schritte, sprechen Sie mit jemandem und wenden Sie sich dann wieder der anstehenden Aufgabe zu. Diese Regel gilt auch für eine längere Mittagspause – der Körper muss essen, um leistungsfähiger zu werden, also verzichten Sie unabhängig von Ihrer Arbeitsbelastung nicht auf eine größere, gesunde Mahlzeit.

Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass es keine gute Praxis ist, „hin und wieder“ Pausen einzulegen – jedes Mal, wenn Sie einen Kaffee holen, eine Zigarette rauchen oder in ein Nebenzimmer gehen, um einem Teamkollegen eine Frage zu stellen, die Ihnen wichtig ist , du dekonzentrierst dich und wenn du zurückkommst, musst du versuchen, dich wieder zu konzentrieren, was eine weitere Minute dauert.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, regelmäßig Pausen einzulegen, zum Beispiel jede Stunde zur exakt gleichen Zeit. Darüber hinaus wird Sie eine solche Anordnung motivieren – Sie möchten die begonnene Aufgabe bis zur Pause beenden, damit Sie sie in der Praxis schneller erledigen können.

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen in sozialen Netzwerken

Die größte Ablenkung bei der Arbeit ist zweifellos Ihr privates Telefon. Jede Ablenkung von der anstehenden Aufgabe, wie z. B. das Einlegen von Pausen, wirkt sich negativ auf Ihre Konzentration aus und verlängert die Zeit, die für die Erledigung benötigt wird. Wenn Sie bei der Arbeit wirklich Zeit sparen möchten, senden Sie private Nachrichten nur in festgelegten Pausen.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen

Sie haben eine sehr wichtige Aufgabe zu erledigen und gleichzeitig erhalten Sie eine E-Mail, ein Kollege bittet Sie um Hilfe und ein HR-Spezialist schreibt Ihnen eine SMS über den Instant Messenger des Unternehmens? Lassen Sie sich nicht ablenken – all diese Dinge können warten, bis Sie eine bereits begonnene Aufgabe beendet haben.

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen aus Ihrem E-Mail-Posteingang und prüfen Sie diese nur zu bestimmten Zeiten (z. B. wenn Sie zur Arbeit kommen oder am Ende des Tages). Nachrichten müssen nicht sofort beantwortet werden (außer solche, die für Sie aufgrund einer bestimmten Aufgabe wichtig sind) – und es kostet immer viel Zeit, sie zu überprüfen.

Delegieren

Sie müssen nicht immer alles selbst machen – auch wenn Sie denken, dass Sie der einzige sind, der eine Aufgabe richtig erledigen kann. Bei der Arbeit im Team sollten Sie unbedingt die Tatsache nutzen, dass ein Kollege mehr Zeit hat und Ihre Aufgabe übernehmen könnte. Es ist keine Schande, um Hilfe zu bitten – und Aufgaben nicht zu verschenken, ist der perfekte Weg, um Ihre Zeit bei der Arbeit zu verschwenden.

Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Haben Sie schon einmal von der Pomodoro-Technik gehört? Es ist eine Zeitmanagementmethode, die auf 25-minütigen Abschnitten konzentrierter Arbeit basiert, die von fünfminütigen Pausen unterbrochen werden. Jedes Arbeitsintervall wird Pomodoro genannt. Es wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, konzentriert zu bleiben. Wie benutzt man es? Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen, stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten, arbeiten Sie an einer Aufgabe und machen Sie eine fünfminütige Pause, wenn der Wecker klingelt. Machen Sie nach vier Pomodoros eine 20-30-minütige Pause.

Planen Sie Ihren Tag

Nichts funktioniert besser, als Aufgaben im Voraus zu planen. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit damit, darüber nachzudenken, was Ihre aktuellen Prioritäten sind, an welchen Besprechungen Sie an einem bestimmten Tag teilnehmen müssen und mit welcher Aufgabe Sie beginnen sollten. Ein paar Minuten gespart, weil Sie gleich loslegen können? Wie ist es damit!

Lernen

Bei Ihrer täglichen Arbeit verwenden Sie sicherlich Microsoft Office und andere Lösungen, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben helfen sollen. Aber sind Sie sicher, dass Sie ihr volles Potenzial ausgeschöpft haben? Auch wenn die Antwort auf diese Frage „Ja“ zu sein scheint, haben die meisten Anwendungen, die Sie täglich verwenden, viel mehr Funktionen, als Sie jemals kennenlernen werden.

Versuchen Sie also, wenigstens ein paar zu entdecken, die Ihnen die Arbeit erleichtern – im Fall von Powerpoint könnten es zum Beispiel die Designfunktion sein (die die Anordnung von Text und Grafiken auf einer Folie vorschlägt und die Erstellung von Präsentationen beschleunigt), in Word die Möglichkeit, Änderungen in einem bestimmten Dokument zu verfolgen , und in Excel die bedingte Formatierung (Darstellung von Daten mit Farben, um ihre Analyse zu verbessern).

Verwenden Sie Werkzeuge

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, auf Ihrem Bildschirm nach dem Symbol einer bestimmten Anwendung zu suchen oder sich bei jedem Dienst separat anzumelden, können Sie ein Tool verwenden, das verschiedene Funktionen an einem Ort bietet. Ein solches Tool ist Firmbee, ein umfassendes System zur Verwaltung von Unternehmensprojekten und -teams. Firmbee ist für viele Branchen konzipiert, von der Personalabteilung über den Vertrieb bis hin zur IT. Benutzer können den Fortschritt von Projekten verfolgen, Aufgaben organisieren, Mitarbeiter einstellen und Finanzen überwachen – alles über eine einzige Plattform.

Top 8 Zeitsparer – Zusammenfassung

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, bei der Arbeit Zeit zu sparen. Das erste, was Sie tun müssen, ist herauszufinden, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Manche Menschen verbringen zum Beispiel jeden Tag Stunden mit E-Mails. Sobald Sie wissen, was Ihre Zeitfresser sind, versuchen Sie, sie loszuwerden und durch etwas Produktiveres zu ersetzen.

Sie haben gerade von den 8 besten Zeiteinsparungen bei der Arbeit gelesen. Lesen Sie auch: Gamification im Recruiting

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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