Die besten Tipps zum Zeitmanagement

Ständiger Zeitmangel und Überarbeitung gelten sowohl für Freiberufler als auch für Unternehmen. Dies betrifft nicht nur Produktivität und Motivation, sondern auch die Gesundheit. Glücklicherweise gibt es nur wenige Auswege. Im heutigen Artikel erfahren Sie, was die Produktivität in jedem Unternehmen verringert. Sie lernen auch einige effektive Zeitmanagementmethoden kennen und informieren sich über nützliche Workflow-Tools und Apps.

Die besten Tipps zum Zeitmanagement – ​​Inhaltsverzeichnis:

1. Was bringt die Arbeit durcheinander?
2. Techniken des Zeitmanagements
3. Profitieren Sie von Tools zur Arbeits- und Aufgabenverwaltung

Was bringt die Arbeit durcheinander?

Heutzutage wird immer mehr Zeit am Arbeitsplatz verbracht. Überstunden und das Stapeln von Aufträgen sind zur neuen Norm geworden. Polen und Griechen gehören zu den beschäftigsten der Welt – laut OECD verbringen sie fast 2.000 Stunden pro Jahr bei der Arbeit, weit vor den Deutschen, die 600 Stunden weniger pro Jahr arbeiten. Leider bedeutet harte Arbeit nicht Produktivität. Dies wird durch die Tatsache veranschaulicht, dass die Polen beim Testen der Arbeitseffizienz 70 % schlechter abschneiden als die Deutschen.

Was bringt die Arbeit durcheinander? Zuerst 9 kleine Dinge, die Zeit in Anspruch nehmen und jedes Geschäft lahmlegen:

1. Senden endloser E-Mails – wenn Sie gerade eine dritte E-Mail als Antwort gesendet haben, senden Sie keine weitere. Besser noch, rufen Sie die Person an oder treffen Sie sie persönlich,
2. Audio-Benachrichtigungen über neue E-Mails – es ist eine gute Idee, regelmäßig zu antworten, aber nicht alle sind die Ablenkung von der Arbeit wert,
3. Verwenden Sie die Option „Allen antworten“ ,
4. Berichte schreiben, die nicht dazu dienen, Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen zu verbessern ,
5. Berichte erstellen, die niemand lesen wird ,
6. Verlagerung von Entscheidungen auf Vorgesetzte ,
7. Endlose Meetings einrichten ,
8. Prioritäten verschieben ,
9. Besprechungen länger als 45 Minuten planen – diese Zeitspanne ist ausreichend. Es wird zu oft unnötigerweise auf die volle Stunde gerundet.

Das ist das Ergebnis einer Studie, die Matt Krzysiak in seinem Unternehmen durchgeführt hat, als er Präsident des National Motor Club wurde. Dazu kommen unnötige Verwaltungsarbeiten, Dinge zu erledigen, die nicht zu unserem Berufsbild gehören, private Telefonate zu führen, Zeitung zu lesen und Besorgungen zu machen.

Der Homeoffice-Modus macht es bei all dem häuslichen Trubel nicht einfacher. Soziale Netzwerke knüpfen, Kaffee essen und trinken, Freunde besuchen und Aufgaben auf „gleich“ verschieben. Klingt vertraut? Sie können mit diesen beunruhigenden Problemen umgehen, indem Sie einfache Gewohnheiten entwickeln und einen freundlichen Arbeitsplan erstellen.

Techniken des Zeitmanagements

1. Pomodoro-Methode

Eine der bekanntesten Techniken, die dabei helfen können, ist die Pomodoro-Methode , abgeleitet von der klassischen tomatenförmigen Küchenuhr. Die Methode besteht darin, alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, auf ein Blatt Papier zu schreiben, eine auszuwählen, den Timer auf 25 Minuten einzustellen und die ganze Zeit an der Aufgabe zu arbeiten. Sie müssen ohne die Ablenkung durch Facebook oder Textnachrichten voll konzentriert sein.

Wenn die Aufgabe nach 25 Minuten immer noch nicht erledigt ist, machen Sie eine 5-minütige Pause und gehen Sie dann weiter und stellen Sie Ihre Uhr auf weitere 25 Minuten.

Nach 2 Stunden solcher Arbeit (4 Pomodoro) braucht das Gehirn jedoch eine Pause, also machen Sie eine 30-minütige Pause, gehen Sie spazieren, machen Sie sich eine Tasse Tee oder schauen Sie sich eine Fernsehserie an. Dies ist eine einfache und effiziente Methode, um das Zeitmanagement zu verbessern. Es ist auf der ganzen Welt beliebt.

2. Die 5S-Technik

Eine weitere empfohlene Technik ist 5S , die hilft, den Arbeitsplatz zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Es reduziert auch die Betriebskosten des Unternehmens und verbessert die Qualität der hergestellten Waren und Dienstleistungen.

5S ist seit Jahrzehnten bei japanischen Unternehmen beliebt und besteht aus fünf Prinzipien:

• Auswahl – Entfernen Sie alle unnötigen Elemente aus dem Postfach,
• Trennung – weisen Sie einen Platz für notwendige Gegenstände zu; Sie müssen nach Gebrauch leicht zu finden und wegzuräumen sein, also organisieren Sie sie mit Toolboxen, Signaturen oder farbigen Etiketten (Nachrichtenkatalogisierung).
• Reinigung – reinigen Sie Ihren Arbeitsplatz täglich, beseitigen Sie die Kontaminationsquelle (Löschen von SPAM und Abmelden von unnötigen Newslettern),
• Standardisierung – Standardarbeitszeiten festlegen (bestimmte Zeiten festlegen, zu denen Sie E-Mails beantworten),
• Selbstdisziplin – machen Sie es sich zur Gewohnheit, die oben genannten 4 Schritte zu befolgen.

3. Gedränge

Haben Sie ein Whiteboard und farbiges Papier zur Hand? Lernen Sie Scrum kennen, eine Zeitmanagementmethode zur Arbeitsorganisation, die häufig von Startups und Entwicklern verwendet wird. Scrum ist eine Methode, bei der Projekte und Aufgaben auf Zettel geschrieben und an Spalten auf einem Whiteboard geheftet werden. Die Spalten bezeichnen aufeinanderfolgende Elemente des Prozesses (z. B. „geplant“, „in Bearbeitung“, „getestet“, „dringend abzuschließen“, „erledigt“).

In der ersten Spalte erstellen Sie eine Warteschlange priorisierter Aufgaben. Dann schreibst du neben jede Aufgabe, wie viele Stunden dafür zu erwarten sind (mit verschiedenfarbigen Karten kannst du sie in Kategorien einteilen). Die Karten werden dann von links nach rechts gepinnt, während die Arbeit zum Abschnitt „Erledigt“ fortschreitet.

Mit Scrum können Sie den Fortschritt des Projekts verfolgen, neue Herausforderungen erkennen, Fristen überwachen und beobachten, wie viele Aufgaben noch ausstehen. Das ist sowohl bei der Zeiteinteilung als auch im Umgang mit dem Kunden sehr praktisch.

4. Quadratisches System

Die quadratische Systemmethode basiert auf der Priorisierung zugewiesener Aufgaben. Gemäß dieser Technik wird ein Blatt Papier in vier gleiche Kästchen geteilt. Jedes Kästchen entspricht vier Aufgabenkategorien:

• dringende Aufgaben – wichtig (1) und unwichtig (2) – werden in die oberen Quadranten geschrieben,
• nicht dringende Aufgaben – wichtig (3) und unwichtig (4) – werden in die unteren Quadranten eingeordnet.

Dringende und nicht dringende Aufgaben sind solche, die schnellstmöglich erledigt werden sollen, jedoch ohne Einhaltung eines bestimmten Termins (z. B. Telefonieren). Dringende und wichtige Aufgaben sind Fristen, die schnell eingehalten werden müssen (z. B. Zahlung einer Abonnementgebühr).

Dank dieses Systems wissen wir, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind und welche warten können. Dies ist eine perfekte Ergänzung zu der Liste der Aktivitäten, die jeden Tag geplant sind. Diese Kombination ermöglicht ein noch effektiveres Zeitmanagement.

5. 80/20

Eine andere Technik besteht darin, Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20) zu erledigen. Vor fast einem Jahrhundert stellte Vilfredo Pareto fest, dass 80 % der Waren in den Händen von nur 20 % der Bevölkerung sind. Es stellte sich bald heraus, dass diese Proportionen in verschiedenen Lebensbereichen zutreffen. Beispiele: 80 % des Umsatzes wird von 20 % der Kunden generiert, 20 % der Dienstleistungen von Unternehmen generieren 80 % des Umsatzes, 80 % der Zeit tragen wir 20 % der Kleidung, die wir in unserem Schrank haben, und so weiter.

Nach dieser Methode reicht es aus, 20 % der Aufgaben zu erledigen, um 80 % der Ergebnisse zu erzielen. Die Kunst besteht darin, zu erkennen, welche Aufgaben genau das sind, und „die Spreu vom Weizen zu trennen“. Natürlich ist dieses Prinzip nicht fehlerfrei – die Verhältnisse können 90/10, 70/30, 97/3 usw. variieren.

Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagementmethode, die Ihnen hilft, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren, indem Sie sich an Ihre Agenda halten und nicht um den heißen Brei herumreden.

6. Ein oder zwei Minuten

Die letzte und einfachste Technik ist die 2-Minuten-Regel von David Allen. Es ist großartig für die Arbeit und alltägliche Aufgaben. Nach diesem Prinzip sollte eine Aktion, die nicht länger als 2 Minuten dauert, sofort ausgeführt werden. Wenn Sie es aufschieben, kann es in Zukunft zu einer großen Belastung werden. Diese Methode ist am einfachsten zu implementieren, liefert jedoch in kürzester Zeit die besten Ergebnisse.

Außerdem erhöht es die Zufriedenheit. Das Erledigen mehrerer Aufgaben an einem Tag, auch kleine, ist lohnend und stärkt das Abrunden aufeinanderfolgender Aufgaben.

Darüber hinaus sind hier zwei praktische Richtlinien, die es wert sind, befolgt zu werden:

• Warten Sie nicht auf ein größeres Stück Freizeit – alles aufzuschieben ist normalerweise nicht die beste Idee; In den Ferien wollen wir uns ausruhen, und manchmal treten unangekündigte Situationen auf,
• Planen Sie nur 60 % der Zeit ein – oft überschätzen wir unsere Fähigkeiten; Listen Sie bei der Planung einer Aufgabe die Prioritäten auf, versuchen Sie, unangekündigte Ereignisse vorherzusehen, und streichen Sie Zeitfresser.

Profitieren Sie von Tools zur Arbeits- und Aufgabenverwaltung

Neben der Verwendung von Zeitmanagement-Techniken ist es auch eine gute Idee, alle Arbeitsmanagement-Tools zu nutzen, die geschaffen wurden, um unsere täglichen Prozesse zu optimieren.

Google Dokumente

Es ist ein kostenloses Google-Tool zum Erstellen, Freigeben und Bearbeiten von Dateien (Textdateien, Arbeitsblätter, Präsentationen, Formulare), sowohl offline als auch online. Es funktioniert auf Ihrem Telefon, Tablet oder Computer. Darüber hinaus ist das Tool kompatibel mit Word-Dateien – Sie müssen also keine Software kaufen – und ist in Google Drive (15 GB) integriert.

Büro Online

Die kostenlose Version von Microsoft Office ist ein Nachfolger eines leistungsstarken Online-Verwaltungstools, mit dem Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Notizbücher erstellen, speichern und freigeben können. Office Online umfasst Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com-Postfach, Kalender und Kontakte.

Dropbox

Dropbox ist ein sicheres System zum Teilen und Speichern von Dateien, Sichern und Synchronisieren von Dateien zwischen Computern. Es ermöglicht Ihnen, Daten sowohl über einen normalen Browser als auch über eine spezielle Anwendung, die auf Ihrem Computer installiert ist, hochzuladen, anzuzeigen und herunterzuladen.

ColorNote

Mit der einfachen Android-App CollorNote können Sie schnell und einfach Notizen, Erinnerungen, E-Mails, Nachrichten, Einkäufe und Aufgabenlisten bearbeiten. Mit dieser App können Sie Ihre Notizen nach Farbe organisieren, Passwörter sperren und Backups erstellen.

Zeitmanagement-Apps

In der Hektik des modernen Lebens kann es unglaublich schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten, was Sie erledigen müssen. Eine effektive Zeiterfassungs-App wird Ihnen nicht nur helfen, Ihren Tag besser zu kontrollieren, sondern auch Ihr Team produktiver machen und seine Verantwortlichkeit verbessern.

Und wie gelingt Ihnen ein erfolgreiches Zeitmanagement? Kennen Sie weitere interessante Tipps, Regeln oder Anwendungen zum Thema Zeitmanagement? Fühlen Sie sich frei, Kommentare anzuzeigen und zu teilen.

Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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