Wie wir mit Give to Get eine transformative Freiwilligenveranstaltung durchgeführt haben

Eine Freiwilligenveranstaltung hat die Art und Weise verändert, wie wir unser größtes Treffen des Jahres organisieren. Und wir waren nicht sicher, ob wir es schaffen würden.

Mithilfe unserer Freunde von Give To Get, einem Unternehmen, das CSR-Events für Unternehmen organisiert, ist uns das nicht nur gelungen, sondern wir haben dabei auch noch einige Tipps und Tricks gelernt.

So wie wir über die Lektionen nachgedacht haben, die wir über die Durchführung von Unternehmensspendenprogrammen, die Einführung vertrauensbasierter Praktiken und die Einführung von ERGs gelernt haben, dachten wir, wir würden uns etwas Zeit nehmen, um darüber nachzudenken und Ratschläge auszutauschen, die Sie heute nutzen können, um transformativ zu agieren Freiwilligenprogramme.

Ein Überblick über eine transformative Freiwilligenveranstaltung

Sales Kickoff (SKO) ist eine Submittable-Tradition, bei der wir Menschen aus dem gesamten Unternehmen zusammenbringen, um den Ton für das Jahr festzulegen. Im Jahr 2024 hielten wir SKO in unserem Büro in Bellevue ab. Und zusätzlich zu den Präsentationen, Berichten und Seminaren haben wir eine Freiwilligenveranstaltung hinzugefügt. Mithilfe von Give To Get wurde diese Freiwilligenveranstaltung zum Herzstück von SKO 2024 und könnte für uns zu einer neuen Tradition werden.

Katie Fisher, Assistentin der Geschäftsleitung bei Submittable, arbeitete mit Linnea Malmstrom von Give To Get zusammen, um die Freiwilligenveranstaltung zu organisieren. Bei der Veranstaltung stellten Freiwillige Kinder-Komfortpakete für Wellspring Family Services her, die von Freiwilligen hergestellte Teddybären und handgeschriebene Notizen von Freiwilligen enthielten.

Die Freiwilligenveranstaltung war bei Mitarbeitern und Führungskräften gleichermaßen ein großer Erfolg. Es war ein enormer Stimmungsaufschwung bei den Teilnehmern und Berichten zufolge ist das Interesse an Freiwilligenveranstaltungen bei Submittable gestiegen. Mit anderen Worten: Die Erfahrung ist auf eine Weise bei den Mitarbeitern hängengeblieben, die unser SKO-Hauptredner Chris Jarvis von Realized Worth als „transformierend“ bezeichnen könnte.

Auf Nachfrage sagt Fisher: „Wir werden das auf jeden Fall wieder tun. Ich gehe davon aus, dass es in Zukunft ein Bestandteil aller SKOs sein wird.“ Wir prüfen außerdem eine laufende Zusammenarbeit mit Wellspring Family Services, um herauszufinden, wie die Mitarbeiter von Submittable weiterhin bei ihrer Sache helfen können.

Eine großartige Freiwilligenerfahrung hat die Art und Weise verändert, wie wir das wichtigste Ereignis des Jahres für unser Unternehmen planen. Doch es gab einen Haken: die Logistik.

Veranstaltungsübersicht

• Wann: 10. Januar 2024
• Was: Erstellen Sie Kinderkomfort-Sets für Wellspring Family Services, die obdachlosen Familien helfen, wieder auf die Beine zu kommen.
• Wie: Ein „Fließband“ für Freiwillige, die Teddybären ausstopfen, Notizen schreiben und Kuschelsets für Kinder zusammenstellen.
• Ergebnis: 85 Freiwillige erstellten 150 Kinder-Komfortpakete inklusive Unterstützungskarten und Teddybären, die die Freiwilligen selbst ausstopften.
• Auswirkung: Eine potenziell laufende Beziehung zwischen Submittable und Wellspring Family Services.

Es wäre fast nicht passiert (dieses Jahr)

Es ist eine Menge Arbeit, SKO zusammenzustellen. Die Idee für eine Freiwilligenveranstaltung kam einem Mitarbeiter erst spät im Planungsprozess, als viele Details für SKO bereits in Stein gemeißelt waren. Wenn Give To Get es Fisher nicht so einfach gemacht hätte, sich zu organisieren, hätten wir möglicherweise bis 2025 damit gewartet, SKO eine Freiwilligenveranstaltung hinzuzufügen.

„Aufgrund des Verwaltungsaufwands waren wir nicht sofort einverstanden“, sagt Fisher. Sie sagt, es seien eine Reihe von Fragen aufgetaucht, die das SKO-Planungsteam sehr schnell beantworten musste:

• Welche gemeinnützige Organisation?
• Wo befindet sich die gemeinnützige Organisation im Raum Seattle?
• Wie bringen wir die Leute dorthin?
• Verfügt die gemeinnützige Organisation über die nötigen Einrichtungen für alle unsere Mitarbeiter?
• Werden Mitarbeiter überhaupt erscheinen?  

Fisher fasst diese Fragen prägnant zusammen: „Das wäre nicht passiert, wenn wir zu einer gemeinnützigen Organisation gehen müssten.“ Die Logistik war in so kurzer Zeit zu schwierig zu verstehen.

Treten Sie dem Team von Linnea Malmstrom von Give To Get bei. Sie verfolgten den „Wir kommen zu Ihnen“-Ansatz und wichen vielen der Bedenken aus, die Fisher und ihr Team hatten. Mit der Hilfe von Give To Get erhielt Fisher die Genehmigung und setzte die Freiwilligenveranstaltung auf die Tagesordnung.

Was wir über die Durchführung einer transformativen Freiwilligenveranstaltung gelernt haben

Bei der Leitung dieser Freiwilligenveranstaltung erfuhr Fisher viel darüber, was die meisten CSR-Praktiker durchmachen – von der Angst, ob die Leute tatsächlich erscheinen, bis hin zur Sicherung der Zustimmung der Führungskräfte. Hier sind einige Lektionen, die sie gelernt hat.

Eine kleine Hilfe hilft jedem

Das Team von Malmstrom übernahm den Großteil der logistischen Arbeit im Auftrag von Submittable und Wellspring Family Services und fungierte als dringend benötigte Brücke zwischen zwei vielbeschäftigten Teams.

Diese Bandbreite ermöglichte es Fisher, sich auf die Kommunikationsstrategie und die Förderung der Beteiligung zu konzentrieren. Wellspring Family Services musste unterdessen überhaupt nicht viel tun. Am nächsten Tag erhielten sie ohne ihr Zutun eine Lieferung mit Kinder-Komfortsets.

Diese Einfachheit schuf eine gute Grundlage für eine dauerhafte Partnerschaft zwischen gemeinnützigen Organisationen und Unternehmen. Fisher sagt, dass dies möglicherweise der Beginn einer laufenden Beziehung zwischen Submittable und Wellspring Family Services ist.

Fazit: Wenn Sie beschäftigt sind, ist es in Ordnung, sich an einen ehrenamtlichen Veranstaltungsplanungsdienst zu wenden, um Hilfe zu erhalten (wir empfehlen „Give To Get“, nachdem wir eine reibungslose Erfahrung gemacht haben). Tatsächlich kann diese Unterstützung der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung für alle Beteiligten sein.

Machen Sie es zu einem wahren Ereignis

Fisher arbeitete mit Give To Get zusammen, um die Freiwilligenveranstaltung am Mittwoch, genau in der Mitte von SKO, zu planen und als Herzstück der Woche zu dienen. Sie fügte es auch in die Team-Happy-Hour und das Abendessen ein, die für diesen Abend bereits geplant waren. Die Planung der Veranstaltung so, dass sie unweigerlich das Ereignis der Woche ist, hat dazu beigetragen, dass die Veranstaltung den Menschen im Gedächtnis haften bleibt.

Die zentrale Zeitplanung machte die Freiwilligenveranstaltung zum Anker für die gesamte SKO-Woche. Es gab eine Vor-Freiwilligen-Veranstaltungsphase, in der alle ankamen, und eine Nach-Freiwilligen-Veranstaltungsphase, in der sich alle in SKO einlebten und durch ein gemeinsames Erlebnis zusammenkamen.

Durch die Kombination der Freiwilligenveranstaltung mit einer Veranstaltung, die die Leute bereits erwartet und auf die sie sich gefreut hatten – Team-Happy-Hour und Abendessen – konnte Fisher einen positiven Ton für ihre Kommunikation über die Veranstaltung festlegen. Sie beschreibt es als: „Sehen Sie sich an, was für eine tolle Sache wir machen!“ Art von Nachricht, im Gegensatz zu „Können Sie bitte teilnehmen?“

Indem die Freiwilligenveranstaltung zum Ereignis der Woche gemacht wird, könnte die Kommunikation auch eine gewisse Beruhigung und eine leichte FOMO (Angst, etwas zu verpassen) beinhalten. Brady Meltzer, Chief Revenue Officer bei Submittable, moderiert die SKO-Woche. In seinen Präsentationen im Vorfeld der Freiwilligenveranstaltung konnte er Variationen von „Ihr werdet nicht allein sein, wir gehen alle“ und „Du wirst wirklich etwas verpassen, wenn du nicht gehst!“ sagen. Es wird Spaß machen!"

Fazit: Damit die Veranstaltung den Menschen im Gedächtnis bleibt, machen Sie sie zu einem echten Ereignis – zu etwas, auf das Sie sich wirklich freuen können.

Machen Sie es Führungskräften leicht, Ja zu sagen

Die Zustimmung der Geschäftsleitung zu ehrenamtlichen Veranstaltungen (und eigentlich zu allem, wofür Sie ihr Mitspracherecht benötigen) hängt von Ihrer Fähigkeit ab, es ihnen so einfach wie möglich zu machen, „Ja“ zu sagen. Im Fall dieser Freiwilligenveranstaltung arbeitete Fisher mit Give To Get zusammen, um Meltzer und anderen Führungskräften das Ja-Sagen zu erleichtern.

Erstellen Sie Budget-Buckets

Integrieren Sie die Kosten der Veranstaltung nach Möglichkeit in bestehende Initiativen. Dadurch werden Budgetprobleme außer Acht gelassen, was wichtig ist, wenn Sie wenig Zeit haben und nicht darauf warten möchten, dass das Finanzteam die Zahlen ermittelt.

Fisher sagt: „Ich habe die Verwaltungskosten mit meinem bestehenden SKO-Budget gedeckt“ und dass „wir die Kosten für die tatsächlich gespendeten Materialien mit dem jährlichen Spendenbudget von Submittable gedeckt haben.“ Das jährliche Spendenbudget wird über unser Submittable Gives-Programm vorab zugewiesen.

Gehen Sie logistischen Bedenken vor

Wie bereits erwähnt, hatte Give To Get alle Antworten auf die schwierigen logistischen Fragen von FIsher. Meltzer hatte die gleichen Fragen wie Fisher, und die Tatsache, dass er einen Partner hatte, der ihm bei der Ausarbeitung eines klaren Plans half, konnte alle Bedenken zerstreuen, die Meltzer hatte.

Geben Sie ihnen etwas Positives, das sie besitzen können

Meltzer wurde schließlich zum Hauptförderer der Freiwilligenveranstaltung und tat alles, von täglichen Erinnerungen bis hin zum Aufstehen auf einem Stuhl bei der Veranstaltung, um sie zu eröffnen. Dies ergab sich zum Teil aus der Abstimmung zwischen der Freiwilligenveranstaltung und seinem Thema für SKO 2024: „Be the Difference“. Ihm war klar, dass ehrenamtliches Engagement eine offensichtliche Möglichkeit ist, seine Gesamtbotschaft für die SKO-Woche besser zu verdeutlichen.

Diese Ausrichtung trug dazu bei, ein Gefühl der Eigenverantwortung für eine wirklich positive Veranstaltung zu schaffen, auf die sich die Freiwilligen freuten. Und dieses Gefühl der Eigenverantwortung kann auf andere Führungskräfte ansteckend sein. Die erste Gruppe am Fließband waren die Führungskräfte, die den Ton für den Abend vorgaben.

Fazit: Je weniger Details sich Führungskräfte den Kopf zerbrechen müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie von der Idee überzeugt sind und letztendlich zum Erfolg der Veranstaltung beitragen.

Machen Sie die Teilnahme ganz einfach

Teilnehmer sollten sich bei Corporate-Volunteering-Veranstaltungen keine Gedanken über die Details machen. So hat das Give To Get-Team unter der Leitung von Malmstrom mit uns zusammengearbeitet, um die Belastung der Teilnehmer zu verringern und den Freiwilligen zu helfen, sich auf das Ausstopfen von Teddys und das Schreiben von Notizen zu konzentrieren.

Transport

Die Freiwilligenveranstaltung fand kurz nach Abschluss der Tagesgespräche in einem Restaurant ein paar Blocks entfernt statt. Vom Büro und den Hotels war es nur ein kurzer Fußweg, im Gegensatz zu einer möglichen Busfahrt oder einer Veranstaltung, zu der die Leute zu einem späteren Zeitpunkt alleine fahren mussten. Lassen Sie sich mit dem Veranstaltungsort abstimmen, um alles im Restaurant einzurichten. Die Freiwilligen mussten lediglich weitergehen.

Klare Schritte

Give To Get hat ein Fließband mit klaren Phasen geschaffen, denen die Menschen folgen können. Alle wussten bereits im Vorhinein, was von ihnen erwartet wurde, indem sie sich anschauten, wie die Veranstaltung organisiert war. Dies machte die Freiwilligenarbeit schnell und einfach. Es stellte sich zu keinem Zeitpunkt die Frage, was als nächstes zu tun sei, wohin man gehen sollte oder warum.

Aufforderungen

Ein Teil der Kinder-Komfortpakete waren handschriftliche Notizen der Freiwilligen. Wenn ein Freiwilliger nicht wusste, was er in seine Notizen eintragen sollte, lieferte Give To Get Hinweise und Vorschläge, um ihm weiterzuhelfen. Auch Malmstroms Team war vor Ort und half beim Brainstorming von Ideen.

Unmittelbarkeit

Give To Get organisiert eine Lieferung der Kinder-Komfortsets am nächsten Tag. Diese schnelle Abwicklung half den Freiwilligen, sich mit der Wirkung ihrer Arbeit vertraut zu machen. Die Teddybären, die sie ausstopften, sollten nicht eine Weile auf einem Regal stehen bleiben, sondern am nächsten Morgen in die Arme der Kinder gelangen.

Darüber hinaus legte Give To Get zwei Tage nach der Veranstaltung einen Wirkungsbericht vor, der einen weiteren Beweis dafür lieferte, dass die Aktionen der Freiwilligen eine echte Wirkung hatten.

Weitere Informationen finden Sie in Central Digital Home

Wir nutzten unsere eigene Plattform „Volunteer from Submittable“, um den Anmeldevorgang und alle Details der Veranstaltung zu verwalten. Volunteer bietet Freiwilligen einen zentralen Ort, an dem sie Veranstaltungen und Details zu diesen Veranstaltungen finden können, und einige Mitarbeiter, beispielsweise diejenigen in einer Mitarbeiterressourcengruppe (ERG), können sogar ihre eigenen erstellen.

Mehr über Freiwilligenarbeit erfahren Sie hier. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere monatliche Live-Demo-Reihe, in der wir Sie durch das Produkt führen und Ihnen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen.

Fazit: Um es Freiwilligen einfacher zu machen, bedarf es großartiger Partner wie Give To Get und großartiger Technologie wie Volunteer von Submittable.

Ein tolles Gefühl von Anfang bis Ende

Was eine stressige Ergänzung zu einer hochkarätigen Veranstaltung hätte sein können, wurde zu einer neuen Tradition, die allen Beteiligten ein warmes, wohliges Gefühl vermittelte. Danke an unsere Freunde von Give To Get, ein erstes Gefühl: „Wie schaffen wir das?“ verwandelte sich schnell in Vorfreude. Und der Glanz nach der Veranstaltung war echt. Wir spüren es noch heute.

Mehr über Give To Get erfahren Sie hier. Sie haben maßgeblich dazu beigetragen, dass wir diese Veranstaltung so kurzfristig auf die Beine stellen konnten.
Wir schreiben und denken viel über transformative Freiwilligenveranstaltungen nach und möchten Ihnen dabei helfen, eine eigene Veranstaltung zu erstellen. Wir stellen CSR-Tools her, die Ihnen helfen sollen, die Teilnehmerlast zu reduzieren, damit Sie sich darauf konzentrieren können, ein wirklich unvergessliches Erlebnis zu schaffen. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo, um mehr zu erfahren.