4 Arten von HRIS-Software

Welche Arten von HRIS-Software gibt es? Unternehmen nutzen zunehmend Informationssysteme zur Unterstützung der Arbeit in vielen organisatorischen Bereichen. Computersysteme werden zur Verbesserung des Informations- und Arbeitsflusses sowie zur effektiven Nutzung und Verwaltung von Humanressourcen eingesetzt. Die Säule eines jeden Unternehmens ist die Personalabteilung, die alle laufenden Prozesse unterstützt. Zu seinen Hauptaufgaben gehören die Gewinnung von Mitarbeitern, die Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Anpassung an ein neues Umfeld, die Schulung von Mitarbeitern, die Verwaltung von Vorteilen und die Bindung wichtiger Talente. Effektives Personalmanagement ist nur mit kontinuierlicher Jobüberwachung, Sammlung von Informationen zur Mitarbeiterleistung, Umfragen zur Arbeitszufriedenheit, Analysen und Berichten möglich. Zur effizienten Abwicklung dieser Prozesse kann ein modernes IT-Tool namens HRIS – Human Resources Information System – eingesetzt werden. Weiter lesen.

4 Arten von HRIS-Software – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist HRIS?
2. Arten von HRIS-Software
3. Funktionen von HRIS
4. Vorteile von HRIS
5. Zusammenfassung

Was ist HRIS?

Eines der beliebtesten Informationssysteme für das Personalmanagement ist das Human Resources Information System (HRIS). Es ist ein vollständiger Satz von Tools, Funktionen und Lösungen für jedes Unternehmen. Das System funktioniert auf Basis einer vollwertigen Datenbank von Mitarbeitern und Kandidaten, die über beliebte Instant-Messaging-Dienste wie Slack miteinander kommunizieren können.

Die Idee hinter diesem System ist die Reduzierung von Bürokratie und Zeit, die mit manuellen und oft zeitaufwändigen Arbeiten verbunden sind. Das System bietet vollständige Analysen durch Arbeitsblätter, Berechnungen und Berichte an einem Ort. Es generiert auch automatisch Berichte, und die Daten werden ständig aktualisiert.

Die Informationen im System sind vertraulich und dank der Möglichkeit, die Rollen einzelner Mitarbeiter zu definieren, sind die Daten nur den Berechtigten zugänglich. Darüber hinaus ist das System eine einzigartige Wissensbasis. Es umfasst eine Sammlung von Dokumenten, Verordnungen, Entscheidungen, Erklärungen, Verträgen und anderen Dokumenten in Text-, Grafik- oder Videoform.

Der Zugriff kann für eine Abteilung oder einen bestimmten Mitarbeiter oder eine bestimmte Position konfiguriert werden. Alle Daten aus der Datenbank werden an die Cloud gesendet, sodass das System aus der Ferne verwaltet werden kann. Darüber hinaus ist der Zugriff von überall auf der Erde und von jedem Gerät mit Internetzugang möglich.

Arten von HRIS-Software

Es gibt vier Arten von HRIS-Software:

• Operativ – für das Sammeln von Personaldaten und das Treffen von Personalentscheidungen, eine Mitarbeiterdatenbank.
• Taktisch – ermöglicht die Entscheidungsfindung bei der Einstellung, Stellenplanung, beruflichen Entwicklung, Anreizsystem und Arbeitsanalyse.
• Strategisch – unterstützt die Schlüsselstrategien der Organisation und bietet die Grundlage für Schlüsselentscheidungen und neue Projekte, die auf den Zielen und der Mission der Organisation basieren. Stellt Informationen zu Personalressourcen bereit, die in der Personalplanung verwendet werden.
• Umfassend – ein vollständiges und integriertes System mit einem Personalmodul, das Informationen über Mitarbeiter, Rekrutierung, berufliche Entwicklung und Mitarbeitererfahrung enthält.

Funktionen von HRIS

Die grundlegende Funktion von HRIS besteht darin, Mitarbeiterinformationen wie sensible personenbezogene Daten, Dokumente und Zertifikate sicher zu speichern. Um die Sicherheit zu erhöhen, überwacht und protokolliert das System alle Datenänderungen und die Personen, die sie vorgenommen haben. Weitere Funktionen sind die folgenden:

• Gewinnung wertvoller Mitarbeiter und Talente , durch Veröffentlichung von Stellenangeboten über verschiedene Medien, Vorauswahl und Prüfung. Bei Neueinstellungen unterstützt HRIS das Onboarding, indem es eine Wissensdatenbank, Schulungen und internes Messaging bereitstellt.
• Ein strategisches Element eines effizienten Personalmanagements ist die laufende Überwachung der Arbeitsleistung. Die Leistungsverfolgungsanwendung erleichtert die Aufgabenanalyse basierend auf definierten KRAs (Key Performance Areas), um die gewünschten KPI (Key Performance Indicators)-Ziele zu erreichen. Das System hilft, Organisations- und Teamziele zu erreichen und die Leistung der Mitarbeiter zu kontrollieren.
• Zeit- und Urlaubsmanagement , Anwesenheitsüberwachung, schnelle und einfache Erfassung von Urlaub und Krankmeldungen, Integration mit der Lohnhöhe.
• Eine Wissensdatenbank, die von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Sie sind berechtigt, ihre Daten einzusehen, zu ändern und zu aktualisieren. Sie können die Höhe ihres Gehalts, die erbrachte Arbeitsleistung prüfen und verschiedene Formulare und Anträge einreichen.
• Das Gehaltsabrechnungsmodul ermöglicht eine fehlerfreie Berechnung der Vergütung auf Basis der tatsächlichen Arbeitszeit, der Abwesenheiten und der erzielten Ergebnisse.

Vorteile von HRIS

Die Unterstützung des Personalmanagements mit dem HRIS-Informationssystem bringt viele messbare Vorteile für jede Organisation mit sich. Zunächst wird durch die Automatisierung von HR-Prozessen die Effizienz der durchgeführten Aufgaben gesteigert. Mitarbeiter verbessern ihre Kenntnisse und Erfahrungen durch effiziente berufliche Weiterbildung.

HRIS reduziert die Bürokratie erheblich, da mehrere Dokumente online verfügbar sind, ohne sie ausdrucken zu müssen. Es eliminiert Ineffizienzen, die durch manuelle HR-Prozesse verursacht werden, verhindert Doppelarbeit und reduziert gleichzeitig den Arbeitsaufwand und die Verwaltungskosten. Zudem sind die verfügbaren Informationen dank laufender Analysen und Aktualisierungen stets konsistent und fehlerfrei.

Arten von HRIS-Software – Zusammenfassung

Das Personalinformationssystem ist eines der effektivsten und modernsten Tools zur Unterstützung des Personalmanagements. Es ist absolut sicher und mit vielen Mobilgeräten kompatibel. Es eliminiert das Fehlerrisiko und die bereitgestellten Analysen decken ein breites Spektrum an Informationen ab. Kurz gesagt, die Automatisierung von HR-Prozessen macht Organisationen effizienter und erleichtert wichtige Entscheidungen. Das System richtet sich an alle Unternehmen, unabhängig von Größe, Tätigkeitsbereich und Branche.

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Autorin: Nicole Mankin

HR-Manager mit einer hervorragenden Fähigkeit, eine positive Atmosphäre aufzubauen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zur Entwicklung zu mobilisieren.

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