Arten von Projekttreffen | #33 Einstieg ins Projektmanagement

Auftakt und Abschluss, Konfrontation und Verhandlung, täglich und Kontrolle… Sie unterscheiden sich in Teilnehmer, Dauer und Tagesordnung. Eines haben jedoch alle Projektmeetings gemeinsam: Dabei stellen Projektbeteiligte Probleme oder Ergebnisse vor und diskutieren gemeinsam die Umsetzung von Aufgaben.

Arten von Projektmeetings – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Planung
3. Suche nach Lösungen
4. Entscheidungsfindung
5. Kontrolle der Ergebnisse
6. Zusammenfassung der Aktivitäten
7. Zusammenfassung

Einführung

PMBOK unterscheidet bis zu 16 Arten von Meetings, die für ein effizientes Projektmanagement entscheidend sind! Jeder von ihnen hat einen bestimmten Zweck und eine Liste der Teilnehmer, deren Anwesenheit erforderlich ist, damit das Treffen stattfinden kann. Wir werden nicht alle Typen auflisten, sondern uns auf diese grundlegenden Typen konzentrieren und die Frage beantworten: „Warum werden Meetings abgehalten?“

Meetings werden sehr oft mit Zeitverschwendung in Verbindung gebracht, aber sie sind von Natur aus ein wichtiger Bestandteil eines Projekts und ein wesentliches Kommunikationsinstrument. Dazu müssen die Teilnehmer jedoch den Zweck und idealerweise die Agenda des Meetings kennen. Sie brauchen auch eine Person, die für den reibungslosen Ablauf verantwortlich ist. Werfen wir heute einen Blick auf die Arten von Meetings, die nach ihrem Zweck unterteilt sind.

Planung

Der Aufgabenplanung für das Projekt dienen Kick-off-Meetings und wiederkehrende Meetings, in denen das Team die Ziele des Projekts bespricht.

Ein Kick-off-Meeting findet zu Beginn eines Projekts, seiner Phase oder einer bestimmten Iteration statt. Alle Teammitglieder und wichtigen Stakeholder nehmen daran teil und die wichtigsten Komponenten sind:

• Kennenlernen von einander und Teammitgliedern,
• Erwartungen setzen
• Planung – Erstellung des ersten Aktionsplans.

Aus einem gut geführten Kick-off-Meeting sollten alle Teilnehmer Motivation für den Projektstart und ein klares Verständnis mitbringen:

• Projektziel,
• Erwartungen an sie,
• Verfügbare Ressourcen und deren Verwendung,
• Die Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt,
• Zeitrahmen und Umfang des Projekts,
• Die Aufgaben, mit denen sie beginnen sollten.

In den anschließenden Kick-off-Meetings und Planungsmeetings erfolgt eine schrittweise Anpassung des Projektplans an die Gegebenheiten seiner Umsetzung. Das Team plant detailliertere Aufgaben, um Ziele und Wege zu deren Erreichung zu definieren. Sie ist daher auch an der Lösungsfindung beteiligt.

Suche nach Lösungen

Wege zum Umgang mit Schwierigkeiten zu finden, die bei der Projektumsetzung auftreten, ist das Ziel beliebter Brainstormings und vertiefter Problemmeetings.

Der Zweck des Brainstormings besteht darin, zahlreiche Ideen und mögliche Lösungen für ein Problem oder eine Herausforderung zu generieren. Sie beziehen normalerweise nur Mitglieder des Projektteams und manchmal eingeladene Stakeholder ein. Obwohl sie oft dafür kritisiert werden, dass sie Menschen bevorzugen, die gerne schnell, viel und laut reden, sind sie ein großartiges Werkzeug, um zahlreiche Ideen zu generieren, die dann in einer ruhigeren Atmosphäre diskutiert werden können.

Meetings zur Problemlösung sind eine natürliche Fortsetzung von Brainstorming-Sitzungen. Hier werden Lösungen detaillierter diskutiert, damit genauere, ausgewogenere Entscheidungen getroffen werden können.

Entscheidungsfindung

Treffen zur Entscheidungsfindung finden statt, um verfügbare Optionen zu erörtern und eine Einigung über eine bestimmte Maßnahme zu erzielen. Wenn es um die Umsetzung von Zielen geht, ist nur das Projektteam beteiligt. Handelt es sich bei den Entscheidungen hingegen um Themen mit erheblichen Auswirkungen, kümmern sich auch die wichtigsten Interessenvertreter darum.

Wichtige Entscheidungen werden beim „Gipfeltreffen“, dem Lenkungsausschuss, getroffen. PMBOK definiert es als „ein Treffen, bei dem hochrangige Interessengruppen dem Projektteam Anweisungen und Unterstützung geben und Entscheidungen treffen, die außerhalb der Befugnisse des Projektteams liegen“.

Kontrolle der Ergebnisse

Treffen zum Austausch und zur Analyse von Informationen über die Ergebnisse der Projektarbeit finden regelmäßig statt. Sie werden „Status-Update-Meetings“ oder einfach „Status-Meetings“ genannt. Sie ermöglichen es, ungünstige Veränderungen in der Arbeitsweise des Teams schnell zu erkennen und auf entstehende Risiken zu reagieren.

Zusammenfassung der Aktivitäten

Zyklische Zusammenfassungen von Aktivitäten finden während Treffen statt, die als Retrospektiven bezeichnet werden. Sie finden am Ende jeder wichtigen Projektphase statt, beispielsweise wenn ein Meilenstein erreicht ist. Ihr Zweck ist es, mit dem Team über die durchgeführten Aufgaben und die Art und Weise, wie die Teammitglieder zusammenarbeiten, nachzudenken.

Zusätzlich zur Retrospektive erwähnt PMBOK eine interessante Art von Treffen, die darauf abzielt, Lektionen aus früheren Aktivitäten zu lernen, die als „Lessons Learned“ bezeichnet werden. Es wird verwendet, um gewonnene Erkenntnisse aus dem gesamten Projekt oder seiner ausgewählten Phase zusammenzufassen und zu teilen. Das Ergebnis sollte eine Verbesserung der Leistung des Projektteams sein, die durch ein größeres Bewusstsein für begangene Fehler sowie durch die konsequente Anwendung bewährter Verfahren erreicht wird. Sie können „Lessons Learned“-Meetings vereinbaren, um Situationen im Team zu besprechen, die besser hätten gelöst werden können. Am häufigsten widmet es sich jedoch Erfolgen, die das Team wiederholen möchte, und Lösungen, die zu sehr guten Ergebnissen geführt haben.

Zusammenfassung

Die Hauptziele der Projekttreffen sind:

• Kommunikation erleichtern,
• Probleme lösen,
• Entscheidungsfindung und
• Verfolgung des Fortschritts der Projektarbeit.

Der Schlüssel zu ihrer Wirksamkeit ist Transparenz. Jedes Projektmeeting sollte einen klaren Zweck, eine klare Tagesordnung und eine Liste der Teilnehmer haben und, wenn möglich, einen Moderator, dessen Anwesenheit dazu beitragen kann, dass es reibungslos und effizient abläuft.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
12. Überblick über Projektmanagement-Software
13. Projektlebenszyklus
14. Wozu dient die Projektvision?
15. Projektziel. Was ist das und wie kann man es gut definieren?
16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
17. Die Domäne der Planung im Projektmanagement
18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
19. Wie verwende ich Meilensteine ​​in einem Projekt?
20. Projektabwicklung
21. Wie bereitet man einen erfolgreichen Projektnotfallplan vor?
22. Bedeutung des Projektabschlusses
23. Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
24. 4P des Managements: Projekt, Produkt, Programm und Portfolio
25. Wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters
26. Die nützlichsten Fähigkeiten des Projektmanagers
27. Wie wird man Projektmanager?
28. 5 Bücher, die jeder Projektmanager lesen sollte
29. Wie baut man ein Projektteam auf?
30. Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt delegieren?
31. Wie führt man ein Team bei hybrider Arbeit?
32. Herausforderungen, denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team gegenüberstehen
33. Arten von Projektmeetings
34. Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten?
35. Wie schreibt man überzeugend
36. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Umfangsschleichen?
37. Machbarkeitsstudie – können wir dieses Projekt umsetzen?
38. Risikoanalyse in Projekten und Tools, um sie zu erleichtern
39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
40. Was ist ein Stakeholder-Register?
41. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
42. Wie erstelle ich ein Projektbudget?
43. Zeitmanagement im Projekt
44. Wie erstelle ich ein Projektrisikoregister?
45. Strategien des Projektrisikomanagements
46. Projektmarketing
47. Quellen und Änderungsbereiche im Projekt
48. Veränderungsmodelle im Projektmanagement
49. Was kommt nach Agile? Methoden im Projektmanagement