Was müssen Sie über die Verwendung von Excel für Ihr Startup wissen?

Als neuer Geschäftsinhaber haben Sie möglicherweise nicht den Luxus, einen Buchhalter in Vollzeit einzustellen. Das befreit Sie jedoch nicht davon, die Bücher führen zu müssen. Alle Ihre Aufzeichnungen müssen in Ordnung sein, wenn die Steuersaison beginnt.

Sich auf ein Notizbuch und einen Stift zu verlassen, ist möglicherweise nicht die beste Option, insbesondere angesichts der wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens und der begrenzten Belegschaft. Außerdem können finanzielle Einschränkungen ein Hindernis für den Kauf von Buchhaltungssoftware darstellen. Dennoch haben Sie ein fertiges Tool in Ihrem Microsoft Office-Paket. Und es kommt in Form von Microsoft Excel .

Derzeit verwenden über 750 Millionen Menschen Excel. Es bietet eine Lösung für Datenverwaltung, Analyse, Buchhaltung, Berichterstellung usw.

Und das ist noch nicht einmal das Beste. Excel verfügt über Funktionen, die bei der Verwaltung des Unternehmens helfen können. Nicht buchhalterische Abteilungen wie HR, Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung können Excel ebenfalls verwenden.

In unserem Artikel werden einige herausragende Punkte untersucht, die jedes Startup über Excel wissen sollte.

1. Excel bietet eine Lösung für die Finanzbuchhaltung

Einer der größten Nutznießer von Excel ist die Buchhaltung . Die Teams verwenden Tabellenkalkulationen für die Erstellung von Budgets, Prognosen, Gehaltsabrechnungen und die Darstellung von Finanzergebnissen.

Tatsächlich bietet Excel die wesentlichen Elemente eines Buchhaltungsprogramms. Sie können beispielsweise Ausgaben und Einnahmen nachverfolgen. Alles, was Sie tun müssen, ist die erforderlichen Daten in die Zeilen innerhalb der Tabellenkalkulationen einzugeben.

Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Eingabe von Daten vorsichtig sein müssen. Ein Fehler wie leere Zeilen/Zellen beeinträchtigt die Berechnungsergebnisse. Das Korrigieren eines solchen Fehlers ist einfach, wenn Sie wissen, wie Sie leere Zeilen in Excel entfernen. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu erfahren, wie Sie Daten bereinigen.

Es wird viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie sich entscheiden, die Leerzeichen manuell zu entfernen. Mit Excel können Sie dies jedoch in Sekundenschnelle erledigen.

Andere Fehler sind Doppelungen, Rechtschreibfehler, Text anstelle von Zahlen und zusätzliche Leerzeichen. All dies wirkt sich auf Ihre Bemühungen zur Datenanalyse aus.

Und lassen Sie sich bitte nicht von den Excel-Tabellen und Formeln abschrecken. Mit ein wenig Übung werden Sie feststellen, dass es einfach zu bedienen und sehr nützlich ist.

2. Sie können Excel für die Geschäftsanalyse verwenden

Die Unternehmensanalyse ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Es gilt sowohl für Startups als auch für etablierte Unternehmen. Wie können Sie wissen, was auf dem Markt vor sich geht, wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, das Geschäftsumfeld zu studieren?

Der Prozess beinhaltet das Sammeln vieler Daten. Sie müssen dies aus vielen Quellen tun, einschließlich Vertrieb, Marketing, Kundenbetreuung oder Personalabteilung. Die Art der Informationen umfasst Trendanalysen zu Prognosezwecken.

Gewinn- und Verlustverfolgung, um zu sehen, was hereinkommt oder herausgeht. Auch wäre keine Unternehmensanalyse vollständig ohne den Blick auf die Wettbewerber.

Danach folgt die Datenanalyse. Dies ist der Prozess der Umwandlung der Rohdaten in etwas Nützliches. Die daraus generierten Erkenntnisse sind die Grundlage jeder Entscheidungsfindung.

Sie erhalten Zugriff auf Pivot-Tabellen, Grafiken und andere Formeln. All dies hilft bei der Datenverwaltung, Organisation und Visualisierung. Letzteres ist entscheidend bei der Erstellung von Berichten.

Es wäre schwierig, Rohdaten unverändert zu konsumieren oder zu interpretieren. Die Darstellung der Ergebnisse in Diagrammen erleichtert das Verdauen aller Informationen.

3. Excel spielt auch im HR eine Rolle

Die Personalabteilung ist möglicherweise nicht täglich mit Finanzangelegenheiten befasst. Aber Excel hat viele Funktionalitäten, die der Abteilung zugute kommen können. Die Mitarbeiterverwaltung erfordert beispielsweise den Aufbau von Datenbanken. Die Personalabteilung kann viel Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, wenn es keine Möglichkeit gibt, die Daten zu organisieren.

Excel-Tabellen ermöglichen die Eingabe solcher Daten in bestimmte Kriterien. Die Suche nach Daten in Tabellenkalkulationen ist mit Filterwerkzeugen einfach.

Als Startup haben Sie möglicherweise nicht die Kapazität, viele Mitarbeiter an Bord zu holen. Aber Sie müssen immer noch diejenigen verwalten, die Sie bereits haben. Mit Excel ist es einfach, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung oder Personaldaten nachzuverfolgen.

Melden Sie sich für eine Excel-Schulung an, um das gesamte darin liegende Potenzial auszuschöpfen. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass Sie viel Zeit abseits des Geschäfts verbringen, wenn Sie einen Kurs belegen. Sie haben Online-Optionen, die so effektiv sind wie physische Klassenzimmer.

4. Optimieren Sie Vertrieb und Marketing mit Excel

Die Verwaltung Ihres Startup-Vertriebs und -Marketings wird mit Excel einfacher. Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, um Budgets, Finanzanalysen, Verkaufsziele und Inventar zu organisieren.

Nehmen wir das Beispiel von Pivot-Tabellen. Diese einfachen Tabellen erleichtern das Zusammenfassen von Kundeninformationen oder Verkaufsdaten.

Sie haben auch die Möglichkeit, Dashboards zu erstellen und Berichte zu automatisieren. Microsoft Excel ist auch ziemlich flexibel, wenn Sie es in andere Plattformen integrieren müssen. Sie können beispielsweise Daten zu und von Ihrer E-Commerce-Plattform importieren oder exportieren. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie mit Daten arbeiten müssen, aber auf Ihrer Plattform nicht über die entsprechende Software verfügen.

Verwenden Sie die Tabelle, um Produktinformationen und Inventar zu verwalten. Bitte fügen Sie so viele Zeilen oder Spalten hinzu, wie Sie möchten.

Einige Kategorien könnten Barcodes, SKU-Lagerbestände und Nachbestellmengen umfassen. Automatische Berechnungen der Lagerbestände teilen Ihnen mit, wann Sie nachfüllen müssen. So bleiben Ihre Informationen aktuell. Und Sie enttäuschen Ihre Kunden nie, wenn Ihnen der Vorrat ausgeht.

Eine weitere Option ist die Verwendung von Excel-Tabellen zusammen mit Barcode-Scannern. Es macht es einfach, Bestellungen zu verfolgen und zu lokalisieren und Kundenanfragen schnell zu bearbeiten.

Abschließende Gedanken

Das Betriebskapital kann für viele Startups eine große Herausforderung darstellen. Das verfügbare Geld fließt in die Betriebsausgaben. Anfangs reicht das Geld möglicherweise nicht aus, um Vollzeitkräfte einzustellen.

Der Geschäftsinhaber muss möglicherweise die meisten Jobs übernehmen. Dazu gehören Buchhaltung, Personalwesen, Vertrieb, Marketing und Lagerverwaltung.

Die richtige Software kann dabei eine große Hilfe sein. Aber Investitionen in solche Technologien sind am Anfang vielleicht nicht möglich. Doch die perfekte Lösung ist zum Greifen nah. Microsoft Excel kann Aufgaben aus jeder Abteilung innerhalb einer Organisation bearbeiten.

Der beste Rat, den wir jedem Startup geben können, ist, sich für Excel-Schulungen anzumelden. Richtig, Sie müssen kein Expertenwissen haben, um Excel-Tabellen zu verwenden. Aber es wird Sie auf die grundlegendsten Funktionen beschränken.

Training ist der einzige Weg, um die fantastischen Funktionen des Pakets zu entdecken. Mit einem guten Verständnis wird Excel nicht so abschreckend sein, wie viele Anfänger glauben.

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