Der vollständige Leitfaden zur virtuellen strategischen Planung

2020 ist fast vorbei (*hörbarer Seufzer*).

Obwohl es nicht sehr freundlich zu uns war, hat es den Unternehmen viele Lektionen beigebracht, die wichtigste ist, dass die Zukunft unvorhersehbar ist und man sich nicht genug vorbereiten kann.

Mit Blick auf das Jahr 2021 hat sich die Welt, die wir kannten, verändert und bringt eine Vielzahl neuer Herausforderungen mit sich, auf die sich Unternehmen vorbereiten müssen. Da die Auswirkungen von COVID-19 auf Unternehmen voraussichtlich bis mindestens Ende 2021 andauern werden, ist die Notwendigkeit einer strategischen Planung wichtiger denn je.

Da jedoch der größte Teil des Teams – wenn nicht alle – von zu Hause aus arbeiten, mussten Unternehmen auf virtuelle strategische Planung zurückgreifen.

Kann die strategische Planung effektiv online durchgeführt werden, ohne dass sich alle im selben Raum befinden, um ihre Bemühungen zu koordinieren? In diesem Beitrag teilen wir einige effektive Tipps für die Durchführung strategischer Planungssitzungen aus der Ferne, in der Hoffnung, dass sie Ihnen helfen werden, Ihre Meetings erfolgreich durchzuführen.

Virtuelle strategische Planung

Strategische Planung ist der Prozess, durch den Organisationen ihre Vision für die Zukunft bestimmen und Strategien entwickeln, um diese erfolgreich zu erreichen. Es involviert:

• Durchführung einer Situationsanalyse zur Beurteilung der aktuellen Umgebung
• Festlegung der Vision dessen, was die Organisation werden möchte
• Entwickeln Sie Aktionspläne und Strategien, um dorthin zu gelangen

Unser umfassender Leitfaden zur strategischen Planung behandelt den Prozess Schritt für Schritt und bietet nützliche Techniken, mit denen Sie den Arbeitsablauf vereinfachen können.

Während die Durchführung einer strategischen Planungssitzung persönlich schwierig genug ist, ist es noch schwieriger, eine Sitzung online durchzuführen, bei der die Teilnehmer die Möglichkeit haben, ihre Kameras und Mikrofone auszuschalten und mit anderen Aufgaben fortzufahren.

Sehen wir uns an, wie Sie ein virtuelles strategisches Planungsmeeting durchführen können, bei dem die Teilnehmer tatsächlich engagiert sind und produktiv bleiben.

Planung der Sitzung

Eine strategische Planungssitzung erfordert die Anwesenheit der Führungskräfte des Unternehmens, die oft bereits viele andere Aufgaben im Alltag haben. Ihre unerschütterliche Aufmerksamkeit ist jedoch unerlässlich, um eine produktive strategische Planungssitzung durchzuführen. Stellen Sie daher bei der Planung Ihrer Sitzung sicher, dass die Teilnehmer keine anderen Verpflichtungen haben, denen sie an dem/den ausgewählten Tag(en) nachkommen sollten.

• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, Berichte und der Zugriff auf die Tools, die während der Sitzung verwendet werden, bereits vor dem Meeting mit den Teilnehmern geteilt wurden
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, von einem ablenkungsfreien Ort in ihrem Zuhause aus teilzunehmen
• Haben Sie eine Tagesordnung, die die Sitzungsaktivitäten skizziert; Timebox für jeden von ihnen und halte dich so weit wie möglich an die Zeitlimits

Helfen Sie dem Team, sich vor dem Meeting in eine strategische Denkweise zu versetzen, indem Sie

• Schaffung eines neutralen Raums ohne Berichtshierarchien, in dem die Beiträge aller gleichermaßen anerkannt werden
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Meinungen und Vorschläge offen mitzuteilen, und erlauben Sie ihnen, dies ohne Unterbrechungen oder Einwände zu tun

Steigern Sie das Engagement über Videokonferenz-Tools

Videokonferenzen sind das nächstbeste Medium zur persönlichen Kommunikation in einer Remote-Umgebung. Das Einschalten der Kameras ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle aufmerksam und engagiert bleiben.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype und Slack sind einige der am häufigsten verwendeten Videokonferenz- und Besprechungsplattformen, die von Remote-Teams verwendet werden, und Sie können sie auch hier verwenden, um Ihre Planungssitzungen durchzuführen.

Verwenden Sie einen visuellen Arbeitsbereich, um kreatives Denken anzuregen

Ein Whiteboard ist ein unverzichtbares Werkzeug in einer strategischen Planungssitzung im Büro. Hier werden geteilte Ideen aufgezeichnet, kategorisiert und priorisiert. Es hilft, die Gespräche anzuregen und zu verfolgen und die Planungssitzung insgesamt zu rationalisieren.

Glücklicherweise können Sie eine Online-Leinwand wie Creately verwenden, um diese Erfahrung um Ihr Büro-Whiteboard herum zu emulieren, sogar während einer virtuellen strategischen Planungssitzung.

Creately bietet eine unendliche Leinwand mit Zugriff auf Formbibliotheken mit über 50 Arten von Diagrammen und Diagrammen sowie Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, einschließlich In-App-Videokonferenzen, synchroner Bearbeitung, Kommentardiskussionsthreads, Echtzeit-Änderungsvorschau und Mausverfolgung. Damit können Sie und Ihr Team

• Teilen Sie Eingaben auf derselben Leinwand, während Sie miteinander sprechen, wie Sie es beim In-App-Video-Chat tun
• Arbeiten Sie beim Brainstorming um Ideen herum zusammen, analysieren Sie sie und priorisieren Sie sie mit einfachen Tools wie Mindmaps und Affinitätsdiagrammen
• Planen Sie die zu erledigenden Arbeiten, weisen Sie die Verantwortlichen zu und verfolgen Sie den Fortschritt
• Verwenden einer Leinwand (oder eines Ordners mit allen relevanten strategischen Planungsleinwänden), um alle Dinge zu planen und zu organisieren, die während der Planungssitzungen besprochen wurden
• Teilen Sie die Leinwände mit externen Stakeholdern und sammeln Sie deren Feedback in Kommentar-Diskussionsthreads, die Sie lösen können, während Sie sie durchgehen
• Exportieren Sie die Datendiagramme und Diagramme (als PNGs, SVGs, PDFs oder JPEGs), an denen Sie während der Sitzungen gearbeitet haben, damit Sie sie drucken, teilen, einbetten oder veröffentlichen können

Es bietet auch mehrere szenariobasierte Vorlagen, darunter mehrere für die strategische Planung;

SWOT-Analyse

Während Ihrer Situationsanalyse können Sie mithilfe einer SWOT-Analyse die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken untersuchen.

Aktionsplan

Planen und organisieren Sie Schritte oder Aufgaben, die Sie ausführen müssen, um die strategischen Ziele zu erreichen, die Sie mit dieser Aktionsplanvorlage festgelegt haben.

Affinitätsdiagramm

Ein Affinitätsdiagramm kann verwendet werden, um Daten zu organisieren, die aus Ihren Brainstorming-Sitzungen, Diskussionen, Analysen und Recherchen während der strategischen Planung gesammelt wurden.

Strategische Planungsleinwand

Optimieren Sie Ihren virtuellen strategischen Planungsprozess und die damit verbundene Kommunikation, indem Sie alle Planungsaspekte auf einer Leinwand zusammenführen. Die folgende Vorlage umfasst eine SWOT-Analyse, einen Prozessablauf, eine Strategiekarte, einen Aktionsplan und eine Zeitleiste auf einer Leinwand für einfachen Zugriff und einfache Verwaltung. Vergrößern Sie den jeweiligen Bereich, während Sie mit dem Team daran arbeiten.

OGSM-Vorlage

OGSM steht für Objectives, Goals, Strategies, and Measures und ist ein strategisches Planungsmodell, das verwendet wird, um die Vision eines Unternehmens in eine umsetzbare Geschäfts- und Marketingstrategie umzuwandeln. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie es mit unserer Ressource verwenden können.

OKR

Sie können diese Vorlage für Ziele und Schlüsselergebnisse verwenden, um während der strategischen Planung mit Ihrem Team beim Festlegen und Verwalten Ihrer Ziele zusammenzuarbeiten.

Führen Sie eine Reihe kürzerer Planungssitzungen durch

Anstelle einer ganztägigen Planungssitzung, die die Teilnehmer möglicherweise nur erschöpft, planen Sie mehrere kürzere Sitzungen über einen Zeitraum von 3-5 Wochen ein.

Machen Sie bei längeren Planungssitzungen häufige und längere Pausen von 20 bis 30 Minuten, damit die Teilnehmer ihre lokale häusliche Umgebung verwalten und sich um eventuell auftretende Probleme kümmern können (z. B. das Füttern ihrer Haustiere) und sich gelegentlich erfrischen können.

Lassen Sie die Teilnehmer vor dem Meeting Hausaufgaben machen

Lassen Sie die Teilnehmer relevante Berichte und Dokumente prüfen und analysieren und ihre Fragen, Beobachtungen und Empfehlungen vor jeder Sitzung aufschreiben. Dies wird dazu beitragen, Zeit produktiver für die eigentliche Planung, Entscheidungsfindung und Problemlösung während der Besprechungszeit aufzuwenden.

Bewahren Sie alle Dokumente organisiert und leicht zugänglich auf

Zahlreiche Berichte, Präsentationen, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Marketingmaterialien werden ausgetauscht und während der strategischen Planung herangezogen. Und meistens sind diese über verschiedene Plattformen und Geräte verstreut.

Besonders bei der Remote-Arbeit, wo die Bitte um einen einfachen Datenbericht zu einem längeren Slack-Chat oder sogar einem weiteren gefürchteten Videoanruf werden kann, ist es wichtig, einen zentralen Ort zum Speichern und Verwalten aller relevanten Dateien und Dokumente zu haben, damit jeder weiß, wo er was findet sie wollen, ohne einen anderen fragen zu müssen.

Verwenden Sie ein Dokumenten- und Dateiverwaltungssystem wie Google Drive oder OneDrive, um die Zusammenarbeit an freigegebenen Dokumenten zu vereinfachen.

Was halten Sie von virtueller strategischer Planung?

Ein solider strategischer Plan ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um auf dem sich ständig verändernden Markt, auf dem es konkurriert, zu wachsen und zu gedeihen. Angesichts der neuen Herausforderungen, die COVID-19 mit sich bringt, wird es noch wichtiger, mit der Strategie für die Zukunft fortzufahren.

Derzeit ist noch unklar, wann wir in Zukunft physische Planungssitzungen durchführen können. Obwohl dies online und durch Bildschirme getrennt erfolgt, was sogar andere Schwierigkeiten mit sich bringen kann, ist die virtuelle strategische Planung derzeit die einzige praktische Möglichkeit für Remote-Teams, dies zu tun. Wir hoffen, dass Sie es mit den oben genannten Punkten schaffen, den Prozess der virtuellen strategischen Planung erfolgreich zu rationalisieren.

Haben Sie weitere Tipps zur virtuellen strategischen Planung? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.