Was sind Geschäftsbriefe: Arten, Tipps und Format

Geschäftsbriefe sind wichtig für die professionelle Kommunikation und spielen eine zentrale Rolle in der Unternehmenslandschaft. Diese formellen Dokumente dienen als strukturiertes Mittel zur Übermittlung von Informationen, Anfragen oder Vorschlägen zwischen Einzelpersonen, Organisationen oder anderen Interessengruppen.

Geschäftsbriefe verkörpern einen Standard an Klarheit, Professionalität und Etikette und sind damit ein grundlegendes Instrument für eine effektive Kommunikation im Geschäftsumfeld. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Schreiben von Geschäftsbriefen, seine Arten und wie Sie Briefe für die professionelle Kommunikation erstellen können.

Was sind Geschäftsbriefe und warum sind sie wichtig?

Ein Geschäftsbrief ist eine Art formeller Brief, den Unternehmen für die berufliche Korrespondenz mit ihren Kunden, Mitarbeitern, Stakeholdern oder anderen Personen verwenden. Der Geschäftsbrief kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. zur Werbung für Ihr Produkt, zum Versenden von Veranstaltungseinladungen, Einladungen zur Unternehmenszusammenarbeit, Danksagungsnotizen usw.

Die Bedeutung von Geschäftsbriefen liegt in der Tatsache, dass es sich dabei um eine formelle Methode des Informationsaustauschs handelt, durch die berufliche Beziehungen zu Kunden und Organisationen gepflegt werden. Darüber hinaus wird es in schriftlicher Form weitergegeben, die als zukünftige Referenz für die beruflich weitergegebenen Informationen verwendet werden kann.

Arten von Briefen in der Geschäftskommunikation

Es stehen Ihnen verschiedene Arten von Geschäftsbriefen zur Verfügung, mit denen Sie professionell kommunizieren können. Zu den beliebtesten gehören Begrüßungsschreiben, Anforderungsschreiben, Ankündigungsschreiben, Kündigungsschreiben usw. des Büros. Hier sind einige andere wichtige Geschäftsbriefe im Detail aufgeführt:

• Anschreiben: Hierbei handelt es sich um einen Geschäftsbrief, den der Bewerber zusammen mit dem Lebenslauf sendet, wenn er sich für eine Stelle bewirbt. Es hilft Bewerbern dabei, ihre Berufserfahrung und Qualifikationen mitzuteilen und zu vermitteln, warum sie an der beworbenen Stelle interessiert sind.
• Empfehlungsschreiben: Ein Empfehlungsschreiben wird einer Person von einem anderen Fachmann ausgestellt, in dem ihre Arbeitsethik, Qualifikationen und Fachkenntnisse überprüft werden.
• Geschäftseinladungen: Diese Briefe sind eine formelle Möglichkeit, eine Einzelperson oder ein Unternehmen zu erreichen und sie zu einer Veranstaltung einzuladen. Der Brief sollte so verfasst sein, dass er bei den Eingeladenen Spannung und Vorfreude weckt.
• Beschwerdebrief: Dieser Geschäftsbrieftyp wird verwendet, um Bedenken und Beschwerden im Zusammenhang mit einem Produkt oder einer Dienstleistung vorzubringen. Es wird verwendet, um das Problem anzugehen und nach einer Lösung zu suchen.
• Bestellschreiben: Bestellschreiben ist ein offizielles Schreiben, das den Verkauf und Kauf von Waren und Dienstleistungen genehmigt und deren Spezifikationen angibt. Hierbei handelt es sich um Rechtsdokumente, die die Transaktion zwischen den beteiligten Parteien dokumentieren.
• Kündigungsschreiben: Diese Art von Schreiben wird von Arbeitnehmern verwendet, um ihren Arbeitgeber über ihre Kündigung und den Grund dafür zu informieren. Das Kündigungsschreiben enthält die Rücktrittserklärung, den Grund für die Kündigung, den letzten Arbeitstag und einen Dankesbrief.
• Angebotsschreiben: Ein Angebotsschreiben wird einem Kandidaten zugesandt, sobald er für die offene Stelle ausgewählt wurde. In dem Schreiben werden das Gehaltspaket, die Bezeichnung, die entsandte Abteilung und alle Leistungen aufgeführt, die er im Falle seines Eintritts in das Unternehmen erhalten wird.
• Verkaufsbriefe: Ein Verkaufsbrief wird in der Geschäftskommunikation verwendet, um Ihren Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung vorzustellen. Vertriebsteams nutzen diese Briefe häufig, um potenzielle Käufer zu kontaktieren oder Produkte bei der bestehenden Kundschaft zu bewerben.

Geschäftsbriefformat und wie man einen schreibt

Die Verwendung eines präzisen Formats ist für das Aussehen und die Lesbarkeit eines Geschäftsbriefs von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie planen, einen Geschäftskommunikationsbrief zu verfassen, helfen Ihnen diese Geschäftskommunikationsbriefformate bei der Erstellung eines effektiven Dokuments:

• Eröffnung: Die Eröffnung des Briefes enthält Ihre E-Mail-Adresse, das vollständige Datum, den Namen des Empfängers, das Unternehmen und die Adresse. Überspringen Sie eine Zeile zwischen Ihrer Adresse, den Empfängerinformationen und dem Datum. Sie müssen Ihre Adresse hinzufügen, wenn Sie einen Briefkopf mit dieser Adresse verwenden.
• Anrede: Sprechen Sie Ihren Empfänger mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ an, zusammen mit seinem Titel und seinem Nachnamen „Sehr geehrter Herr Granger“. Falls Sie ihr Geschlecht nicht kennen, geben Sie ihren vollständigen Namen an, z. B. „Lieber Taylor Dean“. Achten Sie darauf, am Ende der Anrede einen Doppelpunkt hinzuzufügen.
• Hauptteil: Beginnen Sie Ihren ersten Absatz, indem Sie sich selbst und die Absicht Ihres Briefes erwähnen. Die nächsten Absätze sollten die Details des Hauptpunktes hervorheben. Der letzte Absatz sollte den Zweck des Schreibens noch einmal bekräftigen und einen Aufruf zum erforderlichen Handeln enthalten.
• Abschluss: Ihr Brief sollte mit formellen Abschlüssen wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ enden. Wenn es sich um einen formlosen Brief handelt, können Sie Schlussformeln wie „Herzlich“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende ein Komma einfügen.
• Unterschrift: Überspringen Sie nach dem Schließen vier Zeilen und fügen Sie Ihren Namen hinzu. Überspringen Sie als Nächstes eine weitere Zeile und fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung und den Namen Ihrer Organisation hinzu. Wenn Sie eine gedruckte Kopie senden, unterschreiben Sie bitte mit blauer oder schwarzer Tinte in das Feld.
• Anlagen: Darunter müssen Sie Dokumente anhängen und diese hier ordnungsgemäß auflisten.

Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen

Stellen Sie beim Verfassen eines geschäftlichen Kommunikationsbriefs sicher, dass alle Informationen korrekt sind, bevor Sie ihn absenden. Versuchen Sie außerdem, präzise zu sein und Ihren Brief auf einer Seite abzuschließen. Hier sind ein paar weitere Tipps, die Sie befolgen können, um einen effektiven Geschäftsbrief zu schreiben:

• Halten Sie den Brief kurz und einfach und vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon
• Verwenden Sie je nach Brieftyp den richtigen Ton, z. B. formell, informell, durchsetzungsfähig oder humorvoll.
• Überprüfen Sie die Buchstaben mehrmals auf Rechtschreib- und Grammatikfehler
• Planen Sie Ihren Brief sorgfältig, indem Sie alle wichtigen Punkte notieren, die im Brief behandelt werden sollen
• Lesen Sie den Inhalt des Briefes Korrektur und entfernen Sie unnötige Wörter und Phrasen
• Vermeiden Sie diskriminierende Sprache in Bezug auf Geschlecht, Rasse oder Religion.

Vorlagen für Geschäftsbriefe

Hier sind einige der gängigsten Vorlagen für Geschäftsbriefe, die Sie zum Erstellen professionell aussehender Geschäftskommunikationsbriefe verwenden können.

1. Vorlage für Verkaufsbriefe

Ein Werbebrief wird verwendet, um den Leser zu einer bestimmten Aktion zu bewegen, beispielsweise zum Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Ein gut geschriebener Verkaufsbrief kann für Unternehmen ein großartiges Instrument sein, um den Umsatz zu steigern und Geschäftsbeziehungen zu verwalten.

2. Angebotsbriefvorlage

Ein Angebotsschreiben ist wie ein formelles Dokument, das die Anstellungsbedingungen enthält. Es handelt sich um eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit Einzelheiten wie Gehalt, Sozialleistungen und anderen Einzelheiten der Stelle.

3. Vorlage für ein Empfehlungsschreiben

Das Empfehlungsschreiben ist ein Dokument, das von einer Person verfasst wurde, die die Fähigkeiten, Qualifikationen und Eigenschaften einer Person bezeugen kann. Dieses Schreiben wird hauptsächlich zur Unterstützung von Stipendien, Jobs und akademischen Programmen verwendet.

4. Kündigungsschreiben

Das Kündigungsschreiben bzw. Kündigungsschreiben bzw. Kündigungsschreiben ist ein Dokument, das sich auf das Ende eines Arbeitsverhältnisses oder einer sonstigen geschäftlichen Partnerschaft zwischen zwei Parteien bezieht. Beispielsweise kann ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben zukommen lassen, in dem er erklärt, dass ihm das Arbeitsverhältnis gekündigt wurde.

5. Vorlage für einen Beschwerdebrief

Ein Beschwerdebrief ist eine schriftliche Mitteilung, in der Bedenken hinsichtlich der Produkte oder Dienstleistungen oder andere Beschwerden geäußert werden. Der Zweck dieses Schreibens besteht darin, eine Lösung für jedes Problem zu finden.

6. Anschreiben

Ein Anschreiben oder Lebenslauf ist ein einseitiges Schreiben (250–350 Wörter), das Sie Ihrem Lebenslauf beifügen, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben. Dieses überzeugende Dokument erklärt, warum Sie für diese Position oder den Job gut geeignet sind.

7. Vorlage für einen Dankesbrief

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem Dankesbrief um ein formelles Dokument, das Ihre Wertschätzung für die Hilfe oder die Taten einer anderen Person zum Ausdruck bringt. Sie können einen Dankesbrief nach jedem Vorstellungsgespräch, jeder Besprechung oder nach Erhalt eines Geschenks oder einer anderen freundlichen Geste verschicken.

8. Geschäftseinladungen

Geschäftseinladungen oder Geschäftseinladungsschreiben sind eine formelle Möglichkeit, Personen, Gruppen, Unternehmen oder Einzelpersonen zur Teilnahme an einem Meeting oder einer Veranstaltung einzuladen.

Top-Software zum Schreiben von Geschäftskommunikationsbriefen

Es gibt verschiedene Arten von Software, die mehrere Tools und Vorlagen zum Verfassen professionell aussehender Geschäftsbriefe bereitstellen. Die von diesen Tools bereitgestellten Vorlagen erleichtern die schnelle Erstellung von Geschäftsbriefen. Hier sind einige der empfohlenen:

• Microsoft Word
• Google Dokumente
• LibreOffice-Autor
• Apple-Seiten
• OpenOffice Writer

Abschluss

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