Wie Sie Ihre Projekte mit Kanban Boards besser verwalten

Kanban-Boards wurden in den 1940er Jahren von Toyota als Planungssystem für die Just-in-Time-Fertigung entwickelt und sind heute in fast allen Branchen, insbesondere in der Softwareentwicklung, zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.

Ob Sie Ihren nächsten Urlaub planen oder Ihre nächste App erstellen möchten, Kanban-Boards können Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte voranzubringen und Ihre Ziele effektiv zu erreichen. Hier finden Sie eine vollständige Anleitung zur Verwendung von Kanban-Boards zur besseren Verwaltung Ihrer Projekte.

Was ist Kanban

Kanban ist eine gängige agile Projektmanagementmethode, die entwickelt wurde, um Prozesse effizienter zu gestalten. Es handelt sich um eine Prozesssteuerungsmethode, die ursprünglich von Unternehmen der Fertigungsindustrie eingesetzt wurde, um ihre Lagerbestände besser zu verwalten und eine Just-in-time-Produktion zu ermöglichen.

Ein Visual Board wird verwendet, um den gesamten Kanban-Prozess zu organisieren und das Projekt oder den Workflow zu kapseln. Während die Tafel unterteilt ist, um die verschiedenen Phasen oder Schritte des Prozesses darzustellen, werden Karten verwendet, um die Aufgaben aufzuschreiben. Diese Karten durchlaufen die Prozessphasen auf der Tafel, wenn jedes Projekt abgeschlossen ist.

Die Arbeitsphasen des Kanban-Boards verlaufen von links nach rechts, beginnend mit dem Rückstand und endend mit erledigten Aufgaben. Während neue Aufgaben am Ende der Backlog-Spalte hinzugefügt werden, sollten die Aufgaben an der Spitze zuerst bearbeitet und verschoben werden.

Das Kanban-Board hilft Projektmanagern, Ineffizienzen eines Projekts zu bewältigen, indem es ihnen hilft, sicherzustellen, dass die Anzahl der Aufgaben, die in der Spalte „in Arbeit“ gekennzeichnet sind, begrenzt ist. Die Anwendung dieser Grenzwerte trägt wiederum dazu bei, dass das Team mit maximaler Effizienz arbeitet und kein Multitasking auf eine Weise durchführt, die seine Produktivität beeinträchtigen könnte.

Kanban-Boards helfen Projektteams;

• Identifizieren Sie die verschiedenen Prozesse, die abgeschlossen werden müssen, um das endgültige Ziel zu erreichen
• Sehen Sie die Engpässe in den Prozessen und finden Sie Wege, diese frühzeitig zu beheben
• Sorgen Sie für Transparenz und richten Sie Teams an den Unternehmenszielen aus
• Verfolgen Sie, wie die Arbeit zwischen verschiedenen Abteilungen voranschreitet
• Optimieren Sie Teammeetings und Kommunikation mit Kanban-Boards, die Aufgabenstatus, Fälligkeitsdaten und Eigentümer klar anzeigen

Eigenschaften von Kanban

Die Hauptmerkmale, die helfen, Kanban von anderen Projektmanagementmethoden zu unterscheiden, sind folgende:

• Es gibt keine vordefinierten Rollen in einem Team; Vielmehr werden Teammitglieder ermutigt zu helfen, wenn ein anderes Teammitglied mit seinen Aufgaben ins Hintertreffen gerät.
• Das Produkt wird auf Bedarfsbasis geliefert, und es gibt keinen festgelegten Zeitraum, wann ein Feature fertiggestellt werden sollte. Es gibt zwar Fälligkeitstermine, diese werden jedoch eher durch den tatsächlichen Bedarf als durch festgelegte Fristen bestimmt.
• Teammitglieder würden erst dann mit der Arbeit an einem neuen Feature beginnen, wenn sie das vorherige fertiggestellt und bereitgestellt haben.
• Da die meisten Änderungen in Kanban mittendrin vorgenommen werden, ermöglicht es eine kontinuierliche Verbesserung, bevor das Projekt abgeschlossen wird.

Ein Grund, warum Kanban bei Teams auf der ganzen Welt beliebt geworden ist, ist, dass es sehr visuell ist. Während die meisten agilen Projektmanagementansätze Visual Boards in ihre Praxis integrieren, stellt Kanban visuelle Techniken in den Mittelpunkt von allem in Ihrem Unternehmen. Kanban-Boards erstellen eine farbenfrohe und visuelle Darstellung des Fortschritts, den Sie und Ihr Team im Projekt erzielt haben.

So erstellen Sie ein effektives Kanban-Board

Wählen Sie Ihr Tool zum Erstellen des Boards aus

Sie können entweder ein physisches Board verwenden oder eines auf einer digitalen Plattform erstellen. Während ein physisches Board für ein Team am selben Ort geeignet sein kann, kann ein digitales Board für ein Remote-Team vorteilhafter sein.

Einige der Online-Tools, die Sie in Betracht ziehen können, sind:

Kreativ

Creately ist ein visueller Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit. Es ist mit einer unendlichen Leinwand und leistungsstarken Diagrammfunktionen ausgestattet. Es erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit durch synchrone Bearbeitung, Live-Mausverfolgung, synchronisierte Änderungsvorschauen, Kommentar-Diskussionsthreads und In-App-Videokonferenzen. Es kann als Online-Whiteboard dienen, auf dem Sie Ihr Kanban-Board erstellen und verwalten können. Damit können Sie alle Dokumente zu einem Projekt für einfachen Zugriff und Zusammenarbeit zentralisieren; intuitives Kanban-Board, verknüpfen Sie Karten mit Dateien, betten Sie Ihre Kanban-Boards einfach in Confluence-Seiten ein, wobei Änderungen in Echtzeit angezeigt werden, und vieles mehr.

Trello

Trello ist eine webbasierte Kanban-Projektmanagementanwendung. Es bietet Boards, Listen und Kartenfunktionen, die perfekt zum Kanban-System passen. Sie können Dateien an Karten anhängen, Aufgaben mit Checklisten in Unteraufgaben aufteilen, Mitgliedern Aufgaben zuweisen und sie auf dem Laufenden halten und in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten, während Sie an Ihrem Projekt arbeiten.

Favro

Favro ist eine agile, Cloud-basierte Planungs- und Kollaborationsplattform, die von Teams verwendet wird, um sich selbst zu organisieren, was zu tun ist und wie es zu tun ist. Während das Tool viele Möglichkeiten bietet, Ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren, ist eine davon die Kanban-Ansicht, in der Sie die Arbeit mit Karten visualisieren können, die auf einer Tafel von links nach rechts fließen. Sie können Mitglieder zuweisen, Checklisten hinzufügen und den Projektfortschritt einfach verfolgen.

Asana

Asana ist eine weitere beliebte Projektmanagement-Software, mit der Sie Kanban-Boards online erstellen und verwalten können. Damit können Sie Arbeitsanfragen verwalten, Workflows organisieren und Produkt-Roadmaps planen.

Andere Tools zum Erstellen von Kanban-Boards online sind Basecamp, Jira und Airtable.

Erstellen Sie Ihr Kanban-Board

Das Kanban-Board ist vertikal in Spalten unterteilt, die verschiedene Phasen des Prozesses darstellen. Sobald das Board erstellt ist, spezifizieren Sie diese verschiedenen Prozessstufen;

• To-Do – enthält den Rückstand der zu bearbeitenden Aufgaben
• In Bearbeitung – besteht aus den Aufgaben, an denen derzeit gearbeitet wird
• Erledigt – Erledigte Aufgaben werden in diese Spalte verschoben

Während dies die grundlegendsten Zustände sind, die Ihrem Kanban-Board hinzugefügt werden können, können Sie basierend auf der Art des Projekts und Ihres Teams und wie es funktioniert, zusätzliche Spalten wie „in Prüfung“, „storniert“ oder „ abgelehnt'.

Aufgaben in der To-do-Spalte sind nach Priorität von oben nach unten angeordnet. Wenn ein Platz in der Spalte „In Bearbeitung“ frei wird, kann die To-do-Aufgabe mit der höchsten Priorität verschoben werden. So bietet Ihr Kanban einen klaren Überblick über die Projektaufgaben und deren Fortschritt, sodass Sie Engpässe einfach erkennen können.

Legen Sie ein klares Limit für den WIP fest

Das Work-in-Progress-Limit ist ein wichtiger Bestandteil des Kanban-Systems. Der Begriff ist selbsterklärend; Es bezieht sich auf die Begrenzung der Anzahl von Aufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Spalte „In Bearbeitung“ des Kanban-Boards befinden können. Wenn das WIP-Limit erreicht ist, sollten keine neuen Aufgaben hinzugefügt werden. Dies trägt dazu bei, dass Teams ohne Multitasking ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Während die genaue Anzahl je nach Anzahl der Mitglieder in Ihrem Team, ihrer Effizienz oder der Größe Ihres Projekts variieren wird, sollten Sie die aktuelle Arbeitskapazität Ihres Teams berücksichtigen, bevor Sie sich für ein gutes WIP-Limit entscheiden. Das Ziel eines WIP-Limits ist sicherzustellen, dass jeder genug Arbeit hat, aber nicht Multitasking oder untätig herumsitzen, während seine Arbeit überprüft wird. Beobachten Sie jedoch nach dem Setzen des Limits den Arbeitsprozess und passen Sie ggf. das WIP-Limit an.

Karten hinzufügen

Wenn das Spielfeld eingerichtet ist, müssen als Nächstes die Karten hinzugefügt werden. Eine Karte kann Informationen enthalten wie:

• Eine kurze Beschreibung des Artikels
• Status
• Eigentümer
• Fälligkeitstermine

Platzieren Sie Karten basierend auf ihrer Priorität und ihrem Zeitplan für relevante Aufgaben oder Projekte an der Tafel; wobei die kritischsten Elemente oben in der Spalte stehen und der Rest basierend auf ihrer Wichtigkeitsreihenfolge fließt.

Eine Karte sollte nur einen einzigen Gegenstand darstellen. Wenn der Geltungsbereich der Karte zu breit erscheint, teilen Sie sie in mehrere Karten auf.

Erwartungen setzen

Geben Sie an, wer berechtigt ist, Kanban-Karten hinzuzufügen, neu anzuordnen, zu entfernen oder zu verschieben. Begrenzen Sie die Anzahl der Personen, die dies tun können, um Verwirrung zu vermeiden. Während Sie einer einzelnen Person Bearbeitungsrechte zuweisen können, können andere, wenn sie eine Änderung vornehmen möchten, diese ihm oder ihr mitteilen.

Es ist auch wichtig, die Ziele und den Zweck des Kanban-Boards zu klären. Damit sich Ihr Team darauf verlassen kann, sollte es zunächst seinen Wert erkennen.

Sammeln Sie Feedback

Wenn Organisationen wachsen, sich Produkte ändern und Teams expandieren, müssen die Prozesse möglicherweise angepasst werden.

Denken Sie von Zeit zu Zeit über den Kanban-Prozess nach. Sammeln Sie Feedback und Vorschläge von Stakeholdern und nehmen Sie Anpassungen an Ihrem Kanban-Board vor, um die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Organisation besser zu erfüllen.

Best Practices für die Verwendung von Kanban-Boards

Kanban eignet sich am besten für Projekte mit einem breiteren Spektrum an Prioritäten, die sich im Laufe der Zeit häufig ändern können. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie Ihre Projekte mit Kanban effizienter ausführen können.

Beginnen Sie mit dem, was Sie wissen

Beginnen Sie bei der Einrichtung des Kanban-Prozesses in Ihrem Unternehmen mit dem, was Sie bereits wissen. Während Kanban mit anderen Projektmanagementmethoden kombiniert werden kann, nehmen Sie Ihren bestehenden Workflow und versuchen Sie, ihn an das Konzept der Verwendung eines Kanban-Boards anzupassen. Sie können auch weiterhin die aktuellen Prozesse und Titel verwenden.

Dies wird dazu beitragen, den Arbeitsablauf selbst weiter zu verbessern, indem es dem Team eine klare visuelle Darstellung dessen liefert, woran es arbeitet.

Dinge vereinfachen

Vermeiden Sie es, dem Kanban-Board zu viele Spalten hinzuzufügen, die es zu komplex machen und letztendlich zu Verwirrung führen. Beschränken Sie daher die Anzahl der Spalten auf ein Minimum, damit es ansprechender aussieht.

Vermeiden Sie es gleichzeitig, dem Board Aufgaben hinzuzufügen, die noch nicht vollständig mit dem Team besprochen wurden. Wenn Sie dies nicht tun, wird dies nur zu noch mehr Verwirrung unter den Teammitgliedern führen und ihre Konzentration und Produktivität verringern.

Ein zu einfaches Kanban-Board kann jedoch gleichermaßen Verwirrung stiften, da ein zu einfaches Board – dem es an Informationen mangelt – Raum für Fehlinterpretationen bieten kann.

Arbeiten Sie zuerst an den wichtigsten Dingen

Bei einem Kanban-Projekt werden die Dinge just-in-time durchgeführt. Während Sie sicherstellen, dass das Team genug Arbeit hat, sollten Sie nicht zu viel Arbeit im Voraus planen. Dies ermöglicht es Stakeholdern und dem Product Owner, Entscheidungen zur Priorisierung fast sofort zu treffen und dem Team Raum zu lassen, sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Indem das Team zuerst die wichtigsten Aufgaben priorisiert und nur das Notwendige ausführt, kann das Team Verschwendung effektiv eliminieren. Wenn Benutzer beispielsweise nicht wirklich begeistert von einer bestimmten Produktfunktion sind, an der das Team arbeiten soll, können Sie eine andere Funktion priorisieren, die vom Kunden stärker nachgefragt wird.

Binden Sie das Team ein

Beziehen Sie Mitglieder aus allen Teams/Abteilungen in die Definition des Arbeitsablaufs und der entsprechenden Aktivitäten beim Aufbau des Kanban-Boards ein. Beispielsweise kann es bei der Definition der Kanban-Board-Spalten neben den offensichtlichen Unterscheidungsmerkmalen geben, mit denen andere Abteilungen vertraut sind, oder Unterspalten, die interne Phasen eines bestimmten Prozesses in ihren Abteilungsabläufen darstellen.

Auf diese Weise können Sie ein Kanban-Board erstellen, das für alle Beteiligten von Bedeutung ist.

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Kanban-Board zu erstellen?

Kanban-Boards nutzen die Leistungsfähigkeit des visuellen Projektmanagements, um ihre Effizienz zu maximieren, Engpässe zu reduzieren und kontinuierlich qualitativ hochwertige Produkte zu liefern. Es ist eine Methode, die einfach zu implementieren und mit fast jeder anderen Projektmanagementmethode zu kombinieren ist, an die Ihre Organisation möglicherweise gewöhnt ist. Sie können es einfach implementieren, um Ihre Prozesse mit minimalen Änderungen an den bestehenden operativen Aktivitäten des Teams zu verwalten.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei geholfen hat, zu lernen, was ein Kanban-Board ist, und effektiv eines für Ihr Unternehmen zu erstellen. Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten.