Der einfache Leitfaden zur Erstellung eines erfolgreichen Projektauftrags

Einer der allerersten Schritte in den Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus ist die Entwicklung des Projektauftrags. Es hilft, alle im Team darüber zu informieren, wofür sie verantwortlich sind und was getan werden muss.

Lassen Sie uns den Projektauftrag definieren und besprechen, wie man einen erstellt. Wir haben einige nützliche Projektcharter-Vorlagen hinzugefügt, die Ihnen beim Start Ihres Projekts helfen werden. Passen Sie sie nach Ihren Wünschen an und exportieren Sie sie als Bilder oder SVGs, um sie Präsentationen oder Dokumenten hinzuzufügen.

Was ist eine Projektcharta?

Die Projektcharta ist ein Dokument, das die Projektvision, den Umfang, die Ziele, das Projektteam und ihre Verantwortlichkeiten, die wichtigsten Interessengruppen und die Durchführung oder den Umsetzungsplan darlegt. Es wird auch als Projekterklärung und Projektdefinitionsbericht bezeichnet.

Es hilft, die Autoritätsebene des Projektmanagers und die Richtung des Projekts zu definieren.

Ein Projektauftrag

• Beschreibt den Zweck und die Ergebnisse des Projekts
• Autorisiert rechtlich den Start eines Projekts
• Hilft, Projekttermine im Auge zu behalten
• Hilft Einschränkungen und Risiken zu identifizieren und vorbeugende Maßnahmen zu definieren
• Umreißt einen allgemeinen Überblick über das Budget
• Hilft, die Projektziele mit den Interessen der Stakeholder in Einklang zu bringen

Projektcharta vs. Projektplan

Der Projektauftrag ist ein übergeordnetes Initiierungsdokument, das nur aus wenigen Seiten besteht. Es listet die Projektziele, den Umfang, die Vision, das Team und deren Verantwortlichkeiten und Stakeholder auf.

Ein Projektplan hingegen ist ein detailliertes Dokument, das beschreibt, wie die Projektziele zu erreichen sind. Es erläutert die Projektergebnisse, den Aktionsplan, die erforderlichen Ressourcen und Meilensteine.

So entwickeln Sie eine Projektcharta

Hier sehen wir uns an, wie man einen Projektauftrag erstellt und gleichzeitig seine Schlüsselelemente identifiziert.

1. Identifizieren Sie die Projektvision

Die Vision des Projekts wird durch sein Endziel und seinen Zweck ausgedrückt. Es kann unterteilt werden in

Umfang: Erläutern Sie die Grenzen des Projekts in Bezug auf Projektziele, Leistungen, Kosten, Fristen und die zu erledigende Arbeit. Es ist wichtig, den Projektumfang früh im Projektlebenszyklus zu definieren, da er sich auf die Projektkosten und den Zeitplan auswirkt.

Ziele: Stellen Sie bei der Festlegung von Zielen sicher, dass sie den SMART-Kriterien entsprechen, oder anders ausgedrückt, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitnah sind. Legen Sie unter Berücksichtigung der Gesamtziele der Organisation etwa 5 Ziele fest, die bis zum Ende des Projekts erreicht werden sollen.

Ergebnisse : Listen Sie die Ergebnisse auf, die am Ende jeder erfolgreichen Erreichung eines Ziels erbracht werden.

2. Identifizieren Sie die Stakeholder und die Kunden

Stakeholder sind die Personen, die einen wesentlichen Anteil oder Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projekts haben. Sie können innerhalb oder außerhalb des Unternehmens sein und diejenigen umfassen, die Ihr Projekt finanzieren, sowie die Teammitglieder und Kunden.

Sie können eine Stakeholder-Karte wie die untenstehende verwenden, um die Stakeholder zu kategorisieren und die Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, besser präsentierbar und leicht verständlich zu machen.

3. Erstellen Sie ein Organigramm

Nachdem Sie nun das Projektteam identifiziert haben, klären Sie dessen Verantwortlichkeiten.

Verwenden Sie ein Organigramm, um ihre Namen, Rollen und Verantwortlichkeiten aufzulisten. Gleichzeitig können Sie mit Hilfe von Verbindungslinien die Berichtsbeziehungen zwischen den Mitgliedern hervorheben.

4. Definieren Sie Projektmeilensteine

Meilensteine ​​stellen wichtige Ereignisse innerhalb des Projektlebenszyklus dar und umfassen das Start- und Enddatum des Projekts, den erfolgreichen Abschluss wichtiger Leistungen usw.

5. Erstellen Sie einen Ressourcenplan

Listen Sie alle Ressourcen auf, die Sie für das Projekt benötigen; Geräte, Maschinen, Personen, Materialien usw. Dies kann Ihnen bei der Budgetverteilung helfen.

6. Legen Sie das Budget für das Projekt fest

Listen Sie die Ausgaben auf, die Ihre Organisation tragen muss, um den Plan durchzuführen. Da sich diese Ausgaben während des Projekts ändern können, können Sie grobe Schätzungen vornehmen. Notieren Sie auch die Person, die für die Genehmigung der Ausgaben zuständig ist.

7. Listen Sie die Abhängigkeiten, Einschränkungen und Risiken auf

Abhängigkeiten: Identifizieren und listen Sie Projektabhängigkeiten oder die Aktivitäten auf, die sich auf die Initiierung oder den Abschluss einer anderen Aufgabe auswirken werden.

Einschränkungen: Finden Sie die Faktoren heraus, die den Fortschritt der Projektergebnisse behindern würden. Zum Beispiel Mangel an Ressourcen oder Zeit.

Risiken: Risiken können in jeder Phase des Projektlebenszyklus auftreten. Es ist wichtig, dass Sie diese vorher identifizieren und Vorkehrungen treffen. Hier sind einige großartige Risikomanagementtechniken, die sich hier als nützlich erweisen würden.

8. Legen Sie den Implementierungsplan fest

Hier stellen Sie einen Aktionsplan zusammen, der die wichtigsten Termine oder Meilensteine ​​hervorhebt.

Visualisieren Sie Ihren Projektauftrag

Normalerweise umfasst ein Projektauftrag 5-6 Seiten. Dies ist einer der Hauptgründe, warum sie im Projektmanagementprozess übersehen werden. Eine einfachere Möglichkeit, mit minimalem Aufwand einen Projektauftrag zu schreiben, den jeder schnell lesen und verstehen kann, ist die Visualisierung.

Projektchartas, die grafische Elemente wie die folgenden enthalten, helfen Ihnen, alle Projektcharta-Elemente auf einer Seite zusammenzuführen. Sie sind gut lesbar und optisch ansprechend.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Projektaufträge visualisieren können. Sie können sie online bearbeiten, um Elemente hinzuzufügen oder zu entfernen, und sie an die Anforderungen Ihres Projekts anpassen. Laden Sie sie als SVGs oder als Bilder herunter, um sie zu Präsentationen, Websites, Firmenwikis, Dokumenten usw. hinzuzufügen.

Vorlage 1

Vorlage 2

Vorlage 3

Was denken Sie über den Leitfaden?

Während des gesamten Projektlebenszyklus spielt der Projektauftrag eine wesentliche Rolle, um die Dinge auf Kurs zu halten. In diesem Leitfaden haben wir behandelt, was ein Projektauftrag ist, wie man ihn erstellt, sowie einige bearbeitbare Projektauftragsvorlagen.

Irgendwelche Best Practices, denen Sie bei der Erstellung eines Projektauftrags folgen? Teilen Sie sie mit unseren Lesern im Kommentarbereich unten.