Was ist ein Projektplan und wozu dient er? | #18 Einstieg ins Projektmanagement

Sobald das Projekt die Zustimmung der Interessengruppen erhalten hat, ist es an der Zeit, den Zeitplan zu erstellen. Noch bevor sich das Projektteam zum ersten Mal trifft, bereitet der Projektmanager die Struktur des Projekts vor.

Projektplan – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wie erstelle ich einen Projektplan?
3. Wie unterscheidet sich der Projektzeitplan vom Projektplan?
4. Beispiel für einen Projektplan
5. Zusammenfassung

Einführung

Ein Projektplan ist ein allgemeines Dokument, das Ihnen einen Überblick über einzelne Aufgaben gibt, die zur laufenden Ausführung bestimmt sind. Diese sind in einem detaillierten Backlog enthalten oder auf einer Kanban-Tafel dargestellt. Der Zeitplan enthält Meilensteine, Aufgaben und wichtige Ereignisse sowie eine Perspektive, wo das Projekt auf dem Weg zum Ziel steht.

Meistens ist ein Zeitplan eine Visualisierung, wie die Ziele des Projekts voneinander abhängen und in welcher Reihenfolge vorgegangen wird. Der Projektzeitplan zeigt auch den Zeitrahmen mit festgelegten Terminen

Wie erstelle ich einen Projektplan?

Beim Erstellen eines Zeitplans ist es am besten, einen Bottom-up-Ansatz zu wählen. Unterteilen Sie das Gesamtprojekt in größere Problemblöcke oder Bereiche. Das können so allgemeine Bereiche wie Teambuilding, UX-Design, Programmierarbeit oder Marketing sein. Der Projektplan lässt sich am einfachsten mit einer speziellen Software erstellen. Es wird es möglich machen:

• Einfaches Hinzufügen und Gruppieren von Ereignissen sowie das Vornehmen von Änderungen – beispielsweise kann es sein, dass wir Aufgaben, die als UX-Design getrennt sind, in separate Gruppen für visuelles Design und Texterstellung aufteilen. Mit der Software können wir dies mit wenigen Klicks tun, anstatt eine Textdatei oder Tabelle neu anzuordnen,
• Visualisierung der Dauer jeder Aufgabe – damit wir Aufgaben unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Personen und Ressourcen, die für ihre Erledigung benötigt werden, einfach planen können,
• Hinweis auf Abhängigkeiten zwischen Aufgaben – das Einrichten von Warnungen über Abhängigkeiten ist eine sehr nützliche Funktion, die in einigen Programmen verfügbar ist, dank ihr sind wir sicher, dass niemand die Abschlussarbeit in einem Gebäude übernehmen wird, in dem die Installation noch nicht verlegt wurde.

Dadurch wird der Zeitplan für alle Beteiligten lesbar. aktualisieren und ergänzen.

Der Zeitplan wird am häufigsten durch die folgenden Ansichten dargestellt:

• ein skalierbarer Kalender – mit markierten zu erledigenden Aufgaben; Mit dem Kalender ist es einfacher als in anderen Ansichten, in die Planung einzusteigen, z. B. die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen und die Planung von Besprechungen.

• ein Gantt-Diagramm oder eine ähnliche Visualisierung von Aufgaben auf einer Zeitachse – eine allgemeine Ansicht, die die gesamte Dauer des Projekts zeigt, ist sein Zeitplan, während eine erweiterte Version verwendet wird, um den Projektplan zu erstellen und zu detaillieren,
• Karten von Epics, auch bekannt als aggregierte Aufgaben – d. h. eine Visualisierung, die unter anderem zeigt, wie viel Prozent der Aufgaben sich auf einen bestimmten Bereich der Projektausführung beziehen, zum Beispiel kann das Epic „Testen“ Aufgaben enthalten, die sich auf interne Tests beziehen eines Software-Prototyps sowie Endtests beim Kunden vor Ort.

Wie unterscheidet sich der Projektzeitplan vom Projektplan?

Ein Terminplan unterscheidet sich von einem Projektplan vor allem durch seinen Zweck und Detaillierungsgrad. Ein Zeitplan ist ein Skelett eines Projekts , das hauptsächlich seine Schlüsselbereiche und Meilensteine ​​darstellt. Sein Zweck ist es, ein klares und vereinfachtes Bild des gesamten Projekts zu skizzieren. Es wird jedoch ein Projektplan erstellt, um die Umsetzung jeder Aufgabe bis in die kleinsten Details zu zerlegen, die es wert sind, niedergeschrieben zu werden.

Der Zeitplan beantwortet die Frage, was wir umsetzen. Dort finden wir allgemeine Richtlinien für die Dauer der verschiedenen Phasen des Projekts und die Kennzeichnung von Schlüsselmomenten. Der Projektplan hingegen dient dazu, zu beschreiben, wie jede Aufgabe ausgeführt werden soll.

Aus einem guten Zeitplan lässt sich der Weg zur Realisierung des Projektziels leicht ablesen, da er nur Meilensteine ​​zeigt, die die allgemeinsten und wichtigsten Momente der Umsetzung darstellen. Dank Projektmanagement-Software sind die Grenzen zwischen Zeitplan und Projektplan jedoch ziemlich fließend geworden. Denn die Vielzahl an Möglichkeiten der Datenvisualisierung ermöglicht es, nahtlos zwischen Detailansichten einzelner Aufgaben und dem allgemeinsten Bild des Zeitplans des gesamten Projekts zu wechseln.

Beispiel für einen Projektplan

Stellen wir uns vor, wir wollen ein Projekt umsetzen, um auf einer internationalen Messe ein Adventure-Spiel zu präsentieren, das in Virtual Reality stattfindet.

Um einen Zeitplan zu erstellen, müssen wir wichtige Daten markieren – den Beginn des Projekts, die Frist für Ausstelleranmeldungen zur Messe sowie das Datum der Messe und das Ende des Projekts. Der nächste Schritt besteht darin, Ziele zu definieren und sie als Sammelaufgaben, Epics oder möglicherweise Tags in das ausgewählte Programm einzugeben. In unserem Beispiel gehören dazu:

• Vorbereitung des Spiels – the epic umfasst Aufgaben wie die Vorbereitung einer stabilen Testversion des Spiels, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden kann, das Testen und die Installation auf der Hardware, die auf der Messe zur Verfügung gestellt wird
• Standvorbereitung – Vorbereitung der Ausrüstung, Werbematerialien, Wettbewerbe für Besucher, Kauf und Sicherung der Ausrüstung
• Planung der Reise – Buchung des Hotels, Kauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen, Bereitstellung des Transports
• Analyse des Erfolgs der Präsentation nach der Rückkehr – ob das Spiel die angenommene Anzahl von Kunden gewonnen hat, ob es gelungen ist, Geschäftskontakte und Partnerschaften zu knüpfen, sowie in das für die Werbung vorgesehene Budget zu passen

Jedes der Epics kann einen Supervisor haben, der ernannt wird, um die Verantwortung für die gesamte Implementierung zu übernehmen. In vielen Projekten ist diese Person jedoch der Projektleiter, während Teammitglieder nur für einzelne Aufgaben verantwortlich sind.

Der nächste Schritt betrifft die Markierung von Meilensteinen. Der Abschluss jedes Meilensteins wird wahrscheinlich aus Aufgaben bestehen, die zu mehreren Epics gehören. Ist der erste Meilenstein die Abnahme des Messeauftritts durch die Veranstalter, umfasst dies unter anderem Aufgaben der Gruppen „Networking“, „Spielvorbereitung“ und „Präsentationsvorbereitung“.

Der Zeitplan für jedes Projekt wird individuell entwickelt. Obwohl Sie sich an einer fertigen Vorlage bedienen können, sind wahrscheinlich noch erhebliche Änderungen erforderlich. Die größte Verbesserung wird die Verwendung Ihres Zeitplans sein, der zuvor für ein ähnliches Projekt erstellt wurde.

Zusammenfassung

Ein gut vorbereiteter Zeitplan zu Beginn des Projekts erleichtert die Arbeit erheblich. Es dient nicht nur dem Projektleiter, der dank ihm Einblick in die Handlungsstrategie erhält, sondern auch dem Projektteam, das leicht erkennen kann, in welchem ​​Stadium sich die geleistete Arbeit befindet und worauf sie abzielt. Der Zeitplan ist auch ein wertvolles Instrument, das die Transparenz der Umsetzung unterstützt, da er es den Beteiligten ermöglicht, die Struktur des Projekts zu sehen und den Status der Umsetzung mit den gesetzten Projektzielen unabhängig zu vergleichen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
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