Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen werden immer beliebter. Wieso ist es so? E-Rechnungen sind einfach zu versenden. Sie werden auch schnell an ihre Empfänger geliefert, wodurch die Zeit bis zur Zahlung für Waren und Dienstleistungen verkürzt wird. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen von dieser Lösung profitieren. Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte? Hat sie die gleiche Rechtskraft wie eine Papierrechnung? Die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung finden Sie in diesem Artikel.

Was ist eine E-Rechnung? - Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte?
2. Müssen E-Rechnungen gedruckt werden?
3. Haben E-Rechnungen die gleiche Rechtskraft wie Papierrechnungen?
4. Wie überprüfe ich, ob eine E-Rechnung echt ist?
5. Wie kann man nicht von einer betrügerischen Rechnung hereingelegt werden?

Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte?

Wenn Sie Freiberufler sind oder ein kleines Unternehmen führen, verkaufen Sie nicht nur Ihre Waren und Dienstleistungen, sondern kaufen auch gelegentlich etwas für Ihr Unternehmen ein. Wenn Sie in normalen Geschäften einkaufen, erhalten Sie eine Rechnung in Papierform. Wenn Sie jedoch Ihre Zeit schätzen, ist Online-Shopping die bessere Lösung. In diesem Fall erhalten Sie häufig eine elektronische Rechnung.

Was tun, wenn Sie eine solche Rechnung erhalten? Das Verfahren ist das gleiche wie bei einer Papierrechnung. Sie müssen es rechtzeitig bezahlen, wie vom Emittenten angegeben. Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm oder eine Fakturierungsanwendung verwenden, prüfen Sie, ob diese eine Integration mit Ihrer Bank anbieten. Laden Sie in diesem Fall die Rechnung in das System hoch und beauftragen Sie eine Überweisung.

Wenn Sie jedoch keine Buchhaltungsprogramme verwenden, müssen Sie sich in Ihr Bankkonto einloggen und alle Daten manuell eingeben. Was brauchen Sie dazu? Sie müssen eine Nummer Ihrer elektronischen Rechnung, die Daten des Ausstellers und den Rechnungsbetrag angeben. Sie können auch angeben, worum es in der Rechnung geht, aber es ist nicht notwendig, eine ordnungsgemäße Überweisung vorzunehmen.

Müssen E-Rechnungen gedruckt werden?

Die Zeiten, in denen alles gedruckt werden musste, sind lange vorbei. Elektronische Rechnungen müssen nicht gedruckt werden. Wieso den? Denn Sie haben immer Zugriff darauf. Sie werden in Ihrer E-Mail sein. Sie drucken nicht alle Ihre E-Mails, oder?

E-Rechnungen haben weitere Vorteile. Was sind Sie? Solche Rechnungen können einfach in die Buchhaltungssoftware oder jedes andere Programm hochgeladen werden, wo Sie Ihre Ausgaben sparen. Die meisten Buchhaltungssoftwarelösungen ermöglichen es Ihnen, Rechnungen in einer .pdf-Datei zu speichern und sogar Rechnungsscans hochzuladen. Sie können es mit nur wenigen Klicks tun. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Zahlungsfristen im Auge zu behalten, da Sie in einem solchen Programm Verbindlichkeiten, die Sie begleichen müssen, kontinuierlich überwachen können. Die kostenlose Rechnungs-App von Firmbee bietet Ihnen all diese Möglichkeiten.

Haben E-Rechnungen die gleiche Rechtskraft wie Papierrechnungen?

Bei Rechnungen spielt es keine Rolle, ob sie auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden. Beide Fassungen haben die gleiche Rechtskraft. Unabhängig von der Art der Rechnung müssen Sie diese für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Bei elektronischen Rechnungen ist es viel einfacher, da Sie dafür kein spezielles Archiv benötigen.

Wenn Sie eine Rechnungs-App verwenden, haben Sie alle Ihre Einkaufsrechnungen immer zur Hand. Dies ist eine sehr bequeme Lösung, die nicht nur Ihren Papier-, Toner- und Dokumentenspeicherplatz spart, sondern auch Ihre Zeit.

Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob Ihre Rechnungen lange genug aufbewahrt werden. Eine gute Rechnungs-App sagt Ihnen, wie viel Zeit Sie benötigen, um Rechnungen in Ihrem elektronischen Archiv aufzubewahren, damit dies den Steuervorschriften Ihres Landes entspricht.

Wie überprüfe ich, ob eine E-Rechnung echt ist?

Überprüfen Sie zunächst, ob die Rechnung von dem Unternehmen stammt, mit dem Sie bereits zusammengearbeitet haben. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass es eine Bankkontonummer enthält, die Sie für frühere Zahlungen verwendet haben. Wenn die Bankkontonummer anders ist, wurde sie möglicherweise geändert. Es passiert. Bevor Sie jedoch Geld überweisen, vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, wirklich existiert.

Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie es bezahlen sollen, wenden Sie sich am besten an das Unternehmen, das es ausgestellt hat. Vielleicht haben Sie in der Hektik Ihres Alltags die Bestellung vergessen und wurden nun von der zu bezahlenden Rechnung überrascht. Überprüfen Sie, ob Sie ein solches Produkt oder eine solche Dienstleistung tatsächlich bestellt haben. Wenn ja, dann ignorieren Sie eine solche Nachricht nicht. Wieso den?

Wenn Sie die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, kann der Verkäufer Ihnen Zinsen für eine überfällige Zahlung berechnen. Möglicherweise können Sie bei einem solchen Anbieter auch nicht mehr mit Ratenzahlung einkaufen. Kein Wunder, niemand mag Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen.

Wenn Sie sich also nicht an einen bestimmten Kauf erinnern, rufen Sie den betreffenden Verkäufer an oder senden Sie ihm eine E-Mail, um sicherzustellen, dass kein Fehler vorliegt.

Wie kann man nicht von einer betrügerischen Rechnung hereingelegt werden?

Was ist, wenn eine Rechnung Zweifel aufkommen lässt? Es kann vorkommen, dass jemand Geld von Ihnen erpressen möchte. Wenn Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen im Internet teilen, könnte jemand diese verwenden, um eine betrügerische Rechnung auszustellen und an Ihre E-Mail-Adresse zu senden. Wie lässt man sich nicht austricksen?

Wenn die Rechnung von dem Unternehmen stammt, mit dem Sie zuvor zusammengearbeitet haben, versuchen Sie, es zu kontaktieren und die Dinge zu klären. Vielleicht hast du es aus Versehen bekommen. Es passiert. Verwenden Sie bei der Kontaktaufnahme mit dem Rechnungssteller am besten die Informationen, die Sie im Internet finden. Wieso den?

Im Text der E-Mail hat der Betrüger möglicherweise Ihre Telefonnummer als Telefonnummer des Unternehmens angegeben. Wenn Sie diese Nummer anrufen, können sie Sie davon überzeugen, dass die Rechnung korrekt ist und Sie sie bezahlen sollten. Wenn Sie dagegen eine Nummer anrufen, die Sie selbst finden, können Sie sicher sein, dass Sie an der richtigen Stelle anrufen.

Das Versenden betrügerischer Rechnungen ist ein Verbrechen. Sie können einen solchen Vorfall der Polizei melden. Glücklicherweise kommen solche Situationen nicht sehr oft vor. Daher müssen Sie sich keine Sorgen um Rechnungen machen, die Sie elektronisch erhalten, wir empfehlen jedoch, wachsam zu sein.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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