Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Transaktion bestätigt. Dies gilt sowohl für die Erbringung von Dienstleistungen als auch für die Lieferung von Waren, einschließlich der Bereitstellung digitaler Inhalte. Es kann in Papier- oder elektronischer Form vorliegen. Die Rechnung bestimmt den Wert von Waren und Dienstleistungen und ist die Grundlage für die Berechnung der fälligen Steuern. Obwohl die Rechnung häufig in B2B-Beziehungen (Business to Business) vorkommt, ist sie nicht nur ein Bereich für Unternehmer. Auch Privatpersonen treffen auf Rechnungen, die im B2C-Modell (Business to Consumer) ausgestellt wurden. In diesem Artikel erklären wir, was eine Rechnung ist und welchen Zweck sie hat.

Was ist eine Rechnung? Was ist seine Aufgabe? - Inhaltsverzeichnis:

1. Grundlegende Informationen zu einer Rechnung
2. Rechnung als Verkaufsbestätigung
3. Rechnung als Dokument für die Buchhaltung
4. Ist eine Rechnung notwendig, um eine Garantie zu nutzen?
5. Wie können Sie ganz einfach eine Rechnung ausstellen?

Grundlegende Informationen zu einer Rechnung

Die Rechnung ist ein Dokument, das den Abschluss einer Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer bestätigt. Aus diesem Grund muss die Rechnung beide vollständig enthalten. Es sollte in zwei Exemplaren ausgestellt werden, eines für jede der Parteien der Transaktion.

Ein weiteres wichtiges Element der Rechnung ist ihre eindeutige Nummer und das Ausstellungsdatum. Es enthält Informationen über verkaufte Waren und Dienstleistungen wie deren Menge, Preis und Wert. Für Länder, in denen Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuer) erhoben wird, weist die Rechnung auch den Satz und Wert dieser Steuer aus.

Die Rechnung weist die Zahlungsweise für die gelieferten Waren und Dienstleistungen aus. Dies kann eine Vorauszahlung, Barzahlung, Banküberweisung oder Kreditkarte sein. Im Falle eines Verkaufs mit aufgeschobenem Zahlungstermin enthält die Rechnung auch das Datum, an dem eine solche Verpflichtung beglichen werden muss.

Eine Rechnung kann in Papierform ausgestellt werden, sie kann aber auch in elektronischer Form ausgestellt werden, was die gleiche Rechtskraft hat. Gemäß E-Invoicing / E-Billing. Laut Digitalisierungs- und Automatisierungsbericht werden jedes Jahr mehr als 370 Milliarden Rechnungen ausgestellt, von denen nur 10 % elektronisch sind.

Aufgrund der Tatsache, dass der E-Rechnungsdienst jedoch viel billiger ist als sein Papierpendant, wird eine solche Lösung von Jahr zu Jahr beliebter. Durch den Einsatz von Automatisierung bei der Rechnungsstellung können Sie die Kosten um bis zu 30 % senken.

Rechnung als Verkaufsbestätigung

Beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen müssen Sie einen solchen Vorgang in geeigneter Form dokumentieren. Beim Verkauf an Privatpersonen müssen Sie in der Regel eine Registrierkasse führen und Quittungen ausstellen. Auf Wunsch des Kunden müssen Sie jedoch eine Rechnung ausstellen, die den Kauf bestätigt. Wenn Sie ein Geschäft im B2B-Modell führen, ist das grundlegende Dokument, das den Verkauf bestätigt, die Rechnung.

Viele Unternehmen, die auf verschiedenen Marktplätzen verkaufen, stellen Rechnungen standardmäßig in elektronischer Form für ihre Kunden aus. Dies ist definitiv eine bequemere Lösung als das Drucken von Quittungen oder Papierrechnungen. Der Versand solcher Dokumente lässt sich leicht automatisieren, sodass Sie sich nicht mit Papierkram herumschlagen müssen und sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Rechnung als Dokument für die Buchhaltung

Nach IFRS (International Financial Reporting Standards) ist die Rechnung eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente, das detaillierte Informationen über die abgeschlossene Transaktion enthält. Rechnungen berechnen unter anderem Ihr Einkommen und die Steuern, die Sie darauf zahlen müssen. Rechnungen dokumentieren auch die Kosten, die Sie für die Führung Ihres Unternehmens getragen haben. Sie können sich je nach gewählter Besteuerungsform auf die Höhe der fälligen Steuern auswirken. Da Rechnungen von Steuerbehörden kontrolliert werden können, müssen sie für einen im Recht eines bestimmten Landes vorgesehenen Zeitraum aufbewahrt werden.

Buchhaltungsbüros beziehen sich bei der Erstellung von Preislisten für ihre Dienstleistungen häufig auf die Anzahl der Rechnungen. Dies gilt sowohl für die von Ihnen ausgestellten Rechnungen, die als Verkaufsrechnungen bezeichnet werden, als auch für Rechnungen, die von Ihren Vertragspartnern für Ihnen gelieferte Waren und Dienstleistungen ausgestellt werden. Letztere werden als Kostenrechnungen bezeichnet.

Buchhaltungsbüros bieten im Preis des Basispakets von Dienstleistungen normalerweise die Buchung einer bestimmten Anzahl von Rechnungen an, können jedoch für jedes weitere Dokument, das diese Grenze überschreitet, zusätzliche Gebühren erheben. Wenn Sie nicht zu viele Dokumente ausstellen, kann die Nutzung von Buchhaltungsdiensten mit erheblichen Kosten verbunden sein, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Sie können jedoch die Anwendung verwenden, mit der Sie Rechnungen selbst ausstellen und buchen können. Komfortabler wird es durch vordefinierte Vorlagen und Dropdown-Datenlisten. Dank dieser Lösung können Sie Ihre Betriebskosten effizient optimieren.

Ist eine Rechnung notwendig, um eine Garantie zu nutzen?

Sie benötigen keine Rechnung, um die Garantie zu nutzen. Hierfür ist eine etwaige Kaufbestätigung ausreichend. Dies kann eine Quittung, ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenzahlungsbestätigung sein. Es ist wichtig, ein Dokument zu haben, das die Transaktion bestätigt. Viele Menschen entscheiden sich jedoch, insbesondere beim Kauf von Waren mit höherem Wert, für eine Rechnung. Wieso den?

Es ist sehr einfach, Quittungen zu verlieren. Außerdem verblassen sie bei schlechter Lagerung schnell und werden unleserlich. Bei Rechnungen gibt es dieses Problem nicht. Sie haben häufig ein größeres Format und es handelt sich in der Regel um eine A4-Seite. Dadurch können sie problemlos in handelsüblichen Ordnern aufbewahrt werden. Rechnungen in elektronischer Form sind eine ideale Lösung. Der Zugriff auf solche Dokumente ist viel einfacher und falls Sie die Garantie in Anspruch nehmen müssen, finden Sie schnell die erforderliche Rechnung.

Wie können Sie ganz einfach eine Rechnung ausstellen?

Sie finden viele Lösungen, die die Ausstellung von Rechnungen unterstützen, angefangen von Buchhaltungs- und Finanzsystemen über CRMs (Customer Relationship Management System) oder kompliziertere ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bis hin zu dedizierten Anwendungen, z. B. Firmbee, einer kostenlosen Rechnungsstellung App. Dank solcher Tools können Sie ganz einfach Rechnungen erstellen und sogar bestimmte Prozesse automatisieren, z. B. das Versenden von Erinnerungen an wiederkehrende Zahlungen.

Dies muss nicht immer mit erheblichen Ausgaben für die Anschaffung einer solchen Software verbunden sein. Es lohnt sich, auf bewährte Lösungen zurückzugreifen, die bei der Rechnungsstellung volle Funktionalität bieten und gleichzeitig kostenlos sind. Dazu können Sie die Free Invoicing App nutzen, die das Ausstellen von Rechnungen deutlich erleichtert, auch für diejenigen, die sich bisher nicht mit der Buchhaltung auseinandergesetzt haben.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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