Was ist ein Organigramm?

Was ist notwendig, damit ein Unternehmen oder eine Institution – unabhängig von ihrer Größe – effektiv und harmonisch funktioniert und jedes der gesetzten Ziele nacheinander erreicht? Sie nennen dabei wahrscheinlich unterschiedliche Elemente, angefangen von einem gut zusammengestellten Team mit den nötigen Kompetenzen, einer maßgeschneiderten Handlungsstrategie, um den Bedürfnissen der Zielgruppe gerecht zu werden, bis hin zur Beschaffung aller notwendigen Ressourcen.

Dennoch gibt es noch ein weiteres äußerst wichtiges Element, das Sie möglicherweise übersehen haben – die effiziente Struktur, die ein Unternehmen oder eine Organisation aufbaut. Diese Struktur besteht aus Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten, die durch das sogenannte Organigramm wirkungsvoll visualisiert werden. Im Folgenden erklären wir, was genau dieses Tool ist und welche Vorteile sein Einsatz für Unternehmen und Institutionen in verschiedenen Branchen bringt.

Organigramm – oder was?

Ein Organigramm ist nicht nur eine einfache, unkomplizierte Zeichnung, sondern ein komplexes Managementtool zur Darstellung – und vor allem zum Verständnis – der Struktur eines bestimmten Unternehmens, einer bestimmten Institution oder einer anderen Einheit. Es handelt sich um eine grafische Visualisierung der Hierarchie (von der höchsten zur untersten Ebene), der Aufteilung der Verantwortlichkeiten sowie der Verbindungen zwischen verschiedenen Einheiten (verschiedene Teams oder Einzelpersonen).

Es ist ein praktisches Mittel für Mitarbeiter (insbesondere für diejenigen, die gerade erst anfangen), da es ihnen hilft, die Struktur eines Unternehmens oder einer Institution zu verstehen, indem es die Rollen jeder Einheit sowie ihren Verantwortungsbereich und ihre Kompetenzen klar definiert. Es kann auch für Außenstehende (z. B. potenzielle Investoren oder Partner) praktisch sein, die wissen möchten, wie ein Unternehmen oder eine Institution funktioniert. Der Kern eines Organigramms besteht daher darin, Transparenz und eine effektive Verwaltung der verfügbaren Ressourcen sicherzustellen

Was enthält das Organigramm?

Es werden verschiedene Arten von Tools beschrieben (von hierarchischen über funktionale bis hin zu Matrix-Tools, die sich auf laufende Projekte konzentrieren). Welche Elemente genau enthalten sind, hängt vom Einzelfall ab (insbesondere von der Größe des Unternehmens und der Branche, in der es tätig ist). Am häufigsten sind jedoch Informationen zu folgenden Elementen enthalten:

• Führungskräfte – im oberen Teil der Visualisierung werden die wichtigsten Führungspositionen platziert, die für wichtige Entscheidungen verantwortlich sind, die das gesamte Unternehmen oder die gesamte Institution betreffen. Hier erscheinen in der Regel Personen wie der Präsident, der stellvertretende Vorsitzende, Geschäftsführer (aus Bereichen wie Personalwesen, Marketing, Entwicklung, Vertrieb usw.) und manchmal auch Topmanager.
• einzelne Abteilungen oder Abteilungen – jede Abteilung (z. B. Marketing, Personalwesen, IT, Vertrieb, Recht und Compliance usw.) wird durch einen eigenen Block repräsentiert, in dem es einzelne Positionen und Rollen gibt (innerhalb der Abteilungen kann es auch verantwortliche Teams geben). für einen bestimmten Bereich, z. B. die Marketingabteilung, das Kommunikations-, Leistungs- und Outreach-Team),
• Aufschlüsselung der Positionen – innerhalb jeder Abteilung oder Abteilung werden auch die spezifischen Positionen aufgelistet, die es im Unternehmen oder in der Institution gibt (von Direktoren über Senior- und Junior-Spezialisten bis hin zu Praktikanten und Trainees), oft mit den ihnen zugewiesenen Verantwortlichkeiten,
• Kommunikations- und Unterordnungslinien – im Rahmen der grafischen Darstellung der Struktur wird auch angegeben, wer für die Berichterstattung über seine Aktivitäten verantwortlich ist und wem ein solcher Bericht vorgelegt werden muss,
• Schlüssel/Legende – Eine grafische Visualisierung enthält oft auch einen Schlüssel oder eine Legende, die die Bedeutung verschiedener im Diagramm verwendeter Symbole und Linien erklärt. Dies macht es allen Benutzern leicht, die Struktur zu erkennen und die Bedeutung aller verschiedenen Elemente zu verstehen.

Warum sollte ein Unternehmen ein Organigramm haben?

Was nützt es, ein Organigramm zu erstellen? Erstens können die Mitarbeiter auf diese Weise ihren Platz in der Struktur besser verstehen – sie wissen, was ihre Aufgaben sind, wem genau sie verantwortlich sind (sowohl auf der Basisebene als auch auf höheren Ebenen) und an wen sie sich im Falle eines Problems wenden können.

Wenn sie außerdem die Unterstützung einer Person aus einer anderen Abteilung benötigen, können sie im Organigramm selbst überprüfen, wer für einen bestimmten Bereich verantwortlich ist, und sich (in den meisten Fällen) sicher sein, dass sie das Problem an die richtige Person weitergeleitet haben. Auf diese Weise helfen klar definierte Kommunikations- und Verantwortungswege, Verwirrung und Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden. Gleichzeitig ist es durch die beschriebene grafische Visualisierung auch möglich, Bereiche zu identifizieren, in denen Lücken oder Überlastungen bestehen, was eine effizientere Verteilung der Aktivitäten ermöglicht.

Organigramm – Zusammenfassung

Angesichts der oben aufgeführten Vorteile können wir mit Sicherheit sagen, dass die Führung eines Unternehmens, einer Institution oder einer anderen Einrichtung ohne ein Organigramm eine entmutigende und äußerst schwierige Aufgabe wäre. Die Kommunikation wäre langwieriger, Entscheidungen wären weniger durchdacht (aufgrund fehlender umfassender Kenntnis der internen Strukturen und Zusammenhänge) und die Ressourcen würden nicht optimal eingesetzt.

Ein Organigramm erleichtert die Verwaltung, ermöglicht aber auch ein Verständnis des Unternehmens oder der Institution als Ganzes und identifiziert Bereiche, in denen Verbesserungen und Veränderungen für weiteres Wachstum und Erfolg umgesetzt werden können. Daher sollte jedes Unternehmen und jede Institution – auch eine kleine – darauf achten, ein genaues und (wichtig) aktuelles Organigramm zu erstellen.

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Autorin: Klaudia Kowalczyk

Ein Grafik- und UX-Designer, der in Design vermittelt, was sich nicht in Worte fassen lässt. Für ihn hat jede verwendete Farbe, Linie oder Schriftart eine Bedeutung. Leidenschaft für Grafik- und Webdesign.

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