Was ist eine SOP? Der Fahrplan Ihrer Agentur für Beständigkeit und Wachstum

Die Skalierung einer Agentur ist nicht einfach.

Es ist unmöglich, wenn sich alles um dich dreht. Sie jonglieren mit Vertrieb, Mitarbeiter-Onboarding, Lieferungen und vielem mehr.

Deshalb brauchen Sie SOPs.

Eine SOP ist eine standardisierte Vorgehensweise, etwas zu tun. Es bietet schrittweise und detaillierte Anweisungen zur Ausführung einer Aufgabe.

Wir verwenden ständig SOPs, um konsistente, skalierbare Dienste bereitzustellen.

Wenn SOPs vorhanden sind, können Sie effektiver delegieren, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihren Kunden jederzeit den gleichen großartigen Service bieten.

In diesem Leitfaden verraten wir Ihnen, wie Sie SOPs für Ihre Agentur erstellen können.

Wir behandeln:

• Was eine SOP ist
• Warum SOPs für Agenturen wichtig sind
• Die Aufgaben, für die Sie SOPs erstellen können
• So schreiben Sie eine effektive SOP

Was ist eine SOP?

Eine Standardarbeitsanweisung (SOP) ist eine Reihe schriftlicher Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Prozesses. Es handelt sich um eine detaillierte Checkliste, die sicherstellt, dass jeder, der die Aufgabe ausführt, sie auf die gleiche Weise erledigt.

Bei SOPs geht es darum, die beste Vorgehensweise festzulegen und zu dokumentieren.

Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern minimiert. Es hilft Ihrer Agentur auch dabei, eine gleichbleibende Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten.

Warum sind Standardarbeitsanweisungen für Agenturen wichtig?

Das Vorhandensein von SOP-Dokumenten kann für Ihre Agentur von entscheidender Bedeutung sein. Hier ist der Grund:

Konsistenz

Durch die Darstellung der besten Methoden zur Aufgabenbewältigung können Teammitglieder dauerhaft hohe Standards erreichen. Unabhängig davon, ob Sie an einem Projekt für Kunde A oder Kunde Z arbeiten, erfolgt die Ausführung mit der gleichen Präzision.

Dies istäußerst hilfreich, wenn Sie Ihre Leistungen auslagern. Freiberufler und externe Partner haben klare Richtlinien, an die sie sich halten müssen .

Effizienz

SOPs helfen, sich wiederholende Prozesse zu rationalisieren. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, Dinge jedes Mal herauszufinden oder Dinge anders zu machen, können Ihre Teammitglieder direkt Anweisungen befolgen.

Dies macht es viel einfacher, Ihre Agentur zu skalieren, Ihr Team zu vergrößern und mehr Kunden zu gewinnen.

Und wenn jemand nicht erreichbar ist oder geht, minimiert eine SOP die Störung. Ihr Team kann einspringen und die Aufgaben, für die es verantwortlich ist, mit dem gleichen Standard erledigen.

Erstellen Sie SOPs für ALLES in Ihrer Agentur. Lassen Sie sich nie im Stich, wenn ein Auftragnehmer verschwindet. Verbringen Sie niemals Wochen damit, jemanden neu einzuarbeiten.

SOPs.

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6. Juli 2022

Schulung und Onboarding

Es kann eine Herausforderung sein, neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen.

In einer Zippia-Umfrage unter Personen, die ihren Arbeitsplatz nach 6 Monaten oder weniger verlassen hatten, wurden klare Anleitungen und eine effektivere Schulung als die beiden wichtigsten Dinge eingestuft, die Unternehmen hätten tun können, um den neuen Mitarbeiter zum Bleiben zu bewegen:

SOPs bieten klare Richtlinien und helfen bei der Schulung. Neue Mitarbeiter können ihre Verantwortlichkeiten und ihre Aufgaben ohne ständige Anleitung verstehen.

Beispiele für Standardarbeitsanweisungen für Agenturen

Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die Ihr Team regelmäßig erledigt. Sobald Sie herausgefunden haben, wie Sie eine Aufgabe am besten erledigen können, können Sie eine SOP erstellen.

Sobald Sie einen funktionierenden Prozess in Ihrem Unternehmen gefunden haben, erstellen Sie eine SOP, die den Prozess standardisiert. Wenn Sie wachsen, werden diese zum Schlüsselfaktor.

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16. Februar 2022

Hier ein paar SOP-Beispiele für Prozesse, die standardisiert werden können:

Kunden-Onboarding

Obwohl jeder Kunde individuelle Bedürfnisse hat, können Sie den Onboarding-Prozess optimieren, indem Sie systematische Verfahren einführen.

Sie können SOPs erstellen, um den Arbeitsumfang, die Kommunikation, Verträge, NDAs und andere Dokumentationen festzulegen. Auch die Grundstruktur Ihrer SEO-Erstbewertung kann standardisiert werden.

Auf diese Weise hat jeder Kunde den gleichen guten Start.

Stichwortforschung

Die Keyword-Recherche ist eine der zeitaufwändigsten Aktivitäten für jede SEO. Sie können den Prozess mit einer SOP optimieren.

Es kann die erforderlichen Tools, deren Verwendung und die Beurteilung des Keyword-Werts detailliert beschreiben.

Dies ist auch eine Aufgabe, die Sie auslagern können. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, mitzuhalten, sollten Sie die Nutzung eines White-Label-Keyword-Recherchedienstes in Betracht ziehen.

On-Page-SEO

Es gibt viele verschiedene Elemente, die Sie bei einem On-Page-SEO-Audit abdecken müssen.

Eine SOP kann eine Checkliste bereitstellen, die alles abdeckt, von Titel-Tags und Meta-Beschreibungen bis hin zur Lesbarkeit des Inhalts und der internen Verlinkung.

Offpage-SEO

Linkaufbau ist schwierig. Und wenn Sie etwas falsch machen, können minderwertige Links das Suchranking einer Website beeinträchtigen.

Sie können Standardarbeitsanweisungen erstellen, um Ihrem Team beim Aufbau relevanter, hochwertiger Backlinks zu helfen. Das kann alles umfassen, von der Identifizierung von Zielwebsites und der Konkurrenzanalyse bis hin zur Kontaktaufnahme mit Bloggern.

Technisches SEO-Audit

Ein technisches SEO-Audit kann komplex sein. Ein systematischer Ansatz kann den Prüfungsprozess rationalisieren. Es kann Teams dabei helfen, technische Fehler zu identifizieren, die sich auf das Ranking in Suchmaschinen auswirken könnten.

Sie können angeben, welche Tools Sie verwenden, worauf Sie achten sollten und wie Sie technische SEO-Empfehlungen erstellen.

So erstellen Sie eine SOP für Ihre Agentur

So erstellen Sie klare und umsetzbare SOPs für Ihre Agentur.

Identifizieren Sie den Bedarf

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Aufgaben, die Ihr Team regelmäßig ausführt.

Sie möchten die Prozesse priorisieren, die einen großen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben oder bei denen häufig Fehler passieren. Dies sind die Aufgaben, bei denen SOPs den größten Nutzen bringen.

Es ist eine gute Idee, Ihr Team zu konsultieren. Gibt es interne Prozesse, die sie als schwierig empfinden, oder gibt es bestimmte Bereiche, in denen ihrer Meinung nach eine festgelegte Vorgehensweise gelten sollte?

Sammeln Sie relevante Informationen

Der nächste Schritt besteht darin, die Informationen zu sammeln, die Sie benötigen, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erstellen.

Ihre beste Ressource sind Teammitglieder, die Erfahrung aus erster Hand mit der Aufgabe haben. Sie können eine praktische Perspektive darauf bieten, was funktioniert und was vermieden werden sollte.

Dadurch wird sichergestellt, dass das SOP-Dokument auf der tatsächlichen Praxis basiert und ein reales Problem löst.

Es lohnt sich auch zu prüfen, ob informelle Ressourcen vorhanden sind. Möglicherweise finden Sie behelfsmäßige Leitfäden, Notizen und sogar Memos, die als Grundlage für Ihre SOP dienen können.

Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihrer SOP beginnen, vergleichen Sie Ihre aktuellen Methoden mit den Best Practices der Branche. Möglicherweise gibt es effizientere Möglichkeiten, die Aufgabe auszuführen.

Struktur Die SOP

Die Verwendung desselben SOP-Formats vereinfacht den Erstellungsprozess. Es macht es den Teammitgliedern auch leichter, jeder neuen SOP zu folgen, die sie aufgreifen – sie wissen, was sie erwartet.

So strukturieren Sie Ihre SOP-Vorlage:

Titel

Ein klarer, beschreibender Titel erleichtert den Teammitgliedern das Verständnis der SOP. Wenn die SOP beispielsweise den gesamten Prozess der Keyword-Recherche detailliert beschreibt, könnten Sie sie mit „Verfahren zur Keyword-Erkennung und -Analyse“ betiteln.

Zweck

Erläutern Sie kurz, warum die SOP notwendig ist. Ziel ist es, den Teammitgliedern zu zeigen, warum sie es nutzen sollten.

Erklären Sie, welche Auswirkungen die SOP haben soll und wie sie Ihrem Team bei der Erfüllung seiner Aufgaben helfen wird.

Umfang

Definieren Sie, wann die SOP verwendet werden soll. Wann sollten Teammitglieder den Leitfaden zu Rate ziehen?

Für die Keyword-Recherche könnte der Geltungsbereich lauten: „Anwendbar für alle neuen Content-Strategien für Kunden und bei der Optimierung vorhandener Inhalte.“

Verfahren

Dies ist der Kern der SOP. Es sollte den gesamten Prozess der Erledigung der Aufgabe von Anfang bis Ende detailliert beschreiben.

Beschreiben Sie jeden Schritt in einer logischen Reihenfolge.

Bei der Keyword-Recherche könnten Sie damit beginnen, die Nische des Kunden zu definieren, dann eine Liste mit Start-Keywords zu erstellen, SEO-Tools zu verwenden, Suchvolumen und Konkurrenz zu analysieren usw.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Klären Sie, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Einige Gespräche kann eine Person führen, während andere den Input mehrerer Teammitglieder benötigen.

Beispielsweise könnte ein Junior-SEO-Spezialist die erste Keyword-Recherche übernehmen und ein erfahrener Analyst die endgültige Keyword-Auswahl bestätigen.

Tools und Ressourcen

Geben Sie alle Tools und Ressourcen an, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Dazu können Ihre internen Agenturvorlagen und Tools von Drittanbietern gehören.

Schreiben Sie die SOP

Der nächste Schritt besteht darin, die Struktur zu konkretisieren.

Es ist wichtig, dass die Formulierung umsetzbar und leicht verständlich ist. Wenn es SEO-Akronyme oder Begriffe gibt, die möglicherweise nicht jeder in Ihrem Team kennt, geben Sie eine kurze Definition.

Sie können die Anweisungen klarer gestalten, indem Sie visuelle Elemente hinzufügen. Kommentierte Screenshots können beispielsweise hilfreich sein, wenn Ihre SOP die Verwendung eines Tools wie SEMrush oder Ahrefs abdeckt.

Flussdiagramme können für komplexere Prozesse wie technische SEO-Audits sehr gut funktionieren. Sie können den Prozess veranschaulichen und wie jeder Schritt zum nächsten übergeht.

Unser CEO Joe Davies verfügt über einen großartigen Prozess zur automatisierten SOP-Erstellung, der den Zeitaufwand für die Erstellung einer zuverlässigen SOP erheblich verkürzt. Außerdem können Sie jederzeit das Video einbinden, in dem Sie die Schritte ausführen, um wirklich alles super klar zu machen.

Die 60-Sekunden-SOP

SOPs sind eine Belastung. Aber sie verändern das Spiel ERNSTHAFT, wenn Sie skalieren.

Diese Methode macht die SOP-Erstellung superschnell und macht süchtig.

Ich garantiere Ihnen, dass Sie es nutzen werden. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– Joe Davies (@fatjoedavies) 24. Mai 2023

Sobald Sie SOPs für Ihre internen Prozesse erstellt haben, können Sie diese in tolle Leitfäden, Tutorials und Blogbeiträge umwandeln. Diese Art von umsetzbarem Inhalt eignet sich sehr gut als Lead-Magnet.

Erstellen Sie SOPs für Ihre Agentur

Dann verwandeln Sie sie in Inhalte:

-Detaillierte Anleitungen
-Fäden
-Videos
-Listen

Sie haben mehr Inhalte, als Sie vielleicht denken.

– Ryan (@RyanMSchnitzler) 14. Januar 2023

Überprüfen Sie die SOP

Sobald Sie Ihren ersten Entwurf fertiggestellt haben, teilen Sie ihn mit den wichtigsten Stakeholdern. Ihr Feedback kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details auslassen.

Bevor Sie Ihre SOP einführen, testen Sie sie an jemandem, der mit der Aufgabe nicht vertraut ist. Sehen Sie, ob sie auf Probleme stoßen oder stecken bleiben.

Dadurch können Schritte aufgedeckt werden, die einer weiteren Erklärung bedürfen oder etwas fehlt.

Diese Woche habe ich endlich begonnen, in meiner neuen Agentur zu delegieren.

Was habe ich gelernt?

Meine Prozesse waren nicht so durcheinander, wie ich dachte.

Der beste Weg, Ihre SOPs zu verbessern, besteht darin, sie an andere weiterzugeben. Lücken und Fehler werden WIRKLICH schnell offensichtlich.

– Shane Martin (@Shane___Martin) 12. Juni 2023

Regelmäßige Rezensionen

Bei der SOP-Implementierung geht es nicht nur darum, das Dokument zu entwerfen und dann fortzufahren.

Best Practices entwickeln sich weiter, Ihre Agentur nutzt möglicherweise neue Tools und die Art und Weise, wie Ihr Team zusammenarbeitet, ändert sich möglicherweise.

Eine veraltete SOP kann Zeit und Ressourcen verschwenden.

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, um sicherzustellen, dass Ihre SOPs die richtige Orientierung bieten und Ihrem Team helfen, seine beste Arbeit zu leisten.

Skalieren Sie Ihre Agentur mit SOPs

Ohne strukturierte Prozesse kann das Agenturwachstum schnell chaotisch werden.

SOPs helfen Ihnen, gleichbleibende Qualität zu liefern. Wenn Sie expandieren und ein breiteres Spektrum an Kunden betreuen, verfügt Ihr Team über die Ressourcen, die es für den Erfolg benötigt.

Und wenn Sie sich zwei Wochen Urlaub vom Agenturtrubel gönnen, wird Ihr Posteingang nicht mit „HILFE!“ überquellen. E-Mails, wenn Sie zurückkommen.